NO - 2 overmåte enkle stavelser, og likevel er det ikke noe enkelt med det!
Dette ordet er kanskje det mest motstridende ordet i den engelske ordboken. Tenk på det - vi føler oss alle tvunget til å bruke det på et tidspunkt i livet vårt, men vi hater universelt å være i den mottakende enden av det, spesielt på jobb. I det øyeblikket du bruker dette fryktede ordet på jobben, blir du sett på som en dust, en slacker, en raserianfall eller til og med en spoilsport. Men igjen, hvis dette ordet aldri resonerte i din muntlige ordbok, ville du blitt en dørmatte som lar andre steamroll deg på jobb. Se, motstridende!
I dette innlegget viser vi deg hvordan du oppnår det umulige - hvordan du kan si 'nei' på jobb uten å høres ut som en dust. Med disse potente tipsene, vil du se at det faktisk er mulig!
La oss være tydelige her: et "nesten-ja" er ikke et "ja". I stedet er det som et "Gi meg tid til å tenke på det", og kjøper deg tid til å vite mer om det forespurte engasjementet.
Du forstår, ingen liker en person som nekter uten grunn. Vi sier ikke at du må godta alle forespørsler som kommer din vei. Men vi sier at hvis du begynner svaret ditt med et direkte "Nei", vil du raskt utvikle det tvilsomme omdømmet til å være en dust. Kast i stedet ord som "sikker", "absolutt", "mulig", "Jeg kan" osv. For å avvæpne den andre parten.
- Dette ser mulig ut.
- Jeg er sikker på at det er noe jeg kan gjøre for deg.
- Jeg vil helt sikkert komme tilbake til deg.
Ingen av disse setningene indikerer et fast engasjement. Likevel vil de sannsynligvis få et bedre svar enn et direkte avslag. Det nesten-ja gir deg mulighet til å finne ut hvor urimelig den forespørselen er, før du tar en forsvarlig beslutning om å avslå den.
Dette er ofte et misforstått sentiment, så vi vil bruke litt tid her.
I motsetning til sympati, gir empati deg mulighet til å erkjenne den andre personens posisjon og omsorg nok til å hjelpe riktig. En innlevelse av empati gir deg også mulighet til å motta enhver forespørsel med klarhet. Du tviler ikke på at den andre personen er ute etter å gjøre ting vanskelig for deg. I stedet vet du at forespørselen er ekte, og dermed svare rasjonelt på den.
Tenk for eksempel på at en nyansatt kommer til deg - sjefsmottakeren - og spør om du kan hjelpe med å spore hans manglende ID. Du opplever at han er bekymret, og du vet at dette kan løses ved en tungvint, men produktiv oppfordring til kundeservice / sikkerhet.
- Uten innlevelse ligger fokuset ditt på den store haugen med arbeid som venter på deg. Du skraller av kundeservicenummeret og går tilbake til arbeidet ditt. Selv om dette svaret kan virke rimelig, kan dette også komme til å være rettferdig ytterst ubehagelig. (Fyren er ny, så han fortjener sannsynligvis en pause).
- Med empati tar du en kort pause for å forsikre nybegynneren om at dette ikke er så farlig. Du ringer også kundeservice selv og guider nybegynneren til riktig operatør. Dette bør ta deg mindre enn 5 minutter, men kan vinne deg en beundrer for livet.
Her er et annet eksempel: Tenk på at en ansatt gikk opp til deg - regnskapsrepresentanten - og ba om en detaljert lønnsuttalelse (etter måned) for å planlegge skatten sin. Og han gjør dette når du er overbelastet med årsavslutningsarbeid.
- Uten empati ligger fokuset ditt på den store haugen med arbeid som venter på deg. Du ber ham om å komme senere utilsiktet å utsette skattebesparende planer.
- Med innlevelse forstår du behovet hans for skatteplanlegging. Du er opptatt av å hjelpe, men dele med ham de prioriterte oppgavene som venter på pulten. Den detaljerte uttalelsen han ønsker vil ta lengre tid og bør følgelig henvises til senere. Men kanskje du kan hjelpe ham ved å raskt trekke ut de aktuelle tallene for hans totale lønn, slik at han kan gjøre noen fremskritt mens han venter på den detaljerte rapporten? Sjansen er stor for at han vil svare positivt på dette.
Ser du forskjellen?
Igjen, det er ikke som om du er enig i det engasjementet som kommer din vei. Men med empati,
- Du tar deg tid til å lytte uten motstand.
- Du sender vibber om å være et rettferdig, tilgjengelig og støttende vesen (som du absolutt er) .
- Du inviterer også den andre personen til å svare på samme måte.
OK, så du er oversvømmet av arbeid og finner enda en forespørsel kommer din vei. Du føler deg empatisk overfor den andre, men det er absolutt ingen måte å ta på deg mer. Eller slik tror du.
Vi tolker ofte eksterne forespørsler, da vi antar at de innebærer mer arbeid for oss . Men dette er ikke alltid sant. Du kan komme over en oppgave eller forespørsel som er spesielt utviklet for å gjøre ting enklere for deg - kanskje det kan effektivisere en tungvint prosess, eller hjelpe deg med å få ting gjort jevnere og raskere, eller til og med (redusere) belastningen.
Med flere selskaper som fokuserer på “mindre-er-mer” -paradigmet (mindre krefter for mer produktivitet, mindre data for mer konsekvensinformasjon, etc.), er det kjent at det skjedde. Så graver dypere for å finne ut nøyaktig hva tilleggsforespørselen innebærer for deg, før du gjør det nesten-ja til et lite attraktivt nei.
Du vil bli overrasket over mengden miscommunication Corporate lider. (Du sier til ham-til og den andre sier-til-kan-til, begge henviser til den ydmyke tomaten!) Så parafraser alltid forespørselen du mottar, slik at den andre parten forstår hva du forstår.
Her hjelper det også å parafrasere forespørselen din når du bryter den ned til gjørbare oppgaver.
Dette hjelper med to ting:
- Du planlegger forespørselen i hodet, forutsatt at du vil gjøre det. (Det er positiv tenking for deg!)
- Den andre personen blir klar over innsatsen som er involvert for å oppfylle forespørselen.
Ofte er dette poenget der den andre forstår den urimelige innsatsen som er involvert, og enten forenkler forespørselen eller trekker den helt tilbake. Sluttresultat: du har oppnådd det du ville uten å bruke det fryktede 2-stavelsesordet. Hyggelig!
La oss berolige deg her - dette handler ikke om å passere pengene. Men det handler om å bruke riktig holdning for å omdirigere en forespørsel til rett person.
Vi blir ofte irriterte over forkastede forespørsler. Faktisk danner disse banene i bedriftens eksistens som å si "Nei" her, kan du fremstille deg som en ufølsom slakker. Men hva hvis du skulle omdirigere en forespørsel med den hensikt å få ting gjort?
Tenk for eksempel på denne uvanlige situasjonen: Du har vært den enstemmige representanten for regnskapsavdelingen og alle ansattes forespørsler blir rettet mot deg. Men siden du er oversvømmet med årsavslutning, vurderer du å omdirigere noe av det til kollegaen din, Macy.
Så,
- Du gir beskjed om at Macy på forhånd vet at hun er komfortabel med å dele arbeidet.
- Når du mottar en ny forespørsel, tar du et øyeblikk å gå gjennom den før du skyter et nyttig notat til Macy om forespørselens art. (Eksempel: skriv ut detaljert lønnsoppgave for medarbeiderens ABC fra regnearket XYZ).
- Du oppdaterer også den opprinnelige initiativtakeren om dette og ber ham videre gi ordet om nytt eierskap: Macy er det nye kontaktpunktet for regnskapsforespørsler. Imidlertid forblir du tilgjengelig for å hjelpe.
Dette er mye bedre måte enn en brå, “Nei. Spør Macy. Jeg gjør ikke dette lenger. ”
Dette er raskt: La oss si at du finner en ekte forespørsel på vei, og at du er overbevist om at du faktisk er den rette personen til å jobbe med det. Men du har rett og slett ikke tid i samtiden. Vurder å utsette forespørselen i stedet for å svare med en direkte nr.
Evnen til å ta ansvar er en stor ressurs på jobben. Så hvis du føler viktigheten av en forespørsel mens du merker at den ikke nødvendigvis haster, kan du snakke med rekvirenten om å "forsinke" forespørselen. Dette kan gi deg overraskende brownie-poeng hvis den andre opplever ditt ekte engasjement for å påta seg jobben på et senere tidspunkt.
Ja, vi kommer til slutt til det direkte 'Nei' som du ganske enkelt må bruke, for å holde deg empatisk.
Et direkte 'Nei' er den eneste responsen for alle de (IKKE) “nok en gang” gangene når du blir høstens fyr for en annens goof-up. Trikset ligger i å skille disse fra nesten-ja-situasjonene.
- Dette er når den medarbeideren ber om hjelp for den månedlige presentasjonen for fjerde gang på rad.
- Eller lagkameraten glemmer å gi kunden beskjed om prisveksten, enda en gang. Og ber dine overordnede mellommenneskelige ferdigheter om å jevne ut ting, enda en gang.
- Eller når sjefen din tildeler den takknemlige jobben som ingen andre ønsker, og lover at den vil være annerledes neste måned, enda en gang.
Du får driften.
Her hjelper det å myke opp responsen din med vennlighet, selv når du gjør vondt for å påpeke hvordan responsen din vil styrke en annen. Gjør innsatsen for å gi den andre beskjed om at du nekter ikke fordi du er en ufølsom dust, men fordi:
- Du har mer presserende prioriteringer på jobb. (Hvis mulig, klargjør disse eksplisitt, så det ikke er rom igjen for tvil.)
- Du er forpliktet til en andres læring. Du har mer enn gjort litt, og det er på tide at den andre tar igjen mens du går videre.
Dette er også den typen respons du skal bruke når du ikke ønsker å avstå fra en fremtidig mulighet. La oss for eksempel si at en medarbeider inviterer deg til en helgebrunsj, og mens du er opptatt av å dra, har du i påvente av forpliktelser å ta vare på. Du vil også gi rom for fremtidige invitasjoner. Pepper igjen "Nei" med vennlighet mens du eksplisitt avklarer din begrunnelse for avslag. Dette vil sikre at forholdet ditt forblir hjertelig mens du gir spillerom til å komme deg ut av uventede forpliktelser.
OK, så vi har tatt store smerter i tips (1) til (7) for å sikre at svaret ditt er alt annet enn det du får til. MEN - det vil være situasjoner der du bokstavelig talt må legge foten ned når du gir et høflig, men aggressivt fast 'NEI'. Dette er viktig når du vil definere sterke grenser.
- En klient eller en medarbeider inviterer deg til å sosialisere utenfor arbeid, og dette er i strid med selskapets policy.
- En lagkamerat forventer stadig at du tar opp delen av jobben når han slakter.
- Du mottar alle slags sosiale / personlige / kulturelle / økonomiske / profesjonelle forespørsler som helt klart er uvelkomne og utenfor din komfortsone.
- Du har å gjøre med en person med rykte for å være ufølsom eller motbydelig.
Det er ingen mykgjøring av denne responsen. Du vil at personen skal få beskjeden, selv om den virker hard på den tiden. Forstå her at du ikke er en dust, og at du har rett til å nekte uten skyld eller unnskyldning. Avhengig av situasjonen, kan du føle deg tilbøyelig til i tillegg å dele årsaken til avslaget ditt.
Som du ser, lærer dette innlegget deg å subtilt si 'Nei', mens du sier 'Ja' . Imidlertid vil det være tider hvor svaret ditt ikke skal være annet enn et greit 'Å ja'. For å sjekke om dette er en av disse gangene, finn ut hvem som ber om den vanvittige-urimelige tidkrevende-ikke-jobben din.
Hvis det kommer en forespørsel fra den øverste fyren på jobb, (og med dette mener vi den personen som signerer din lønnsjekk, sjefen din 'lønnsjekk og sjefen hans' lønnsjekk), er du bedre å komme på toppen av det akkurat nå, ingen spørsmål.
Men det er gode nyheter. Dette er også den typen forespørsler som vil bli støttet av sjefen din, og kanskje til og med sjefen hans. (Husk de lønnsjektene!) Så ikke føl deg sjenert for å verve sin del av hjelpen til å fullføre disse latterlig høyt prioriterte oppgavene. Dette kan omfatte omprioritering av ventende oppgaver med sjefen din, verving av hans eller hennes hjelp til å få informasjon raskt eller til og med å ta på seg en "assistent" for å få fortgang i saken.
Det siste ordet …
Som enhver erfaren profesjonell vil fortelle deg, trives bedriftsforhold når du er i stand til effektivt å kommunisere et harmonisk "Nei", selv når du sier "Ja", eller omvendt. Ikke bare gi etter for ditt umiddelbare instinkt for å komme deg ut av en oppgave. Når det brukes riktig, kan ditt "Nei" brukes til å utvide mentorskipet ditt med en junior, utvide din tilknytning til en lagkamerat eller styrke samarbeidet med en klient. Gjør innsatsen for å bruke disse tipsene for å bygge blomstrende og gjensidig berikende partnerskap (ikke bare assosiasjoner).