- Kommuniserende ideer
- Vær en aktiv lytter
- Unngå forstyrrelser og negative spørsmål
- Unngå å være tilfeldig
- Rush aldri kommunikasjon
- Bli personlig
- Oppfølging etter kommunikasjon
- Vær fast bestemt på å forstå
- Vær følsom og erkjenn tekniske forskjeller
- Unngå å bruke feilleste setninger / ord
- Ta tilbakemeldinger
"Kommunikasjon anses å være det virkelige lederskapet"
Nitin Nohria
Kommunisere ideer - Å bygge sterkere team er hver leders drøm, og beholde de samme kommuniserende ideene som basen de fleste av organisasjonene i dag planlegger å ta i bruk effektive metoder for å formidle ideer. Det som betyr noe på linjen er ikke hva du sier, men hvordan du sier. Dermed er kommunikasjon den unike funksjonen som hjelper til med å skille en dårlig leder fra en effektiv leder i organisasjonen. Dermed er den gyldne nøkkelen til å være en effektiv leder "kommunikasjon".
Tydelig og perfekt kommunikasjon er timens behov; vi husker alle veldig godt at 'Titanic' sank på grunn av mangel på kommunikasjon. Hadde det vært tydeligere kommunikasjon, kunne tragedien vært forhindret og mange liv ville blitt reddet. På samme måte spiller kommunikasjon en veldig viktig rolle i våre liv og virksomhet. I en undersøkelse utført av CIO magazine, for å liste opp de øverste tre ferdighetene som trengs for fagfolk, oppga 70 prosent lesere kommunikasjon som en av de viktigste ferdighetene.
Så hvorfor ikke brainstorme og oppdatere kommunikasjonsferdighetene våre ved å følge nedenstående listet topp ti svært effektive metoder for å kommunisere ideer i forretningsmiljø. Dette er svært effektive tips som hjelper til med å kommunisere ikke bare med ansatte på jobben, men også med kunder, overordnede, medarbeidere samt underordnede. Noen av de effektive kommunikasjonstrekkene blir delt nedenfor som når de brukes på en konsistent måte, vil sikkert bidra til å få bedre kommunikasjonsresultater.
Kommuniserende ideer
Fikk du følelsen av å snakke med vegger mens du samhandlet med noen på arbeidsplassen? Dette er virkelig en irriterende følelse når du blir hørt, men det er ingen tegn til å bli hørt fra lytteren. Det er et personlig forslag å unngå å gjøre det samme mot kollegene, underordnede eller overordnede. Den første og fremste regelen med bedre kommunikasjonsideer er å være klar over at du blir hørt. Du kan gjøre det ved å lage en interaktiv økt og holde lytterne involvert i spillet. Dette vil helt sikkert hjelpe til med å styrke din personlige kunnskap, samt skape et godt inntrykk. Å vise reaksjoner på hva som blir sagt gjennom et nikk eller ved å bruke et "jeg ser" eller ved å bare parafrase setning gir innvirkning på hva som blir sagt. En annen god handling er å oppmuntre tilbakemeldinger fra alle arbeiderne i organisasjonen.
Anta at du spør underordnet “Du har ikke filen eller rapporten?” Og svaret du får er “Ja”. Dette er veldig forvirrende fordi det kan bety Ja, du har rett, og jeg har ikke filen eller rapporten. Eller det kan også bety ja, jeg har ønsket rapport eller fil.
Dette indikerer tydelig at det å stille negative spørsmål stort sett vil bli vage eller uklare svar som vil føre til forvirring. Dermed er det bedre at du alltid skal gå for positivt innrammede spørsmål (som "Har du den eller rapporten jeg ba om?"). Hvis det er behov, bør du alltid gå for å bekrefte negative spørsmål som "Har jeg rett, at du ikke har filen eller rapporten?"
Avbrudd resulterer i forstyrrelser, så unngå ganske enkelt avbrudd, hovedsakelig mens du kommuniserer ideer til kundene dine. Man har sett at kunder stort sett blir opprørt, hvis du ofte avbryter dem. Hvis det er behov, er det bare å kutte jakten og fortelle den andre personen din innsikt om de kommuniserende ideene og dens betydning. På denne måten har den andre personen muligheten til å enten korrigere eller bekrefte ideen din, og til slutt vil dette bidra til å spare mye tid.
Å være tilfeldig er et strengt nei. Ved å være uformell med kollegene eller underordnede utvikler du definitivt en god rapport, og dette hjelper deg med å få jobben godt utført. Men å sette grensen for å være tilfeldig er også veldig viktig mens du kommuniserer ideer på jobben. Hvis det viser seg å være påtrengende eller sint, kan det gi opphav til en utilsiktet reaksjon fra mottakersiden. Så bedre gjør språket klart, og i tilfelle som sinne, ta et dypt pust og hold deg kald.
Ved skriftlig kommunikasjon er det bedre å opprettholde profesjonalitet i e-postmeldinger, brev, telefonsamtaler eller forretningsmøter. Ved å være veldig uformell kan det føre til at mottakerne føler seg ukomfortable noen ganger. Det er et stort problem med elektroniske medier som e-post og sosiale medier, som ofte brukes til kommunikasjon i disse dager. Det er veldig vanskelig å fastslå hvilken tone som brukes når man kommuniserer ideer gjennom dem. Så det er bedre å kommunisere ideer personlig ved å planlegge et møte med mottakeren eller sende melding på profesjonell måte.
Ikke ha det travelt for noe mens du kommuniserer; gi deg en pause før du kommuniserer. Å gi pauser, selv om korte virkelig fungerer underverker, spesielt når du formidler ideer til personalet eller på arbeidsplassen. Bare en liten pause er det som kreves, og det gir deg kort tid å tenke over. Det har blitt funnet at det å forhaste seg mens du kommuniserer ideer, aldri fungerer, men det gjør at alle tingene går galt. Man ser vanligvis at når vi skynder oss tingene, glemmer vi noe eller er forpliktet til å plassere informasjonen som skal formidles. Det samme skjer når vi kommuniserer også at vi enten glemmer få ting som er viktige for å bli formidlet. Hele ideen om kommunikasjon går bra. Så mens du kommuniserer ideene dine på en effektiv måte, holder du bare tempoet langsomt og holder alltid oppmerksomhet, fordi det å gi ekstra tid virkelig vil utgjøre en stor forskjell i måten vi kommuniserer på.
Bedriftskommunikasjon kan noen ganger være veldig kjedelig å følge de samme standardene, så hvorfor ikke starte organisasjonssamtaler. Tenk på dialoger snarere enn monologer. Mantraet gjør samtalen mer personlig, så engasjerende, og desto mer effektiv blir den. Mens aksiomene går, “mennesker bryr seg ikke hvor mye du vet før de vet hvor mye du bryr deg.” I følge Classic Business Theory, må ledere holde seg på en armlengdes avstand. For å vite hva som skjer i hodet til mennesker, trenger du å utvikle et meningsfullt forhold til dem. Den beste måten å være personlig mens du kommuniserer, er å holde egoet ditt til side og erstatte det med empati. Empatiske kommunikatører viser høyere transparensnivå og autentisitet og hjelper dem med å gjøre dem bedre kommunikatører.
Du kan også legge til et personlig preg på samtalen ved å snakke om noe som ikke er knyttet til arbeid, men som er relatert til deres liv. Dette vil hjelpe til med å gi deg vaktene ned, for eksempel kan du spørre om underordnede fotballkamp i helgen. Men det å samhandle på personlige nivåer bør også være innenfor visse grenser, men det vil bidra til å bygge tillit for langsiktig og effektiv kommunikasjon også.
De fleste av gangene etter kommunikasjonssamtaler antar du at alt har blitt kommunisert etter ønske. Meldingen er mottatt etter hensikten, men de fleste ganger skjer det ikke slik vi tror den må nå. Så for å sikre at meldingen har blitt formidlet på riktig måte, bør vi komme i vane med å ta oppfølging, spesielt hvis det er relatert til noe viktig. Dette vil bidra til å unngå forvirring i forståelse og gjøre kommunikasjonen bedre mellom avsender og mottaker. Bare det å anta at mottakeren har hørt meldingen din og meldingen har blitt forstått slik den var ment å være, er et strengt nei. I en verden av effektiv kommunikasjon er det meningen at du skal oppsøke uansett hvor åpenbart budskapet er. Oppfølging hjelper bare til å gjøre kommunikasjonen bedre og effektiv på toveis måte etter ønske.
Konseptet med sikte på å analysere og forstå stammer fra den kjente forfatteren Stephen Covey. Disse kommuniserende ideene antyder at kommunikatoren også må være god lytter. Heller ikke høyttaleren skal prøve å forstå hva som formidles. Ved å forstå ideen om kommunikasjon kan selv den tøffeste meldingen gjøres enkelt. Dermed blir det desto viktigere å være tålmodig så vel som fordomsfri under kommunikasjonssamhandling med ansatte eller arbeidstakere. Stort sett har vi ikke tenkt å identifisere oss med hva personen prøver å kommunisere; i stedet prøver vi å hoppe til vårt synspunkt. Så neste gang mens du kommuniserer, jobber du med å forstå kommunikasjonsdelen på bedre måte og deretter begynne å kommunisere. Å vite verdien og forstå kommunikasjonen er virkelig veldig viktig før du kommuniserer den.
Noen ganger er lytterne ikke så veldig klar over teknologioppgraderingene, så det er mange muligheter for at kundene mangler ønsket teknisk kunnskap. Derfor er det bedre å være veldig forsiktig i dette tilfellet og forklare dem tingene på enklere og i lekmannsspråk. Som å unngå å bruke akronymer, og sørg for at de identifiserer eller forstår akronymene på en bedre måte. I informasjonsteknologien som er arkivert kan for eksempel forkortelsen 'ASP' bety både 'aktiv serverside' eller 'applikasjonstjenesteleverandør', så det er bedre å avklare hvilken du bruker mens du kommuniserer. Så prøv å unngå de vanlige feilene ved å enten få hele samtalen til å gå over hodet eller få dem til å føle seg demeaned på grunn av mangel på teknisk kunnskap.
En bedre måte å forklare det tekniske konseptet på er å utnytte analogier effektivt. Selv om analogier har visse begrensninger, er de nyttige for å beskrive ethvert ukjent eller mindre kjent begrep. Et eksempel på analogi er å sammenligne ideen om brannmur med en bankteller i en bank. Som når vi besøker en bank, går ingen av oss direkte til hvelvet. Snarere går vi til tellervinduet, får bekreftet detaljene våre, og når identiteten vår er opprettet, får telleren pengene fra hvelv og gir dem til oss på vinduet.
Feiltolkninger er et vanlig problem når vi kommuniserer, vi sier noe uten dårlige intensjoner, men det blir feilvurdert av den andre personen. Vi vil si noe annet, men uttaksveien fører til å formidle noe annet. Som i tilfelle kinesisk, indikerer den typiske lyden av "ma" med en høyere tone "svigermor", men med en fallende og stigende tone betyr det en "hest". Vær forsiktig når du bruker ordet "du", fordi overbruk av dette ordet skaper en følelse av trussel eller får lytteren til å føle seg defensiv. For eksempel i stedet for å si "du trenger å snakke høyere", er det bedre å si "Jeg har problemer med å høre." Som ordet du har en dobbel betydning.
Når alt er gjort, er den beste metoden for effektiv kommunikasjon å be mottakerne om å gi sine tilbakemeldinger. Ta deg ekstra tid til å snakke personlig med hvem du kommuniserer ofte. Dette vil hjelpe deg med å finne hvordan du kan forbedre deg og hvilke aspekter du kan forbedre når det gjelder din kommunikasjonsstil. Tilbakemeldinger er enkle forslag som hjelper deg med å utvikle bedre forståelse med medarbeidere, ansatte eller underordnede. Tilbakemeldinger er veldig viktige, men ikke enkle å be om.
Så tenk i utgangspunktet før du snakker og følg dos og don'ts fra kommunikasjonsmantraet for å være en effektiv formidler blant dine kolleger, overordnede og underordnede. Det er ingen nøkkel til å bli en effektiv formidler, men ved å ta i bruk de ovennevnte tipsene kan man absolutt forbedre og forbedre sin kommunikasjonsstil. Bare vær oppmerksom på måten andre kommuniserer med deg og måten du kommuniserer med andre på. Ved å observere praktisk kommunikasjonsmåter kan du lære de effektive kommunikasjonsstiler på en bedre måte. Så bare gå videre og kommuniser med den vakre verdenen rundt deg og forbedrer hver dag din kommunikasjonsstil ved å implementere disse tipsene om effektiv kommunikasjon. De fleste av organisasjonene oppfordrer også til å dele både dialoger og innspill fra ansatte for å gjøre den interne kommunikasjonen i team bedre og effektiv, da det til slutt hjelper organisasjonen også.