Nedtrekksliste for Excel (innholdsfortegnelse)
- Nedtrekksliste i Excel
- Hvordan lage rullegardinliste i Excel?
Nedtrekksliste i Excel
I rullegardinlisten for excel er en nyttig funksjon som lar oss velge verdien fra listeboksen. Nedtrekksliste i Excel brukes hovedsakelig i en organisasjon som dataregistrering og medisinsk transkripsjon og datadashboards for å velge og oppdatere valideringsdata på en enklere måte fra rullegardinlisten. Derfor sparer Excel rullegardinliste tiden der vi kan unngå feil i valideringsdelen.
Vi kan enkelt lage en rullegardinliste i Excel ved å velge datafanen hvor vi kan finne alternativet for datavalidering.
Hvordan lage rullegardinliste i Excel?
Klikk på datamenyen og velg datavalideringsmeny som vist nedenfor.
Klikk på TAB for datavalidering slik at vi får en dialogboks vises som følger.
Nå kan vi se valideringskriteriedelen der den må tillate alternativklikk på slippboksen der den vil liste over flere valideringsdeler som hele tallet, desimal osv.
Fra valideringskriteriene velger du alternativet List for å opprette Excel-rullegardinliste som vil opprette og ber om valg av en celle for å vise rullegardinlisten i Excel.
Vi kan enkelt lage en profesjonell mal ved å bruke rullegardinlisten i Excel der den hovedsakelig brukes til datavalideringsdel.
Først oppretter du et sett med databaser som skal vises i rullegardinlisten, denne databasen må opprettholdes i ett ark der datoen kommer fra denne hoveddatabasen. Så det er en viktig oppgave for hoveddatabasens behov å oppdatere og vedlikeholde riktig.
La oss nå se hvordan vi kan lage dette ved hjelp av noen eksempler.
Nedtrekksliste for Excel - eksempel 1
La oss se et eksempel der vi skal lage et sett med studentdatabase med Navn, Rull nr og Karakter. Slik at det vil være nyttig å velge navn, rulle nr og karakter for de spesifikke elevene fra en utmerket Drop Down-liste på enkleste måte.
Du kan laste ned denne rullegardinlisten Excel-malen her - rullegardinlisten Excel-malen
I tabellen over kan vi se databasen som har studentnavn, Roll No & Grade. Følg trinnene nedenfor som vist nedenfor for å lage rullegardinliste i Excel:
- Klikk på fanen Data. Velg datavalidering.
- Dialogboksen for datavalidering vises som følger.
- Fra Validering velger kriterier Listealternativet.
- Velg kildekategorien der excel vil be om databasecellen som skal vises i rullegardinlisten.
- Når du har klikket på kildefanen, får vi datavalideringsvalget som følger.
- Velg kolonnen der rullegardinlisten må vises, og velg kolonnene A2: A8 for rullegardinlisten til studentnavn, og klikk deretter OK.
- Når vi ga valgkolonnen, vil vi få en rullegardinliste som vist nedenfor.
Nå kan vi se på skjermbildet over en excel-rullegardinliste er opprettet for studentens navn som viser studentens navneliste. Nedtrekkslistefunksjonen lar oss velge studentnavn fra databaselisten slik at vi kan unngå feil, og vi kan også unngå å skrive duplisering i excelarket.
La oss nå se hvordan du får rullelisten til rullegardinlisten som følger:
- Gå til datafanen.
- Velg datavalideringsalternativ.
- Du får dialogboksen som viser valideringskriterier.
- Velg Listealternativ fra rullegardinlisten.
- Plasser cellen i F-kolonnen som vist nedenfor på skjermdumpen for å få rullegardinmenyen.
- Velg databasekolonnen fra B2: B8.
- Klikk ok.
Så resultatet vil være:
La oss se hvordan du får karakteren til rullegardinlisten som følger:
- Gå til datafanen.
- Velg datavalideringsalternativ.
- Du får dialogboksen som viser valideringskriterier.
- Velg Listealternativ fra rullegardinlisten.
- Plasser cellen i G-kolonnen som vist nedenfor på skjermbildet for å få rullegardinmenyen.
- Velg databasekolonnen fra C2: C8.
- Klikk ok.
Resultatet blir:
Derfor har vi laget en nedtrekksliste for alle studentnavn, Rull Nei, Karakter. Vi kan nå opprette rullegardinlisten for å velge studentens navn og deres tilhørende rullenummer og karakter som vist på skjermbildet nedenfor.
Nå kan vi se at rullegardinlisten er opprettet for bare en kolonne som skal gjelde for alle kolonnene hvor vi trenger, vi må gjøre for å kopiere og lime ned rullegardinboksen til den spesifikke cellen.
Nå i skjermbildet over kan vi se at nedtrekkslisten har blitt brukt på alle kolonnene der den viser hele studentens navn fra databasen så vel som Rull nr og karakter.
Nedtrekksliste i Excel - eksempel # 2
I dette eksemplet vil vi se hvordan du legger til “JA” eller “NEI” -rullegardinmeny med et tydelig eksempel.
Her i statusen skal vi nå legge til rullegardinlisten “JA” eller “NEI” for å vite studentenes nåværende status.
- Gå til datafanen.
- Velg datavalideringsalternativ.
- Du får dialogboksen som viser valideringskriterier.
- Velg Listealternativ fra rullegardinlisten.
- Plasser cellen i F-kolonnen som vist nedenfor på skjermdumpen for å få rullegardinmenyen.
- Velg databasekolonnen fra B2: B3.
- Klikk ok.
Nå kan vi se den nedtrekksliste-boksen ovenfor med JA eller NEI for å sjekke studentens nåværende status.
Nedtrekksliste i Excel - eksempel # 3
Feilmelding
Hva skjer her hvis vi skriver ugyldige data, dvs. ukjente navnelister fra databasen. Nedtrekksfunksjonen sjekker først i databaselisten, hvis navnet samsvarer med excel, vil ikke vise en dialogboks med feil.
Anta at vi har skrevet ugyldige data i studentnavnelisten som "geethas" der vi kan se at dette studentnavnet ikke er alt i databaselisten. Nedtrekkslistefunksjon sjekk i databasen om navnene stemmer overens eller ikke, hvis ikke, vil det vise en feil dialogboks som følger.
Vi kan redigere denne feilmeldingen slik at sluttbrukeren kan forstå hvilke data han trenger for å legge inn den.
I datavalidering kan vi se at det er tre faner som Innstillinger, Input Message og Error Alert.
Her skal vi redigere feilmeldingen i henhold til vår studentdatabase og følge fremgangsmåten nedenfor.
- Gå til fanen for validering av data.
- Velg fanen Feilvarsel.
- Vi får dialogboksen ovenfor med Tittel og feilmelding.
- Gi tittelnavn og feilmelding som skal vises for cellen.
Derfor har vi oppdatert tittelnavn og feilmelding som skal vises nå, la oss se hvordan feilen kommer til å vises i dialogboksen.
Anta at vi har skrevet ukjent navn i studentnavnkolonnen og rullegardinlistefunksjonen vil kaste følgende feil med tilpasset tittel og feilmelding som følger.
Vi kan se at vi har skrevet ukjent navn som "Samantha" som ikke er der i databasen og excel vist som feilmelding der vi har gitt manuelt i feilmeldingsdialogboksen som fremhevet ovenfor.
Ting å huske
- Vedlikeholde en egen database for å lage en rullegardinliste i Excel.
- Bruk passende feilmelding der vi trenger.
- Bruk datavalidering på den spesifikke cellen.
Konklusjon
Nedtrekksliste fra Excel brukes hovedsakelig til å lage profesjonelle maler og dataregistreringsskjema for å gjøre arbeidene enklere.
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til rullegardinlisten i Excel. Her diskuterer vi hvordan du lager Drop Down List i Excel sammen med praktiske eksempler og nedlastbar Excel-mal. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler -
- MS Excel: ISBLANK-funksjon
- Bruk av ISERROR-funksjon i Excel
- Slik bruker du ISNA-funksjonen i Excel
- De beste eksemplene på Excel REPT-funksjon
- Eksempler på Excel-makroer