Administrer tid - Vi ønsker alle at vi hadde mer tid på en dag. Når det er over og vi ser tilbake på hva vi oppnådde, lurer vi ofte på hvordan alle disse 24 timene gikk. Og tidsmangel er et stort problem som de fleste av oss står overfor. Hvis du er en av dem, kan tidsstyring være et problem. De fleste av oss står overfor tidskramper i livet vårt. Vi sier ofte ting som "Jeg vet ikke hvor jeg skal finne tid, " eller "Det er ikke nok tid på dagen, " eller "Jeg har ikke tid til meg selv."

Tidsstyring er en ferdighet

Vi har ofte en tendens til å tro at vi aldri har tid til å fullføre arbeidet, fordi vi er åpenlyst opptatt av å svare på livets kurveballer. Når vi endelig klarer å hente litt tid på oss selv, blir vi rammet av en plutselig utvikling som krever øyeblikkelig oppmerksomhet. Selv når vi ikke står overfor noen problemer, ser vi ut til å ikke finne tid til å styre våre daglige gjøremål.

Så hvordan finner vi på å håndtere tid for noe vi gjør?

Det hele begynner med organisering

Tidsstyring er ingen unnvikende Black Magic som bare en håndfull mennesker forstår. Faktisk kan alle dere styre tiden din effektivt så lenge vi ordner oss. Sans organisasjon, det vil være vanskelig å se for seg hva vi må oppnå i løpet av dagen og hvor viktig alle disse tingene er for å oppfylle våre langsiktige mål.

Når du har organisert tiden, tilegner du deg ikke bare muligheten til å styre de daglige oppgavene dine mer effektivt, men øker også muligheten for å tildele tid der den faktisk trengs, dvs. mot de langsiktige målene du har i tankene. Hvis du aldri har satt deg noen slike mål før i tiden, er det nå tid for å begynne. Det er en veldig viktig forutsetning for effektiv tidsstyring.

Hvorfor er det å sette mål viktig for å styre tiden?

Målinnstilling topper diagrammet blant alle tidsstyringsstrategier. Det hjelper med å sette spillefeltene. Hvis du ikke er klar over hva du sikter mot, kan du ende opp med å snurre hjulene hele dagen og bli gjentatte ganger frustrert. Hvis du vil administrere tiden effektivt, og samtidig realisere alle dine drømmer og forhåpninger, må du sikre klarhet om hva du vil ha fra livet ditt.

  1. Administrer tid - sett klare mål

De færreste av oss har tid til å oppnå alt. Derfor er det viktig å målrette våre prioriteringer. Sett deg mål og bruk mest mulig av tiden din på aktiviteter som vil hjelpe deg å nå disse målene.

Legg høyeste prioritet til aktiviteter som haster og er viktige. Vurder om du må bruke tid på ting som kanskje ikke er viktig, men som haster. Kan disse tingene delegeres til en annen person? Bør du bruke noe tid i det hele tatt på ting som verken haster eller er viktig?

Utvikle planer:

Merk planene dine på prioriteringer. Faktor i måten du jobber på. Du kan synes det er nyttig når du planlegger for den første uken. Gjør deretter følgende for dagen.

  • Identifiser oppgavene som vil hjelpe deg med å nå dine mål. Mye tid deretter.
  • Fullfør de små og presserende oppgavene først.
  • Distribuer arbeid hvis det er andre mennesker som kan gjøre det, kanskje billigere, effektivt og raskt.
  • Forsikre deg om at andre vet hva de må oppnå hver dag.
  • Del alle hovedoppgavene for dagen i blokker med oppnåelig arbeid.
  • Takle dem en etter en.

Angi frister:

Sett oppnåelige frister for alle aktiviteter. Sett en endelig frist som inkluderer midlertidige frister for langsiktige prosjekter. Inkluder tid for uønskede forhold. Lengre prosjekter krever mer beredskapstid.

Bestem om fristene er fleksible eller faste. La aldri det mindre viktige arbeidet ta lengre tid enn det burde. Hvis det bare er verdt 10 minutter, må du sørge for at det er gjort innen den tid.

Planlegg arbeidet ditt slik at det passer ditt temperament til forskjellige tider av uken eller dagen. For eksempel, hvis du er den livligste og mest utgående på sen morgen, kan du planlegge kundesamtaler på det tidspunktet.

  1. Administrer tid - bli organisert

Å bli organisert er det andre trinnet mot effektiv tidsstyring. Du må være organisert hvis du vil administrere tiden ordentlig.

Men hvordan kan du gjøre det?

Første ting først, må du sette dine mål. Hvis du ikke har gjort det, kan du slutte å lese videre og gå tilbake for å fikse dine mål.

Når målene er satt, må du organisere dem. Hva er dine kortsiktige og langsiktige mål? Bryt de langsiktige målene opp i milepæler. På denne måten vil du ha et mål for hver dag, uke og måned. Når du vet hva du må oppnå et år fra nå, kan du enkelt bryte ned målene.

Du vet hvilke mål du har når du har listen over mål fordelt på milepæler. Du får en bedre følelse av hensikt når du våkner om morgenen. Det vil hjelpe deg med å sikre at du jobber litt hver dag for å nå disse målene, uavhengig av hvor lite beløpet er.

Når målene er organisert i milepæler, og du har listen foran deg, kan du ikke overse tingene som må gjøres. Hvis du ikke vil organisere deg, har tankene en enklere måte å hjelpe deg med å unngå de viktige daglige oppgavene hver dag.

  1. Administrer tid - prioriter tid

Veteran science fiction-forfatter, Stephen D Covey, ga ut en bok med tittelen “7 Habits of Highly Effective People” i 1994. I boken diskuterte han et tidsstyringssystem som først ble introdusert av den tidligere amerikanske presidenten Dwight D Eisenhower. Systemet deler aktiviteter inn i fire kvadranter som er basert på et par faktorer: viktighet og haster.

På en dag kan en oppgave kategoriseres i disse fire kvadrantene på følgende måte.

  • Kvadrant 1: Kriser og kriser, viktige og presserende
  • Kvadrant 2: Langsiktige mål, viktige, men ikke presserende
  • Kvadrant 3: Avbrudd, ikke viktig, men presserende
  • Kvadrant 4: Distraksjoner, verken viktige eller presserende

Når du skanner listen over daglige oppgaver og milepæler, kan du kategorisere områdene som hver av dem faller under. Bruk en uke på å først spore alle tingene du vil gjøre. Dette er den beste måten å sette i gang denne metoden. Identifiser områdene der du tilbringer tid. Skriv dem ned. Hvis du bruker 20 minutter på å ringe regningssamlerne, kan du notere det. Hvis du bruker en time på dagligvarene, kan du notere det.

På slutten av hver dag i løpet av den første uken, skriv kvadranten ved siden av hver av oppgavene falt. Hvor mye tid brukte du på å se på TV (kvadrant 4), eller håndtere kriser og kriser (kvadrant1), eller jobbe med de langsiktige målene (kvadrant 2)? Sørg for at du noterer alle oppgavene dine.

På slutten av den første uken, se på tiden du brukte i hver av kvadrantene. Ditt mål i livet bør være å tilbringe mesteparten av tiden i den andre kvadranten og minst tid i den fjerde. Så hvor mye tid har du faktisk brukt i den andre kvadranten? Når du er ferdig med øvelsen, ta den daglige oppgavelisten og noter kvadranten, hver av oppgavene dine faller inn under.

Hvis du har sett på TV i tre timer, var du i den dystre fjerde kvadranten for den dagen. Du må bruke så lite tid som mulig i denne kvadranten, hvis du vil administrere tiden din effektivt. Noen ganger klarer vi ikke å forstå hvor mye tid vi kaster bort, med mindre vi ser nøye på saken.

Anbefalte kurs

  • Kurs i offline markedsføring
  • Sertifiseringstrening i massekommunikasjon
  • Massekommunikasjon for opplæring på nettet

  1. Administrer tid - ødelegg utsettelse

Det er en av de vanskeligste delene av tidsstyring. Utsettelse hever ofte det stygge hodet. Men hvordan kan vi unngå det? Vi kan veldig godt sette våre mål, bli organisert og dele tiden i henhold til våre prioriteringer. Men hvis vi ikke klarer å følge listen over ting vi skal gjøre hver dag, så kaster vi bort all vår tid.

Hvordan unngå det?

Utsettelse, som har blitt betegnet som en stille morder, er kanskje den største avskrekkeren for målene våre. Alle av oss sier at vi ønsker å oppnå noe. Men når det gjelder å styre vår egen tid, med en viss grad av effektivitet, ser vi ut til å mislykkes i den forbindelse. Utsettelse dukker opp fra hvert eneste hjørne.

Men den eneste måten å unngå utsettelse er å være klar over hva som egentlig må gjøres. Når du har satt deg klare mål, organisert deg og har prioritert tiden din, vil du være på vei for å unngå alle muligheter for utsettelse. Hvis ingen av strategiene dine fungerer, kan du prøve 15-minuttersregelen.

Sett en timer på smarttelefonen eller se på. Begynn nå å gjøre noe du bare har satt av i bare 15 minutter. Vel, det er omtrent den tiden du trenger. Du vil snart innse Newtons andre bevegelseslov: et objekt i bevegelse forblir i bevegelse. Det er sannsynlig at du fortsetter når du har begynt med mindre noe eller noen tvinger deg til å stoppe. Den vanskeligste delen er å starte noe i utgangspunktet.

  1. Administrer tid - multitasking

Alle av oss har multitasking ferdigheter. Enten du er i stand til å gjøre det eller ikke, er ikke viktig. Hvis du kan multitaske, er det flott. Men hvis du ikke er det, må du ikke miste søvnen over det. Mange blir mindre effektive mens de prøver å multitaske. Resultatet er å starte flere prosjekter samtidig som ingen av dem er ferdige på grunn av slurvete arbeid. Dette medfører mye skuffelse for folket.

Vet når du skal multitaske:

Det betyr heller ikke at alle som kan multitaske skal fortsette å gjøre det hele dagen. Å kontinuerlig involvere seg i flere prosjekter samtidig, er ikke alltid en god ting å gjøre. Du må være klar over når du ikke skal multitaske. For eksempel, hver dag på jobb, kan det være noen få typiske aktiviteter av sjekkliste som må fullføres. I de fleste tilfeller er de hverdagslige og kjedelige? Så hva kan du gjøre? Forsøk å fullføre så mange av dem innen minst mulig tid. Men når du får tildelt et spesielt prosjekt som må være ferdig innen en spesifisert tid og med høyeste kvalitet, så bruk maksimal tid til det og konsentrer deg om ikke noe annet prosjekt. Du kan dermed fullstendig konsentrere deg om arbeidet du har. Det er viktig å vite når du skal multitaske.

  1. Administrer tid - reduser avbrudd

Reduser antall avbrudd i livet ditt. Oppriktig sagt kan du ikke redusere antall ting som kan forstyrre arbeidet ditt. Men du kan endre måten du vanligvis takler dem på. Hva gjør du når du jobber med noe viktig og noen kommer til deg med et arbeid som kan gjøres senere? Si noe sånt: ”Selvfølgelig kan vi gjøre det. Men la meg fullføre det jeg gjør akkurat nå, så tar vi vare på det. ”Det er viktig å avsette det mindre viktige arbeidet med respekt for det arbeidet som krever din umiddelbare oppmerksomhet.

Samtidig, hvis overordnede ringer deg når du er i midten av noe, så er det et avbrudd som er verdt en prioritet.

Hvordan takle de typiske fallgruvene?

Den vanligste feilen i tidsstyring er å prøve å gjøre alt selv. Delegere rutinejobbene til underordnede. Hvis noen er ivrige etter å gjøre en av de mindre viktige jobbene dine, deleger det også. Det kan være en god mulighet for ledelsesopplæringsmodul for dem.

Her er noen andre punkter du må huske på for å takle de typiske fallgruvene.

  • Sorter ut alle prosjektene dine regelmessig for å sikre at alle er i orden.
  • Ta tak i alle store prosjekter i seksjoner. Du trenger ikke å gjøre alle ting på en gang. Det er en stor feil folk flest gjør. Delegere noen av delene hvis det er mulig.
  • Konsentrer deg for å holde fokus. Du kan holde denne meldingen limt på tavlen: "Hva er best å bruke tiden min akkurat nå?"

Avsluttende ord

Enten du er toppleder, leder eller junioransatt, vil mer tid i hånden hjelpe deg med å fokusere på de viktigere oppgavene. Å være organisert, forberedt og disiplinert vil gi deg mer produktiv tid til å ta opp flere prosjekter.

Anbefalte artikler

Her er noen artikler som vil hjelpe deg å få mer detaljert informasjon om måtene å håndtere tid på, så bare gå gjennom lenken.

  1. Topp 16 beste og nyttige som du kan presse fortid
  2. Topp 10 nyttige aktiviteter for tidsstyring for å øke produktiviteten
  3. Topp 7 beste tidssporing-apper for å øke produktiviteten
  4. 4 måter å utnytte kraften i sanntidsanalyse

Kategori:

Entreprenørskaputvikling