Prosjekt risikostyringsplan - De sier: "Forsiktighet er bedre enn kur", og dette gjelder å være sant på alle turer i livet. Det være seg tidspunktet du eier et prosjekt, eller du skal studere til eksamen, ved å ta utbedringstiltak helt i starten av arbeidet ditt kan hjelpe deg med å få et forsprang i tillegg til å unngå uhell og katastrofale hendelser senere, da du er dypt inn i forpliktelsen. Dette er det samme når det gjelder prosjekter i dag, der du må ta noen tiltak før du går videre med prosjektet for å spare på å risikere risiko, noe som helt kan kaste planene dine bort.

Bildekilde: pixabay.com

Planer for risikostyring av prosjekter er disse tenkte kartlegginger som kan identifisere, forutse og benytte løsninger i tilfelle prosjektet kommer i problemer / problemer. En god prosjektstyringsplan kan møte uventede problemer som oppstår, ettersom planleggeren har tatt i betraktning alle mulige scenarier som kan gå galt under utførelsen av prosjektet. Brannbekjempelse er ikke alltid den beste måten og kan forårsake skadelig skade på ytterligere faser i prosjektet.

En utmerket prosjektstyringsplan kan redusere nivået av problemer som påvirker prosjektet med rundt 80% - 90%, noe som er et godt område å være i. 20% - 10% kan alltid være den marginale risikoprosenten som det ikke er rapportert om. I denne artikkelen vil du se gjennom prosjektstyringsplaner og hvordan du kan utvikle en gjennomtenkt plan for prosjektet ditt.

Hva er risiko?

Wikipedia definerer risiko for å være …

"… potensialet for å få eller miste noe av verdi."

Med denne definisjonen slår det meg raskt at en risiko kan lønne seg på to forskjellige måter: du kan enten oppnå enestående gevinst på det eller gå ned i tap. Men vi oppfatter normalt risiko i den mest negative konnotasjonen til enhver tid og planlegger alltid å dempe denne negative risikoen vi forventer. Hva skjer når risikoen du tar lønner seg? En fullstendig forståelse av risikoen prosjektet ditt blir utsatt for vil til og med gjøre at du planlegger en plutselig suksess som vil trenge mye kontroll og styring.

Enkelt sagt definerer Wikipedia også risiko for å være "et utilsiktet samspill med usikkerhet" . Når det gjelder prosjekter og prosjektledelse, er risikoen den faktoren som er en potensiell trussel for vellykket gjennomføring av prosjektet, etter planen. En risiko kan oppstå i alle faser i prosjektets livssyklus og kan påvirke hele prosjektets funksjon negativt og føre til at det avviker fra den foreslåtte planen.

Disse bivirkningene kan være en konstant eller øyeblikkelig trussel mot tiden, budsjettet, ressursene eller til og med kvaliteten som tildeles prosjektet. Et prosjekt er alltid i en tilstand av risiko, og prosjektrisikostyring bidrar til å identifisere og iverksette tiltak mot disse risikoene til rett tid, på riktig måte. Kontroll og styring av risikoen og usikkerheten er hva en prosjektrisikostyringsplan vil se etter, og vi vil dekke disse aspektene i de følgende seksjonene.

Hva er en prosjektstyringsplan?

Etter å ha gått raskt inn i risikoen og styringen av det, er det viktig for ethvert prosjekt på linjen å inkludere en plan for å styre risikoen som forventes for det prosjektet. Alle prosjekter har en prosentandel av risikoen som svever dem, og det trenger alltid å ha en prosjektstyringsplan for hånden.

En prosjektrisikostyringsplan er i utgangspunktet et trinn-for-trinn instruksjonsdokument, som identifiserer og forutser scenarier som kan risikere prosjektet og finne måter og virkemidler for å løse risikoen. Prosjektrisikostyringsplanen oppsummerer tilnærmingen til prosjektrisikostyringen som er vedtatt av prosjektlederen og teamet, og denne prosjektrisikostyringsplanen er vanligvis en del av prosjektets forretningsplan, som opprettes i starten av prosjektet.

Prosjektets risikostyringsplan vil til enhver tid inneholde følgende attributter og elementer:

  • Prosess - Dette er hele prosessen som vil bli tatt i bruk for å identifisere, analysere, evaluere og avbøte risiko gjennom prosjektets livssyklus.
  • Budsjett - Det er alltid en risiko for kostnadene ved prosjektet, da når prosjektet starter, vil det sannsynligvis være endringer etter hvert som prosjektets inntekter. Metoden for å håndtere en slik endring må utdypes i prosjektrisikostyringsplanen.
  • Arbeidsfordelingsstruktur - Strategiene som er involvert i prosjektrisikostyringen skal overføres til WBS. Hvordan og når må inkluderes i prosjektstyringsplanen.
  • Risikoregister - Hyppigheten av gjennomgang av risikoregisteret er å ha i prosjektstyringsplanen.
  • Roller og ansvar - Når prosjektet får problemer med risiko knyttet til det, vil planen gi prosjektmedlemmet beskjed om hvem som er ansvarlig for hvilket scenario.
  • Rapporteringsstruktur - Dette er det samme som med roller og ansvar, men utdyper kort rapporteringsstrukturen i situasjonen med en risiko, og i hvilke hender beslutningene må ligge.
  • Risikokategorier - Risiko må kategoriseres nøye og planlegges for korrekt organisering av informasjon.

Utvikling av en prosjektstyringsplan

Prosjektrisikostyringsplanen definerer effektivt "hvordan" når det gjelder risikoprosesser og strukturering gjennom prosjektets livssyklus. Det vil også bestå av følgende:

  • Analyse eller forventningsrapport om sannsynlige risikoer
  • Løsninger eller avbøtelsesstrategier som varierer fra høy påvirkning til risiko med lav innvirkning

Alle disse med ett mål for øyet - å unngå at prosjektet blir utsatt for avsporing .

Det er seks grunnleggende trinn som må følges for å utvikle en omfattende og vellykket prosjektrisikostyringsplan. De er som følger:

  1. Identifisere risikoen og opprette et risikoregister

Før du tenker på å håndtere og avbøte risiko, er det viktig at du kjenner dem og identifiserer dem riktig. Hvis du går glipp av en risiko mens du identifiserer mulige trusler, setter du prosjektet og dets fullføring i fare selv.

For å være i stand til å identifisere alle risikoer fullstendig, kan du ta i bruk metoden for å først definere kategorier som disse risikoene kan falle i, for eksempel prosjektrisiko, selskapsrisiko, forretningsrisiko, budsjettrisiko, systemrisiko, menneskers risiko, forretningsmessige risiko, og mye mer. Disse kan videre underkategoriseres i mer presise kategorier for enkel identifisering. En annen metode for kategorisering kan være på bakgrunn av at risikoen er ekstern eller intern. PEST-metoden er også mye brukt i bransjen: divisjon basert på p olitiske, e konomiske, s ocial og t teknologiske faktorer.

Bruk en idédugnad med prosjektgruppens medlemmer, fageksperter og interessenter for å få et innblikk i kategorier og korrekt identifisering av risikoer. Små og mellomstore bedrifter kan være ledere fra et utenforperspektiv som ser i prosjektet.

Alle identifiserte risikoer er detaljert ned i risikoregisteret og et nivå er knyttet til hver risiko som er satt ned. Disse nivåene er basert på den sannsynlige forekomsten av risikoen i løpet av prosjektets livssyklus og dens alvor. Risikoregisteret inneholder følgende informasjon om hver risiko knyttet til prosjektet og går gjennom alle faser av prosjektrisikostyring:

  • Unik identifikasjon
  • Kort beskrivelse
  • Konsekvensnivå for prosjektet
  • Mulig hyppighet av forekomst
  • Personer som er ansvarlige for å håndtere risikoen
  • Avbøtningsplan
  • Budsjett tildelt

  1. Analysere og evaluere risiko

Når du har identifisert risikoen knyttet til prosjektet, er neste trinn å analysere og evaluere hver risiko for å bestemme deres effekt på vellykket gjennomføring av prosjektet. Risikoer bør analyseres og evalueres med utgangspunkt i følgende to kriterier:

  • sannsynlighet
  • Konsekvensnivå

Prosjektledere oppfordres til å rangere hver risiko oppført i risikoregisteret i omfanget av lav, moderat og høy sannsynlig forekomst og lav, moderat og høy alvorlighetsgrad. De kan lage en matrise for å kartlegge disse evalueringene for å få en sunn idé om risikoen og deres innflytelse på prosjektet.

Denne graderingen og vurderingen på matriser kan senere brukes til å prioritere de forskjellige typer risikoer og gjøre prosjektleder i stand til å sette i verk tiltak i prosjektrisikostyringsplanen. Karakterene tildelt prosjektrisikoen kan være i karakterer eller i numeriske rangeringer som det anses som komfortable av prosjektgruppen og organisasjonen.

  1. Identifisere risikostriggere

Del teamet ditt bredt i undergrupper som vil ta seg av hver risiko, hvis de skulle oppstå slik du har spådd dem. Disse undergruppene må studere risikoene sine i en dypere forstand og anerkjenne utløserne for disse risikoene og tegn på advarsel, noe som kan fortelle prosjektgruppen at prosjektet deres er i fare.

Tips : Som standard er det dokument 3 som utløser for hver risiko som er tildelt i risikoregisteret.

På dette stadiet kan prosjektlederen bestemme hvilke roller og ansvar som hvert team og teammedlemmene tar opp når de står overfor et risikoscenario. Autoritativ makt gis til enkeltpersoner til å administrere og avgjøre budsjettene for hver risiko, og de er ansvarlige for å komme med ideer og en plan for disse ideene, med prosjektleder på slep.

Roller og ansvar kan fordeles basert på avdeling, arbeidstittel eller kompetanse hos den enkelte eller teamet. Forsøk å inkludere alle prosjektinteressenter for å få deres innsikt og kompetanse om prosjektstyringsplanen. Disse personene kan til og med sterkt bidra til identifisering av disse risikotiltrengere som kan verves senere i prosjektrisikostyringsplanen.

  1. Brainstorming for løsningsideer

Hvert team tar nå sine risikoer og idémyldringer til ideer som demper truslene. Dette bør være forebyggende tiltak eller beredskapsplaner som er tatt av teamet i starten av prosjektet, for å redusere eller eliminere effektene disse risikoene har på gjennomføringen av prosjektet. Teamet bør tenke på å benytte mulighetene som kommer deres vei, som nevnt i prosjektplanen i planleggingsfasen av prosjektlivssyklusen.

Mulighetene er ofte de positive risikoene i prosjektet, og oftere kan disse mulighetene faktisk nøytralisere den negative risikoen vi fokuserer på. Prosjektledere bør oppfordre prosjektets risikostyringsteam, gjennom måter for prosjektrisikostyringsplanen, å følge nøye med til og med mulighetene for å avbøte risiko.

Basert på de kollektive ideene som kommer fra de forskjellige avdelingene og tankene som har arbeidet med det, trenger prosjektlederen deretter å ta en beslutning om å ramme opp en handlingsplan (POA) for løsningene. Dette er hva vi vil diskutere i neste trinn, som er å lage en plan!

  1. Lage en plan

Risikoen identifiseres, mulige løsninger eller tiltak tas i betraktning, det som gjenstår å lage er en handlingsplan for disse. Denne handlingsplanen er den grunnleggende enheten i prosjektstyringsplanen, og for en prosjektleder som eier denne planen, må de dokumentere alle mulige løsninger for alle de forskjellige risikoer som er identifisert i hele prosjektet. Disse planene er i utgangspunktet risikoreduserende strategier for å holde risikoen i sjakk.

Disse risikoreduserende strategiene vil enten redusere sjansene for at risikoen blir oppnådd, eller vil redusere virkningen av risikoen. Disse strategiene for risikoredusering er født ut fra ideene som er belønnet med ideen om brainstorming. Det er to typer avbøtningsstrategier. De er som følger:

  • Forebyggende - Denne typen strategi gir svar på spørsmålet: “hva skal du gjøre nå?” Denne strategien er utformet på en måte for å redusere sannsynligheten for risikoen eller alvorlighetsgraden av risikomåten før risikoen til og med realiseres.
  • Beredskap - Dette er planlagte handlinger i tilfelle risikoen blir realisert. Kort sagt svarer det på spørsmålet: "hva bør gjøres hvis …?"

Risikoen som er høyest prioritert, må prosjektlederen ivareta, og deres avbøtningsplaner må realiseres før prosjektet starter, eller i henhold til handlingsplanen. Risikoer med lavere prioritet kan tas vare på senere, men kan ikke ignoreres eller overses.

Risikoregisteret skal registrere og dokumentere alle risikoer, rettighetshaverens risiko, handlingsplan som skal implementeres og kostnader forbundet med disse risikoer.

  1. Overvåking og gjennomgang av risiko

Mens prosjektet fortsetter i henhold til prosjektplanen, kjører ved siden av prosjektets risikostyringsplan, og tar vare på alle risikoer prosjektet kan komme på på vei til fullføring. Siden alle inntektene fra prosjektrisikostyringsplanen er dokumentert i risikoregisteret, er det viktig å gjennomgå dette dokumentet med jevne mellomrom. Vurder gjennomgangsperioden som to dager.

Men hvorfor overvåke og gjennomgå? Etter hvert som prosjektet skrider frem, er det en god sjanse for at prosjektet kan støte på eller innse mange flere risikoer eller at risikoen i registeret kan trenge endring.

Prosjektrisikostyring er en iterativ prosess og bør sømløst veves inn i styringen av hele prosjektet. Det bør være tett integrert i rammeverket for problemstyring fordi uavklarte problemer langsomt lykkes å bli potensielle risikoer.

Relaterte kurs: -

  1. Prosjekt Risikostyring
  2. Opplæring i programvareprosjektledelse
  3. Prosjektledelse - Lær alle prosessgrupper og kunnskapsområder

Kategori:

Entreprenørskaputvikling