Introduksjon til tidsstyringsaktiviteter
Enten løper du dagen, eller dagen løper deg. Dette gjelder for de fleste av oss som har et noe ustabilt forhold til tiden.
Ofte føler vi at tjuefire timer ikke er nok på en dag. "Så mye å gjøre og så lite tid", går kjæledyrsklagen vår. De fleste av oss sliter med å passe inn i vårt arbeid innen de frister som er spesifisert for oss og ender opp med å klage over at selv etter å ha prøvd vårt ytterste, fremdeles har det kort tid. Å håndtere tid effektivt er en ferdighet som må tilegnes med nøye og kontinuerlig praksis. Hemmeligheten bak profesjonell suksess for folk flest ligger i det faktum at de har lært effektive tidsstyringsaktiviteter.
10 Fantastiske produktivitets- og tidsstyringsaktiviteter
I det øyeblikket du hører om tidsstyringsaktiviteter, hva tenker du på? La meg gjette. Du tenker på ett av følgende:
- Jeg vet alt om tidsstyringsaktiviteter. Ingen trenger å fortelle meg hvordan jeg skal bruke tiden min bedre.
- Åh, jeg er håpløs når jeg skal klare tiden min. Ingenting kan virkelig hjelpe meg med å gjøre det bedre.
Hvis du har krysset av for a), så la meg fortelle deg at de beste lederne ofte faller i tidsfeller som senker produktiviteten og spiser bort i deres fullstendige timeplan. For eksempel kommer det inn en presserende post, og du skynder deg å svare på den. Arbeidet ditt i fremdrift forblir akkurat det … i gang. Eller en presserende innkalling kommer inn fra sjefen, og du lar alt for å ivareta det. Eller noen kolleger begynner å diskutere et saftig emne, og du blir sugd inn i samtalen, og før du vet ordet av det, er det på tide å sende inn arbeidet ditt, og du er langt etter. Så tror du ikke at du kan tjene på tips om tidsstyringsaktiviteter?
Og hvis du er den typen som har krysset av for b), så er det håp for deg ennå. Alt går ikke tapt. Tid er en ressurs som alltid virker knapp for din type, selv om det ikke alltid er din skyld. Enten er du overbelastet med arbeid eller er rett og slett ikke organisert godt nok. Uansett hva det er, kan du helt sikkert dra nytte av noen velutviklede tips for å håndtere tiden effektivt.
Tid er en ressurs som vanligvis etterspørres veldig, og følgelig veldig mye. De fleste av oss løper hele tiden mot tiden eller prøver å fylle ut så mange ting som mulig på så lite tid. Paradoksalt nok prøver noen av oss å fylle ut tiden, da vi ikke har noe særlig å gjøre. For slike mennesker, uten meningsfull ansettelse, ser dagen ut til å strekke seg og fortsette.
Uansett hva forholdet vårt til denne verdifulle ressursen er, er det aldri ideelt. Har du noen gang møtt en person som har sagt “Jeg klarer tiden min bra? Hvert øyeblikk utnyttes godt. ”? Min gjetning er nei. Til og med de mest suksessrike administrerende direktørene og lederne har blitt flustete og prøver å administrere tiden sin effektivt.
En av grunnene til at tiden er en så uvurderlig ressurs med mye etterspørsel, er at den ikke kan fylles på. Når den er borte, er den borte for alltid. Ingen innsats eller penger vil bringe tapt tid tilbake.
Riktig tidsstyringsaktiviteter er med på å forbedre den generelle livskvaliteten, foruten å gi oss bedre arbeidsglede og arbeidsprestasjoner. Arbeidslivet vårt blir mer effektivt og vi kan glede oss over fritiden vår hvis vi klarer å styre tiden. La oss se hvordan vi kan bruke denne ressursen optimalt på arbeidsplassen for å øke vår produktivitet og tilfredshet.
1. Ikke alt arbeid som kommer til bordet ditt er like viktig.
Du må vite hva som er prioritert. Spør deg selv:
- Hva må jeg gjøre?
- Når gjør jeg det?
- Hvor godt gjør jeg det?
Alle papirer eller e-post merket haster trenger ikke leses da og der, og forstyrrer arbeidsflyten. Du må prioritere arbeidet ditt i rekkefølge av betydning og haster. Eller du kan være i fare for å gjøre andres prioritet til din egen.
Hvis du har mer enn én viktig oppgave i vente, kan du planlegge hvordan du skal fullføre disse. Bestem deg for arbeidsoppgaven. Ikke la forstyrrelser eller avbrudd kaste deg ut av banen. Hold timeplanen foran deg, med en oppgaveliste. Merk av for varer når og når de er ferdige. Å prioritere hjelper deg med å fokusere på å takle de viktige tingene først, og deretter håndtere rutinemessige forhold.
2. Planlegg dagen
Nå kontor eller arbeidsplass før angitt tid, litt foran andre. Sett deg rolig og planlegg dagen fremover. Digitale arrangører kan hjelpe deg med å planlegge oppgaver og minne deg om disse. Hold av tid til å møte interne og eksterne kunder, og en tid for samhandling med kolleger og teammedlemmer. Selvfølgelig vil ikke timeplanen din gå akkurat slik du planlegger den, så ta godtgjørelser for mindre variasjoner.
3. Forsøk å fullføre arbeidet innen et bestemt tidsrom
Tidsstyringsaktiviteter hjelper dine arbeidsoppgaver og holder seg til tidsplanene. Ikke strekk arbeidsdagen din, eller ta med deg hjem hjem. Forsøk å fullføre ting innen den spesifiserte arbeidstiden. Gruppeoppgaver som har overlappende tidsspenn. Hvis du for eksempel går for å møte en klient, kan du bruke ventetiden til å fylle rutineformater. Foreta billettbestillinger online mens du betaler regningene. Hvis det er et planlagt møte, hold det fokusert på dagsordenen og skriv ned diskuterte punkter. Når folk ser deg holde seg til tidsplaner, pleier de å respektere tiden din også.
Anbefalte kurs
- Opplæringskurs for kundeservice
- Gi merke til kursene dine
- Sertifiseringstrening i innholdsmarkedsføring
4. Begrens multi-tasking
Ja, multi-tasking ser veldig bra ut på papiret, i virkeligheten gir det deg mer angst og halsbrann enn å konsentrere deg om en enkelt oppgave på en gang. Du tror du ivaretar ti ting på en gang, men faktisk lar du alle oppgavene være i forskjellige faser av ferdigstillelse. Markedsrapporten er ufullstendig, kunden din venter, din kollega ber om svar, og sjefen din vil ha filen du lovte å fullføre arbeidet med. Du begynte å jobbe med alle disse, men ble fort overveldet og fullstendig forvirret. Etterbehandling oppgaver en etter en gir en følelse av tilfredshet og kontroll.
5. Delegere litt arbeid
Du trenger ikke å gjøre alt selv. De mindre oppgavene kan delegeres til juniorpersonalet. Be telefonoperatøren om å ringe for deg. Få en peon til å føre tilsyn med utskrifts- og kopieringsarbeidet. Rutinemessige kontorarbeid som mailing, oppfølging osv. Kan delegeres til assistenter. Konsentrer deg om de større og betydningsfulle oppgavene. Forsikre deg om at delegatene rapporterer fremdriften til deg. Ellers vil du ha et større problem med å reparere arbeid som ble feil utført.
6. Gjør de ubehagelige oppgavene først
Ingen av oss ønsker egentlig å gjøre det vi ikke liker, men det må jobbes. Bruk litt tid på morgenen til å planlegge hvordan og når du skal takle de ubehagelige oppgavene. Hvis du har unngått å møte en cranky kunde, kan du planlegge den en stund på dagen og få den over med. Den kjedelige rapporten du har fått tildelt? Begynn å jobbe med det og få det fra tankene. Uferdig arbeid har en tendens til å okkupere plass i tankene dine. Jo mer du frister, desto mer tungvint blir oppgavene, og desto mer motvillig føler du for å starte dem. Ikke legg av disse oppgavene. Takle dem en etter en.
7. Ikke sjekk meldingene og e-postene dine gjennom dagen
Sett av tid til å sjekke disse, og hold varslene av resten av dagen. Ikke sjekk e-posten din nå og da. Å sjekke e-post og svare på disse spiser mye av arbeidstiden vår, så gjør det bare til det planlagte tidspunktet, og ikke i den gjenværende arbeidstiden. Det distraherer deg, og før du vet ordet av det, vil du bruke hele dagen på å svare og svare på ikke-presserende post og tekster.
8. Sett av tid for papirer og brev
I stedet for å lese ting når og når de finner veien inn i skuffen, holder du en tid til side, helst på ettermiddagen for å lese. Perioden etter lunsjtid er slak, les mailen din og brev på det tidspunktet. Bruk denne tiden til å skrive notater eller bokstaver. Bortsett fra svært presserende post som må besvares umiddelbart, kan alt vente til ettermiddag. Skriv korrespondansen på et tidspunkt der du ikke blir presset av annet presserende arbeid eller telefonsamtaler.
9. Lær å si nei
Dette er en viktig taktikk vi alle trenger å ta i bruk. Vi skal kunne si nei til urimelige krav til vår tid. De fleste følger en ad hoc-praksis med å stille krav og forespørsler om å få gjort jobber. Gjør det klart at tiden din er dyrebar, og folk må respektere den. Si nei til folk når de kommer til deg med ikke planlagte forespørsler. Når du er opptatt med en oppgave, gjør det klart at du ikke vil underholde noen plutselige endringer i timeplanen din. Den viktigste grunnen til at vi alltid har kort tid er at vi bruker det meste på å gjøre arbeid vi ikke hadde planlagt eller planlagt tidligere. Lær å nekte folk høflig.
10. Søk hjelp av støttende medarbeidere i tidsstyringsprosessen
Be en nyttig kollega om å hjelpe deg med å følge arbeidsplanen din. Han / hun kan minne deg på når du går av banen og hjelpe til med noen av arbeidsmengdene dine når ting blir uutholdelig. Støtten fra kolleger inspirerer oss ofte til å holde oss til prosessplanene for tidsstyring.
Du vil kanskje også lese effektive apper for tidssporing.
Nå som du har en ide om skritt du må ta for tidsstyringsprosess, kan du ta denne quizen for å se om du klarer å følge tipsene.
- Jeg når arbeidsplassen min 10 minutter før tiden.
Ja / Ikke ennå
Hvis svaret ditt ikke er ennå, bukk opp. Du trenger den ekstra tiden til å planlegge dagen og samle ideene dine. Det er verdt innsatsen, stol på meg.
- Jeg gjør de viktigste oppgavene først.
Alltid / Noen ganger
Hvis du ikke gjør det viktige arbeidet før det haster, vil du snart sitte å gispe etter pusten med presserende oppgaver som alle krever oppmerksomhet. Og sjefen din vil ha rapporten, som i går!
- Min daglige timeplan hjelper meg med å planlegge og utføre oppgaver
Ja, noen ganger
Har du likevel ikke gjort det for vane å skrive daglige gjøremål på en liste? Du vil fortsette å jobbe tilfeldig, og svare på krav når og når de kommer uten en følelse av prioritering.
- Jeg leser posten og tekstene mine når de kommer.
Ja / Noen ganger / Nei
Hva diskuterte vi om gjentatt kontroll av meldinger og e-post? Gjør det på ettermiddagen eller tidlig på morgenen før ting starter. Og husk, ingen Whatsapp eller Facebook i kontortiden, vær så snill.
- Det er noen ting jeg legger ut til å være helt uunngåelig
Ja Nei
Så du fortsatt utsette og satt av ubehagelig arbeid? Vokse opp og takle de tøffe tingene først.
- Jeg nekter kollegene mine innimellom når de ber om noe arbeid fra meg.
Ja Nei
Hvis du har lært å si nei, utmerket. Hvis du ikke har det, så vær forberedt på å imøtekomme uønskede krav i siste øyeblikk på tiden din.
- Jeg har eliminert unødvendige oppgaver eller delegert disse
Ja Nei
Fortsetter du fortsatt med å kalle deg selv? Delegere eller bli overbelastet med repeterende og ukreative ting mens de viktige tingene fortsetter å vente.
- Jeg er ferdig med ett arbeid om gangen før jeg går videre til det neste
Noen ganger / Nei
Så du gjør tjue ting samtidig? Siden du er en slik multitasker, hvor mange oppgaver har du fullført ennå? Sjansen er ingen. Konsentrer deg om å gjøre en ting om gangen.
Å skape et lønnsomt forhold til tid tar tid og konstant praksis. Tidsstyringsprosess krever en bevissthet om oss selv og våre daglige vaner og handlingene som fører til bortkastet tid. Hvis vi bevisst kan gjennomgå livsstilen og vanene våre, kan vi oppdage og eliminere en rekke bortkastede aktiviteter.
Så ta deg tid til vennen din og alliert. Etablere et givende forhold til denne ressursen og forbedre arbeidsutbyttet og kvaliteten. Det krever litt selvdisiplin og kontroll. Snart vil du finne deg selv å løpe fremover ved hjelp av tidsstyringsaktiviteter i tide og levere bedre arbeid enn kollegene. Beste ønsker!
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til riktig tidstyringsaktiviteter som hjelper til med å forbedre den generelle livskvaliteten, i tillegg til å gi oss bedre arbeidsglede og arbeidsprestasjoner. Dette er følgende eksterne kobling relatert til tidsstyringsaktiviteter.
- 15 profesjonelle tips og tidsbesparere mens du bruker ZBrush (nyttig)
- Topp 7 beste tidssporing-apper for å øke produktiviteten
- 4 måter å utnytte kraften i sanntidsanalyse
- 10 beste viktige av kald anropsteknikker
- 3D Coat vs ZBrush: Best Differences