Introduksjon
I denne artikkelen vil vi se en oversikt over Project Plan vs Project Management Plan Vi har alltid kjent, og ganske ofte lo for oss selv, at forskjellen mellom en prosjektplan og en prosjektledelsesplan bare er at "ledelses" delen kommer til å bli! Men når vi kommer til seriøs virksomhet, er det vi ikke helt innser at en prosjektplan skiller seg på mange måter fra en prosjektstyringsplan, og denne artikkelen kommer til å ta deg gjennom å søle bønnene i et veldig systematisk og trinnvis måte.
Velkommen til verden av prosjekter og prosjektledelse!
Planlegging anses alltid for å være det viktigste stadiet i en prosjektlivssyklus, og veldig forgjenger for alt som foregår i et prosjekt til det er fullført. Planleggingsfasen må tas svært alvorlig av toppledelsen, prosjektlederen og teamet som er involvert i prosjektet. Det er dette stadiet som gir planer, og disse planene er grundige beskrivelser av hva som må gjøres og hvor, og kommer i alle former og formater, som imøtekommer forskjellige behov.
Hvorfor trenger prosjektplaner?
Enten du har et lite prosjekt eller en storstilt virksomhet, er det viktig å vite at hvert prosjekt ikke bare kan fortsette med at flere jobber like tilfeldig som arbeidet pågår. Det er viktig å forstå at hvert prosjekt trenger en plan. Men hvorfor det?
En plan er nesten som et kart. Et retningsdokument som kan lede prosjektet mot målet det skal antas. Planen sørger også for at momentumet holdes oppe når en plan gjennomføres. Sammen med det opprettholder planen status og innrullerer også oppgaver som vil ta prosjektet til en vellykket gjennomføring.
Med milepæler og riktig fordeling av roller og ansvar, med tidsplaner, er en plan en sunn og veldig gjennomtenkt et dokument som dekker en trinnvis gjennomgang av en rekke tiltak for å oppnå et uttalt mål. Når planlegging gjennomføres på en systematisk og presis måte, blir det lettere for utførelsen å finne sted. Uten en fullstendig og omfattende plan, er det vanskelig å få gjennomføringen så jevn som du vil kreve at den skal være. Dermed vil dette koste deg ekstra innsats og vil forsinke og bruke flere ressurser enn du forventer. For at du skal implementere en plan, er det viktig å vite hva en plan kan gjøre for deg. Nedenfor vises 4 punkter som vil kaste lys over fordelene ved å planlegge og ha en omfattende plan for hånden:
1. Forbedre klientkommunikasjon og respons
Normalt utpekt som kommunikasjonsplan, kan en plan holde deg i konstant kontakt med kundene dine og forbedre og opprettholde forholdet til dem. På denne måten kan du være trygg på at handlingen skjer metodisk og på best mulig måte. Med bedre kommunikasjon kommer muligheten til å forstå kundens behov og ønsker riktig. Dette vil forbedre planene som er lagt fram, og utførelsen vil være nær feilfri.
2. Å øke åpenheten i vårt eget arbeid
Med en plan på plass, kan du vite hva som må gjøres og rekkefølgen av trinn som fører til fullføring av en bestemt oppgave. På denne måten vil til og med klienten din vite hvordan prosessen foregår og kan danne et klart bilde i tankene på hva teammedlemmene gjør.
3. Å bli mer organisert og effektiv
En klar plan er som en oppgaveliste for deg å følge og holde deg organisert. Dette vil doble produktiviteten din og gi deg de ønskede resultatene. Et organisert prosjekt er vel et vellykket prosjekt.
4. Fokus ligger på prosjektmålet
Kom med mulighetene for å lede på villspor og lede frem fra prosjektets mål og mål. Med avvik øker kostnadene og ressursene trenger å jobbe overtid. En plan kan holde deg på kurs og kan holde deg justert etter hva du vil oppnå med minimum eller ingen avvik. Dette vil gjøre det mulig for prosjektet å aldri tape på tid og kostnader.
Project Plan vs Project Management Plan Infographics
Nedenfor er de beste sammenligningene mellom Project Plan vs Project Management Plan.
Rammetilnærminger:
Planer kan følge en av de følgende to tilnærminger for å oppnå de ønskede resultatene:
- Logisk tilnærming
- Prosjektplanutviklingstilnærming
Logisk tilnærming:
Den logiske tilnærmingen er avhengig av at prosjektlederen lager en matrise på 4 kolonner og likt antall rader. Disse radene vil ha utviklingsmål, kortsiktig mål, utganger, samt innspillene som må gis for å oppnå den nødvendige ytelsen. Mens kolonneoverskriften ville ha sammendrag, verifiserbare indikatorer, eksterne faktorer som bidrar til prosjektplanen, og de forskjellige bekreftelsesmidlene.
Prosjektplanutvikling Tilnærming:
Denne tilnærmingen vil omfatte å utarbeide en prosjektplan og en prosjektstyringsplan for å verve de forskjellige stadiene i prosjektet og hvilke forskjellige aktiviteter som skal gjennomføres for å oppnå de nødvendige resultatene. Prosjektplanene vil omfatte de grunnleggende nødvendighetene, for eksempel prosjektmål, beskrivelse, analyse, nødvendige ressurser og mer.
Nå vil vi fordype denne tilnærmingen til prosjektplanutviklingen i denne artikkelen. Vi skal se på hva denne tilnærmingen utvikler, prosjektplanen og prosjektstyringsplanen, og hva som skiller disse to dokumentene. Holdt innstilt for mer!
Hva er en prosjektplan?
Project Management Body of Knowledge definerer en prosjektplan som skal være …
“… Et formelt, godkjent dokument som brukes til å veilede både prosjektgjennomføring og prosjektkontroll. Den primære bruken av prosjektplanen er å dokumentere forutsetninger og beslutninger om planlegging, legge til rette for kommunikasjon mellom interessenter og dokumentere godkjente omfang, kostnader og planlegge basislinjer. En prosjektplan kan være oppsummert eller detaljert. ”
Mens PRINCE2 definerer en prosjektplan som skal være:
"… en redegjørelse for hvordan og når et prosjekt skal nå mål, ved å vise de viktigste produktene, milepælene, aktivitetene og ressursene som er nødvendige for prosjektet."
Hensikten med en prosjektplan er å kunne definere milepælene som skal oppnås av teamet på prosjektet riktig og nøyaktig for å forenkle og levere det tiltenkte omfanget av prosjektet. En prosjektplan på alle nivåer skal kunne svare på de fire grunnleggende spørsmålene som kommer til prosjektet. De er som følger:
- Hva? - Hva er de ønskede resultatene / leveransene for prosjektet? Hvilket arbeid må utføres for å oppnå disse resultatene?
- Hvorfor? - Hvorfor tas prosjektet opp? Hva prøver den å løse?
- Hvem? - Hvem er teammedlemmene som jobber med prosjektet? Hva gjør hvert medlem mens de er på prosjektet?
- Hvordan? - Hvordan blir prosjektet manøvrert? Hva skal aktivitetene være en del av prosjektet? Vil de lede prosjektet til en vellykket gjennomføring?
Du vil legge merke til at prosjektplanen høres ut og ser identisk ut med et prosjekt charter, men det som skiller den fra det dokumentet er dets formål . Mens prosjektoverensstemmelsen inneholder innholdet på papiret, blir det satt sammen en plan for å få gjennomføringen til å bli levende.
En prosjektplan vil omfatte hver eneste detalj som det er i et prosjekt. Det er ikke begrenset til utelukkende prosjektledelsesaspektet eller tredjepartens klientellmålsettinger. En prosjektplan som vektlegger den eksakte sekvensen av alt som skal skje i et prosjekt. Det oppmuntrer til et detaljert syn på å kartlegge en trinnvis fremgang til ferdigstillelse av prosjektet, eller for å si ordene, å oppnå dets mål og visjon, noe som ble sagt i prosjektcharteren. En detaljert oversikt vil omfatte en sunn innsikt i utførelsen av hver oppgave for å nå milepæler, styring av individuelle subtasks og aktiviteter / hendelser, og kontroll av situasjonen, og viktigst av alt, kvaliteten på prosessen og resultatene deres.
Oftest utpekt som byggeplan, omfatter en prosjektplan vanligvis følgende emner i løpet av utførelsen:
- Omfangsledelse
- Kvalitetsstyring
- Økonomiledelse
- Planlegg ledelse
- Ressursforvaltning
- Kommunikasjonsplan
- Endringsledelse
Hva er en prosjektledelsesplan?
En prosjektledelsesplan, i motsetning til prosjektplanen, kan defineres i det eneste dokumentet som brukes til å beskrive prosjektledelsesmetoden eller prosjektstyringssystemet som brukes i implementeringen av prosjektplanen, av prosjektgruppen. Dette vil bety at for et bestemt prosjekt vil alle prosjektledelsesinngangene i de forskjellige stadiene av prosjektet bli detaljert nede i dette dokumentet, basert på prosjektplanen, som ble utarbeidet på grunnlag av prosjekt charteret.
Mange eksperter finner en fin linje mellom disse to dokumentene, og noen finner ingen linje i det hele tatt og bruker de to begrepene for planer om hverandre. Fra den tredje utgaven av PMBOK ble begrepet standardisert til “Project Management Plan” for klarhetens skyld, men mange organisasjoner har holdt seg til å stille de to dokumentene som separate enheter, etter forskjellige formater og tjene forskjellige formål.
En prosjektledelsesplan kan også oppgis som en logisk enhet som består av mange styringsplaner for at prosjektets oppgaver og aktiviteter skal fungere som planlagt. Disse forvaltningsplanene er ikke begrenset til de 10 kunnskapsområdene som er oppgitt i PMBOK. Denne planen tar de beste praksisene, som kan implementeres for et bestemt scenario, og planlegger dem for vellykket utførelse av denne oppgaven. Dette sikrer kulminasjonen av oppgaven på best mulig måte.
Avhengig av prosjektets skala, kan denne planen deles og deles i individuelle planer eller kan legges på et enkelt dokument for kortfattethets skyld.
Prosjektledelsesplaner ser alltid ut til å svare på spørsmålet “hvordan” i stedet for “hva” og “hvorfor”. Med denne egenskapen forteller prosjektledelsesplanene teamene om “hvordan” de skal gjennomføre og behandle et bestemt scenario, ved å bruke hvilket styringsverktøy eller tilnærming. Dette styrker holdningen til prosjektlederen og teamet, og gir dem en følelse av retning og referanse.
Når det gjelder temaene som er dekket av en prosjektledelsesplan, er det en god likhet med temaene som er dekket av en prosjektplan, inkludert omfangsledelse, kvalitetsstyring, gjennom innkjøpsstyring. En prosjektstyringsplan blir tatt opp og implementert før oppstart av utførelsen av prosjektet, noe som sikrer at all praksis blir tatt i betraktning og at prosjektledelsen blir god.
Du kan tenke på en prosjektledelsesplan som en slags retningslinje for å hjelpe deg med å implementere planen lagt ut foran deg, for å oppnå prosjektets omfang og mål.
Viktige forskjeller mellom prosjektplan vs prosjektledelsesplan
Nå, siden vi har definert og forstått de to begrepene og de forskjellige, men likevel like planene for et prosjekt, la oss dykke ned i å lære om dem av deres sterke forskjeller som skiller dem ut. Distinksjon av en prosjektplan og en prosjektledelsesplan.
| Prosjektplan | Prosjektledelsesplan |
| Plan på høyere nivå | Plan for lavere nivå |
| Detaljert plan om start av prosjektet til slutten | Høy detaljert plan for hvordan du starter prosjektet og overvåker hvert eneste bevegelse det går til det er slutt |
| Denne planen tar for seg hovedspørsmålet: hva | Denne planen tar for seg og tar opp hovedspørsmålet: hvordan |
| Et visjonært dokument som plotter prosjektet i skritt mot visjonen eller målet | Et utførelsesdokument som plotter aktivitetene til prosjektet og verktøyene og teknikkene som vil bli brukt for å oppnå den visjonen / målet som er angitt i prosjektplanen. |
| Gir prosjektlederen visjonen om hvordan prosjekttrinnene og trinnene vil være | Gir prosjektlederen den definitive planen og utvikler et system for å utføre visjonen om prosjektplanen |
Fra PMP-undersøkelsessynspunkt må du uskarpe linjene mellom en prosjektstyringsplan og en prosjektplan og hoppe på båndtvangen til de to dokumentene som er det samme. PMBOK 3. utgave ser ikke på disse som separate dokumenter, snarere klubber dem sammen under navnet "Project Management Plan" som det ble sagt før i denne artikkelen. Jeg har skrevet denne bloggen i perspektiv om at den er en god lese og en god kilde til kunnskap for enkeltpersoner som har eller vil komme over disse begrepene som blir brukt separat, og ganske uavhengig, hos deres organisasjoner.
Konklusjon
En prosjektplan og en prosjektstyringsplan er begge viktige dokumenter som brukes i prosjektets livssyklus, og sikrer at du til enhver tid har en jevn funksjon av prosjektet. Å kunne ha full kontroll over prosjektet ditt ville bety at planleggingen din ble gjort med oppriktig dedikasjon og grundig organisering. Planleggingen når tilfredsstillende utgjør utgjør 80% av arbeidet, noe som er en sikker gevinst for deg som prosjektleder.