PMO - Orden eller kaos? De fleste av oss foretrekker litt av begge deler, men orden i de fleste tider kan være en velsignelse for ethvert prosjekt. Med mange enheter som kommer sammen, er det også en sjanse for en kryptering som kanskje ikke er den beste måten for deg å drive virksomhet eller drive prosjekter på.
I en organisasjon er det mange prosjekter i arbeid som gagner en livsstil. Disse prosjektene er født av et behov som oppstår, og det er ansvaret for programledere og prosjektledere å være organisert på en slik måte at de løses problemene som er tilgjengelige med enkelhet og enkelhet, slik at alle kan dra nytte av.
Prosjekter er en delmengde av et program, og med flere prosjekter som foregår på forskjellige tidspunkter, i rekkefølge, alt med tanke på å få programmet nærmere selskapets mål og fremdriftsmål. For å håndtere alle disse tingene som skjer samtidig eller til forskjellige tider, må prosjektledere og programledere være forsiktige og organisere et PMO eller Project Management Office. Denne PMO vil være det organiserende organet som hjelper i hvert prosjekt som blir gjennomført og hvert program som blir behandlet. I denne artikkelen lærer vi alt du trenger å vite om en PMO.
Hva er en PMO?
Et PMO ( Project Management Office ) kan beskrives perfekt som en sentralisert enhet i en bestemt organisasjon som er ansvarlig for å sette standarder, opprettholde disiplin, sørge for et styringsorgan og håndheve det rette settet med ansvarlighet for å styre og styre prosjekter på en klar, kortfattet og konsekvent måte.
Standardisering og disiplin er viktige nøkkelfunksjoner som er nødvendige i en organisasjon, som tar sikte på å utføre flere prosjekter. Disse prosjektene blir utført av organisasjonen for å endre eller forbedre systemer eller prosesser. Med en PMO kan du trykke på en organiserende kropp som hjelper deg med å få fordel av providin
g organisatoriske standarder på tvers av alle prosjektene og programmet som er gjennomført. Dette vil omfatte jevnlig opplæring gitt til prosjektgruppene og mange prosjektledere som håndterer prosjektet i henhold til prosjektstyringsstandardene du foreslår.
Med et økende antall prosjekter kommer en PMO til nytte da den implementerer en konsistent prosjektledelsesmetode. Dette sentraliserte organet med standarder og prosedyrer er ansvarlig for de forskjellige aspektene som er involvert i prosjektledelse og metodene som brukes. De er ansvarlige for at hvert prosjekt opprettholder et visst nivå av overholdelse når det kommer til kvalitet, kundebehandling og kvantitet.
En PMO kan bestå av en gruppe dedikerte individer for å lede og sette standarder eller til og med en enkelt person, avhengig av programmet og omfanget av prosjektene. Etter hvert som virksomheter vokste i størrelse og evne, ser organisasjoner behovet for å ha denne dedikerte og konsentrerte innsatsen for å sikre at deres systemer og prosesser tåler og inneholder de økende kravene og utvidelsen.
prosjektledelseskontor kan være av forskjellige typer og må oppfylle behovene som er oppgitt av organisasjonen, i sin forsøk på å få prosjekter til å overholde standarder og normer. Hvis en PMO er satt med et klart mål i tankene, med et solid grunnlag og støtte fra sponsorer, og med en perfekt tilnærming til forretningsmodellen, kan det være et kraftverk for verdiskaping og prosjektkomfort for selskapet.
Å bringe prosjektledelse på spissen er en god idé. Du kan ha standardisering, og du kan til og med overvåke mot et sett med normer for prosjektgruppen din og andre medlemmer tilknyttet prosjektet. Så hvorfor en PMO? La oss gå gjennom de viktigste fordelene som er kartlagt når vi bruker en PMO:
- Det kan aldri være enklere å levere et prosjekt; med forutsigbar konsistens og effektivitet kan du garantere suksess
- Etablere et grunnlag for bedriftens initiativer og administrere en organisasjonsportefølje på samme tid
- Oppmuntre til åpenhet og effektiv økonomisk rapportering med tanke på å oppmuntre til ledelse
- Tilpass forretningsstrategi med investeringene for å måle suksessnivået
- Forbedring av kundetilfredshet og ansattes produktivitet for å øke forretningsresultatene
- Implementering av standard praksis, i samsvar med beste praksis som følges over hele verden
- Sikre langsiktig sparing og avkastning på investeringer ( ROI ) for all trening og veiledning
Hva utgjør en PMO?
En PMO består i utgangspunktet av 3 forskjellige og varierte komponenter eller fasetter som bidrar til PMOs effektivitet innenfor murene til organisasjonene. Disse fasettene er svært avhengige av hverandre, og suksessen til PMO er avhengig av disse tre styrkepilarene. Disse fasettene er som følger:
- funksjonell
- Strukturell
- disiplinær~~POS=TRUNC
Hver komponent er vidt forskjellig fra hverandre og utfyller hverandre på en måte for å få frem formålet med PMO rett foran virksomheten og ledelsen. I denne delen skal vi se på hver av komponentene og forstå dem. Når vi har gjort det, er vi klare og klare til å sette i gang med vår egen PMO.
-
funksjonell
Å etablere det funksjonelle aspektet av PMO er en viktig igangsetting som kan øke hvordan din PMO viser seg å være. PMOs rolle eller omfang må måles og defineres i organisasjonen for å starte prosessen. Ordren opprettholdes for hele det funksjonelle settet til PMO, og det må overholde de funksjonelle nivåene som opprettholdes. Neste bilde vil gi deg en essens om hva nøyaktig de funksjonelle nivåene til en PMO er og hvordan ordren opprettholdes og trengs for det funksjonelle aspektet.
Per definisjon er en PMO en enhet som setter standarder, som er et styringsorgan for å opprettholde leveringsstyringsenheten, i tillegg til å være det strategiske støttesystemet for ledelsen og prosjektgruppens medlemmer i organisasjonen.
Det er en progressiv orden som opprettholdes av PMO. Hvert nivå er avhengig av nivået utenfor det. Alle disse under mikroskopet av strategien distribuert av organisasjonen.
-
Strukturell
Dette danner det kvalitative grunnlaget for PMO og hvordan det påvirker elementene i et prosjekt eller organisasjon - Personer, Prosess og systemer / verktøy.
- Mennesker - Menneskene i et PMO-system er dens lederenhet og personell som jobber for å sette opp et fint prosjekt for å oppnå selskapets forretningsmessige mål.
- Prosess - Prosessen er SOP-er basert på fagområdene som PMO administrerer. Prosesser skal være praktiske og innbundne med arbeidsflyten til hele organisasjonen. Tilpasningsevne og skalerbarhet og en innkjøp fra menneskene i organisasjonen er også aspektene som må tilpasses når du setter opp dette aspektet på kontoret.
- System / Verktøy - Verktøy må skreddersys i henhold til tilgjengeligheten av ressurser og kunnskapssettet til brukerne. Systemene skal utformes på en slik måte at de omfatter følgende elementer:
- All nødvendig informasjon i nøyaktige og sanntidsformater
- Fagfelt for PMO som skal settes opp
- Bør ha rapporteringsmekanismer for å sikre effektiv beslutningstaking til enhver tid
-
disiplinær~~POS=TRUNC
Project Management Office bør settes opp for å adressere følgende kvadranter for virksomhetsstyring når det gjelder å kjøre prosjekter eller programmer i organisasjonen:
- Kommunikasjonsstyring - 360 ° kommunikasjon for alle partnere
- Stakeholder Management
- Rapportering og beregninger
- Ressursstyring - Viktig for prosjektgjennomføring
- Personalstyring
- Forhandlerledelse
- Anskaffelse og forvaltning av eiendeler
- Endringsledelse - Takle problemer og løse risikoscenarier med endring
- Omfangsledelse
- Risiko- og problemstyring
- Opplærings- og utviklingsledelse
- Utførelsesstyring - Tid og kostnader er kritiske aspekter for enhver virksomhet
- Kritisk banestyring
- Økonomistyring
Sette opp og kjøre en PMO
Å sette opp en PMO handler ikke bare om å ferdigstille en haug med kriterier og få igang implementeringsarbeidet. Akkurat som en prosjektgjennomføring, trenger en PMO samme nivå av vurdering, analyse, dokumentasjon og planlegging for å få ting i gang. Jeg har notert de 6 beste trinnene du trenger for å sette opp og drive en PMO som vil imøtekomme alle dine behov i en prosjektledelses scene, med organisasjonen og prosjektene dine. La oss hoppe rett inn!
-
Trinn 1 - Jotting Down an Assessment
Å forstå innsiden og utsiden av dine krav og målet ditt om å sette opp en PMO er nøkkelen i å sette opp og til slutt kjøre en PMO. Vurdering er nødvendigheten når det gjelder å sette opp en PMO. Du må gå gjennom og måle opp den nåværende statusen til prosjektledelseskontororganisasjonen og sjekke for ønsket målscenario selskapet ønsker å være i.
For å utføre denne vurderingen, foreslår jeg at du bruker PMIs prosjektledelseskontor OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) som vil hjelpe deg å måle nivået organisasjonen er i forhold til den nåværende tilstanden til PMO som bor i den.
Dette trinnet vil se på de funksjonelle områdene som vil bli styrt og regulert av PMO og gapene mellom virksomheten din og kravet til PMO. Sjekk disiplinærdelen av denne artikkelen for å kjenne til de forskjellige kvadrantene i forretningsadministrasjonsparadigmet. Gjennom nøye undersøkelse av disse områdene kan PMO plasseres innenfor passende modenhetsnivå.
-
Trinn 2 - Liste ned anbefalingene
Du har nå vurdert hvor organisasjonen for prosjektledelseskontoret ditt står og hvor må PMO gripe inn, neste skritt er å nøye liste opp anbefalinger om hvordan du fyller ut hullene med prosess, personer eller systemer og kombinasjoner og permutasjoner av disse . Disse anbefalingene kan omfatte:
- Har portvurderinger for bedre beslutninger
- Spor fremdriften til prosjektene dine, og gjør følgelig risiko kjent for disse prosjektlederne
- Få kvalitetssikringer gitt til prosjekter for å sjekke overholdelse av prosjektledelsesmetoder som er satt opp
- Tren, veileder og coach nye prosjektledere i de forskjellige prosjektstyringsprosessene og -systemene som er på plass for standardiseringer
- Samarbeid og sørg for at alle nødvendige trinn og metoder er godt dokumentert for gjenbruk
Hold konstant kontakt med ansatte som jobber i organisasjonen og be dem om hyppige tilbakemeldinger, så vil du kunne finne ut svakhetene så vel som styrken i prosessene og systemene som er satt opp under gjennomføringen av hvert prosjekt.
-
Trinn 3 - Bygge en utførelsesplan
Du har områdene som trenger permanente fyllstoffer, du har anbefalingen og nivået de er på. Nå kommer den delen der du trer inn og utformer en implementeringsplan for å få ting til å starte. Du har anbefalinger som er taktiske, mens noen trenger en mer dyptgående organisering; de kalles strategiske anbefalinger. Kom i gang med de taktiske, og akkurat som prosjekter, oppretthold kravene til tid, kostnader og ressurser for å utvikle en implementeringsplan.
Få en buy-in fra ledergruppen din når du foreslår utførelsesplanen du har satt opp for å oppnå, og tar hensyn til alt som trenger prioritering. Husk også på det strategiske synet på selskapet og hvordan det er plassert. Toppledelsen elsker å se en dedikert og innflytelsesrik leder som alle er klare til å gå milen.
-
Trinn 4 - Implementering av utførelsesplanen
Motorer på … fot på akselerasjonen … kart i hånden … alt som gjenstår å gjøre er å frigjøre clutchen! Zoom forbi til en flott PMO foran deg! Skjønt det høres ut som en kakevandring når du henviser til racerbiler, men utførelse av en PMO krever flid og ekstremt hardt arbeid, med et skjær av et unikt perspektiv å gå og oppnå. Ta turen innom de taktiske planene som er lagt ut og samle de “gevinstene” under vingene dine. Med dette løftet er du klar til å erobre neste kilometer.
Vis frem verdien PMO har holdt for deg med hver gevinst som går, og husk alltid målet du har, mens du holder et strengt øye mot å ikke avvike fra planen i det hele tatt. PMO må hjelpe mennesker med prosjektene sine på en måte slik at de samsvarer med selskapets standard. Med disse korte gevinstene kan du skaffe tillit til de mange tingene en PMO kan bli til.
-
Trinn 5 - Kommunisere oppdateringen i hyppige intervaller
Kommunikasjon er en ekstraordinær faktor i livene våre som gjør overføring av kunnskap og informasjon så veldig praktisk, hvis den brukes effektivt. I tilfelle av å sette opp og validere trekkene til en PMO, er kommunikasjon en avgjørende komponent for dens suksess og dens meningsfulle implementering. For at en PMO skal vare, må kommunikasjonsrammen være sterk og skal adressere alle de berørte.
Når vi henviser oss til de taktiske planene og fullføringen av disse helt til de strategiske endringene, må vi være i stand til å kommunisere hver oppdatering fullstendig på en systematisk måte. Dette vil sikre og øke kommunikasjonen gjennom og vil oppdatere nødvendige interessenter for fremdriften PMO gjør og hvor passende PMO-implementeringen er for organisasjonen.
-
Trinn 6 - Stopp. Se. Fastsette. Gjenta
Kontinuerlig forbedring er den beste måten for et prosjekt eller ethvert foretak å vokse og modnes inn i systemene og prosessene vi ønsker at de skal være. PMOen din vil ha korte så vel som langsiktige anbefalinger. Disse bør gjennomgås ofte, for det meste på årsbasis, for å lage planer og dele ut muligheter fra dem. Med hver gjennomgang og plan og implementering vokser PMOen din, og det gjør organisasjonen av prosjektledelseskontorene i gjennomføringen av prosjekter og programmer.
PMOen din er ikke en stillestående enhet. Det utvikler seg og måten det utvikler seg er en iterativ prosess. Gjennomgå hver mulighet eller risiko du møter, og se gjennom hvordan prosessen gir verdi. Når du har gjort det, vil du kunne finne hull som må fylles, til du når perfeksjon.