Introduksjon til kommunikasjon i prosjektledelse
Før vi har på oss en jumpsuit og begynner å beskrive viktigheten av kommunikasjon i prosjektet, må vi ha en klar forståelse av 'prosjektledelse'. Prosjektledelse er disiplinen ved å bruke prosedyrer, retningslinjer og prinsipper for å lykkes med å lede et prosjekt fra unnfangelse til fullføring. I tillegg er det algoritmen å planlegge, organisere og kontrollere bedriftens ressurser for å flytte visse oppgaver / aktiviteter mot fullføring.
Definisjon av prosjektledelse
Wikipedia definerer prosjektledelse som "disiplinen for å sette i gang, planlegge, utføre, kontrollere og lukke arbeidet til et team for å oppnå et spesifikt mål og oppfylle spesifikke suksesskriterier".
Generelt forbinder vi dette begrepet 'prosjektledelse' med næringene som bygg, informasjonsteknologi, ingeniørvitenskap, helsehjelp som har et sammensatt sett av komponenter som på en viss måte kan ordne for å nå målet innen en tidsperiode. Selv om hver bransje rammer inn prosjektmetodikkene på bakgrunn av dens behov, er likevel prosjektlederens ansvar nesten det samme, inkludert å bestemme oppgave, fullføring og også kvalitetskontroll av det ferdige produktet.
Faser av kommunikasjon i prosjektledelse
Fra konseptualisering til fullføring er det fem faser som har blitt brukt for å levere et vellykket artikulert resultat.
1. Initiering : Denne fasen bestemmer begynnelsen av prosjektet. Når prosjektlederen har fått godkjenning, starter han eller hun dokumentasjonen av konseptbeskrivelsen som inkluderer målet basert på formålet med prosjektet og det ønskede resultatet med beregning av risiko.
2. Planlegging: I denne fasen verbaliserer prosjektlederen strategi for å oppnå målet med streng overholdelse av tidslinjen. Han eller hun kan velge teammedlemmer og fastslå oppgavene / aktivitetene, fordelingen av det samme blant medlemmene i teamet med gitte milepæler og viktige suksessparametere. Innstilling av arbeidsplan og kommunikasjonslinje vurderes også i denne fasen.
3. Utførelse: Prosjektleder implementerer ressursene for å produsere det ønskede utfallet slik det blir kritisert i prosjektplanen.
4. Kontrollering: I denne fasen overvåker prosjektlederen teamarbeidet for å justere den prosjekterte ytelsen som bestemt i planleggingsfasen.
5. Lukking: I sluttfasen leverer prosjektlederen det endelige utfallet til sine overordnede og letter den administrative oppgaven hvis det gjenstår.
Effektiv kommunikasjon i prosjektledelse
For å oppnå målet med suksess, er effektiv kommunikasjon nøkkelfaktoren som prosjektlederen bør huske på siden begynnelsen av formulering av en strategi. Derfor kan vi si at effektiv og effektiv kommunikasjon er livsnerven i enhver form for prosjektledelse. Mange prosjekter mislykkes på grunn av ineffektivitet eller mangel på kommunikasjon. I følge rapporten fra PMI (Project Management Institute), bør en prosjektleder bruke 90% av sin tid på å kommunisere med interessenter og teammedlemmer. Vellykket ledelse er avhengig av tydelig kommunikasjon om mål, prestasjoner, ansvar, prestasjoner, utfordringer samt tilbakemeldinger fra kunder med teammedlemmene som generelt tilhører en mangfoldig gruppe mennesker. Regelmessig rapportering av prosjektets fremdrift og status til interessentene er den avgjørende delen av effektiv prosjektledelse. Så, riktig kommunikasjonsstyring som består av tre prosesser, reduserer risikoen for svikt til en viss grad. Dette er noe av den effektive kommunikasjonen i prosjektledelse.
- Plan for kommunikasjon
- Administrer kommunikasjon
- Overvåke kommunikasjon
Plan for kommunikasjon
Det første trinnet i kommunikasjonsplanen er å finne ut analysekravene for kommunikasjon. Det er så mange opplysninger om prosjektet, men hvilken informasjon som må sendes til hvem er viktig å bestemme. Kommunikasjonsplanen må være detaljert nok som dekker opp alle faktorene inkludert publikum (teammedlemmer, interessenter, kunde), mål, kanal (kommunikasjonsmedium som muntlig, skriftlig), etc.
Administrer prosjektkommunikasjon
Det er prosjektlederens ytterste ansvar å implementere kommunikasjonsplanen. Dette inkluderer -
- Innsamling og analyse av data.
- Distribuere og overføre meldinger.
- Lagring av kommunikasjonsrapporter, filer eller dokumenter.
- Innhenting av lagret kommunikasjon.
- Avhending av gammel kommunikasjonsrapport eller prosjektnedleggelse eller dato.
Overvåke kommunikasjonsplan
Prosjektlederen skal overvåke og kontrollere kommunikasjonsstyringsplanen gjennom hele livssyklusen.
I forbindelse med prosjektkommunikasjon er det "utveksling av kunnskap, ferdigheter og erfaring". Det er tre viktige kommunikasjonsområder som betaler mye vekt for suksessen til ethvert prosjekt. De er -
- Intern utveksling av informasjon.
- Utveksle informasjon og rapportere med prosjektinteressenter.
- Prosjektmarkedsføring
Det er viktig at prosjektlederen skal tenke seg kommunikasjonsstrategien etter prosjektets anledning. Hva kommunikasjonsmetoder vil følge er den alvorlige beslutningen fra prosjektleder. Selv om metodologiene, enten aktive eller passive, kan differensieres på grunnlag av organisasjonsstruktur og bransjestandard. Dette er noen metoder for effektiv kommunikasjon som en prosjektleder kan tilpasse seg for å kommunisere effektivt og bevisst med teammedlemmer og interessenter.
Metoder for effektiv kommunikasjon
Å kommunisere effektivt hjelper deg med å utvikle et positivt miljø, la oss finne noen få metoder for effektiv kommunikasjon.
1. Aktiv eller synkron kommunikasjon
Hvis alle medlemmene eller partiene deltar i utveksling av informasjon samtidig, kalles kommunikasjon synkron kommunikasjon.
en. Live Meeting - Bli med alle teammedlemmer på samme sted.
b. Videokonferanse - Live videokonferanse.
c. Konferansesamtale - En telefonsamtale der to eller flere enn personer deltar.
d. Lydkontroll - Som konferansesamtale, men det blir utført på nettet ved å bruke programvaren som Skype.
e. Datamaskinassistert konferanse - Audio-konferansesamtale med en tilkobling av datamaskiner der et regneark eller dokument vises og det kan redigeres av begge parter.
f. IM (direktemeldinger) - Utveksling av talemeldinger eller tekst ved hjelp av popup-vinduer som Google Hangout.
g. SMS - Utveksling av meldinger via mobiltelefoner eller personlig digital assistent.
2. Passiv eller asynkron kommunikasjon
Mange kommunikasjonsformer i prosjektledelse krever ikke tilstedeværelse av alle teammedlemmer eller parter på samme sted. Denne typen kommunikasjon kalles asynkron kommunikasjon. Det inkluderer:
en. E-post - Elektronisk post er mye brukt til å koordinere prosjektet og for å kommunisere mellom teammedlemmer.
b. Faks - Faksmaskin brukes mye rundt om i verden som en pålitelig prosess for overføring av dokumenter.
c. Blogger - Noen prosjektledere skriver blogger om sine opplevelser av forskjellige utfordringer de har møtt under gjennomføringen av prosjektet. Disse bloggene kan være nyttige for den fremtidige beslutningsprosessen.
Med utviklingen av moderne teknologier blir det mulig å samle alle teammedlemmene fra hvor som helst i verden.
Prosjektlederen kan velge hvilken som helst kommunikasjonskanal med teammedlemmer eller interessenter, men kommunikasjonen blir effektiv ved å realisere hva som kommuniseres med effektiv tilbakemelding fra forskjellige interessenter. Aktiv lytting, sterk presentasjonsevne, ferdigheter i konfliktløsning etc. er trekkene i kjernekompetansen til en vellykket prosjektleder.
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til kommunikasjon i prosjektledelse. Her diskuterte vi konseptet, faser og forskjellige effektive kommunikasjonsmetoder i prosjektledelse. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -
- Tekniske ferdigheter for prosjektleder
- Prosjektdokumentasjon
- Introduksjon til prosjektledelse
- Topp 10 prosjektledelse Myter Busted