Vi vil ikke bare vise deg trinn-for-trinn-prosess for å kartlegge en klar, spesifikk og skriftlig kommunikasjonsstrategiplan for organisasjonen din, vi vil også hjelpe deg med å sortere grunnene til hvorfor du bør gjøre det samme.
Den åndelige læreren Osho kom med en kommentar da han ble spurt om hvorfor han var veldig fruktbar mens han snakket om sine egne talenter og evner. Han sa
- Hvis jeg ikke skal skrike om mine egne talenter, hvem ellers vil da? Hvis jeg ikke vil gjøre det, hvordan vil folk bli kjent med at jeg kan hjelpe dem med ressursene og kapasitetene mine?
Hvis du lurer på hvorfor du trenger en kommunikasjonsstrategiplan, er det på grunn av dette - ingen vil bli kjent med deg før du forteller dem på en måte som de kan forstå. Det er enkelt å være tilfeldig når det gjelder kommunikasjonen med interne og eksterne interessenter. Men det maksimerer ikke verdien av virksomheten din.
Hvis du fremdeles tenker på hvorfor du bygger en effektiv kommunikasjonsstrategiplan for å kommunisere dine dypeste verdier, tjenester, produkter, misjon, visjon til folk og kunder, kan du se på årsakene nedenfor. Du vil bli kjent med hvorfor det er helt viktig.
Grunner til å lage en kommunikasjonsstrategiplan
- Agenda: En kommunikasjonsstrategiplan er med på å bygge en agenda for en organisasjon - hvorfor den eksisterer, hvem den tjener, hvordan den skal tjene, dens misjon og visjon og hvordan den planlegger å utvide. Det er en agenda fordi den viser folk i organisasjonen om hvordan de skal utføre planene og hvor de trenger å nå. Kundene vil også få et tydelig overblikk over hva de kan forvente av organisasjonen i nær fremtid.
- Strategi: Strategi er kunsten å bestemme seg for å gå fra A til B der det er betydelige risikoer. Dermed er planlegging fremover om kommunikasjonsstrategiplanen alltid forsvarlig for en organisasjon som har som mål å vokse. Uten planlegging og riktig kommunikasjonsstrategiplan kan ikke organisasjonen gå langt med å kanalisere informasjonen de vil transportere.
- Samtidig påminnelse: Å bygge en kommunikasjonsstrategiplan letter det viktige egenskapen ved å minne interne og eksterne interessenter om hva de skal gjøre eller gjør for øyeblikket. Dens programmer og omprogrammerer sinnet til individene som er involvert i prosessen og forener dem til et felles formål.
- Offentliggjøring: Ingen virksomheter kan stå i et vakuum. De er ansvarlige for handlingene sine, og ettersom alt påvirker alt, påvirker hvert enkelt trekk samfunnet direkte eller indirekte. Så formålet med å bygge en god kommunikasjonsstrategi til de ansatte er å gi en fullstendig avsløring om hva virksomheten har til og hvordan virksomheten planlegger å vokse samfunnet og avstå fra uetisk praksis.
Dette er de viktigste fire grunnene du trenger for å bygge en effektiv kommunikasjonsstrategi til de ansatte. Du kan også inkludere ting som å nå et større publikum, prøve å hente bedre markeder for produktene dine og utvide forretningshorisonten, men det er sekundære grunner (disse grunnene er kanskje ikke sekundære for deg).
Uansett hvilken grunn du har, eller selv om du ikke har en grunn til å bygge en effektiv kommunikasjonsstrategi til de ansatte, oppfordrer vi deg til å ta hensyn til resten av artikkelen. Hvis den blir korrekt utført, kan denne artikkelen endre hele kommunikasjonsstrukturen i organisasjonen.
La oss begynne.
-
Formulere dagens situasjon
Uten å vite hvor du står hvordan du forventer å komme foran deg og nå en viss situasjon der ting ville samsvare med visjonen din. Det vil ikke før du vet hvor du er.
Den beste måten å vite det på er å gjøre en SWOT-analyse. Det er veldig enkelt. Ta et papir og del det i fire deler og skriv på den første delen Styrker; under styrker, skriv svakhet. Til høyre, skriv muligheter, og skriv under trusler.
Bruk litt tid på å legge inn inngangene. Hvis du trenger å ta hjelp av dine kolleger eller tilbakemeldinger fra kunder, gjør det samme. Jo mer nøyaktig du gjør denne analysen, desto mer fordelaktig vil kommunikasjonsstrategiplanen din bli. Vet at du først kan kommunisere med klarhet når du har konkret og lydinformasjon. Ikke hopp over dette trinnet. Det er en av de viktigste tingene, til å begynne med.
-
Arranger et møte med sentrale interessenter
Når du har gjort SWOT-analysen din, er det på tide å gjøre noen kurskorreksjoner. Du kjenner styrkene, svakhetene, mulighetene og truslene dine. Nå, involver alle interessenter til å diskutere hvilke konklusjoner du kom til er helt korrekte, eller de ønsker å legge til innspill. Hvis de legger til innspill, lytter og noterer.
Presentere deretter de endelige konklusjonene etter ideen. Hvis alle sentrale interessenter er enige om det samme, planlegger du å sitte igjen for å utvikle en strategisk visjon. Oppmøtet er viktig fordi ett medlem ikke kan lage en organisasjon.
Vi trenger at alle skal stå på linje med organisasjonsutviklingen og utvidelsen. Og hvis du jobber i en organisasjon, vil du vite at det er et begrep som heter Johari Window som sier at det er en mørk side av oss som kan skildres bedre av andre mennesker.
Så ved å bruke det samme prinsippet i organisasjonen, er det obligatorisk å ikke bare stole på dine egne tanker og meninger og be andre nøkkelpersoner også dele sine.
-
Kartlegge en ideell fremtid for organisasjonen
Når nøkkelpersonene har gitt sine meninger og innspill, er det på tide å kartlegge en ideell fremtid for organisasjonen. For å starte prosessen, skriv ned alt du vil at organisasjonen skal stå for. Se for deg at du har alle ressursene, menneskene, pengene og talentene for å skape en plettfri fremtid. Så skriv ned fremtiden som du ser.
Ikke tenk på umulighet som nå. Det er et trinn der du trenger å tenke utover det nåværende scenariet ditt hvis du vil utvide virksomheten din og gjøre deg bemerket. Ikke la det ideelle synet vandre i tankene dine. Gi den form og struktur. Skriv det ned på samme måte som du ser det. Næringsfilosofen Jim Rohn spurte -
“Er det mulig å se fremtiden før den eksisterer?” Han svarte seg selv - “Det er mulig å se fremtiden før den eksisterer. Fordi du kan se det i tankene dine før det eksisterer.
-
Ets ut visjonen etter prioritet
På dette stadiet er det på tide å gi den form. Du må være realistisk nå. Du må gå ut og gjøre aktsomhet. Hvis du er i en produksjonsindustri og du ønsker å gjøre integrering bakover, kan du tenke på ressursene, pengene og menneskene som kreves for å gjøre jobben.
Spør deg selv - er det nødvendig? Hvor verdifull kan det bli på lang sikt? Sitt med din SWOT. Viser SWOT at du har styrken i å gå for dette trinnet? Hvis ja, fortsett, og hvis nei, stopp.
Den mest ideelle måten å prioritere visjonen er å dele den inn i fire deler - kritisk, ikke-kritisk, avgjørende, fjerning. Legg all din visjon i disse fire delene. Tenk lenge og hardt.
Se på tilbakemeldinger fra kunder, markedsanalyse, dømme markedstrendene og ta deretter mening fra sentrale interessenter og deretter bestemme hva ting nødvendigvis vil gå inn i den kritiske fasen, som skal gå i avgjørende og ikke-kritiske og som du faktisk kan fjerne fra Åpenbaringen.
-
Gjør visjonen til mål
Det er på tide å sitte sammen med nøkkelpersonene i organisasjonen. I dette møtet ville du presentere divisjonen du gjorde av visjonen din. Ta innspillene deres og se om det du tenker er unisont.
Hvis ikke, hvorfor? Finn ut hva de tenker. Legg tilbake visse ting hvis de har fortjeneste, og kast visse ting hvis du føler at de kan unngås fullstendig. Når du er overbevist om din visjon og prioritering av den visjonen, er det på tide å sette målene.
Å sette mål betyr at du må etse ut den store visjonen din i biter som kan oppnås i løpet av 3-5 år eller mindre. Det er viktig å snyde seg ned. Hvis du ikke tapper deg ned, vil ikke henrettelsen skje, og du vil ikke kunne gjøre visjonen din til virkelighet i nær fremtid.
-
Skriv ned trinnene som trengs for å nå B fra A
Når du har fått målene, er det på tide å gjøre noe på bakkenivå. Vi vet alle at fantasi uten utførelse er en villfarelse. Så det er viktig å ta hvert mål og bestemme A-punktet og B-punktet. A er poenget der vi står akkurat nå. Og B er der vi ønsker å nå. Vi kan ikke nå B før vi tar noen skritt.
Det er på tide å skrive ned hvert handlingstrinn i detalj slik at vi kan forstå hvor vi skal gjøre hva og hvordan vi skal nærme oss hele saken på en enkel måte. Opprettholde en sekvens og struktur. Ta ut en side for hvert mål.
Hvis det er øverst på toppen, skriv ned målet og skriv deretter trinnene ut en etter en, og følg det deretter i rekkefølge av betydning. Denne enkle strukturen ville bidra til å iverksette tiltak og ville gjøre utførelsen feilfri.
-
Finn smutthull
Hvis du har lest Edward de Bonos verk "The Six Hats", er det på tide å bruke den svarte hatten. Det er superenkelt å skrive ned handlingstrinn. Men vi må ha noen beredskapsplaner for å håndtere hele saken forsvarlig.
Hvorfor beredskap? For når som helst kan ting gå galt. Du kan komme overfor en hel masse hindringer underveis som vil gjøre livet ditt elendig. Og hvis du ikke har en plan på forhånd, er det eneste du kan gjøre å sitte fast og holde seg inaktiv.
Dermed plan for kriser. Planlegg for situasjoner der ting kan gå dårlig. Plan for nødhjelp. Plan for hindringer. Og gå videre med neste trinn.
-
Sett frister
Når du tydelig ser de svarte flekkene i å gjøre visjonen din til virkelighet, er det på tide å gi den mer mening. Organisasjonen kan ikke utvide uten frister. Noen sa så vakkert - Det er ingen urealistiske mål, heller urealistiske frister.
Så det er på tide å sette frister for hvert tiltakstrinn du har etset ut før. Vær spesifikk, vær realistisk og legg til buffer til hver frist (minst 20% av den opprinnelige tiden du trodde ville ta oppgaven å fullføre).
-
Attribuer ressurser og ansvar og del
Nå har du en hel liste over ting i hånden. Du har allerede satt målene, kuttet dem ned i spesifikke handlingstrinn, funnet hindringene du kan møte på en lang og satt frister for hver oppgave.
Nå er det på tide å tilskrive ressursene og finne ut mennesker som kan gjøre oppgaven. Dette er den mest kritiske delen av å bygge en effektiv kommunikasjonsstrategi til de ansatte. Måten du deler ansvaret på, vil fortelle mye om hvordan du ønsker at planene skal implementeres.
De fleste tror at kommunikasjonsstrategier er en egen ting, men det er dypt i tråd med en organisasjons oppdrag, visjon, mål, mål og implementering. I hvert trinn må du vite hvordan du kommuniserer med underordnede. Så mens du tillegger ansvaret, må du sørge for at de har alle ressursene tilgjengelig for implementering.
Når alt er gjort, ber folkene dine komme på jobb i henhold til fristen. Lag små tilbakemeldingssløyfer som hjelper deg å få tilbakemeldinger for hver oppgave og hvordan den implementeres.
Hvis kommunikasjonsstrategien til de ansatte synes det er vanskelig å implementere, finn ut årsaker til det. Er det et spørsmål når det gjelder ressurser / evner / klarhet / kommunikasjon? Og deretter ta de nødvendige skritt for å endre det. Implementering er veldig viktig fordi uten dette ville hele kommunikasjonsplanen gå forgjeves.
-
Bonustips - Ta korrigerende tiltak
Dette trinnet handler mer om å motta tilbakemeldinger og lage en åpen dørpolitikk hvor folk kan komme og møte sine veiledere når som helst og kan diskutere problemene deres mens de implementeres. Hvis de ansatte ikke er motiverte og ikke vet det større formålet med en liten oppgave, er det ansvaret til veilederen å lære de ansatte og motivere dem til å handle.
Disse veilederne må også rapportere til lederne sine, og deretter vil ledere rapportere til toppledere og så videre og så videre. Dette vil skape et effektivt tilbakemeldingssystem som er veldig viktig for å iverksette tiltak når de ansatte fortsetter med å implementere oppgaven som er tildelt dem.
Kommunikasjonsstrategiplan er ikke en egen ting. Hensikten med strategisk kommunikasjon er iboende i essensen av å sette organisasjonens mål og oppnå dem med maksimal suksess.
Så hvis en organisasjon kan implementere det ovennevnte, ville det ikke være noe problem å bygge en effektiv kommunikasjonsstrategi til ansatte i hele organisasjonen, og da vil den samme åpenheten også smitte de eksterne interessentene.
Første bildekilde: pixabay.com
Anbefalte artikler
Her er noen artikler som vil hjelpe deg å få mer detaljert informasjon om kommunikasjonsstrategiplanen, så bare gå gjennom lenken.
- 8 fantastiske trinn for å lage en fantastisk salgsteamstrategi
- Gratis nyttige Microsoft Excel-tips og -triks (regneark)
- 6 intranettfunksjoner for vellykket medarbeiderkommunikasjon
- Topp 8 nyttige og beste tips for endringsledelsesstrategi