Rapportering av prosjektledelse

Kommunikasjon spiller en viktig rolle i utviklingen av alt vi mennesker snurrer med. Enten det er en virksomhetsverden gjennom et visst medium, lander vi alltid videre med budskapet eller synspunktene våre for at andre skal være mottakelige og konsumere tankene i tankene våre. I oppsettet av en prosjektledelsesrapportering har vi denne effektive kommunikasjonen brakt til oss i form av rapporter. Innenfor prosjektledelsesrapportering er det mange forskjellige rapporter som er nøye konstruert og sendt for å velge enkeltpersoner eller grupper av mennesker, slik at kommunikasjonen vår om prosessen med prosjektet er tydelig, presis og effektiv.

I denne artikkelen skal vi se på verdenen for rapportering av prosjektledelse og alt den omfatter.

Hvorfor trenger vi en prosjektledelsesrapport?

Innledningen sier klart behovet for effektiv kommunikasjon i medlemmene i organisasjonen og de som er utenfor organisasjonen, og for dette formålet har vi prosjektledelsesrapportering på plass. Selv om vi i de fleste tilfeller ofte har forskjellige medier som kommuniserer til store målgrupper, og kommunikasjonen som er gitt, kan være helt ubrukelig for noen som mottar den, er det akkurat her vi må se opp til effektiv kommunikasjon, der kommunikasjonen er tydelig og presis og omtrent hva som trengs. Vi trenger aldri å bekymre oss for å oppdatere de forskjellige interessentene på prosjektlisten hvis vi har et effektivt system for rapportering av prosjektledelse på plass for å gjøre det.

Med et prosjektstyringsrapporteringssystem på plass har du en regelmessig og formell prosess med å distribuere rapporter som vil oppdatere viktige interessenter om aspektene til prosjektet de trenger å vite. På denne måten kan du beskytte prosjektgruppemedlemmene og prosjektinteressentene dine mot uventede overraskelser og ting som er ekstremt kritiske for å bli kjent. Det er gjennom rapporter vi forstår prosjektets fremgang og tempoet det løper gjennom prosjektplanen. Vi vil til og med forstå hva som hindrer prosjektet i å gå raskere og ha sjansen til å analysere de forskjellige aspektene av prosjektet mot prosjektstyringsplanen, som ble satt opp effektivt før.

Bortsett fra å være et av de sentrale aspektene ved kommunikasjon, kan prosjektledelsesrapportering brukes effektivt av ledelsen for å opprettholde en dokumentert historie om prosjektet og dets prosedyrer. Med denne historien på plass, kan det utføres analyser på dem for å trekke lærdommer, evaluere prosessene og lære om styrkene og svakhetene ved prosjektets fremdrift. Disse leksjonene kan integreres i mainstream-læringen til prosjektledelseskontoret i organisasjonen og slynges ned til alle de forskjellige prosjektene i organisasjonen.

For å oppsummere, håper prosjektledelsesrapportering å være:

  • Den effektive kommunikasjonsforbindelsen mellom alle de forskjellige interessentene om prosjektet og organisasjonen
  • Hjelpende hånd med å samle viktige data og informasjon for å holde oversikt og journal over prosessen med prosjektet
  • Systemet som sikrer mottak av informasjon til nødvendig personell når det er nødvendig
  • Poenget med kunngjøringer når prosjektet når en milepæl
  • Ryggraden i organisasjonens forståelse av prosjektet, dets ledelse, plan og mål

Topp 5 typer rapporteringsverktøy for prosjektledelse

I denne delen vil vi se på 5 forskjellige typer prosjektledelsesrapporteringsverktøy som det er når det gjelder prosjektrapportering i prosjektstyring og dets system. Hver av disse typene spiller en sentral rolle i utviklingen av prosjektet og den jevne overgangen til prosjektet fra det begynnende stadiet til det vellykkede stadiet.

# 1 Timesheetrapport

Sammen med alle aspekter av prosjektet under kommandoen din, som prosjektleder, bør en av de viktigste prosjektstyringsrapportene som kan inneholde i listen over rapporter, være Timesheet Report. I denne rapporten vil du finne alle detaljer knyttet til tiden ressursene dine legger i mens du jobber med prosjektet.

En timesarkrapport kan være veldig interessant og nyttig for rapporteringsverktøyet for prosjektledelse, siden den kan sjekke følgende detaljer for deg:

  • Tid hver ansatt har investert
  • Arbeidet er fullført på en bestemt dag, uke eller måned
  • Ansvarlighet for hvert teammedlem mot oppgaven som er tildelt dem
  • Overbelastning eller underutnyttelse av ressursen på prosjektene
  • Mennesker ledelse for å bli gjengitt til en bestemt ressurs

Denne rapporten må sendes av prosjektledere til teammedlemmene. En prosjektleder kan ty til bruk av rapporteringsverktøy for prosjektledelse for å spore tid. Disse rapporteringsverktøyene for prosjektledelse kan brukes av teammedlemmene deres for å få dem til å spore tiden nøyaktig. På denne måten har en prosjektleder en fullstendig ide om tiden og kreftene som brukes på fullføringen av en bestemt oppgave eller hele prosjektet.

# 2 Utgiftsrapport

Se for deg en situasjon hvor du skal gå sammen med prosjektet, og etter din mening går det greit, slik det er ment. Ditt teammedlemmer ser bra ut og oppgavene går som planlagt, innen tidslinjer. Når prosjektgjennomføringen er avsluttet, setter du sammen med teammedlemmene sine totale utgifter på prosjektet, og du beregner budsjettet som forbrukes av ressursene og hvert eneste brukt materiale. Til overraskelse overrasker beregningene dine fordi kostnadene som påløper er langt utover budsjettet som ble tildelt prosjektet, og det du trodde var et vellykket prosjekt er faktisk et prosjekt druknet i tap. Ikke gått som planlagt, kanskje, hvis du hadde en utgiftsrapport som gjør rundene ukentlig, kunne du ha forutsett dette og tatt utbedrende tiltak for å forhindre at prosjektet går utover budsjettet.

En utgiftsrapport vil beskrive alle utgifter du har pådratt deg, og du kan også holde disse arkene foran det planlagte budsjettet. Denne rapporten kan sees av prosjektlederen og interessentene, som godkjenner budsjetter på en ukentlig basis, men registrering av utgiftene, enten de er store eller små, skal gjennomføres i sanntid.

# 3 Prosjektstatusrapport

En av de viktigste prosjektledelsesrapportene er prosjektstatusrapporten. At dette gjør den til den omfattende rapporten, er det som gjør den til en viktig rapport. Hele prosjektets status skal gjenspeiles i denne enkeltrapporten. Du kan ha det enten i et diagram og grafikkformat, eller du kan ha dataene og informasjonen foran deg i form av regneark.

Statusrapporten for hovedprosjektet vil indikere følgende statuser knyttet til prosjektet:

  • Arbeidet er fullført
  • Forsinket frist
  • Variasjon i timeplanen (planlagt kontra faktiske faktorer)
  • Variasjon i kostnad (planlagt kontra faktiske forhold)
  • Problemsporing
  • Risikosporing
  • Ventende oppgaver

Bortsett fra disse, kan du legge til eller trekke fra det du trenger å vite om dette prosjektet og dets status. For mer informasjon om prosjektstatusrapporter, kan du besøke blogginnlegget som jeg nylig har lest, her. Glad prosjektledelse som rapporterer til deg!

# 4 Ressursbelastningsrapport

I likhet med Timesheet-rapporten, vil ressursrapporteringsrapporten spore hvor mye arbeid som tildeles hvert prosjektmedlem. Denne prosjektledelsesrapporten er svært gunstig for prosjektlederen i oppdrag eller tildeling av arbeid. Hvert teammedlem blir også oppdatert med denne rapporten slik at de kan sjekke oppgavene sine for uken, og hvis det er mangel på arbeid, kan de henvende seg til prosjektlederen sin og sette i gang et arbeid de kan gjøre.

Ressursarbeidsbelastningsrapporten kan også brukes til å predikere prosjektmengden på en bestemt dag, slik at prosjektlederen kan være foran spillet sitt og deretter flytte prosjektplanen når arbeidsmengden pågår. De kan til og med regne ut en skikkelig plan og sjonglere arbeidet i påvente eller i rørledningen.

# 5 porteføljerapport

Dette er en prosjektledelsesrapport spesielt for prosjektledere som håndterer mer enn ett prosjekt til enhver tid. Denne rapporten viser frem porteføljen deres på jobb for de mange prosjektene de har under seg. Som vist vil denne porteføljerapporten vise frem antall prosjekter som prosjektlederen håndterer, og vil sikre at de viktige datoene ligger ved siden av omtale av prosjektet. Disse datoene vil inkludere alle milepælsdatoer, prosjektets fullføringsdato, og vil også oppgi den nåværende statusen til prosjektet når det går fra et prosjektstadium til et annet.

Dette er en ganske liten rapport og kan være valgfri for mange. Jeg syntes dette var veldig viktig for meg, og det hjalp meg å holde rede på alle prosjektene mine og hva som trengte min oppmerksomhet mer enn det andre på det bestemte tidspunktet.

Beste prosjektrapportering i prosjektledelsesmetoder

Å komme med en prosjektrapportering i prosjektledelsesrapporten kan få deg gjennom søvnløse netter og tidlige morgener og fundere på hva som kommer videre, hvordan bygger jeg faktisk som mitt prosjekt, og hvordan vil rapportene mine se ut. I denne delen vil vi se på følgende:

1) Dos for å lage en enkel prosjektrapportering i prosjektledere

2) Måter å gjøre prosjektrapportering i prosjektledelse meningsfylt

# 1 Dosene for å lage en enkel prosjektrapportering i prosjektledelse

Nå skal vi se på de forskjellige måtene og virkemidlene for prosjektrapportering i prosjektledelse som du kan innpode i prosjektstyringsrapporten for å oppnå effektiviteten du trenger.

  • Gjenbruk av eksisterende rapporter - ved å bruke prosjektmaler kan du ikke gå glipp av noe som helst, og kan lede deg nøyaktig til det du trenger under innsamling av prosjektbehov og data- og informasjonsinnsamling.
  • Bruk to-the-point data - ikke slå rundt busken og kom til punktet med riktig data og enda viktigere de nøyaktige dataene for rapportene dine.
  • Hold etikettene enkle - når du merker grafer og diagrammer eller rader og kolonner med data, må du forsikre deg om at de er korte og presise.
  • Data skal kunne brukes - uansett hva du representerer i rapporten, skal de ikke være statiske data, men informasjon som kan utøves eller viser bevegelse i prosjektet.
  • Gi rom for folk å svare på rapporten - mange dager etter utgivelsen av rapporten din for å be folk om deres mening om de tingene som vises i rapporten.
  • Ta kontakt med folk om deres forståelse av rapporten - sitt sammen med folk fra teamet ditt, andre lag, eldre og toppledelsen og spør dem om inntrykket rapporten gir dem når du slipper dem.
  • Delegert prosjektledelsesrapportering - ha en dedikert person til å utarbeide rapportene for deg og ikke fortsett med å gjøre dem selv; du kaster bort tid.
  • Grafikk fungerer bedre - bruk alltid diagrammer og grafiske fremstillinger i stedet for regneark med data, da de vil fortelle deg historien om prosjektet.

# 2 måter å gjøre prosjektrapportering i prosjektledelse meningsfylt

For å gjøre prosjektledelsesrapporten mer meningsfull, er det viktig at du bare formidler nok informasjon etter behov. Når du formidler denne planlagte og platede informasjonen, er det avgjørende at du fremdeles holder deg til en viss retningslinje; Ellers er det en god sjanse for at du spiller med data og informasjon overalt. For at du skal bruke mindre tid på å samle en rapport og gjøre den overbevisende for leseren, må du holde deg til linjene du tegner og gi svar på følgende kommentarer:

  • Arbeidet er fullført

Oppgi i rapporten hva som har skjedd i løpet av uken, eller angi et tidsvindu som kreves av at du rapporterer, si, fjorten dager eller en måned. Gjør en oversikt over alt som er sagt og gjort i prosjektets verden, i rapporten. Du vil da kunne skalere fremdriften din og følgelig ha innsikt i hva som skjer videre.

  • Hva blir det neste

Snu konsentrasjonen din til neste etappe av prosjektet, og sørg for at du har prosjektledelsesrapport som viser handlingsplanen som finner sted etter at du har utdypet gevinstene og tapene i den forrige regnskapsperioden. Hold det rapporterte lyset, og ikke fokuser eller forstørr et bestemt område i rapporten. Selv om du trenger å dykke ned i detaljene for deg selv som prosjektleder, kan det hende at rapportene som går ut til andre personer i prosjektet ikke trenger det nivået med detaljert informasjon. Kjenne publikummet ditt og utarbeide rapporter deretter.

  • hindringer

Forutse problemene du forutser, og list dem ned i rapportene. Noen rapporter har kanskje ikke begrepet problemer som blir oppført, men der det er mulig, sørg for at interessentene dine vet at du har tatt hensyn til problemene eller hindringene du kan møte når du utfører et bestemt stadium i prosjektet. Rapporter disse ned med handlingsplaner som kan implementeres når disse hindringene blir møtt med.

  • Tegn ut en trend

Hold et fremdriftsskjema alltid for hånden, og sørg for at du har trendlinje for enhver anstrengelse du har gjort. Fortsett med dette, så får du fart på deg. La viktige resultatindikatorer vise deg hvordan prosjektet ditt blir håndtert, og det vil hjelpe deg enormt med rapportering av prosjektledelse.

Anbefaling Artikler

Dette har en guide til prosjektledelsesrapport. Her har vi også diskutert de 5 beste typene rapporteringsverktøy for prosjektledelse. Du kan også se på følgende artikler.

  1. Topp 6 typer prosjektledelseskontor (PMO)
  2. 7 effektive nyttige trinn for å velge det rette settet av prosjektgruppemedlemmer
  3. Topp 7 viktige open source prosjektstyringsverktøy
  4. 10 beste prosjektledelse som en karrierevei
  5. 4 Effektiv og nyttig måte å takle vanskelige teammedlemmer på
  6. Fantastiske spørsmål om prosjektledelse