"En kommunikasjon er en nøkkel til et sterkt forhold fremmes av gjensidig selskap og forståelse. Og kommunikasjonsplan er et verktøy for det."
utvikle en effektiv kommunikasjonsplan - Vi som mennesker er drevet av kommunikasjon som er en kilde til vårt liv og våre aktiviteter, og det samme er organisasjonenes og deres produktive kreasjoner, strategier eller ideologier som de ønsker å presentere for publikum eller innen sine egne bedrifts- eller ikke-bedriftskretser.
Denne intensiteten til prosjektet driver disse organisasjonene mot å ta i bruk kommunikasjonsplanene som vil snakke voluminøst om dem og deres tematiske forslag og ordninger.
Hva er en kommunikasjonsplan og hvorfor den er så avgjørende?
En kommunikasjonsplan er et strategisk orientert skriftlig dokument som presenterer selskapets mål og mål, og deres gjennomgående aktiviteter eller prosjekter.
Vi kan også si at det er en informativ brikke som forklarer interessentene og det berørte teamet hva selskapet sikter mot og dets fremtidige planer.
Følgende komponenter utgjør en kommunikasjonsplan:
- Mål og målsetninger
- Prosess og handlingsplan
- Liste over interessenter eller et team som er involvert i prosjektene
- Finn ut folk som kommunikasjonsplanen skal adresseres til?
- Hvordan skal du vurdere anslått fortjeneste?
En kommunikasjon kan være i hvilken som helst form som rapporterer elektroniske medier, trykte publikasjoner, konferansemateriell, undersøkelser, markedsførings- eller salgsverktøy, taler osv. For å gjøre prosjektlederne eller en ledergruppe i stand til å planlegge prosjektet sitt i henhold til selskapets forventninger og realisere deres målrettede mål.
De kan sette opp ønsket standard og kommunikasjons tone for å sette et visst tempo i prosjektet, og jevn arbeidsflyt. Det hjelper også prosjektplanleggerne med å sette sine prioriteringer og utnytte ressursene til det optimale.
Som relevant er en kommunikasjonsplan som like viktig er måten å utvikle den på, som er insinuert av selskapenes behov.
Tips for å utvikle en slagkraftig kommunikasjonsplan!
Studer kommunikasjonsutviklingen og revider din forskning:
Finn ut om kommunikasjonstrenden i organisasjonen din. Noen av organisasjonene ansetter firmaer for å finne ut hva som skjer, men disse utgiftene kan være en belastning for bedriftens budsjett.
Så du kan gjøre litt å spare ved å studere deg selv hvordan de andre i organisasjonen kommuniserer, hvordan de samhandler og gjennomfører de daglige driftsaktivitetene og får de konkrete resultater?
For å få svarene, må du ordne en avtale og gjennomføre en idédugnad med dine ansatte og leder og finne resultatene eller ulemper eller problemer som kan være til hinder for deres kommunikasjonsprosess.
Velg personen som vil ta ledelsen
Før starten av selve prosessen er det veldig viktig å finne en talsperson som vil sette i gang kommunikasjonsprosessen og formulere kommunikasjonsplanen. Han skal oppfylle følgende kriterier:
- Han skal alltid være klar til å samarbeide, koordinere med de andre medlemmene i teamet og personalet og sette opp kommunikasjonsplaner og mål.
- Han skal være i stand til å fordele tiden og personalet til å dekke kommunikasjonsbehovet.
- Ha evnen til å bestemme det nødvendige kommunikasjonssystemet og dets effektivitet og innvirkning det kan ha.
- Han bør engasjere så vel evaluerende som andre i å generere og revidere de forskjellige kommunikative strategiene og kommunikasjonsplanene.
- Har evnen til å generere mange kreative ideer for vellykket implementering av kommunikasjonsplanen,
Utvikle kommunikasjon og tillit blant jevnaldrende og samfunnet
Du bør opprettholde sterk kommunikasjon og stole på og styre forventningene til de berørte, spesielt som er partnere i din innsats. Dette skaper et trygt miljø og reduserer sjansene for risiko eller rykter.
Riktig og betimelig informasjon kan hjelpe lokalsamfunn til å involvere seg i en aktiv deltakelse i programmene, få tilbakemeldinger og kan ha et meningsfullt engasjement og forstå fordelene de kan få av programmet.
Definer mål og mål
Etter all informasjonen fra selskapet, må du etablere mål og mål for kommunikasjonsplanen og hva du vil oppnå. Dine mål trylle for selskapets mål som inkluderer
- Tjenestene dine mot selskapet,
- Hvor godt du kan skape innvirkning
- Hvordan kan du sentralisere kommunikasjonsnettverket
- Bygg teamarbeid
- Forbedre produktleveransen
- Til hvilket nivå kommunikasjonsplanen din skaper innvirkning på interessentene, media og myndighetene.
Målene er ressursene som kreves, enten det er menneskelige eller mekaniske prosesser som blir tatt i bruk for prosjektet, den type produkter eller tjenester som selskapet har til hensikt å produsere eller markedsføre og hvilke forbedringer som trengs i dagens prosesser eller funksjon.
Finn ut potensielle målgrupper / lesere av kommunikasjonsplanen din
Du må finne ut det potensielle publikummet som foreningene dine kan kontakte eller prøver å påvirke deg. Disse målgruppene er dine forbrukere, medlemmer, berørte foreninger, lærere, industrimenn, media etc.
Dette vil omfatte studie og forskning på personene som direkte kan ha innvirkning på de pågående prosjektene eller aktivitetene, og finne ut gruppene som er en del av organisasjonen eller en utenforstående, men som er relatert til prosjektet.
Dette vil gjøre det mulig for deg å prioritere målgruppen din og ta en bedre beslutning.
Aktiviteter du trenger å sette inn før eller etter implementering av kommunikasjonsplanen
Du må gjøre en dom over hvilken type informasjon og aktiviteter du trenger for å dele informasjonen din. Danne forskjellige grupper eller lokalsamfunn, gjennomføre forskjellige anmeldelser og evaluere prosessene.
Delta i samfunnsmøtet hver måned og opprett et forum der bekymrede mennesker kan snakke eller dele en bekymring. Det er også veldig viktig å dele forskningen eller funnene dine med evaluererne og utføre undersøkelser.
Design nøkkelpunktene dine
Finn og utform de viktige punktene eller meldingene du vil levere. Det vil hjelpe deg å filtrere unødvendige fakta eller informasjon og levere det som er best, nøyaktig og effektivt.
Dette vil også hjelpe deg å forstå behovene og forventningene til menneskene og hva slags spørsmål de kan stille. Og hjelper deg å forstå hvordan programmet og prosjektet kan påvirke samfunnet eller staten.
Når du bestemmer over meldingen, forstå og evaluer situasjonen der kommunikasjonsprosessen er underforstått og stemningen hos publikum, språket som budskapet skal formidles i, hvilken type melding som skal formidles og den generelle utformingen.
Meldingen bør utarbeides mens du holder på type publikum i tankene. Også viktig hvis publikum er små, gamle eller barn, og deretter rame inn budskap deretter.
Som sagt av James Thurbe, “Presisjon av kommunikasjon er viktig, viktigere enn noen gang, i vår tid med hårutløsningsbalanser, når et falskt eller misforstått ord kan skape like mye katastrofe som en plutselig tankeløs handling.
Evaluer publikums følsomhet
Finn ut humøret til folket og bestem hvordan menneskene skal reagere på situasjonen og følsomheten i situasjonen. Ingen meldinger skal ha noe ord eller uttalelse som viser respekt fra folkets språk, kultur, religion eller tro.
Finn ut hva som er en generell stemning hos publikum, og å beholde en riktig balanse for å kommunisere, å beholde den positive tonen vil bidra til å nå flere mennesker i stedet for å spre negativitet som kan antenne frykt eller sinne.
Språk
Kjenne til språket publikum snakker, og om språket du bruker er formelt eller uformelt, enkelt eller sofistikert. Bare hvis du når ut til folket, må du skrive og bruke folkspråket ellers til verdighetsmenn eller bedriftsverden, kreves sofistikert språk.
Situasjonen kan komme i å ta en beslutning om å velge et uformelt språk eller et formelt språk. Noen ganger kan for formelt språk få lytterne til å føle at du ikke snakker med dem.
Språket som brukes skal være en kommunikasjonsplan og grei som viser hva du ville si og føle.
Finn kommunikasjonsmodus
Tenk på den beste modusen for kommunikasjon, som kan være elektronisk eller trykt eller muntlig. Disse mediene kan variere fra brosjyre, flygeblad, omslag, nettsteder, kort, TV osv.
Diskuter ideene med ledergruppen og andre ansatte, og kom ut med ideen som virkelig vil gi deg suksess. Mediet som trengs for kommunikasjon avhenger også av at publikum blir målrettet under kommunikasjonsprosessen.
Du må sørge for at kommunikasjonsmåten du velger får meldingen din på tvers av de berørte avdelinger eller personer i tide, for eksempel kan noen kreve PowerPoint-presentasjon mens pressen kan trenge et intervju av en leder av prosjektgruppen.
Riktig beslutning tatt om valg av medier innebærer suksess i kommunikasjonsmønsteret og et rammeverk du velger. Du må sørge for at medlemmene i evalueringsteamet er komfortable med de forskjellige kommunikasjonstypene.
Gitt de forskjellige typene, er det viktig at medlemmene av evalueringsteamet ditt er komfortable med typen kommunikasjon du bruker eller antyder.
Type verktøy eller medium i kommunikasjonsplanen inkluderer:
- Møteoppsummeringer
- Statusrapporter
- Nyhetsbrev
- undersøkelser
- Internett / intranett-webside
- Små gruppemøter osv
Finn faktorene som kan påvirke kommunikasjonsmetoden
Arbeid med de forskjellige faktorene eller årsakene som kan påvirke de valgte kommunikasjonsmetodene dine, se på den lokale situasjonen og saken, og finn ut hva slags kommunikasjonskanaler som er tilgjengelige i samfunnet, og hvilken type aktiviteter som kan integreres.
Du må også finne ut hvilken type målgrupper - deres religion, kultur, aldersgruppe, kjønnsforhold, enten de er litterære eller analfabeter og mer om unge eller gifte mennesker. Viktigst av alt hvordan disse menneskene kan nås.
Svært viktig faktor som folk generelt ignorerer, er omfanget av risikoen som er involvert i å spre kommunikasjonsmeldingen til folket. Et annet aspekt ved det om kommunikasjonsprosessen kan være en toveis eller en enveis for eksempel om et program krever tilbakemelding eller ikke?
Sett opp Matrisen
Den beste ideen er å ha en matrise med kommunikasjonsplanen relatert til det spesifikke prosjektet, som gjennomgang av møtene, innstilling av statusmelding.
Forklar prosjektets tema, hva er nøkkelpunktene for diskusjonen, hvordan prosjektet blir levert, hvordan er målgruppene og ansvaret de deler. Dette kan hjelpe med å sette forventningene og sette grensene for kommunikasjonsplanen.
Denne prosessen vil føre til at matrisen konverteres til et informativt stykke, en grafikk som kan deles og brukes av alle som jobber med prosjektet.
Sett opp en tidsplan
Når du har funnet ut dine mål og målsettinger, organiser alle dataene i et format av en kalender og nevn oppsummeringer om prosjektene som vil bli dekket eller oppgavene som må utføres i henhold til prioriteringen, og skille hver oppgave logisk iht. uken, måneden.
Analyser resultatet
Lag en metode for å komme frem til et resultat, evalueringsprosessen skal være enten din månedlige rapport, presentasjon eller personalmøte, avdelingsrapport, orienteringer fra en ansatt.
Analysen eller evalueringen din avhenger av antall ganger du trenger å presentere resultatene. Situasjonen kan komme inn når du må presentere resultatene før det berørte teamet, selv før evalueringsprosessen er over.
Du bør også finne ut når forskjellige bestanddeler kanskje vil vurdere resultatprosessen.
Ressurser som trengs
Det er viktig å finne ut estimert budsjett og forventede resultater fra utgiftene. Beregn kostnadene involvert og hvordan du kommer til å tjene på investeringen.
Finn ut om forventede hinder eller nødhjelp
Som nevnt ovenfor, involverer kommunikasjonsprosessen mange paradigmer og mange ruter, der hindringer eller nødhjelp kan utbryte funksjonalitetene.
I verste fall kan det skje når en pressemelding eller en flyer skrives ut og e-post og kommunikasjonsadresse er feiltrykt eller slettet, eller kritiske og viktige ord er feilstavet, en reporter kan få feil informasjon.
En katastrofe kan skje når organisasjonen som du bruker dine ferdigheter nekter for å gi deg æren. Disse typer spørsmål måtte forutsettes før kommunikasjonsplanen og alternative løsninger som ble funnet for å overvinne og rette opp i disse problemene.
Konklusjon
Kommunikasjonsplanen er et munnstykke av organisasjonens drømmer som må tegnes strategisk med øyne på små detaljer. Det er best å utarbeide en kommunikasjonsplan tre eller fire dager før planen og evaluere den grundig.
En veldokumentert kommunikasjonsplan vil glatte hele prosessen og gi orden i mangfoldige aktiviteter som du kanskje utfører.
Første bildekilde: pixabay.com
Relaterte kurs: -
hvordan utvikle en kommunikasjonsplan