Kort om prosjektstyringsverktøy og teknikker
I det nåværende scenariet, til tross for avansert teknologi og mange ressurser, ble ikke prosjekter levert i tråd med forventningene fra interessenter (dvs. å levere prosjektet i en fastsatt tidsramme og tilgjengelig budsjett). Her hvor behovet for prosjektledelse oppstår, er det et strategisk initiativ som leder prosjektet mot de spesifiserte målene ved å strukturere hele prosjektet i å sette i gang, planlegge, gjennomføre, kontrollere / overvåke og fullføre prosjektet. I dette emnet skal vi lære om prosjektstyringsverktøy og teknikker.
Prosjektledelsesflyt
Prosjektledelse flyter på følgende fasemessig måte:
- Innvielse
- Planlegger
- Utførelse og overvåking
- Fullførelse / sluttproduktfase
a) Initieringsfase
Dette er den primære prosjektledelsesfasen for ethvert prosjekt, i denne fasen identifiseres de opprinnelige kravene som følger:
- Med hensyn til prosjektkrav blir det egnede teamet identifisert og brakt om bord
- Omfang og mål for prosjektet er definert tydelig, og alle interessenters forventninger blir tydelig diskutert med teamet.
- Teamet blir tildelt sine respektive jobberoller og ansvarsområder.
- Prosedyrer og formater for publisering av prosjektinformasjon og oppdateringer til interessenter blir gitt til teamet.
- Interne og tverr kommunikasjonsprotokoller og respektive hierarki avsløres for alle interessenter.
- Tilleggsverktøy som er nødvendige for prosjektledelse blir identifisert og gitt teamet.
b) Prosjektplanlegging
Etter igangsetting kommer den store og avgjørende fasen av prosjektet, som er en vei foran rutekart for prosjektledelsen:
- Detaljert prosjektomfang, gjennomførbarhet er definert.
- Alle aktivitetene i prosjektet er listet ned, og deres respektive WBS (Work breakdown structure) er utarbeidet. WBS er ikke noe annet enn å bryte den viktigste begivenheten til et sett med aktiviteter (For eksempel begivenhet : Plante et tre Aktivitet : Å skaffe tre, 2. Grave en grop, 3. Plante tre)
- Etter utarbeidelse av WBS gjennomføres budsjetteringsøvelse der kvantiteten av alle aktivitetene er estimert og konkurrerende priser blir avledet og et foreløpig estimat av prosjektet blir utarbeidet for videre godkjenning (hvor nødvendig endringer gjøres basert på eventuelle merkostnader påløpt i løpet av prosjekt)
- Risikoidentifikasjon gjøres ved selvtolkning eller sammenligning av prosjektet med andre konkurrerende prosjekter, og nødvendige avbøtningsplaner er utarbeidet for å forhindre potensiell risiko.
- Med hensyn til kravet fra interessenter, utarbeides masterplanen ved å sekvensere alle de listede aktivitetene for å utlede prosjektets grunnlinje (ideell / foreløpig) varighet. Det er hovedsakelig 4 typer sekvensering av SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.
c) Prosjektutførelse og overvåkningsfase
- Prosjektleder initierer utførelsen av prosjektet med hensyn til grunnplanen utarbeidet i planleggingsfasen.
- Anskaffelse / distribusjon av nødvendige ressurser og sikre at prosjektet er i henhold til foreskrevne kvalitetsstandarder.
- Prosjektets fremgang spores / overvåkes mot grunnleggende plan ved bruk av forskjellige verktøy (Gantt-diagram, PERT, etc.)
- På grunn av noen uunngåelige omstendigheter kan prosjektet ha tids- eller kostnadsoverskridelser, der grunnplanen eller estimatet skal endres tilsvarende om nødvendig.
- Prosjektstatus opprettholdes i foreskrevne formater gitt i initieringsfasen, og det samme oppdateres og sirkuleres tidsriktig til interessentene i prosjektet.
d) Prosjektnedleggelse / fullføring
- Dette er den siste fasen av prosjektledelse der det bestemte målet oppnås av et prosjektgruppe innen gyldige tidslinjer, fastsatt budsjett og kvalitet.
- Alle nødvendige nedleggelsesregister og avstemminger fullføres og avsløres for interessenter.
- Basert på prosjektopplevelsen utarbeides forskjellige rapporter som prosjektlæringsrapport, kundetilfredshetsrapport, etc. som referanse for fremtidige prosjekter.
- Til slutt blir prosjektet overlevert til kunden ved å sikre at det ikke er noen stein som ikke kan vendes ved å lukke alle sjekklistepunktene eller ved å delta på snags som er hevet av kunden.
Prosjektstyringsteknikkene diskutert over skal strukturere prosjektet og gjøre prosjektgruppen i stand til å sikre følgende:
- Levering av spesifiserte mål med hensyn til interessentens krav.
- Utvikle grunnplaner.
- Estimering og budsjettering av kostnadene for prosjektet i tråd med grunnplanen.
- Bryting av hendelser i arbeidsdelingsstruktur.
- Risikovurdering og reduksjon.
- Prosjektstyring / overvåking.
Verktøy for prosjektledelse
Prosjektledelse er en teknikk som har et bredt utvalg av verktøy som hjelper deg med å utføre oppgaver og utføre ansvar. Det er både manuelle og automatiserte verktøy i prosjektledelse. Noen av de mest brukte teknikkene er:
- PERT - Prosjektevaluering og gjennomgangsteknikk
- CPM - Critical Path Method
a) PERT - Prosjektvurdering og gjennomgangsteknikk
PERT er et statistisk verktøy brukt i prosjektledelse, som ble designet for å representere og analysere oppgavene som er involvert i gjennomføringen av et prosjekt. Dette er en sannsynlig modell som er tidsstyrt.
PERT-planlegging innebærer følgende trinn:
- Alle hendelser / milepæler blir videre klassifisert i aktiviteter og nødvendig sekvensering blir gjort.
- Å utarbeide et nettverksdiagram basert på aktivitetssekvensen der hendelser / milepæler er representert i sirkler og flyt av aktiviteter fra en til en annen er betegnet med piler.
- Ytterligere estimering av tid som kreves for hver aktivitet gjøres i form av timer, dager, uker eller måneder som per prosjektkrav.
- Et forskjellig trekk ved PERT er å håndtere usikkerheten ved kompletteringstidslinjer. PERT-modellen inneholder vanligvis tre typer tidsestimater:
- Optimistisk tid - Best mulig tid for gjennomføring av aktiviteten.
- Mest sannsynlig tid - Høyeste sannsynlighetstid for fullføring av aktiviteten.
- Pessimistisk tid - Lengste tid for gjennomføring av aktiviteten.
Til slutt beregnes det vektede gjennomsnittet med følgende formel:
Forventet tid = (Optimistisk + 4 x mest sannsynlig + Pessimistisk) / 6
b) CPM (Critical path Method)
- Den lengste varigheten for fullføring av prosjektet er den kritiske banen til prosjektet. Den kritiske banen bestemmer den totale varigheten som er nødvendig for å fullføre prosjektet, der hvor lang tid aktiviteten kan bli forsinket uten å utsette prosjektet kalles som slakk tid og aktiviteten kalles som ikke-kritisk aktivitet. CPM er en deterministisk modell som både er tids- og kostnadsdrevet.
Den kritiske banen til prosjektet bestemmer følgende fire parametere for hver aktivitet, som beregnes ved å bruke forventet tid for relevante aktiviteter:
ES - Tidligste start, EF - Tidligste finish, LS - Siste start & LF - Siste finish
- Når nettverket fungerer fremover, bestemmes den første start- og sluttidspunktet for hver aktivitet med henvisning til forgjengerens aktiviteter i nettverket.
- Ved å jobbe i en bakovervendt tilnærming gjennom nettverket, kan vi bestemme den siste start og siste sluttid, noe som betyr tiden der en aktivitet kan starte og fullføre uten forsinkelse i prosjektet.
Slakk = Siste start - Tidligste start (eller) Siste finish - Tidligste finish
Merk: Aktiviteter på den kritiske banen inneholder ikke slakkEksempel:
Nettverksdiagram for PERT & CPM
PERT & CPM skal hjelpe til med å komme frem til den forenklede måten å fullføre prosjekt ved å:
- Identifisering av kritiske aktiviteter.
- Ressursbehov og distribusjon i prosjektet.
- Etablere tidsplaner for ferdigstillelse av prosjekt.
- Definere aktiviteter med slak tid (dvs. ikke-kritiske aktiviteter).
- Avlede avhengigheter og ressursbegrensninger.
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til prosjektstyringsverktøy og teknikker. Her diskuterer vi prosjektledelsesflyten og prosjektstyringsverktøyene for å hjelpe deg med å utføre oppgaver. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -
- Prosjektledelsesplan
- Prosjektledelse Livssyklus
- Funksjoner og fordeler med smidig Oracle
- Implementering av smidig markedsføring
- Guide til programvare for prosjektstyringsverktøy