En e-post er en måte å kommunisere mellom ytterligere to personer for utveksling av informasjon eller tanker. Det er en myk kommunikasjonsplattform der folk samhandler om et emne, varsler om en hendelse eller et annet formål. E-postmeldinger er skrevet på kommunikative språk slik at personen kan forstå intensjonen. Det grunnleggende problemet med e-post er at innholdet kan være misvisende på grunn av mangel på tone og følelser i det skrevne formatet, og leseren kan tolke den faktiske betydningen som forfatteren ønsker å uttrykke.

Funksjoner av frekk e-post

Funksjonene som viser at en e-post er uhøflig, blir vervet nedenfor.

  • Krenkende språk eller nedsettende innhold som brukes til å respektere leseren, noe som er tydelig fradragsberettiget, er et tegn på en frekk e-post. Det falske språket som brukes på en frekk måte for å vise respekt, trakassering eller trussel blir utsatt for rettslige skritt.
  • Bruk av store bokstaver eller store bokstaver som betyr at forfatteren roper om deg, er også en respektløs måte å kommunisere på.
  • Å forlate høflighetene i søpla og ikke bruke dem mens du skriver, er også et tegn på en frekk kommunikativ e-post. E-postmeldingen uten hei eller hei-delen virker som et krav eller en kommando og betyr uvitenhet eller dominans. Hvis posten er en del av et pågående emne, kan honnørene og høflighetene ignoreres som ikke gir noen form for uprofesjonalitet.
  • Innholdet i e-postene som sier uvennlige ord til deg og forteller noe med en uhøflig henvisning måte å formidle personlige graver, er ikke et godt stykke post som skal prises.
  • Unødvendig bruk av utropstegn og spørsmålstegn blir ofte sett på som en uhøflig oppførsel i den etiske verdenen for e-postskriving, med mindre du kommuniserer med vennene dine og ønsker å uttrykke de økte følelsene dine. Graden av vekt som vises ved bruk av spørsmål og utropstegn, bør bedømmes deretter i henhold til situasjonen.
  • Det er uhøflig å kopiere materialet fra en større fisk og sende det til deg for å utlede at arbeidet eller noe skal gjøres ved kommando med en bossig tone.

Sende uhøflig e-post

Fra listen over indikasjoner på en frekk e-post, kan du forstå de grunnleggende funksjonene i en e-post som kan skade leserens stemning. Det er en vanlig feil begått av nesten alle e-postforfattere. Uansett hvor velopplagt og sofistikert en forfatter er, noen ganger på grunn av omstendigheter han eller hun kanskje unner seg det uhøflige format utilsiktet. Mens vi snakker med noen, har vi gaven til våre uttrykk og tone i stemmen som uttrykker halvparten av intensjonen. Våre gester og ansiktsuttrykk bestemmer stemningen i samtalen, men i tilfelle e-postene kan uttrykkets tomrom bare fylles med valg av gode ord som samsvarer med intensjonen.

I en e-post samtale, prøv å finne den rette tonen i kommunikasjonsemnet ved å passe deg selv i leserens sko. Dette trinnet hjelper mye med å forstå publikum, og det er også en fordel å skrive en e-post. E-post er designet for enkle samhandlinger og sparer mye dyrebar tid. Men hastverk og feiltolkning kan gjøre velsignelsen til en rotete samtale og uønsket friksjon. Feilene skal identifiseres og tas vare på for å komponere en riktig e-post som er riktig forstått av personen i den andre enden.

5 typer frekk e-post

Listen over 5 skjulte feil som gjør situasjonen til rotete, vil hjelpe deg å identifisere problemene som gjør e-post uhøflig og uprofesjonell.

  1. Carbon Copy factor (CC)

Når du sender en e-post og CC noen, får de se e-posten som en del av kjeden til mottakerne. Men karbonkopiering hele tiden er en irriterende ting blant leserne. Å alltid legge til mottakerne uten grunn for å gjøre dem oppmerksom på posten gjenspeiler ikke god væremåte. Noen ganger blir det veldig irriterende for leserne å finne navnet sitt vedlagt en mail med mindre det er veldig viktig.

På den annen side når en mail blir sendt til en gjeng med mottakere for å tjene et kommunikasjonsformål, kan det virke veldig uprofesjonelt å svare alle mottakerne utilsiktet med 'takk' eller annen bekreftelse på e-posten. Å få en annen e-post i samme kjede bare for en bekreftelsesbevegelse er veldig irriterende for de ansatte som får dusinvis av dem i arbeidsprosessen.

Trikset for å unngå denne irriterende vanen er å behandle e-postprosessen som en personlig samtale. Tenk på kravet til postene og lag samtaleskriptet der du lett vil finne at de enkle kvitterende e-postene ikke er obligatoriske eller påkrevde som utløser irritasjonen hos de travle leserne. Å sende en frekk e-post kaster bort leserens tid og produktiviteten til teamet synker. Bryt vanen med å svare alle i en postkjede, og la alle beholde roen.

  1. For kort til å forstå

Hvordan føler du deg når du utdyper et faktum til noen og etter fullføringen svarer han eller hun med et lite nikk eller bare en holdning? Denne oppførselen er veldig irriterende. Den samme saken står for e-postskrivingen også. Hvis avsenderen har gjort en god innsats for å få deg til å forstå fakta med riktig og detaljert beskrivelse, er et kort svar som 'takk', 'notert' eller 'har det' veldig irriterende. Avsenderen mener at all innsatsen går forgjeves på grunn av det verdiløse svaret. Du har ikke makt til å uttrykke følelser angående emnet, og de små svarene virker veldig uhøflige og respektløse, selv om du har uttrykt det med riktige følelser fra din side. Intensjonen din må gjenspeiles riktig i svaret ditt for å få avsenderen til å motta meldingen om at du har bekreftet posten og er forpliktet til handlingen. De apatiske svarene er utilsiktede, men leseren kan få et galt bilde som ikke er sunt for fremtidige formål.

Den beste måten å unngå slik spenning på arbeidsplassen er å kommunisere på en mer human måte. Å skrive “Jeg fikk beskjeden, og jeg vil kunne svare den ordentlig neste dag” er langt bedre enn å skrive “Har det”. Det kaster et bedre aspekt ved å bry seg mot avsenderen og gi verdi til e-posten han har skrevet for å bruke tid. Den enkle meldingen blir mer akseptabel når det blir investert litt mer tid til å svare.

  1. ASAP- eller URGENT-taggen

Emnet for en e-post er ment å kaste lys over intensjonen til det omfattende stykket. Det er kort og til poenget. Men noen ganger når du setter etiketten haster eller hastverk, blir hele e-posten et poeng med uhøflig vekt for leseren. Det faktum at det haster eller haster kan ikke behandles via e-post, ettersom de er ment for fritidsoppslag. Hvis saken er så presserende, er det bedre å kommunisere via telefon. Du kan bare ringe personen og løse saken umiddelbart og heller vente på svaret på den andre siden. Hastighetsetiketten i emnelinjen gir leseren en negativ og uhøflig tone.

Det er to måter å unngå spenningen til 'presserende' tagg i emnet. Hvis problemet kan kommuniseres i en avslappet modus og e-postens intensjon er å gjøre leseren oppmerksom, må du fjerne den presserende taglinjen eller ASAP-formatet fra emnet. La ham få beskjeden og reager på samme måte. Men hvis saken er så presserende, må du kontakte ham via et bedre medium for øyeblikkelig reaksjon og løse det. Hvis saken bare kan formidles via post, må du ha den muligheten til å utarbeide en sterk emnelinje som vil gi en god vekt på at det haster uten å bruke det frekke innholdet. På arbeidsplassen sjekker alle ansatte e-post ofte, så sjansen for øyeblikkelig svar er alltid der. La leseren forstå presset og reagere deretter. Emnelinjen vil gjøre jobben når den er satt i riktig tone. Å fange oppmerksomheten via en god emnelinje er den riktige måten å håndtere problemet på. Legg til linjer som angir tidspunktet for svaret som trengs av de berørte personer, og leseren vil reagere på samme måte.

  1. Den nedverdigende tonen

E-postene er ment for kommunikasjon som er ment for utvikling i en positiv retning. E-postene som blir sendt for å fortelle ansatte eller kolleger om arbeidsprosedyrene deres som indikerer feil hele tiden, kan gi en uhøflig tone. Det er en måte å kritisere, og som vi alle vet at kritikk kan være positiv og konstruktiv. E-postene som er ment å peke på urett, avleder entusiasmen fra den ansatte. Når tilliten er nede, vil kvaliteten på arbeidet også forringes. Negativitet må unngås i e-postene for å holde arbeidsstyrken dedikert og styrket. På den annen side er det også viktig for å fremheve feil og utbedring for fremtidens selskap.

Den samme støyen ligger i kommunikasjonen via e-post. Du kan ikke vise uttrykk eller tone i intensjonen, og det er derfor helt åpenbart at kritikk av e-post kan treffe direkte i leserens følelsessone. Å bruke negative ord setter en dårlig tone i e-posten og kan lett motivere leseren. Hvis du har tenkt å gi negative synspunkter om noens prestasjoner, så legg den på en slik måte at den gir en konstruktiv kritisk tone. Unngå å bruke ord som gir en negativ innvirkning og unne deg å bruke positive ord som leverer den negative sansen, men på en oppmuntrende måte. Å varsle en persons dårlige resultater er ikke en kakertur. Du bør forstå følelsen bak personens grad av flid. Sett tonen i posten i så måte og skriv en god brikke. Hvis situasjonen er så ille, er det best å håndtere prosessen i stedet for å sende en nedsettende e-post. Hvis e-post er det eneste alternativet, kan du skrive stykket på en samtale måte der personen kan forstå den virkelige intensjonen bak det og kan absorbere kritikken lett.

  1. Robottilnærmingen

Å bruke e-post som kommunikasjonsmedium er veldig vanlig på arbeidsplassen. Men noen ganger på grunn av stor arbeidsmengde og virksomhet glemmer vi å legge til konnotasjoner. Fraværet av "takk", "takk" og "hilsen" er veldig vanlig i e-postene som gjenspeiler en robotisk tilnærming til arbeidet. Det er ikke en regel å ha disse ordene obligatoriske i e-posten, men deres tilstedeværelse gjenspeiler enkle menneskelige følelser. Leseren kan betrakte deg som umenneskelig hvis du hopper inn og smeller en fil i ansiktet og forlater rommet. Tilnærmingen ser ut til å være en del av en samlebånd.

Å sende umenneskelige post er som å gå inn på et kontor eller avlukke og overlate en rapport som skal fullføres uten å utveksle et eneste ord om erkjennelse. Det er ganske frekt. Legg noen sekunder i komposisjonen din for å innlemme ord som gjenspeiler den menneskelige delen av avsenderen. Det er ikke slik at du må spørre hvordan han gjør det eller forhøre seg om familiemedlemmer for å bevise deg selv som en vellyst, men et enkelt hei og andre anerkjennende ord gir et mykt innslag i tilnærmingen. Unngå også strenge ord som kan gjøre deg annet enn en mekanisk del i teamet. Sett tonen på en mykere og menneskelig måte slik at mottakeren kan korrelere med intensjonene dine og handle på samme måte.

I et nøtteskall

Livet handler om å forenkle banen. Hvert trinn er relatert til kommunikasjon. En enkel feil eller uvitenhet ødelegger hele prosessen. Å skrive en e-post på en sensitiv måte kommer fordelene ved liming og utvikling i alle aspekter. Angi tonen slik du har tenkt å fortelle mottakeren og kommunisere i samsvar med dette, slik at du unngår misforståelser. La leseren oppfatte budskapet ditt ordentlig.

Kategori:

Entreprenørskaputvikling