E-postregler for e-post

Selv i denne tidsalderen med informasjonsteknologi og rask elektronisk kommunikasjon, forventes det at hver enkelt person følger visse koder og etikk når han interagerer med datamaskinen eller andre gadgets. Den samme e-etikettregelen gjelder alle uavhengig av om du er profesjonell, regler for e-postetikette for næringsdrivende eller student. Faktisk er det forskjellige kilder til elektronisk kommunikasjon som e-post, Facebook, Twitter, Skype og mye mer. Utover tvil regnes e-postetiketten på arbeidsplassen som et av de mest vanlige og effektive kommunikasjonsmidlene. Dagens regler for e-postetikett på arbeidsplassen er ikke bare begrenset til å sende en viktig del av meldingen, men omkretsen har utvidet seg til en mye større grense. I følge undersøkelsen, antar antallet brukere av e-post-id jevnt og trutt med det økende antall internettbrukere.

Men for sent kommer dessverre regler for e-postetikett for virksomhet inn i trusselsonen med bruk av skitten språk. Det har også vært ganske mange tilfeller der de har tolket helt feil på grunn av et stort kommunikasjonsgap. Dessuten er det med rette antydet at man ikke skal sende en e-post når man er irritert eller har utviklet dårlige følelser overfor noen. Dette kan ytterligere komplisere problemene hvis de ikke blir sortert innen tid, eller hvis e-posten ikke sendes riktig. Til slutt skaper det en negativ innvirkning og viser at du er uprofesjonell.

Viktige grunnleggende etikettregler for e-post

Her er noen av e-postetikettreglene som enkeltpersoner ofte overser eller vanligvis ikke følger-

E-postregler for e-post nr. 1. Alle capser

Hver gang du skriver en e-postmelding, enten den er formell eller uformell, må du være klar over at Caps-låsen ikke er slått på. Generelt sett høres det ikke bra ut å komponere et e-postorgan som består av alle blokkbokstaver. På profesjonelt vis er denne feilen vanligvis kjent som "shouting". Videre blir skriften nærmest uleselig. Imidlertid, hvis du virkelig vil prøve ut noe nytt og gå etter en ny skriftstil, kan du bruke alle ord med små bokstaver. Faktisk blir denne stilen populær i disse dager. Men den rette tilnærmingen til å skrive en mail er å skrive inn informasjonen normalt uten å bruke for mye fontstiler. Du kan fremheve / fremheve eller understreke den viktige delen av meldingen.

E-postregler for e-post nr. 2. Sende en e-post uten korrekturlesing

En annen feil som folk vanligvis gjør er å sende e-posten uten å lese hva de faktisk har komponert. Det kan hende du har skrevet inn en viktig elektronisk post veldig nøye, men du bør bruke en vane til å korrekturles innholdet før du klikker på "send" -knappen. Din e-post kan ha stavefeil eller grammatiske feil som vil føre til dårlig inntrykk. Ikke vær slurv mens du skriver selv om det ikke er en offisiell melding. Korrekturlesing eller redigering blir desto viktigere hvis e-posten din har et autokorrekt alternativ. Les videre vil sikre at du har nevnt alle viktige punkter i posten din og ikke har glemt å legge ved noe nødvendig dokument hvis noen.

E-postregler for e-post nr. 3. Feil angående Forwards

Du vil bli litt overrasket over å vite det, men faktum gjenstår at folk ikke følger skikker selv når de videresender en e-post til noen. Faktisk er "Fremover" vanligvis kategorisert i tre kategorier-

  • Falske e-poster som inneholder falske løfter

Som sådan kan det hende du har kommet over mange falske e-poster som inneholder falske løfter. For eksempel kan det be deg om å videresende informasjon til mange som hevder at det vil gi deg en kontant belønning på et visst beløp når du fullfører denne oppgaven. Vær forsiktig med slike e-poster!

  • E-postmeldinger med bilder og morsomme fakta

Det er mange e-poster som inneholder søte bilder av dyr, babyer eller andre interessante objekter, og avsenderen ber deg om å videresende til flere enkeltpersoner. Videre kan den også inneholde interessante fakta og informasjon om ethvert spørsmål. Vær imidlertid veldig forsiktig før e-etikette regler på arbeidsplassen som videresender den til noen.

  • Uønsket e-post eller spam

Disse blir vanligvis sendt av hackerne til å målrette ofre. De sender e-postene i bulk til et stort antall mennesker i navnet til guder og gudinner. For eksempel kan du få en e-post fra en ukjent kilde som ber deg om å videresende den i navnet til enhver hinduistisk Gud eller Jesus Kristus.

Du må være veldig våken og oppmerksom når du takler slike slags falske e-poster. Du må følge de enkle instruksjonene gitt nedenfor-

  • Vennligst ikke videresende søppel eller spam selv ved en feiltakelse
  • Hvis du er fortryllet av bildet, videoen eller e-postens innhold og virkelig ønsker å videresende det, må du huske å sende det bare på en personlig merknad.
  • Du kan sjekke hvor en e-post befinner seg ved å overvåke nettsteder som Snopes.com.
  • Ikke fortsett å videresende e-post til alle tilgjengelige personer i adresseboken din.

E-postregler for e-post nr. 4. Overdriver innholdet eller forkorter lengden

Noen mennesker har for vane å overdrive eller unødvendig utdype et punkt mens de utarbeider regler for e-postetikett på arbeidsplassen. Vennligst kom deg bort fra slik praksis som det ikke er alle behagelig for øynene. Unngå å bruke lange setninger; i stedet, skriv til punktet og i korte avsnitt. Bruk av kulepunkter og tall er alltid oppmuntrende, da de lett kan forstås. Du kan fet skrift eller bruke kursiv for å fremheve de viktige aspektene.

På den annen side betyr det ikke at du kan velge den korteste veien å formidle budskapet ditt. Dette er mer aktuelt og viktig, spesielt når du svarer på e-postetikette. Ikke svar bare med et enkelt ord. Faktisk er denne e-postetiketten regler for virksomhet ofte ødelagt hvis personen må svare bekreftende eller negativt. E-posten blir ganske brå og ser vanskelig ut. Hvorfor er det viktig å følge dette mønsteret? Svaret er at hver e-post har en viss tone, og den må følges strengt mens du skriver. Så svar tilbake ved å skrive en fullstendig setning.

E-postregler for e-post nr. 5. Vedta en komplisert tilnærming mens du skriver

Dette er sant i mange sammenhenger. Ofte legger folk ikke merke til tonen eller språket mens de skriver en e-post. Resultatet; de ender opp med å skrive på et veldig komplisert språk som er ganske vanskelig å forstå. Bruk av hardtslående ord må absolutt unngås. Snarere bør tilnærmingen din være enkel. Språket skal være stille som alle enkelt kan forstå. Men når du gjør det, må du huske på hvem du adresserer i posten. Skriv fakta på en organisert måte. Vær forsiktig med å bruke riktige skilletegn.

E-postregler for e-post nr. 6. Vedta en total uformell tilnærming

Dette er noe som er funnet i flere regler for e-postetikett på arbeidsplassen. Noen ganger blir individer for uformelle i sin tilnærming, som deretter begynner å reflektere i tonen i meldingen. Vel, det avhenger i stor grad av typen forhold mellom avsender og mottaker. Uansett, hva som måtte være tilfelle er det viktig at du må følge med på informalitetsnivået med mindre du henvender deg til noen helt spesielle. Du må være forsiktig med å bruke fancy fonter, fargede tekster og sms-språk som for eksempel 'u' for deg eller 'ur' eller ditt osv.

E-postregler for e-post nr. 7. Sende eller svare på gruppemails

Mange ganger må du sende gruppemails. Også her må du være omhyggelig i din tilnærming slik at du ikke lander i et område med vanskeligheter. Forsikre deg alltid om at du bruker BCC-feltalternativet når du sender meldingen i bulk til mange enkeltpersoner. Fordelen ved å gjøre det er at du kan skjule e-postadressene til andre personer du sender til. Enhver person vil ikke kunne finne ut hvor mange personer som har mottatt den samme posten. Denne praksisen blir vanligvis brukt av selskapene når de kaller flere kandidater til intervju.

På samme måte, hvis du svarer på e-post, kan du spare fra å oppgi e-postadressene til andre personer. I dette tilfellet kan du bruke CC-feltet. Vær imidlertid veldig sikker og forsiktig før du bruker dette verktøyet.

E-postregler for e-post nr. 8. Sammenslåing av profesjonell og personlig

De fleste av regler for e-postetikett for forretningsfolk har to separate e-postadresser. Den ene er den personlige, mens den ene er selskapets e-postadresse som bare inneholder offisielle meldinger. Noen mennesker benytter seg imidlertid av kontorets post-id for å sende den personlige meldingen til sine venner eller slektninger. Dette er ikke akseptabelt på noen måte og er et fullstendig brudd på regler for e-postetikett på arbeidsplassen og oppførselskoden. Selv om du vil dele en interessant video, spøk eller annen info på den personlige lappen med dine kolleger på kontoret, bruker du alltid din personlige postadresse. Mange regler for e-postetikett for virksomheten er veldig strenge på dette merknaden, og ethvert brudd på denne fronten kan føre til å straffe den enkelte. I tillegg må du sørge for at du ikke sender NSW (Not Safe for Work) e-post fra firma-ID. Å sende anstøtende videoer eller innhold kan føre til bortvisning av den ansatte.

E-postregler for e-post nr. 9. Sende 'milde påminnelser'

Hvis du har lagt merke til det, er en veldig populær frase faktisk en tendens til å være i verden av elektronisk post som er kjent som 'Gentle Reminder'. Dette uttrykket blir ofte brukt spesielt i emnelinjen i e-posten. Som navnet antyder, minner avsenderen faktisk mottakeren om noe som å betale de resterende betalingsavgiftene osv. Men til tider blir faktisk meldingen feiltolket. Mange regler for e-postetikett for virksomheten har tatt dette som en krenkelse fordi de blir påminnet om noe. Så selv om du må sende noen en påminnelse, vær forsiktig med språket og tonen.

E-postregler for e-post nr. 10. Sende megafiler

Det er interessant å merke seg at folk ikke bare bryter regler for e-postetikett på arbeidsplassen mens de komponerer innholdet i meldingen, men selv når de legger ved et dokument til støtte for deres oppskrivning. Ja, det kan virke absurd, men vedlegg av et dokument eller filstørrelse på 10 MB eller mer anses å være brudd på oppførselen. Som sådan kan ikke serverne ta presset fra et så stort dokument. Slike vedlegg i noen form er vanskelig å sende og kan skape rot i kvitteringens innboks. Men hvis du må sende en fil i stor størrelse, kan du velge online tjenester som Dropbox, Hightail eller DropSend.

E-postregler for e-post nr. 11. Skrive en ufullstendig emnelinje

Enten du tror på det eller ikke, men Emnelinjen anses å være en av de mest avgjørende delene av noen e-post. Mottakeren av posten vil først legge merke til emnelinjen til posten fordi det er slik den er synlig i innboksen hans. Det er på dette emnet mottakeren din vil finne ut hva meldingen handler om. Derfor er det viktig å skrive et komplett og meningsfylt emne og så komme til resten av kroppen. Den upassende emnelinjen viser din interesse for å formidle meldingen til mottakeren.

E-postregler for e-post nr. 12. Begynnelse og signering av e-postadressen

Begynnelsen av e-posten gjenspeiler mye av tonen og språket i resten av kroppen. Bare ved å skrive hei eller bare hei høres det litt absurd ut. Hvis du vet navnet på personen, kan du kontakte ham / henne ved navn, og hvis ikke bare skrive en Dear Sir eller Madam. Hvis du henvender deg til senioren din, kan du ikke starte med Hello Sir. Hvis du er til noen som ber ham om å komme til et intervju, kan du enten henvise ham ved navn eller bare skrive 'Kjære søker'.

Når du lukker posten, må du ikke skrive unødvendig takk med mindre du ber personen gjøre en tjeneste for deg. Faktisk, "Hilsen" er et mer passende og passende ord, for å oppsummere, hele diskusjonen av posten.

E-postregler for e-post nr. 13. Å ta egen søt tid til å svare

Dette er en dårlig vane å utvikle spesifikt hvis du er tilknyttet yrkesverdenen. Det er mennesker som tar luksusen av å svare tilbake på e-postmeldinger som ber dem om et stykke informasjon, selv når de vet svaret. De svarer bare på tidens kallenavn eller når de får en påminnelses-e-post. Selvfølgelig bør du behandle e-postene på grunnlag av deres fortjeneste, men i det minste svare tilbake med et svar angående emnet eller problemet.

Konklusjon av regler for e-postetiketter:

Det er viktig å unngå fremgangsmåten der du bryter regler for e-postetikett for virksomheten. Du må følge oppførelseskoden korrekt mens du skriver en e-postetikette på arbeidsplassen som gjenspeiler ektheten og oppriktigheten din.

Relaterte kurs

Gjennom dette innlegget vil vi diskutere noen av regler for e-postetiketter som enkeltpersoner ofte overser eller vanligvis ikke følger. Her har vi diskutert de viktige grunnleggende e-etikettreglene på arbeidsplassen.

  1. Grunnleggende om opplæring i etikett via e-post
  2. E-postmarkedsføringstrening
  3. CRT: 05 - E-postetikett

Kategori:

Entreprenørskaputvikling