Introduksjon til prosjektplanlegging og planlegging
' Project Planning and Scheduling', selv om de er separate, er to sider av den samme mynten i prosjektledelse. I utgangspunktet handler 'prosjektplanlegging' om å velge og utforme effektive policyer og metodologier for å oppnå prosjektmål. Mens 'prosjektplanlegging' er en prosedyre for å tildele oppgaver for å få dem fullført ved å fordele passende ressurser innenfor et estimert budsjett og tidsramme.
Grunnlaget for prosjektplanleggingen er hele prosjektet. Det er usannsynlig at prosjektplanlegging kun fokuserer på de prosjektrelaterte oppgavene, prosjektets start / sluttdato og prosjektavhengighet. Dermed er en 'prosjektplan' et omfattende dokument som inneholder prosjektets mål, omfang, kostnad, risiko og plan. Og en prosjektplan inkluderer estimerte datoer og sekvensielle prosjektoppgaver som skal utføres.
Prosjektplanlegging
Prosjektplanleggingsfasen viser til:
- Utvikle et prosjekt for å gjøre det klart for investering
- Bestemmer jobbene / oppgavene som kreves for å oppnå prosjektmålene
Stadier av prosjektplanlegging
Prosjektplanleggingsstadiene er vervet nedenfor:
- Identifisere de viktigste prosjekt sponsorer og interessenter, for å bestemme grunnlaget for prosjektomfang, budsjett og tidsramme for prosjektgjennomføring.
- Ved å verve interessentens krav, prioritere / sette prosjektmål.
- Identifisere prosjektleveranser som kreves for å nå prosjektmålene.
- Opprette prosjektplanen.
- Identifisere eventuelle prosjektrisikoer og utvikle egnede avbøtningsplaner.
- Kommunisere og presentere prosjektplanen for interessenter.
Fordelene med prosjektplanlegging
- Rutekart: Prosjektplanen tilbyr en veivalg som gir retning til prosjektet fra start til slutt.
- Dokumentasjon av kundekrav: En godt artikulert prosjektplan muliggjør registrering av kundenes krav i en dokumentert form. Dette gir en presis retning i stedet for å stole på antagelser, som kan være uriktige og kan føre til prosjektfeil.
- Oppgaveautonomi: Planlegging gjør det mulig å tildele oppgaver til bestemte teammedlemmer og gir autonomi. Teamet føler en følelse av ansvar og eierskap til suksessen eller fiaskoen med et prosjekt. Følgelig oppfordrer det dem til å jobbe bedre eller oppfordrer dem til å gi inkonsekvente resultater.
- Ressursestimering: Planlegging er viktig fordi det på en måte kan estimere ressurser, kostnad og tid. Det gir en vurdering av eventuelle forsinkelser hvis flere medlemmer jobber med forskjellige prosjekter om gangen.
- Begrensningsplan: Prosjektplanen gir en måte å forutsi eventuelle risikoer og planlegge for avbøtningsstrategier deretter.
- Identifisering av ansattes evner: Planleggingsfasen gjør det mulig å identifisere ansatte med visse ferdighetssett eller kompetanse. Og etter hvert som oppgavene blir tildelt, blir teammedlemmer trent på manglende ferdighetssett eller enten oppgradert på dem de har.
- Styrker og kortslutninger fra tidligere prosjekter: Prosjektplaner er også med på å analysere og forbedre eller lære av de tidligere prosjektregistrene og lette beslutninger.
Prosjektplanlegging
Prosjektplanleggingsfasen refererer til:
- Estimering av menneskelig ressurs og materiale som er nødvendig i alle faser av prosjektet; og omtrentlig beregningstid for å fullføre hver av disse oppgavene.
- Indikerer start- og sluttdato for hver prosjektoppgave og logisk tilkobling mellom ulike prosjektoppgaver / aktiviteter.
Stadier av prosjektplanlegging
Prosjektplanleggingsstadiene er beskrevet nedenfor:
- Basert på prosjektomfanget, design og utvikle TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identifiser de prosjektrelaterte oppgavene.
- Identifiser menneskelige ressurser og materiale som er nødvendig
- Evaluer den omtrentlige tiden som kreves for hver oppgave
- Tildeling av ressurser
- Analyser den detaljerte timeplanen
- Overvåk og styr timeplanen
Fordelene med prosjektplanlegging
- Reduserer ledetid: Prosjektplanen gir en oversikt over oppgavene som skal fullføres på prioritert basis eller samtidig med andre oppgaver. Dette holder teammedlemmene varslet om det og forhindrer forsinkelser eller utsettelse av oppgaver, og dermed redusere ledetiden.
- Kostnadsreduksjoner: Det gjør det mulig å overvåke ressursene ved å forhindre overlapping av oppgaver. Det fører også til effektiv utnyttelse av ressursene og returnerer de uforbrukte ressursene i tide, og reduserer dermed kostnadene.
- Tilrettelegger for produktivitet: Ved evaluering av logisk tilkobling mellom oppgavene, kan ressurser som ikke utnyttes optimalt tildeles på ekstraoppgaver, og dermed forbedre produktiviteten.
- Forutse problemer på forhånd: En presis prosjektplan gjør det mulig å forutse eventuelle problemer på forhånd knyttet til enten, under eller overforbruk av ressurser og sikrer et optimalt forbruk av det samme.
- Setter et mål: En prosjektplan lar oss sette oss mål, kortsiktig eller langsiktig, og gir en retning og visjon mens vi utfører prosjektet. Det gjør også alle i et team klar over retningslinjene og metodene for å nå disse målene. Uten en plan ville prosjektet være vagt definert. Dermed gjør det tungvint å administrere og organisere oppgavene slik at de kjøres med suksess.
- Gjeldende fremdriftsoppdateringer og varsler: Prosjektplanen er en skisse som viker for prosjektet. Et prosjekt kan gjennomgå visse utfordringer, men hvis det ikke er rutekart, hvordan ville et prosjekt bevege seg i riktig retning? I et slikt tilfelle hjelper en prosjektplan med å vurdere hvor off-track et prosjekt har vært og mulige måter å bringe det i riktig retning.
Konklusjon
Det er tydelig at 'prosjektplanlegging og planlegging' går hånd i hånd og er essensielle for prosjektledelse. I et nøtteskall er 'prosjektplanlegging' en utdypende prosess som inkluderer alle detaljer om prosjektet, fra oppstart til fullføring. Og 'Prosjektplan' er trackeren som overvåker sekvensene og varigheten av prosjektrelaterte oppgaver.
En prosjektplan varsler / varsler prosjektgruppen om forsinkelser eller om prosjektet ikke er i feil retning. Det er et live-dokument, krever periodisk oppdatering og innspilling. Verktøyene og teknikkene som brukes for prosjektplanlegging er 'Task Breakdown Structure', 'Scope of Work' og 'Critical Path Method' forkortet til henholdsvis 'TBS', 'SOP' og 'CPM'. Mens prosjektplanen bruker programvareverktøy og metoder som 'PERT' (Program Evaluation Review Technique), Gantt-diagrammer, Pareto-diagrammer og andre nettverksillustrasjoner.
Et prosjekt er ufullstendig og kan ikke bli en suksess uten en velutviklet prosjektplan og presis prosjektplan. For å oppnå prosjekt milepæler, planlegg og planlegg det!
Anbefalte artikler
Dette er en guide til prosjektplanlegging og planlegging. Her diskuterer vi prosjektplanlegging og planlegging sammen med stadier og fordeler. Du kan også se på følgende artikler for å lære mer -
- Eksempel på prosjektplanlegging
- Prosjektlederansvar
- Ferdigheter for prosjektleder
- Prosjektledelse jobber