Performance feedback - Har du noen gang møtt en situasjon da du gikk i bind for øynene og famlet deg gjennom? Å utføre en jobb uten å søke tilbakemelding er noe sånn. Du famler deg gjennom å håpe du på en eller annen måte vil nå målet ditt, men sjansene for det er ganske slanke. Du må vite hvor du skal, om du gjør det rette eller ikke, og hvordan du har det. Den eneste måten å finne ut på er gjennom tilbakemeldinger om ytelse.

Prestasjonsvurdering og evaluering er kjernen i styring av menneskelige ressurser. Vi jobber alle for å få takknemlighet, belønning og en stadig økende lønnspakke.

Når slutten av vurderingsperioden, når alt dette blir nektet for oss å si at vi ikke har prestert i henhold til selskapets forventninger, kommer det som en smekk i ansiktet. Hvorfor fortalte de meg ikke tidligere? Du vil skrike.

Hvis du fra tid til annen hadde oppsøkt tilbakemeldinger om resultatene dine, hadde du kanskje følt at du måtte legge inn ekstra krefter for å komme opp til forventningene. Du ville ha forstått manglene i produksjonen din og ville ha rettet opp områdene der du gikk galt. Så ytelse tilbakemeldinger er nøkkelen til å gjøre det bra på jobben.

Nå, det er ganske åpenbart at i en formell arbeidsmiljø kan du ikke bare lure inn i sjefen til sjefen din og kreve å vite hva han / hun mener om arbeidet ditt. Det er tid og sted for å få tilbakemeldinger.

Så hvordan gjør du det, og hva er prosessen? Før vi går inn på det, la oss diskutere hva tilbakemeldinger om ytelse er og hvordan det skiller seg fra tilfeldige generelle tilbakemeldinger.

Resultattilbakemelding utgjør:

  • Periodisk utveksling av tilbakemeldinger mellom sjefen din og deg om hvordan du har det i jobben din
  • Sammenligning av faktiske arbeidsprestasjoner mot hva som var planlagt i begynnelsen av resultatrevisjonsperioden
  • Toveis utveksling av innspill der arbeidsinnehaveren (du) vil oppgi begrensninger og problemer, og din veileder vil prøve å forstå hva som holder deg tilbake
  • Et forsøk fra din veileder til å coache og veilede deg i å takle dine problemer og veisperringer

Når

Tilbakemelding om ytelse kan gis med jevne mellomrom. Det kan være så hyppig som hver fjortende dag eller kanskje en gang i måneden, avhengig av rapporten du deler med sjefen din og hvordan han oppfatter ytelsen din. Hvis du er komfortabel med det, kan du søke tilbakemeldinger så ofte du tror nødvendig. Vær imidlertid forsiktig så du ikke lurer på sjefen din, eller fortsett å be om tilbakemelding hver gang du gjør noe.

Hvor

Ideelt sett bør stedet for å utveksle tilbakemeldinger om ytelse være et rolig miljø, der folk ikke vil gå inn eller overhøre. Det kan være i sjefen for sjefen din eller et bortgjemt konferanserom; uansett hvor dere begge vet, vil dere ikke bli forstyrret. Du må slå av fra distraksjoner og komme i lytte- og kommunikasjonsmodus.

Hvordan

Dette er den mest avgjørende delen av prosessen. En titt på diagrammet nedenfor vil forenkle prosessen:

Den ansatte (deg) søker resultattilbakemelding fra sjefen din. I prosessen som følger deler du dine problemer og hinder, og din veileder eller leder gir deg en pasienthøring. Han / hun lover å hjelpe til med å fjerne disse hindringene, og rådgiver deg også om hvordan du kan prestere bedre . Han / hun forklarer hva som mangler i ytelsen din, og hvor du må reise.

La oss ta eksempler på resultatene av Sharad. Sharad var en ekstremt bløtpratende tilbakeholden person som assisterende HR-sjef i et firma. Seks måneder etter jobben likte han arbeidet, men ble også oppmerksom på noe galt. Hans kolleger holdt ham på armlengdes avstand, og andre ansatte i avdelingen stoppet samtalen da han gikk. Han ble undret over hvorfor folk unngikk ham når han ikke hadde gjort noe galt. En dag ropte sjefen hans Meera ham til hytta hennes, og forklarte ham årsakene bak utestengelsen hans. Av natur blandet han seg sjelden med kollegene, snakket eller sladret knapt, og var aldri kjent for å dele tillit med noen. I tillegg var han den store sjefens favoritt. Så alle hadde antatt at han var spion for toppledelsen, som måtte holdes på armlengdes avstand. Sharad protesterte mot at han aldri hadde fortalt historier til noen, og han hadde heller aldri forsøkt å hygge seg til toppsjefene. Meera var enig i at hun visste det, men andre gjorde det ikke. Oppfatningen av Sharad blant hans kolleger var at han som menneskelig ressursperson var for reservert og kald. Sharad ba sjefen hans om å hjelpe ham med å løse dette problemet. Meera og Sharad dannet en handlingsplan slik at han kunne forløse sitt image med kolleger og bånd med kolleger.

Så dette var et tilfelle når tilbakemeldinger om ytelse var basert på atferdsmessige aspekter og innebar en planlagt endring av fremtidig atferd.

Resultattilbakemelding kan være om atferdsmessige aspekter av jobben, eller om andre aspekter som:

  • Under oppnåelse av mål eller resultatmål
  • Problemer med kunder eller andre interessenter
  • Unnlatelse av å overholde kontorprotokoller eller forskrifter
  • Mangel på motivasjon fra stillingsinnehaveren
  • Konflikter med andre ansatte
  • Rutinemessige forhold

Så hvordan går du frem for å søke tilbakemelding for å vite hvordan du har det eller hvor du står?

  • Trinn I: Søk tid til å snakke

Snakk med sjefen din om behovet ditt for tilbakemelding om prestasjoner og søk tid fra ham / henne. Husk det faktum at sjefen din kan være opptatt i det øyeblikket og sannsynligvis sette av et så alvorlig tema for en senere dato. Ikke bli motløs. Dette er sensitive temaer som krever dyp tanke og grundig oppmerksomhet. Hvis prosessen gjøres halvhjertet eller med et distrahert sinn, viser det seg selvbeseirende. Sjefen din trenger også tid til å komme inn i den rette sinnsbildet for å gi deg tilbakemelding.

Det er greit hvis han / hun bare nikker og / eller endrer emnet. Saken har gått hjem, det kan du være sikker på. Før eller siden vil sjefen din ringe deg og arrangere et møte mellom dere to.

Ved å ta initiativ til å søke tilbakemelding klarer du å formidle:

  1. Du er bekymret for resultatene dine
  2. Du er proaktiv når det gjelder å forbedre forbedringsområder
  3. Du er motivert for arbeidet ditt

Du har allerede tjent deg brownie-poeng allerede!

  • Trinn II: Gjør deg klar for tilbakemelding om resultatene

Gjør leksene dine før du drar på møtet. Liste over områdene du skal diskutere og søke tilbakemelding på. Hvis det er et presserende spørsmål som må håndteres med sjefen, må du ta det først. Ikke hold det for resultatmøtet.

Resultatet tilbakemelding diskusjonen vil bli ledet av sjefen din, sant, men det betyr ikke at du ikke kan utarbeide din egen agenda for den. Ha en liste over KRA-er (nøkkelresultatområder) eller KPA-er (viktige ytelsesområder) i hånden. Du vil kunne strukturere diskusjonen godt og holde den fokusert på resultatene dine.

  • Trinn III: Hold et åpent sinn

Vær forberedt på å lytte til kritikk og klager. En diskusjon om prestasjonsfeedback er aldri fullstendig uten at begge sider koser seg om hverandre, så ta det i ditt skritt. Sjefen din vil først adressere de svake områdene dine og sannsynligvis minne deg om manglene dine. Men i løpet av diskusjonen vil han / hun også nevne prestasjonene dine, og berømme deg for det.

Ta det gode med det dårlige i rett ånd. En åpen holdning vil tillate deg å innrømme feilene dine og akseptere forslag til forbedring. Lytt med et åpent og objektivt sinn.

Ikke anta at sjefen din vil dra deg over kullene. Han / hun er ikke der for å gjøre livet ditt elendig. Hvis det er noe sjefen din kritiserer om, må du først undersøke den for sin sannhet. Kanskje du ble for avslappet. Kanskje du ikke tok hensyn til detaljer mens du utarbeidet klientrapporten. Kanskje var salgspresentasjonen du ga faktisk halvhjertet forberedt. Vær forberedt på å møte og akseptere virkeligheten.

På samme tid må du ikke fortsette å be om unnskyldning for ting utenfor din kontroll. Angi synspunktet ditt tydelig og nevn veisperringene du står overfor på jobb. På den måten vil dere begge diskutere ærlig områder hvor ytelsen din kan forbedres.

  • Trinn IV: Hold diskusjonen fokusert på arbeidet ditt

Ikke bruk resultatene for tilbakemeldinger som en mulighet til å lufte klagene dine mot alle og andre. Du er flittig med kollegaen din, ok. Kunden din gir deg halsbrann, ikke sant. Men du må fremdeles takle dem som en del av jobben din.

Tilbakemeldingsøkten må fokusere på hvordan du vil forbedre arbeidet ditt. Sjefen din vil hjelpe deg med å takle hindringene. Men ikke klandre alle for din manglende ytelse. Det er ikke profesjonelt, det er ganske enkelt barnslig.

Så i stedet for å si:

“X ga meg ikke innspillene når det var nødvendig. Derfor kunne jeg ikke fullføre rapporten i tide. ”

Si

“Jeg vet at jeg ikke kunne fullføre rapporten i henhold til planen. Men det var fordi jeg ventet bedre innspill fra X, slik at rapporten kunne bli godt avrundet. ”

Ser du hvordan meldingen går over? Sjefen din vil få poenget uten at du klager.

Hvis sjefen din blir for personlig når han kritiserer deg for jobben din, må du forsiktig minne ham / henne på at denne diskusjonen er ment å fortelle deg hvordan du presterer på jobben. Så tilbakemeldingene skal fokusere på arbeidet ditt, ikke personlige egenskaper.

  • Trinn V: Utarbeide en handlingsplan

Performance feedback-økten bør ideelt sett avsluttes med en konkret handlingsplan for å fjerne prestasjonens fallgruver. Sjefen din og du kan lage en liste over områder der du skal legge inn ekstra krefter, og områdene der han / hun vil holde deg eller støtte deg mer.

For eksempel trenger du noen innspill fra finansavdelingen for å fullføre klientforslaget. Til tross for gjentatte påminnelser, gir ikke kontoen personen dataene. Sjefen din kan sette et ord med økonomisjefen for å avtale å gi de nødvendige innspillene.

Eller kanskje din aggressive natur har ført til at en kunde klager mot deg. Du kan tilby å gjøre opp for det ved å være høflig og høflig overfor samme klient fremover. Du kan også love å sjekke holdningen din mens du handler med andre kunder.

Eller kanskje er det en viss konflikt med kolleger i din divisjon. Sjefen din kan love å se objektivt på saken og gripe inn for å etablere fred.

Handlingsplanen som dere begge er enige om, vil ha en spesifikk tidsperiode, dvs. en måned eller fjorten dager. Å holde den tidsavgrenset sikrer at handlingen er effektiv.

Huske:

  • Hvis du trenger mer autonomi i et bestemt arbeidsområde, må du nevne det til sjefen din. Men husk at det også betyr ekstra ansvar. Vær forberedt på det du ber om.
  • Hvis du derimot føler deg overbelastet av ansvar, kan du nevne det også. Du har sannsynligvis for mye på tallerkenen din. Be sjefen din om å avlaste deg fra mindre plikter, eller be om hjelp på disse områdene
  • Hvis noen aspekter av arbeidet ditt bekymrer deg, kan du diskutere det med sjefen din. Det er kanskje noe mindre, men det kan snøball inn i en stor sak senere.

Ikke begrens å få tilbakemelding bare fra sjefen din. Oppsøk støttende kolleger og eldre fra andre avdelinger for å fortelle deg hvordan du har det. Kunder, som du har hatt forretninger med i lang tid, vil kunne gi deg relevante innspill til resultatene dine. 360 graders tilbakemelding gir deg et overordnet perspektiv på styrkene og svakhetene dine sett fra forskjellige vinkler.

Du vil snart lære at det ikke er vanskelig å finne ut hvordan du gjør det på jobben, ettersom folk er mer enn ivrige etter å fortelle deg det. Det er å få den relevante og effektive tilbakemeldingen som vil hjelpe ytelsen din til å bli bedre som til slutt betyr noe.

På slutten av dagen er du den som til syvende og sist er ansvarlig for oppturer og nedturer i resultatene dine. Derfor ligger også ansvaret for å søke ytelse tilbakemelding og handle ut fra det.

Kategori:

Entreprenørskaputvikling