Enten du er enig eller ikke, hvis du er en av disse menneskene som lett blir distrahert, er e-post en av hovedårsakene. Du har gjort tweaks og brukt mange triks, men innboksen din ser ikke ut til å fungere som du vil ha den også. I denne artikkelen vil du lære å være en e-postninja som mesterlig takler alle e-postproblemer. Alt du trenger å gjøre er å velge en av følgende metoder, så blir du ferdig.

Men å artikulere metoder vil ikke hjelpe deg å takle en så overveldende distraksjon. Du trenger fornuft først. Så la oss bringe litt fornuft til e-postproblemene dine, så snakker vi om 5 enkle ting du kan bruke for å avslutte alle e-postkontoproblemene dine.

Å bringe tilregnelighet

Hvor mange ganger sjekket du e-postene dine per dag? Hvis du er en profesjonell eller en som trenger å lese mye e-post, vil tallene være 100, 200, til og med 500. Men hvor mange mennesker vet du som sjekker innboksen (flere) 500 ganger om dagen og føler fornuft ? Du har rett. Det kan ikke være noen på jorden som vil sjekke e-post 500 ganger om dagen. Men de ser ikke ut til å stoppe avhengigheten.

Men midt i denne avhengigheten, kan du se at på grunn av denne innboksen-avhengigheten, går du glipp av dine dyrebare timer regelmessig, dag inn og dag ut? Og ditt beste arbeid er fremdeles ugjort, ditt drømmeprosjekt er ennå ikke fullført og livet ditt er fortsatt på vent.

Så, her er hva du bør gjøre hvis du vil bringe klarhet og fornuft i dagene dine.

  • Slå av internettforbindelsen

Internett er en velsignelse vi alle er enige om. Men for mye av noe virker mot fordelene. Overdreven bruk av e-post er en av slike ting. Folk skjønner ikke det før de er vant til innboksen. Så hva kan være et mulig tiltak for å kurere avhengigheten? Løsningen er så grunnleggende som den kan være. Bare slipp kilden. Hvis du er avhengig av e-post, må du slå av internettforbindelsen i løpet av bestemte tider når du vil gjøre arbeidet ditt. Ikke si at det ikke lar seg gjøre. Alt du trenger å gjøre er å ha litt klarhet i dagen. Planlegg dagen fremover og legg deg bevisst av internett når du vil jobbe (å sjekke e-post er ikke noe vi kan kalle "arbeid"; for noen kan det det, men da klager du ikke over å bruke e-post i overkant).

  • Angi et tidspunkt når du bruker e-post

Hvis du er veldig avhengig av innboksen din, vil det være vanskelig å gi slipp på avhengigheten. Den beste måten å redusere avhengigheten på er å angi et riktig tidspunkt når du vil sjekke e-postkontoproblemene dine. Kanskje to ganger om dagen. For noen er det ikke nok å sjekke e-post to ganger om dagen. I så fall angir du klokkeslettet og sjekk deretter i løpet av de tidsperioder. Men ikke gå mer enn fem ganger om dagen.

  • Kvitt deg med enheten

I denne tidsalderen med moderne teknologi har alle en smarttelefon, og dermed har det blitt betydelig enklere å sjekke og svare på e-post, og samtidig får vi beskjed om hvor mange e-poster vi mottar. Men vi blir redde for ideen om å bli kvitt smarttelefonen. Men hvis vi kan gjøre det, vil vi være i stand til å bringe så mye fornuft i livene våre at vi ikke kan forstå nå. Du kan si at dette er mot virkeligheten. Ja kanskje. Sannheten er at du ikke får betalt for å sjekke e-post. Snarere får du betalt for å gjøre meningsfylt arbeid og bidra til klienten din på en måte som gjør klienten lykkelig. Så selv om du ikke kan bli kvitt telefonen; sett den i flymodus eller slå av Internett når du jobber. Det vil spare deg for mye tid, og dessuten vil det hjelpe deg med å bli sunnere.

  • På jakt etter et stille liv

Hver varsling på en e-post vi mottar får oss til å føle oss viktig. Det får oss til å føle oss underbevisst om at vi gjør viktig arbeid, og at folk erkjenner det via sending av e-post. Men hva om denne konstante e-poststrømmen blir unødvendig. Hva om du vil ha et liv som ikke trenger noen erkjennelse utenfor deg! Hva om du kan føle deg bra bare ved å gjøre et godt arbeid og ikke bry deg over e-post og konstant varsel i innboksen! Ville det ikke gitt mer stillhet og fornuft i livet ditt (profesjonelt og personlig)?

5 enkle triks for å løse dine e-postproblemer for alltid

Dette er de 5 tingene du kan gjøre for å løse alle e-postproblemene dine for alltid. Nei, de er ikke tekniske. Ja, de kan gjøres av hvem som helst uavhengig av hvilken karriere eller yrkesliv noen har.

  1. Bruk 80-20-prinsippet til din e-post og innboks

Du er enig i at de fleste av e-postene dine ikke gir verdi til livet ditt. Det gjør de rett og slett ikke. Selvfølgelig er det få som gjør det, og la oss bare takle dem som gir verdi til livet ditt. Det vi foreslår for deg er disse -

  • Gjenkjenn hvilke e-postsendere du får maksimal verdi fra. Legg til i adresseboken slik at du ikke går glipp av noen e-postmeldinger fra dem.
  • Avslutt abonnementet fra resten av e-postmeldingene.
  • Hvordan vil du gjøre det? Du må bruke et tiltak for å begrense e-postabonnementet ditt. Spor hvor mange e-poster du mottar per dag. La oss si at du mottar 100 e-poster per dag. Nå er det tøft å spore 100 e-postmeldinger. Men du trenger ikke å forholde deg til 100. Bare se hvor mange du vil ha i innboksen (antar 18-20) og gi slipp på resten. Bare abonner og rapporter spam hvis de ser ut til å laste innboksen selv etter å ha meldt seg ut (mange gjør det).
  • I følge Pareto-prinsippet vet vi at bare 20% av tingene utgjør 80% av forskjellen. Det betyr at du kan bruke samme prinsipp for å filtrere ut hvilke som er de som skaper maksimal påvirkning, og at du kan gi slipp på resten.

  1. Har du hørt ordet "slett"

Ja, dette er en av de enkleste måtene å håndtere e-postproblemene dine. Vi har sett mange innbokser fulle av e-poster, 100, 500, til og med 1000 som ikke ble lest eller gitt noen som helst betydning, men likevel, de ligger i innboksen og henter hodene for oppmerksomhet. Men er det nødvendig? Hvis du noen gang har møtt et slikt problem, er den eneste løsningen å velge alt og trykke på 'slett'. Hvis du ikke er i stand til det, er det visse ting som vil lede deg på vei til å lage en tom innboks -

  • Innboksen full av e-poster skaper visuell og gradvis mental tvetydighet. Det minner deg hver dag om hvor mye du ikke trenger dem, men du kan ikke få mot til å slette dem på en gang.
  • Årsaken til at du ikke er i stand til å slette dem på en gang, er at du, som noen av oss, lider av 'i tilfelle' syndrom. Vi oppbevarer ting eller e-post eller meldinger, bare i tilfelle vi i fremtiden trenger dem. Men hvis du ikke har åpnet dem de siste 3 til 6 månedene, må du stole på at du ikke trenger dem lenger, ja ikke engang i nær fremtid. Du kan fortsatt sjekke og slette e-postene du vil slette, men det er en lang prosess.
  • Du kan også bruke trinnvis slettingsmetode. Bare velg å slette 10 e-postmeldinger hver dag etter at du har sjekket. Og ikke la noen ny e-post sitte i innboksen. Hvis de ikke er nødvendige for å slette dem. For gamle e-poster kan du lese dem og slette 10 e-poster per dag. Det vil gjøre ting enklere for deg.

  1. Skrive og svare på e-postproblemer

I forrige seksjoner nevnte vi hvordan du vil kunne fjerne e-postkontoproblemene og gjøre innboksen din tom. La oss snakke om hvordan du skriver eller svarer på e-post i denne delen. Hvis du er en profesjonell og trenger å takle mange kunder, bruk følgende metode for å mestre å skrive e-post -

  • Dette kan betegnes som minimalistisk propaganda, men denne metoden har mange fordeler. Hvis du bruker det, vil det spare deg for tid, krefter og hjelpe deg med å kortere e-posttiden.
  • Når du skriver eller svarer på e-postproblemer, må du passe på at e-posten din ikke skal være mer enn fem setninger lang. Ja, det kan være e-postmeldinger du trenger for å skrive hele agendaen for møtet eller utskriften av en hel rapport. Men i så fall må du forsikre deg om at du bruker et vedlegg (.doc eller .pdf eller .xls). Ikke bruk e-postområdet ditt til å skrive hele saken. Fordi rapporten eller agendaen kan lages til forskjellige tider med eller uten behov for å behandle e-poster.
  • Fordelene med å skrive bare 5 setninger i en e-post er å spare tid fra din side, og samtidig vil det spare tiden for folk som leser e-postene dine. Så skriv bare 5 setninger på e-post og ikke mer.

  1. Lag etiketter

Hvis du bruker Gmail, kan du gå til innstillinger og opprette etiketter. Å lage etiketter vil løse de fleste av problemene dine med å håndtere innboksen. Bruk følgende trinn for å håndtere innboksen din effektivt -

  • Først av alt, lag tre etiketter som skal behandles. Den første etiketten ville være "umiddelbar", den andre ville være "viktig" og den tredje vil være "eliminere".
  • Når du går sammen med planen for å sjekke e-postene dine, kan du legge dem i etikettene du opprettet.
  • Ta kontakt med e-postene som er lagret på etiketten “umiddelbar”. Og hvis arbeidet er utført, behandler du det til den tredje etiketten "eliminere".
  • Etiketten “viktig” har større betydning enn noen etiketter i innboksen. Gi derfor mer vekt på dette. I etiketten “viktig” vil du ha e-postmeldinger som er langsiktige prosjekter eller noe som trenger mer oppmerksomhet enn få sekunder eller minutter. Som du vil være ferdig med dem, behandler du dem for å "eliminere" etiketten.
  • Til slutt, uansett hva du får i "eliminere" -etiketten, se dem en etter en og slett dem fra innboksen.
  • Du kan ikke bruke denne metoden. Strukturer din egen metode. Det viktigste er å ha en metode for innboksen din. Enhver metode vil gjøre hvis den hjelper deg med å skape innboks-fornuft.

  1. Vær oppmerksom når du behandler e-postene dine

I denne alderen av sinnssykt produktivitet har fagfolk glemt verdien av oppmerksomhet. Og mestring over innboksen er ingen bekymring. Selv når du tenker på e-post eller innboks, tenker du alt på å øke produktiviteten. Men sannheten er at tilstedeværelse er viktigere enn produktivitet. Hvis du er til stede, trenger du ikke å bekymre deg for å finne tiden. Du har tid. Og med tilstedeværelse, nå har du også fornuft. Bruk følgende trinn for å være oppmerksom når du behandler innboksen -

  • Når du planlegger å behandle innboksen, må du sakte. Ikke hast. Bare gjør det som om du er på meditasjon i 15-20 minutter. Vær oppmerksom på hver eneste bevegelse.
  • Ikke gå til andre e-postkontoproblemer før du er ferdig med en. Håndter e-postproblemer i innboksen din, en dag av gangen, og du vil se at prosessen ville bli jevnere og enklere.
  • Når du svarer eller svarer på noen, skriver du setningene som om du er fullstendig klar over hvordan du skriver, hvordan du behandler informasjon i tankene dine og hvordan du adresserer.
  • Gi mer preferanse til tilstedeværelse fremfor produktivitet, ja selv når du behandler innboksen.

Tipsene ovenfor kan ikke finnes i en selvhjelpsbok eller en artikkel som omhandler mestring av innboksen. Innboksbeherskelse handler ikke om hvordan du kan kategorisere eller behandle e-postene dine (selv om vi også har nevnt det); det handler mer om hvordan du ikke mister fornuftet. Hvis du følger disse tipsene, vil du se at e-post og innboks ikke smører stort foran deg, og at du dermed vil kunne gjøre ditt største arbeid.

Velg en av ovenstående og prøv å implementere den. Se selv hvordan du kan hjelpe deg selv med å takle mengden av e-postproblemer i innboksen din effektivt.

Anbefalte artikler

Dette har vært en guide for å løse alle e-postproblemene dine for alltid. Nei, de er ikke tekniske, men kan implementeres av hvem som helst. Dette er følgende eksterne lenke relatert til e-postproblemer.

  1. 5 uhøflige e-poster du sender hver dag
  2. 22 fantastiske måter å løse problemer med teknologi (enkel)
  3. 12 effektive måter å få det beste ut av automatiserte e-poster

Kategori:

Entreprenørskaputvikling