De viktigste funksjonene i Microsoft Project Plan-

Microsoft prosjektplan er utviklet for å hjelpe prosjektlederne i prosjektledelsen. Microsoft-prosjektet er et intelligent verktøy som har innebygde funksjoner og innebygd med annen programvare, slik at alle oppgavene og funksjonene relatert til prosjektet kan nås og administreres fra ett sted. Det er skjønnheten i Microsoft-prosjektet. Det er annen programvare tilgjengelig i markedet for prosjektledelse, men den mest kjente og mye brukte programvaren er Microsoft Project management software. I dette emnet skal vi lære om Microsofts prosjektplanfunksjoner.

Funksjoner i Microsoft Project Plan

Det er antall fremtredende funksjoner i Microsoft Project. La oss bli kjent med de viktige funksjonene i denne programvaren i detaljene nedenfor:

  1. Planlegg og prognoser prosjektaktivitetene : Planleggingsfasen er hjørnesteinen for ethvert prosjekt. Det er ryggraden i ethvert prosjekt. Planlegging av prosjektet er avgjørende før teamet begynner å jobbe og gjennomføres av prosjektlederen. Prosjektledelsesverktøyet som hjelper i planlegging og oppgaveledelse. Det hjelper også til å prioritere oppgavene i henhold til presserende forhold og andre forhold som gjør prosessen transparent og jevn. Programstyringsprogramvaren hjelper prosjektlederen med å utarbeide alle prosjektaktivitetene og hjelper til med å eliminere eventuelle hindringer. Det hjelper teammedlemmene å være forberedt på sanntidsvansker.
  2. Tidslinjevisning : Microsoft Project-verktøyet har en av de beste funksjonene som er tidslinjevisningen som gjør det mulig å se prosjektets fremdrift og følge med på alle aktivitetene til prosjektet på ett sted. Tidslinjevisningen er veldig viktig under møtene med interessentene, da den presenterer hele prosjektet under presentasjonen i ønsket format. Tidslinjen kan knyttes til en e-post eller PowerPoint-presentasjoner ved hjelp av enkel redigering til formatet.
  3. Allianse / teamarbeid : Microsoft Project planverktøyet er innebygd med funksjoner som fildeling og team-dashboards som hjelper til å knytte alle aktivitetene og teammedlemmene sammen til å øke produktiviteten. De vanlige filene og dokumentene kan deles mellom teammedlemmene som bruker programvaren for å unngå enhver form for feilkommunikasjon og manglende forståelse. Ved hjelp av instrumentpaneler kan prosjektdataene representeres gjennom forskjellige diagrammer og grafer for bedre klarhet og forståelse. Dermed kan prosjektet gå greit med minimale hindringer.
  4. Budsjettanalyse : Microsoft Project-verktøyet gjør budsjettanalysene enkle ved å analysere ressursraten og ressursfordelingskostnaden. De totale utgiftene og de forskjellige årsakene som påvirker de totale kostnadene for prosjektet kan strømlinjeformes ved hjelp av prosjektstyringsprogramvare.
  5. Porteføljestyring : Porteføljestyringen distribuerer, styrer og prioriterer oppgaven på grunnlag av presserende og andre vilkår og betingelser. IT gir deg alternativer for ulike scenarier i prosjektledelsen og hjelper deg med å velge den beste veien. Porteføljestyringen er innebygd med Microsoft Business intelligence-system for å samle og analysere prosjektdataene.
  6. Ressursstyring : Denne modulen i Microsoft-prosjektet hjelper deg med å administrere ressursene effektivt og eliminere muligheten for ledige ressurser. Ressursstyringsmodulen gir full klarhet i de delte ressursene. Det er en rekke begrensninger for et prosjekt som begrenser ressursene som brukes i prosjektet. Ved hjelp av Microsoft Project-verktøyet. Ressursene kan overvåkes og deretter justeres for forskjellige aktiviteter i prosjektet. Prosjektledelsesverktøyene lar også prosjektleder beregne ressursfordelingskostnaden som er veldig viktig for den totale budsjettvurderingen av prosjektet.
  7. Rapportering : Rapportering er en veldig viktig faktor i ethvert prosjekt, og det er forskjellige hierarkier av rapportering som følges under prosjektledelse. Rapportering er en veldig viktig funksjon i Microsofts prosjektstyringsverktøy som lar deg spore prosjektets fremgang på hvert trinn. Hele prosjektdata akkumuleres, analyseres og forskjellige rapporter blir deretter generert i henhold til kravet. Dataene kan fremstilles skjematisk og grafisk. Rapporteringsfunksjonen til dette verktøyet hjelper til med å overvåke ressursens tomgang og kostnadene.
  8. Effektiv datapresentasjon : Microsoft-prosjektet er et veldig effektivt og ekstraordinært verktøy ettersom det gir forskjellige syn på prosjektdataene. Dataene kan presenteres. Jeg danner et Gantt-diagram eller en kalender som hjelper prosjektlederen med å planlegge alle aktivitetene på en felles plattform. Møtene med interessentene blir en herlig godbit ved hjelp av Microsoft Project. En enorm del av data er delt inn i mindre moduler og deretter representert på en effektiv måte, slik at arbeidsfremdriften er tydelig synlig for hele teamet og hjelper til med å identifisere de lagende områdene eller feilene. Ved å bruke forskjellige datarepresentasjoner gjør det lettere å forstå hvor mye arbeid som er fullført og hva som venter.
  9. Ledelse av flere prosjekter : Et blott øye eller en enkelt person har åpenbare begrensninger når du håndterer flere prosjekter. En prosjektleder kan jobbe med ett prosjekt om gangen, men Microsoft Project-verktøyet er bygget for å håndtere flere prosjekter om gangen med full nøyaktighet og uten å påvirke de andre prosjektene som blir håndtert samtidig. Flerprosjektledelse håndteres av Master Project-planen. Dermed hjelper Microsoft Project en enkelt prosjektleder til å veksle mellom forskjellige prosjekter samtidig som det gir prosjektdata, samarbeid og rapportering på samme plattform. Flerprosjektledelsesfunksjonen til Microsoft-prosjektet spiller en veldig viktig rolle under prosjektmøtene.

Konklusjon

Alle de ovennevnte funksjonene i Microsoft Project gjør prosjektledelse og prosjektassistanse til en fantastisk og en merrier opplevelse og bidrar til å utrydde trengsel i vellykket gjennomføring av et prosjekt. Microsoft Project er et vakkert samarbeid mellom teknologi og menneskesinn som hjelper til med å levere prosjektet på tidslinjen. Det reduserer eller reduserer belastningen og lar teamet være klare til å møte enhver eller enhver slags utfordring når de skal nå målet om prosjektgjennomføring.

Anbefalte artikler

Dette har vært en guide til Microsoft Project Plan. Her har vi diskutert antall viktige funksjoner i Microsoft Project. Du kan også se på følgende artikkel for å lære mer -

  1. Prosjektdokumentasjon
  2. Faser av prosjektledelse
  3. Tekniske ferdigheter for prosjektleder
  4. Viktigheten av prosjektledere

Kategori:

Entreprenørskaputvikling