Hvordan ha effektive møter? Møter er en integrert del av en hverdag i en bedrift, og antall timer du bruker på møter øker når du stiger høyere i en organisasjon. Bortsett fra noen få roller som har en " individuell bidragsyter " i naturen der det er relativt mindre å delta på møter, vil i alle andre roller en betydelig del av en persons arbeidshverdag tilbringes i møter.
Mens på inngangsnivå kan prosentandelen av tiden brukt på møter være så lav som 5-10% av den totale tiden, men på seniornivåer kan denne tiden skyte opp til 90-95% av arbeidstiden. Ikke rart personer på seniornivå trenger å være arbeidsnarkomane, da de trenger å finne tid utover arbeidstiden deres som brukes på møter for å få jobben gjort.
Siden så mye av en organisasjonstid blir brukt på møter, er det viktig å forstå hvorfor har vi møter? Siden i en stor organisasjon alle oppgaver blir fullført av team av mennesker som jobber sammen, er de fleste av møtene i en organisasjon interne møter for å oppnå noe av det spesifikke formålet som.
Du vil lære det å møte internt spesifikt effektivt arbeid-
1. Hvorfor har vi møter?
2. Møtekostnader (KOM)
3. Tips for hvordan du skal ha effektive møter
# 1: Forhåndsarbeidstips
# 2: Tips under møtet
# 3: Etterarbeid (etter møtet)
I) Hvorfor har vi møter?
- Informasjonsdelingsmøter: - Disse møtene gjennomføres for å dele informasjon og oppdateringer fra tid til annen, for eksempel - effektive møtetreninger, ny policy osv.
- Statusoppdateringsmøter: - Disse møtene brukes når et sett med personer eller sett med team jobber sammen om en annen del av et prosjekt og trenger å dele oppdateringer om statusen til arbeidet de gjør. Disse møtene er typisk repeterende og blir gjentatt etter et fast tidsintervall som daglig, ukentlig, månedlig osv.
- Beslutningsmøter: - Disse møtene er vanligvis når en beslutning må tas og beslutningstakeren ønsker innspill fra forskjellige interessenter før beslutningen tas.
- Problemløsingsmøter: - Noen ganger møtes en gruppe mennesker til hjernestorm og diskuterer og bestemmer om den beste måten å løse et organisasjonsproblem.
- Diverse typer møter: - Det kan være noen andre møter som innovasjonsmøter, effektive teambuilding-møter, resultatgjennomføringsmøter, revisjonsgjennomføringsmøter, effektive styremøter etc.
Foruten de interne møtene kan det være møter med eksterne interessenter som en person kan trenge å delta på. I forbindelse med denne artikkelen vil vi begrense diskusjonen til interne møter som inngangsnivå og mid-effektive møter ledelsesnivå person trenger å delta på.
II) Møtekostnader (KOM):
Er det noe som koster møtene (KOM)? Svaret er et definitivt ja, og det er summasjonen av alle kostnadene for personene som deltar på møtene pluss kostnadene for infrastruktur for å ha det møtet. For diskusjonen vår kan vi anta at kostnadene ved å møte er kostnadene som selskapet pådrar seg i forhold til den tiden deltakerne har brukt på det møtet.
La meg avklare dette ytterligere ved å gi deg et eksempel. I de fleste av selskapene vil sjefen for forskjellige effektive avdelingsmøter vanligvis møtes en gang i uken eller to uker i en eller to timer for å diskutere driftsmessige spørsmål.
La oss si at i en organisasjon møtes ti av seniorlederne en gang i uken i to timer. La oss også anta det
- Gjennomsnittlig CTC for disse topplederne er Rs 36 Lakhs.
- Derfor gjennomsnittlig lønn per måned = 36, 00 000/12 = 300 000
- Derfor gjennomsnittlig lønn per dag = 3.00.000 / 30 = 10.000
- Forutsatt 10 timers arbeid per dag - Av. Kostnad per time = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Tid for 10 ledere som møtes i 2 timer = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Derfor er kostnadene for dette møtet 20 000 / - Rs. Imidlertid har vi brukt en veldig forenklet modell i det ovenstående, hvis vi legger til mer kompleksitet ved å vurdere fordelene ved effektive møter og det faktum at ansatte bare jobber i 22 dager i løpet av en måned osv., Vil de faktiske kostnadene for møte lett være dobbelt så høye beløp.
Nå som du har forstått at møter har en kostnad. Det er ingen mening å forstå hvorfor det å ha effektive møter er veldig viktig for enhver organisasjon, da en betydelig del av tiden til de ansatte blir brukt på møter.
La oss komme nærmere inn på hvordan du kan unngå å ha møter som er kjedelige, uproduktive, uorganiserte og for lange? Basert på mine 20+ erfaringer i bedriften og å delta i gjennomsnitt 3+ møter hver dag her er noen tips for å gjøre møtene mer effektive.
Først og fremst med riktig planlegging og forberedelse, kan ethvert møte være effektivt og hyggelig. Hvis fasilitatoren planlegger riktig og utfører feilfritt og har riktig oppfølging, vil møtet være effektivt.
Anbefalte kurs
- Online sertifiseringskurs i CAPM
- Nettkurs i prosjektledelse
- ISO 27001-program
III) Tips for hvordan du skal ha effektive møter
De effektive møtetipsene kan deles inn i tre deler
- Forarbeid (før møtet)
- Under møtet
- Etterarbeid (Etter møtet)
# 1: Forhåndsarbeidstips
- Dagsorden :
- Personen som skal lede møtet må bestemme hva som er formålet med møtet.
- Hva er resultatene forventet?
- Basert på disse må en agenda for møtet utvikles.
Agendaen for møtet må være veldig tydelig om forventede utfall. Hvis dagsorden for møtet ikke er klar, vil ikke ønsket resultat oppnås. La meg gi deg et eksempel for å tydeliggjøre dette - La oss si at du blir bedt om å arrangere et møte for å gjennomgå salgsnr. av det siste kvartalet og bestemme tiltak for neste kvartal. I så fall kan du sende dagsorden for møtet på en av måtene som
- Møte for å gjennomgå Salg.
- Gå gjennom salgstall for 2. kvartal
- Diskusjon om salg.
I hver av de ovennevnte sakene er agendaen ikke veldig klar, og sjansen er stor for at møtet vil gå over alt og deltakerne ikke ville være forberedt på møtet, noe som reduserer møteeffektiviteten drastisk
Så la oss se på hvordan en god agenda for dette møtet ville se ut:
Tittel : Salgsanmeldelse Møtevarighet: 2 timer
| Sr.nr. | Emne | Presenter | Varighet |
| 1 | Introduksjon og bakgrunn | Jacob | 10 minutter |
| 2 | Presentasjon om Nord- og Vest-regionen (Resultat fra forrige kvartal, hva som gikk riktig, hva som gikk galt) | Sheena | 30 minutter |
| 3 | Presentasjon om Sør- og Øst-regionen (Resultat fra forrige kvartal, hva som gikk riktig, hva som gikk galt) | Edie | 30 minutter |
| 4 | Åpen diskusjon om resultatene, forbedringsområder og beslutningsstrategi for neste kvartal | Matt | 40 minutter |
| 5 | Gjennomgang av handlinger fra møtet | Rachel | 10 minutter |
Som du kan se fra ovennevnte effektive møteagenda blir det veldig tydelig at strukturen i møtet er tydelig definert. Deltakerne som skal presentere, vet hva de trenger å presentere og varigheten de trenger for å fullføre den effektive møtepresentasjonen.
En slik detaljert agenda vil derfor bidra til å sikre at møtene blir mer effektive.
- Deltakernes liste : De fleste gangene ikke arrangørene tenker gjennom hvem som er deltakere som må inviteres. Det er veldig viktig at basert på utfallet som kreves fra møtet, inviteres riktig sett med deltakere.
Hvis noen av de påkrevde deltakerne blir savnet, kan ikke beslutningen tas. Alternativt hvis vi ender med å invitere deltakere som ikke er nødvendig i møtet enn de vil kaste bort tiden sin, føler oss lei på møtet og kan skape forstyrrelse som påvirker diskusjonene.
- Annet annet ting : Noen andre ting som arrangøren trenger å huske på er å sikre det
- Riktig størrelse på møterommet er bestilt.
- Deltakerne bekrefter sin deltakelse på møtet på forhånd.
- Hvis deltakerne skal gå gjennom noe data / lesestoff / forberedende materiale, må det sendes i god tid.
- Noen ganger forventes det at alle deltakerne presenterer sitt materiale på standard måte i slike tilfeller maler må sirkuleres på forhånd.
# 2: Tips under møtet:
- Start møtet og avslutt møtet i tide. Hvis møtet har tidsluker for forskjellige dagsordener enn å holde oversikt over tid, og prøv å sikre at disse fristene blir overholdt strengt.
- Server om lett forfriskninger eller te / kaffe, hvis mulig, ettersom de er gode isbrytere og holde medlemmene våkne og engasjerte.
- Hilsen medlemmene i begynnelsen av møtet, gi bakgrunnen og gå raskt gjennom dagsorden for møtet og forventet resultat av møtet i starten for å sikre at alle deltakerne er på samme side.
- Oppmuntre til diskusjoner for å få alle synspunkter og effektive møteideer. I tilfelle, hvis noen av medlemmene ikke snakker, kan du stille dem spesifikke spørsmål for å få deres meninger.
- Hold samtalen fokusert på emnet. Forsikre deg om at diskusjonen er konstruktiv og at gjentagende kommentarer unngås. Du kan taktfullt avslutte diskusjoner når de ikke kommer noen vei eller blir ødeleggende eller uproduktive.
- På slutten av møtet, oppsummer møtediskusjonen, oppnådde avtaler, handlinger som må tas og bestemme tidspunktet for neste møte (om nødvendig)
# 3: Etterarbeid (etter møtet):
Så du hadde en god produktiv diskusjon på møtet, der folk har blitt enige om handlingen som må iverksettes. Så er det OK for deg å slappe av?
Svaret er et stort “NEI”, og årsaken er at den største utfordringen i noen organisasjon er at folk etter å ha deltatt på møtet ikke følger opp handlingene som er tildelt dem, og som et resultat blir handlingene aldri fullført og forventede utfall kommer ikke gjennom.
For å sikre at du oppnår de forventede resultatene, må du øyeblikkelig (innen maks. 2-3 arbeidsdager) sende til alle deltakerne Referat fra møtet "MOM" sammen med handlingene som kom ut av møtet.
MOM og handlingselementene dine generelt skal inneholde følgende
- Sammendrag av diskusjonen som fant sted
- Avtaler nådd
- Områder der det var uenigheter og hvor det kreves oppfølgingsmøter / diskusjoner.
- Handling elementer
Nå som jeg kommer til MOM og Action-elementer, har jeg fra min erfaring sett at de fleste av deltakerne ikke fanger handlingene tydelig og som et resultat at de ikke blir implementert. La meg forklare dette med et eksempel.
I møtet som vi diskuterte ovenfor, vil det meste av tiden bli sendt som dette.
Handlingselementer
- Å lage salgsstrategi for “C” -kunder
- Kontroller om det er mulig å selge produkt x
- Forbedre salget i Kanpur med 10%
- Har oppfølgingsmøte for å diskutere om den nye ferdigstillelsen i sør.
Ovennevnte handlinger er lite effektive, da de ikke har følgende
- Navn på personen som er ansvarlig for handlingen
- Tid hvor handlingen må fullføres.
Så en bedre måte å presentere handlingsartiklene vil være
| Sr.nr. | Handlingselement | Ansvar | Tidsfrist | kommentarer | |
| Hoved | Brukerstøtte | ||||
| 1 | Lag en effektiv salgsstrategi for “C” -kunder, som ikke kjøper produktene våre og bør bringes til diskusjon i neste vurderingsmøte | Martin | Jinal | 10.okt. | |
| 2 | Lag en testmarkedsføringsplan for “Produkt X” i Manhattan Market, basert på hvilket India-utrulling som kan planlegges | Rick | Jared | 15. okt | Bør også inkludere detaljert kostnadsføring av annonsens planlagte. |
| 3 | Salgsteamet til Ohio blir presset til å øke salget med 10% i november | Hobert | Petricia | 30. nov | |
| 4 | Sett av et oppfølgingsmøte innen midten av november for å diskutere handlingene fra dagens møte og gjennomgå konkurransemarkedsstrategien for Sør-regionen | Eric | 10. nov | ||
Som du ser fra de ovennevnte handlingselementene, er det mye mer sannsynlig at disse handlingene blir fullført, da det ikke er noen tvetydighet om hvem som skal fullføre handlingen og den tidslinjen som møtet må fullføres.
For å oppsummere mye organisatorisk tid, brukes krefter og penger i møter, og det er derfor viktig for hver enkelt ansatt å sikre at møtene er effektive.
Ved å følge noen av de enkle trinnene som er nevnt over, vil du kunne forbedre kvaliteten på møtene dine ganske mye. I tillegg kan du foreta en kritisk gjennomgang av alle møtene du deltar for å sjekke hva som gikk riktig og hva som var galt i møtet, og dette vil bidra til å sikre at du blir en mester i å ha effektive møter.
Håper at vi har rettferdiggjort svaret på spørsmålet: Hvordan ha effektive møter?
Anbefalte artikler
Her er noen artikler som hjelper deg å få mer detaljert informasjon om de effektive møtene, så bare gå gjennom lenken
- Gruppediskusjonstips
- Ulike effektive kommunikasjonsmetoder (nyttige)
- 10 beste og effektive trinn for å lage mer kreative arbeidsplaner
- 10 effektive trinn for strategisk planprosess