Oversikt over prosjektledelse
La oss starte med å diskutere hva som er prosjektledelse og deretter ta opp spørsmålet om hvorfor det er viktig i ethvert prosjekt. Et prosjekt er enhver oppgave som blir tildelt et team med motiv for å få det til. Prosjektledelse krever håndtering av alle prosjektledelsesoppgavene i en prosjektlivssyklus fra start til slutt. Generelt blir prosjektledere tildelt prosjekter for å oppfylle disse oppgavene og derav bidra til å holde klienten og teamet sammen ved å sikre at prosjektet blir levert i tide og er innenfor budsjettet.
Vi vil prøve å forstå dette med et kort eksempel, la oss si at et prosjekt starter uten prosjektleder. Hele teamet har blitt orientert om leveransen av klienten, og de må bare jobbe med det. Uten noen forsvarlig styring vil tiden for å dele opp hele jobben i mindre oppgaver og organisere og tilordne dem til hverandre være en kjedelig prosess og tidkrevende, og la oss anta selv om det er oppnådd, hva som skjer når det er misforståelser eller konflikter mellom teammedlemmene, hvem løser dem? Hva om noen lar prosjektet ligge i midten eller det må tildeles ressurser? Å jobbe med prosjektet og også styre prosjektet ville kreve mye tid og energi og ville være nesten umulig for enda større prosjekter.
For å sikre at prosjektet fungerer jevnt og at det blir i rute, er prosjektledelse avgjørende for ethvert prosjekt.
Mål for prosjektledelse
Prosjektledelse er viktig fordi det hjelper deg med å nå følgende mål:
1) Prosjektplanlegging:
Prosjektledelse er viktig slik at prosjektet kan planlegges og legges opp med klare mål, leveranser og frister i gjensidig avtale med interessenter, ledelse og teammedlemmer.
En god prosjektleder vet hvordan man effektivt kjører et prosjekt ved å forstå behovet for ressursene og hvordan man bruker dem i det gitte tidspunktet og budsjettet for å gi de beste resultatene. For å oppnå dette må det settes inn en gjennomførbar og fornuftig plan som hjelper alle som jobber i prosjektet til å gjenkjenne sin del av bidraget og dermed strebe etter å oppfylle dem.
2) Å gi visjon til prosjektet og en følelse av ledelse:
En effektiv prosjektleder bringer visjonen til prosjektet som hjelper teamet med å samordne sine mål med interessentene, så alle er i samsvar med hovedmålet med prosjektet og er på vei til å levere dem.
Med god prosjektstyring råder en følelse av ledelse i prosjektet som driver teammedlemmene i riktig retning for å gjøre sitt beste og hjelpe prosjektet til å bli en suksess. Teammedlemmene føler seg også ansvarlige for oppgavene sine i nærvær av en teamleder i prosjektet, som holder alt organisert og under kontroll, slik at alle er klar over sine leveranser i prosjektet og hva de har ansvar for uten forvirring.
3) Holde sporet:
Prosjektledelse hjelper deg med å holde rede på fremdriften i prosjektet og hjelper til med å fjerne eventuelle veisperringer hvis de blir funnet.
En god prosjektleder vil sørge for at prosjektflyten er i samsvar med prosjektplanen, og hvis noe avvik blir funnet, rapporteres det, og de riktige tiltakene blir tatt for å bringe den tilbake på sporet ved å iverksette korrigerende tiltak. Det er viktig for prosjektet å følge den reviderte planen hvis den må leveres i tide som forventet, og dermed er statusrapporter nyttige for å bringe åpenhet i det pågående arbeidet, som også inkluderer eventuelle problemer hvis de blir møtt og forsinkelser på grunn av dem. Dette kan også deles med interessentene, så det er lett for dem å føre tilsyn med prosjektets fremdrift.
4) Kvalitetssikring:
Bare det å levere prosjektet i tide er ikke viktig, hvis det ikke er i samsvar med de gitte målene og ikke samsvarer med de forventede resultatene. Kvalitetssikring er derfor en veldig viktig prosess i ethvert prosjekt, da det hjelper til med å teste og holde kontrollen hva som blir levert til klienten samsvarer med kravene eller ikke.
Det er viktig at prosjektledelsen sikrer at kvaliteten på prosjektet blir testet i alle ledd, slik at utfallet samsvarer med kravene. Stramme tidsplaner kan introdusere prosjekter med dårlig kvalitet, derfor er det viktig at ressursene effektivt styres for å levere positive resultater uten at det hindrer kvaliteten. Det bør gis tid til å teste og kontrollere kvaliteten på hvert trinn i prosjektet.
5) Risikostyring:
God prosjektledelse krever at prosjektlederne skal ha en forhåndsprioritert liste over risikoer som prosjektet potensielt kan løpe inn til med sine alternativer å implementere hvis det skjer.
Før prosjektlederen begynner å jobbe med prosjektet, må prosjektlederen sitte med teamet og analysere risikoene på forhånd. I praksis er det vanskelig å dekke alle risikoer, men en god leder har alltid en ide om hvilke risikoer som kan vises, avhengig av prosjektets type. Denne kunnskapen kommer også med tidligere arbeidserfaringer og hjelper deg med å identifisere potensielle trusler før du jobber med prosjektet, så når et problem oppstår, er det en forhåndsutviklet plan for å takle den og forhindre at prosjektet kjører i noen form for uhyggelig situasjon.
Effektive risikostyringsferdigheter kreves av en hvilken som helst prosjektleder, ettersom prosjektet kanskje ikke alltid kjører i henhold til planen, og selv om det gjør det, kan ikke sanntidsrisiko håndteres på forhånd, så lederstilen til å tilpasse seg og håndtere den når den utgjør en trussel er en ferdighet som en god prosjektleder skal ha.
Når vi går gjennom alle disse punktene, innser vi at god prosjektledelse betyr noe for ethvert prosjekt, fordi det lover suksess. Skjebnen til ethvert prosjekt avhenger av deres prosjektleder og deres ferdigheter til å organisere teamet, planlegge prosjektet, teste kvaliteten på prosjektet, styre risikoen og lede prosjektet med visjonen om å oppnå suksess med motiverte teamspillere og inspirere alle dem for å gjøre sitt beste.
Anbefalte artikler
Dette er en guide til hvorfor er prosjektledelse viktig. Her diskuterer vi hvordan prosjektledelse hjelper deg med å nå målene. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -
- Scrum-prinsipper
- Agile i virksomhet
- Prosjektledelse jobber
- Prosjektleder rolle
- Casestudie i prosjektledelse