Vi kommer til å begynne denne med en fantasi …

Den store sjefen har tilkalt deg etter lunsjpausen, og du venter på å angripe den neste utfordringen han kaster mot deg. Avskjær deg der ivrig bever, fordi sjefen din stråler mot deg og sier: "Hallo ABC, du hadde det veldig bra på det interne teammøtet i dag. Jeg vil at du skal håndtere teampresentasjonen på neste kvartalsmøte. Og bruk gjerne PowerPoint mens du er inne på det. Jeg vil se det første utkastet neste uke. Jeg vet at du er klar for det. Lykke til!"

Du klapper deg selv og tier lydløst, “YESSSS!” Det er din store sjanse til å bli lagt merke til av overordnede utenfor teamet ditt. Du kommer til å rocke det!

Feil, la oss komme tilbake til virkeligheten!

Vet du at et oppsiktsvekkende stort antall mennesker gjør det galt med presentasjonen, spesielt når de bruker PowerPoint? Det er nesten som om de blir late eller selvtilfredse, og forventer at verktøyet skal gjøre alt arbeidet sitt. Hah!

Ikke gjør feil; Microsoft PowerPoint er et enormt allsidig verktøy. Men kanskje den største styrken er å gjøre det du lar det gjøre, og hoppe over det du ikke gjør. Det er opp til deg å bruke kraften i hendene for å gjøre presentasjonene dine skarpe og effektive. Men ikke bekymre deg. Med de enkle tipsene som er beskrevet her, vet du hva du skal finpusse i presentasjonen og med PowerPoint, så du kommer ut som en vinner hele veien!

4 tips for å lage effektive Microsoft PowerPoint-presentasjoner:

  1. Hold fokus på meldingen

Det er utrolig hvor mange som begynner å forberede presentasjonen sin med en gal blanding innen PowerPoint. Ikke! Husk alltid at du og budskapet du vil formidle er av største betydning, ikke din kompetanse med verktøyet. Så lag en solid oversikt over den fine Powerpoint-presentasjonen på papir først, og hell alle dine kreative, analytiske og markedsføringsevner i den. Når du er rimelig klar over meldingen du vil formidle til publikum, kan PowerPoint hjelpe deg med å finpusse resten.

Hvordan PowerPoint kan hjelpe deg:

Lag ditt første utkast på papir. Hvor mange lysbilder ser du omtrent? I det minste bør du ha:

  • En intro (til deg selv og emnet).
  • Lysbilder som kommuniserer hovedmeldingen.
  • Seksjonsoverskrifter / pauser, introdusert senest hver 6-7 melding for å beholde publikums oppmerksomhet.
  • Et par lysbilder med medieelementer som bilder, grafer eller lyd / video for å bryte monotonien.
  • Et lysbilde for spørsmål (valgfritt).
  • Lukker lysbildet, gjentar den endelige handlingen.

Når du har det store bildet på plass, legger du ut det andre utkastet i PowerPoint ved å lage en tom presentasjon (Fil-> Ny-> Tom presentasjon + Opprett-knapp), og dykk rett inn i lysbildesorteringsvisningen (Vis-> Slide Sorter ). Dette er en ganske enkel visning som viser miniatyrbilder av alle lysbildene. Bruk dette til å lage antall lysbilder du ønsker som følger.

  • Høyreklikk hvor som helst i denne visningen og velg Ny lysbilde. Dette vil opprette et nytt lysbilde med standardoppsettet. ELLER,
  • Kopier og lim inn (forhåndsdesignet) lysbildet flere ganger for å gjenskape utformingen.

For hvert lysbilde angir du "layout" (Hjem-> Layout) i henhold til papirutformingen. Dette bestemmer den totale sammensetningen av lysbildet - antall elementer / seksjoner i lysbildet, plasseringen av hvert element, en tittel om nødvendig, etc. PowerPoint har minst 9 innebygde layouter som passer de fleste behov. Populære oppsett inkluderer Tittel (for et dramatisk åpningsbilde), Tittel og innhold (for påfølgende lysbilder) og Seksjonstittel (for seksjonspauser i PowerPoint-presentasjonen).

Presentasjonen din er nå klar for ekte innhold. Du kan slappe av når du vet at du enkelt kan endre noen av ovennevnte attributter når som helst du ønsker. Men ved å skissere dette grove utkastet raskt (trinnene ovenfor bør ta deg mindre enn 5 minutter), bruker du minimumstid på å effektivt maksimere bruken av PowerPoint-verktøyet!

  1. Hold det visuelt rent

Dette betyr at PowerPoint-presentasjonen din er lett å se, så publikum ikke utvikler ømme øyne eller føler seg tvunget til å vende seg midtveis gjennom den bemerkelsesverdige presentasjonen. Merk følgende når du fyller lysbildene med innhold.

Hvordan PowerPoint kan hjelpe deg:

  • Bruk en jevn bakgrunnsdesign på alle lysbildene dine for en jevn visuell flyt. PowerPoint letter dette gjennom Design-> Temaer . Uten et tema, må du manuelt redigere designelementene til hvert lysbilde. Men et tema kommer som en "designmal" med forhåndsdefinerte innstillinger for bakgrunnsfarge / former / grafikk, layout, font-sett (for tittel, brødtekst, overskrift osv.), Effekter og bakgrunnsstiler. Når du har valgt et tema på et lysbilde, påvirker det alle lysbildene. Dette inkluderer alle tilpasninger du gjør til det opprinnelige temaet.
  • Velg en god skriftstørrelse for all teksten din. Når du står foran på pallen, kan et lysbilde se bra ut og tydelig for deg. Men når du sitter bakerst, ikke så mye. Så test fontstørrelsen på avstand (som å bruke en 2 cm skriftstørrelse i 10 fot avstand, 4 cm skriftstørrelse i 20 fot avstand, og så videre). En annen anbefaling er å bruke Sans Serif (ikke-loopy) skrifter som Arial, Geneva eller Helvetica, over Serif-skrifter som Times New Roman eller Courier. Dette reduserer uskarpheten slik at teksten din forblir leselig selv på avstand.
  • Bruk Bullet Points med omhu. Det er noen som sverger ved dem, og noen som foretrekker å kaste dem. Hvis du velger å bruke dem, kan du på en unødvendig måte unngå tekstinnpakking med setninger som gyt flere linjer. Dette er mindre tiltalende og mer forvirrende. Hold i stedet setningene dine korte og enkle slik at meldingen kommer uten unødvendige frills.

For eksempel,

  • “Lag en PowerPoint-presentasjon som er visuelt tiltalende for publikum, ved å bruke en balansert blanding av design og medieelementer”.

Dette kan forkortes til -

  • “Lag PPT med visuell appell”.

Merk: Når du holder lysbildet innholdet bevisst kort, vil du ikke være i stand til å selvtillit være avhengig av dine punktutsatte lysbilder for å presentere seg. Men dette er gode nyheter. En PowerPoint-presentasjon som kan kjøres av seg selv uten din deltakelse, ber om presentasjon-selvmord! I stedet, forbered bevisst lysbildet ditt, slik at du må delta proaktivt under presentasjonen, og tydeliggjøre de finere detaljene for publikum. DU driver showet, ikke PowerPoint.

La grafikken din snakke mer enn tusen ord - noe som betyr at de er mektige effektive i å pakke hullet! Sannheten om grafikk er at vi alle elsker dem: bilder, utklipp, grafer, diagrammer og mye av dem. De gjør øyeblikkelig PowerPoint-presentasjonen din mer attraktiv og mindre kjedelig. Men hvis du legger til dem i overkant, risikerer du å enten overvelde publikum, eller å underselge innholdet ditt (melding). Så velg riktig balanse ved å bruke færre, men mer meningsfylt grafikk.

Hold grafer og diagrammer rene. Ja, det er det arbeidet igjen, rent. Du kan øve på dette på følgende måte:

  • Bruk lekmann-vennlige etiketter for å forklare grafen / diagrammets elementer. Unngå å bruke tall, spesialtegn og teknisk sjargong; det tar allerede mer hjernekraft å forstå en graf eller et diagram enn et bilde.
  • Legg til tilleggstekst for eksplisitt å fange høydepunktene i grafen / diagrammet, så dette er åpenbart for publikum. Hvis du for eksempel presenterer en salgsgraf på tvers av regioner, kan det være lurt å legge til tekst for å fremheve topp / bunnregion og sammenligning med i fjor. Disse tallene kan implisitt fanges opp i diagrammet; men ved å legge til tekstetiketter som eksplisitt fremhever denne informasjonen, sikrer du at publikum legger merke til og husker denne viktige informasjonen.

Merk: Kompleksanalytiske diagrammer kan få deg til å se mer intelligent ut, men det lar publikum føle deg lurt og redusere effektiviteten til PowerPoint-presentasjonen. Hold i stedet grafene og diagrammene ganske enkle slik at de ikke trenger en statistikk-doktorgrad for å avkode dem. Nyere PowerPoint-versjoner leveres forhåndsinnlastet med minst elleve karttyper (som søylediagram, kolonnediagram, kakediagram osv.) Som enkelt kan inkluderes i presentasjonen med bare noen få museklikk og datainnsatser. Hvis du bruker over 5 minutter på å sette inn et diagram i PowerPoint-presentasjonen, bør du vurdere det kompliserte og ikke verdt publikumets oppmerksomhet.

Bruk farger med høy kontrast for å tiltrekke deg ekstra oppmerksomhet. Med temaer sørger PowerPoint allerede for at lysbildets bakgrunnsfarger i tilstrekkelig grad kontrasterer med tekst / linjefarger for maksimal synlighet (som å bruke mørk fargetekst over lys bakgrunn eller omvendt). Men i PowerPoint-presentasjonen din kan det hende at du har 1-2 lysbilder som fortjener ekstra oppmerksomhet, slik at du vil fremheve dem annerledes. Farger i høy kontrast lar deg gjøre dette enkelt (som grønn / gul, blå / rød, svart / hvit, etc.). Men bruk dette med omtanke, siden for mange fargekontraster kan forlate publikum med hodepine!

Anbefalte kurs

  • Online Certification Training i Mac Excel 2011
  • Opplæring i Outlook 2010
  • Fullfør Mac Outlook 2011-kurs

  1. Stram PowerPoint-presentasjonen

Ok, da har du lagt opp lysbildene dine og fylt dem med relevant innhold. Du har også sørget for at publikums oppmerksomhet forblir hisset på dine meningsfulle lysbilder ved å forbedre deres visuelle appell. Du er klar til å levere den fantastiske PowerPoint-presentasjonen. Eller kanskje ikke bare ennå.

Et tåpssikkert tips som garanterer PowerPoint-presentasjoner av bedre kvalitet hver gang, er å "stramme" PowerPoint-presentasjonen, der hvert enkelt lysbilde leverer en enorm trøkk.

  • Kan du redusere innholdet i lysbildene? Gjør kulepoeng kortere og tekst smartere?
  • Kan du redusere det totale antallet lysbilder? Eller bytt ut et lysbilde eller to med en overbevisende grafikk?
  • Kan du forenkle animasjonene eller overgangene (tilgjengelig via fanene Animasjoner og overganger) som brukes etter hvert lysbilde, slik at presentasjonen flyter uten for mange distraksjoner? (Noen ganger blir publikums oppmerksomhet avledet til disse overgangene enn selve lysbildet!)
  • Hvis du bruker eksterne (online rekvisitter) som videoer fra andre nettsteder som skal spilles av under presentasjonen, kan du da inkludere dem i presentasjonen for en jevnere flyt? Her kan du utforske LiveWeb, et integreringsverktøy som kobler eksterne webvideoer til en presentasjon på harddisken.
  • Til slutt, velsign presentasjonen din med et unikt merke - DEG. Hvilket varemerkestempel vil klassifisere denne presentasjonen som din? Lyse farger? Rett, men skarpt innhold? Spiffy audiovisuelle? Merk presentasjonen din med merkevarens nærvær!

  1. Stram leveransen

Det er den store dagen, og med tipsene ovenfor er du redd for ærefrykt med din fabelaktige presentasjon. Vel, nesten. Det er noen få små tips du må utøve, helt i siste øyeblikk. Her er de:

  • Respekter tid. Uansett hvor fantastisk presentasjonsforberedelsene dine er, slår du av publikum hvis du er opptatt med tiden. Administrer tiden din med omhu. Start, bryt og slutt på prikken på klokken.
  • Gjør en klesøving før du presenterer for ditt live publikum. Dette betyr at du gjør en prang av presentasjonen din i det faktiske rommet hvor du vil levere den. Dette gir deg muligheten til å fange potensielle feil tidlig (som endring i projektorens oppløsning, fargefeil, diskfeil, etc.), og løse dem før den endelige leveransen.
  • Hvis du presenterer fra den bærbare datamaskinen, slår du av skjermspareren. Det siste du trenger er å ha den brennende skjermspareren som brenner presentasjonen din midtveis!

Hvordan PowerPoint kan hjelpe deg:

Hvis du kobler til en projektor,

  • Bevæpn deg med en peker. Det er mer fancy enn å gå opp til skjermen for å peke teksten din med fingeren. Og mindre distraherende!
  • Benytt deg av PowerPoints “Presentasjonsvisning”. Dette lar deg gyte presentasjonen din over to visninger:
  • Audience's View, som spilles av på projektorskjermen. Dette viser bare hovedpresentasjonsbildene.
  • Ditt syn, som spilles av på den bærbare / datamaskinskjermen. Dette viser detaljene, inkludert notatene dine, lysbildesorteringslisten (for raskt å hoppe over flere lysbilder) og hovedbildet.
  • Du kan aktivere Presentasjonsvisning ved å merke av "SlideShow-> Use Presenter View" -knappen (tilgjengelig i versjoner 2010 og over).

Til slutt, vet du at de største goof-up amatørpresentantene lager? De presenterer til veggen, eller projektorskjermen, eller podiet bordplaten, eller skoene deres … du får driften! Se publikum frimodig i øyet, og presenter innholdet ditt for dem med selvtillit. Engasjer dem gjennom hele presentasjonen med spørsmål, vitser, historier, personlige anekdoter, etc. Disse er kanskje ikke en del av kortstokken din, men de vil oppfordre publikum til å svare på karismaen din og delta mer i presentasjonen. Først da leverer du en enorm effektiv presentasjon, med eller uten PowerPoint. Nå skal du virkelig rocke det!

Kategori:

Tips for Excel