Introduksjon til prosjektplanleggingsteknikker
Vi må bruke planleggingsteknikker i et prosjekt for å justere alle aspektene slik at de fungerer som de tilsvarer hverandre. En plan skal være i forhold til tiden som er satt for prosjektet, og alle ressursene bør brukes på en optimal måte. Gitt prosjektets variable karakter og omfang, er det vanskelig å planlegge det, men vi forventes å gjøre det fordi det er vi som vil bli holdt ansvarlig.
En tidsplan består av alle aktivitetene som er inkludert i gjennomføringen og gjennomføringen av et prosjekt innenfor den forhåndsbestemte tidsrammen for prosjektet. En prosjektplan hjelper med å prioritere arbeid involvert i et prosjekt og fullføre det på en ordnet måte. Det hjelper også med å utnevne riktig person til jobben og i riktig tildeling av tilgjengelige ressurser. Tidsstyring og justeringer med omfanget av et prosjekt er bare mulig hvis det er utarbeidet en skikkelig plan for prosjektet som blir arbeidet med.
Ulike teknikker for prosjektplanlegging
Prosjektplanlegging inkluderer vanligvis forskjellige teknikker, en oversikt over hver teknikk er gitt nedenfor.
1) Matematisk analyse
Critical Path Method (CPM) og programevaluering og gjennomgangsteknikk (PERT) er de to mest brukte teknikkene fra prosjektledere. Disse metodene brukes til å beregne prosjektets tidsrom gjennom prosjektets omfang.
a) Kritisk banemetode
Treskjemaene til hvert prosjekt har en kritisk vei. Metoden Critical Path estimerer maksimal og minimum tid som kreves for å fullføre et prosjekt. CPM hjelper også til med å identifisere kritiske oppgaver som bør integreres i et prosjekt. Endring av leveringstid påvirker ikke timeplanen. Omfanget av prosjektet og listen over aktiviteter som er nødvendige for å fullføre prosjektet er nødvendig for å bruke CPM. Deretter beregnes tiden det tar for hver aktivitet. Deretter identifiseres alle de avhengige variablene. Dette hjelper med å identifisere og skille de uavhengige variablene. Til slutt legger det milepæler til prosjektet.
b) Programevaluering og gjennomgangsteknikk (PERT)
PERT er en måte å planlegge flyt av oppgaver i et prosjekt og estimere den totale tiden det tar å fullføre det. Denne teknikken hjelper til med å representere hvordan hver oppgave er avhengig av den andre. For å planlegge et prosjekt ved hjelp av PERT, må man definere aktiviteter, ordne dem på en ordnet måte og definere milepæler. Du kan beregne tidslinjer for et prosjekt på grunnlag av tillitsnivået:
- Optimistisk timing
- Mest sannsynlig timing
- Pessimistisk timing
Vektet gjennomsnittlig varighet og ikke estimater brukes av PERT til å beregne forskjellige tidsrammer.
2) Varighetskomprimering
Varighetskomprimering hjelper med å kutte en tidsplan om nødvendig. Den kan justere den faste planen ved å gjøre endringer uten å endre omfanget i tilfelle prosjektet kjører sent. To metoder som kan brukes: hurtigsporing og krasj.
a) Rask sporing
Rask-sporing er en annen måte å bruke CPM på. Hurtigsporing finner måter å fremskynde tempoet som et prosjekt implementeres ved enten å utføre mange oppgaver eller ved å overlappe mange oppgaver til hverandre. CPM hjelper oss med å identifisere aktiviteter som kan brukes til å fremskynde tempoet i prosjektet. Selv om det er en tiltalende teknikk, har den sin egen andel av risikoene også. Ettersom mange aktiviteter samtidig blir implementert, er det svært å gjøre feil og gå på akkord med kvaliteten.
b) Krasjer
Crashing tar for seg å involvere flere ressurser for å fullføre prosjektet i tide. For at dette skal skje, trenger du ekstra ressurser for å være tilgjengelig til din disposisjon. Dessuten kan ikke alle oppgavene gjøres ved å legge til ekstra ressurser. Behov for å legge til nye teammedlemmer i et prosjekt og begrenset delbarhet av oppgaver fører til økt kommunikasjon og er den grunnleggende grunnen til det. Krasjeteknikken kan også brukes ved å legge til tid, betalt overtid, men den skal holde seg innenfor den bestemte fristen. Det fører dessverre til å øke kostnadene for prosjektet.
3) Simulering
Prosjektets forventede varighet beregnes ved å bruke et annet sett med oppgaver i simulering. Planen opprettes på grunnlag av forutsetninger, slik at den kan brukes selv om omfanget endres eller oppgavene ikke er klare nok.
4) Ressursnivå Heuristics
Å kutte leveringstiden eller unngå under eller overutnyttelse av ressurser ved å gjøre justeringer med timeplanen eller ressursene kalles ressursnivellerende heuristikk. Deler oppgavene i henhold til de tilgjengelige ressursene, slik at ingen ressurs blir under- eller overutnyttet. Den eneste nedgangen i denne metodikken er at den kan øke prosjektets kostnader og tid.
5) Oppgaveliste
Oppgavelisten er den enkleste prosjektplanleggingsteknikken for alle tilgjengelige teknikker. Dokumentert i et regneark eller tekstbehandler er listen over alle mulige oppgaver involvert i et prosjekt. Denne metoden er enkel og den mest populære av alle metodene. Det er veldig nyttig når du implementerer små prosjekter. Men for store prosjekter med mange aspekter å vurdere oppgaveliste er ikke en gjennomførbar metode.
6) Gantt-diagram
For å spore fremdriften og rapporteringsformål er Gantt Chart en visualiseringsteknikk som brukes i prosjektledelse. Det brukes av prosjektledere mesteparten av tiden for å få en ide om gjennomsnittlig tid som trengs for å fullføre et prosjekt. Et prosjektplan Gantt-diagram er et søylediagram som representerer viktige aktiviteter i sekvens til venstre mot tid. Hver oppgave er representert av en stolpe som reflekterer start og dato for aktiviteten, og derfor dens varighet.
7) Kalender
Mange vurderer ikke å planlegge oppgaver i en kalender for sine prosjektkrav - når de burde! De fleste kalendere kan samles med egne navn. I dette tilfellet kan du opprette en kalender per prosjekt og planlagte hendelser for det prosjektet. Kalenderen viser en tidslinje for hele prosjektet. Den største fordelen er at den kan utsettes for endring ettersom den er delbar. Selv om det ser ut til å være en fin teknikk for å spore et prosjekt, har det visse begrensninger du ikke kan tildele oppgaver til bestemte personer, og du kan ikke se oppgaveavhengighet.
Konklusjon
Ressursplanleggingsverktøy kan hjelpe en prosjektleder i tildelingen av ressurser og fullføre et prosjekt innen foreskrevet tidsperiode. De hjelper også med å utarbeide tidsplaner for alle prosjektene som skal tas opp i fremtiden. Å studere teamets tidligere ytelse, hindringene du møtte mens du forfulgte et prosjekt, og hvordan var hindringene overvunnet, var veldig nyttige. Planlegging må være en integrert del av prosjektledelse. Det hjelper bare ikke å spare tid, men får prosjektet til å bli organisert.
Anbefalte artikler
Dette er en guide til prosjektplanleggingsteknikker. Her diskuterer vi de forskjellige teknikkene og en oversikt over prosjektplanlegging. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -
- Prosjektlederansvar
- Prosjektledelse jobber
- Prosjektledelsesmetodikk
- Hva er prosjektplanlegging?