Introduksjon til Raci Matrix
Raci Matrix er et kartverktøy, og det står for - Ansvarlig - Ansvarlig - Konsulter - Informer. Når det gjelder overvåking av oppgavene til et komplekst prosjekt, blir den totale prosessen kjedelig, ikke bare på grunn av kompleksiteten, men også fordi det blir vanskelig og forvirrende å følge med på oppgavene og menneskene som er involvert i det.
Hva om jeg fortalte deg at det er en rask kartløsning?
Ja, det er en rask kartløsning på dette som heter Raci Matrix
Hva er Raci Matrix?
Raci Matrix er et enkelt verktøy som er effektivt for å forbedre ansvarlighet og metodikk som brukes over hele verden for et prosjekt, et program eller enhver organisasjonsendring. Spesielt brukt av HR-ledere, bedriftsledere og toppbedrifter for å forbedre produktiviteten, ansattes engasjement og effektivitet i virksomheten.
I lekmannsbetingelser er det et verktøy som lar deg identifisere hvem som er ansvarlig, ansvarlig, konsultert eller informert for hver oppgave som utføres i et prosjekt.
Parametere involvert i Raci Matrix
Så la oss ta en titt på de fire parametrene som er involvert i en Raci Matrix -
1. Ansvarlig
Dette er personen som er oppgitt til å utføre arbeidet. Beslutningsprosesser ligger i hendene på denne personen.
De må utføre oppgavene. Noen ganger kan det være mer enn en person involvert, men det anbefales alltid å holde dette utallige for å unngå kompleksitet og forvirring.
2. Ansvarlig
Dette er personen som tar den endelige avgjørelsen, siden de i utgangspunktet måtte være eier av oppgaven. De vil også være ansvarlige for den totale gjennomføringen av oppgavene eller leveransene. De engasjerer seg ikke i arbeidet, men har heller ansvar for å følge med på oppgavene til de er ferdige. Bare én person er å foretrekke å håndtere ansvarliggjøring for å sikre at det ikke er noen forvirring i flere eierskap til oppgavene.
3. Konsultert
Dette er personen som blir konsultert før en beslutning tas. Her kan det være en person eller en gruppe som vil gi nødvendig informasjon for å fullføre oppgavene til prosjektet. En toveiskommunikasjon må sikres mellom den ansvarlige og konsulterte personen for å unngå feilkommunikasjon i utførelsen av oppgavene.
4. Informert
Og til slutt er dette personen som blir informert før en beslutning tas. Disse personene vil ha oversikten over de siste oppdateringene av oppgavene og aktivitetene som pågår. Denne personens rolle slutter ikke med oppgavens fullføring, og de kan påvirkes av resultatet av oppgavene eller leveransene. Men de vil ikke bli bedt om tilbakemelding eller gjennomgang.
Når bruker vi Raci Matrix?
Her går vi -
- Når det er ansattes utmattelse og du må ta raske og effektive beslutninger for selskapet, spesielt med den nye ansettelsen.
- Når det er konflikt om oppgaveeierskap eller beslutningstaking.
- Når du ser for deg at beslutningen eller til og med godkjenningsprosessen kan utsette prosjektet.
- Når prosjektmengden ser ut som den er ujevn fordelt.
Så nå som vi har forstått hva som er Raci, og når trenger vi det, la oss også se nærmere på det positive ved å bruke et Raci-diagram.
fordeler
- Bedre kommunikasjon og koordinering mellom de forskjellige personene som er involvert i oppgaven.
- Eliminerer duplisering av innsatsen.
- Teamorganisasjon.
- Avgjør konfliktene i prosjektet.
- Gjør roller og ansvar klare med riktige retningslinjer.
- Teamet fungerer jevnere.
- Identifiserer de som unngår ansvar.
- Nye teammedlemmer er innlemmet.
La oss nå utføre teorien vår ved å lære å lage en Raci Matrix. Men før det, la oss ta en titt på retningslinjene.
Retningslinjer
- Én ansvarlig ville være tilstrekkelig per oppgave.
- Forsikre deg om at hver ansatt har blitt informert om oppgaven sin.
- Fremme teamarbeid.
- Hold antall konsulenter til et minimum for å spare tid.
- Oppdater Raci-diagrammet regelmessig, spesielt når ansatte ikke dukker opp for å jobbe slik at det ikke blir oppgaver uten tilsyn. Oppgavens fullføring må være under tilsyn av den ansvarlige rettighetshaveren.
- Hold tilsyn med oppgavene minimalt. (PS - for mange kokker ødelegger buljongen)
Uten ytterligere venting, her er det -
Hvordan lage Raci Matrix
Videre skal vi forenkle Raci-prosessen ved å vise hvordan vi lager en Raci Matrix.
Trinn 1: Identifiser prosjektoppgavene
Vi kan legge til antall oppgaver ved å bruke fanen "Legg til oppgave". Vi må også ha vedlikehold av Raci Matrix som en oppgave som vanligvis håndteres av programleder eller prosjektleder.
Vi må da legge til rollene eller navnet til deltakerne som vil utføre oppgaven. Vi kan øke antall deltakere ved å klikke på "legg til deltaker" -fanen.
Trinn 2: Identifisere prosjektets roller
Trinn 3: Bestem hvordan du kartlegger matrisen
Nå må vi legge til Raci-kodene - Ansvarlig, ansvarlig, konsultert eller informert, til respektive oppgaver ved å klikke på diagrammet når en deltaker er inkludert i en oppgave.
Vi kan også trygt inkludere eller dele Raci-diagrammet med teamet ved å velge tillatelsesnivå som visning, redigering / sletting og redigering. Og dette kan gjøres for individuelle deltakere og ikke bare begrenset til å ha et felles tilgangsnivå satt for hele teamet. Så med linken som er delt fra eksport, kan Raci-diagrammet lastes ned som et ord eller CSV-dokumentfil.
Raci Matrix Eksempel -
Raci Matrix Mal -
Så hva venter du på? Jeg er sikker på at de fleste nå er klare til å gjøre oppgavene mer effektive.
Gå videre og skap en forskjell i arbeidsmetodikken din med Raci Matrix.
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til Raci Matrix. Her diskuterte vi fordelene, retningslinjene, involverte parametrene og når du skal bruke Raci Matrix. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -
- Hva er Adobe Illustrator?
- Adobe Illustrator for studenter
- Fordelene med AutoCAD
- Hva er smidig prosjektledelse?