Vår er alderen til den virtuelle, og du trenger ikke at jeg skal fortelle deg at vi alle lever parallelle liv online.
Studier viser at over 90% av mennesker i alderen 12-20 år, som har tilgang til internettforbindelse, er koblet døgnet rundt, og synes det er lettere å kommunisere på nettet enn å skrive faktiske brev eller meldinger.
Sosiale medier har økt strømmen av kommunikasjon på Internett som aldri før. Direktemeldinger, chatting, e-post, posting, tweeting, mye aktivitet foregår online, som vi enten initierer eller svarer på.
E-postmeldinger har for lengst overtatt stedet for papirpost i vår daglige ordning med ting. En stasjonær / bærbar datamaskin, Wi-fi-tilkobling eller en dongle, og du er god til å gå. Og hastigheten er et ekstra aktivum.
I løpet av det siste tiåret har e-postmeldingen blitt den foretrukne modusen for å koble til personer satt i distanse. Hvorfor avstander sender noen av oss til og med folk som bor i huset ved siden av oss! Og før mobilmeldingsapplikasjoner overtok, var e-post den eneste måten vi kunne planlegge piknik, sammenkomster, fester eller dele bilder eller informasjon med våre venner eller familie.
De fleste av oss vet hvordan vi skyter av vennlige e-postmeldinger når de slipper hatten, og foretrekker det som det raskere og mer praktiske alternativet til å skrive brev. Og det faktum at disse uformelle e-postene ikke følger noen fastlagte regler for grammatikk eller komposisjon som er lagt til populariteten deres på ingen liten måte. Du trenger ikke å bruke tid på å gruble over hvordan du kan ramme en mail til college gjengen eller nabolaget kompiser; du bare skriver.
Men profesjonelle e-poster er et helt annet ballspill helt. Selv om de er mindre formelle enn den trykte notatet eller brevet, er disse ikke desto mindre organisert i sin tone og tekstur, og følger reglene for grammatisk korrekthet.
Før vi går inn på detaljene i å skrive et effektivt profesjonelt e-postformat, la meg ta deg gjennom noen mulige formål med slik formell kommunikasjon.
Du kan skrive profesjonelle e-poster for -
- Søker om stilling, stipend eller stipend
- Be om tillatelse eller tjeneste
- Gi eller be om informasjon
- Be om handling på noe
- Svar på eller anerkjenne offisiell kommunikasjon
- Å skrive om noe problem du føler deg sterkt om
- Klager om en tjeneste eller et produkt
Disse er bare veiledende; årsakene til å skrive formelle e-poster kan være uttømmende.
Siden alle disse situasjonene involverer autoritet og verv, sier det seg selv at tonen og språket må overvåkes nøye. Kort sagt, tid til å huske på Ps og Qs.
Så la oss komme ned til messingstikkene. Hvordan jobber du med å strukturere og komponere en e-post på en måte som vil være både engasjerende og effektiv? Det vil si, hvordan vil du få poenget ditt?
La oss overraske de syv C-ene for kommunikasjon:
- Fullstendighet: Kommunikasjonen din må være fullstendig med å gi de nødvendige detaljene og angi dens formål
- Konsisthet: Det må være til poenget, ikke rusle unødvendig
- Klarhet: Formålet ditt må komme klart fram
- Konkretthet: Meldingen må være spesiell, med underbyggende fakta og bevis
- Sammenheng: Må være fornuftig
- Høflighet: Høflighet og gjensidighet må huskes
- Korrekthet: Kommunikasjonen må være fri for grammatiske feil
Så husk kriteriene ovenfor, bør e-posten din være et tydelig, fullstendig, sammenhengende dokument som ikke ideelt sett burde kreve en oppfølgingsmail med forklaring og instruksjoner.
Enklere sagt enn gjort, er det ikke? Hvor mange ganger har du satt deg ned for å komponere den nøyaktige e-posten, og har senere funnet at den er enten uhøflig og brysk eller vanlig sutring eller meningsløs? Jeg er sikker på at vi alle har møtt denne typen dilemma: om vi skal være skarpe og direkte eller om vi skal være høflige og rundkjøringsløse.
7 tips for å perfeksjonere din profesjonelle e-post
Så la oss ta utgangspunkt i det grunnleggende.
-
Gjenta mental formålet med e-posten din mentalt
Hva skriver du e-posten til? Hva vil du at mottakeren skal gjøre? Hvis du er klar over tankene dine om forventet svar e-posten din sikter til, kan du komponere meldingen din og huske det.
La meg gi et eksempel.
Si at Dorothy vil at College Dean skal gi henne en anbefaling om et stipend. Hennes formål med å skrive e-posten er å minne dekanen på hennes troverdighet som student, hennes prestasjoner på college og hennes generelle oppriktighet. Nå må hun oppgi alle disse i posten uten å komme like skrytende for seg selv eller uten å virke som for påtrengende. Hun må også be dekanen sin om å skrive anbefalingsbrevet innen et bestemt tidspunkt. Så e-postens formål ville være:
- a) Angi legitimasjon som student
- b) Informere dekanen sin om stipendet hun har søkt
- c) Få anbefalingen innen en slik og slik dato
Når hun er klar i hodet hva hun vil, kan hun fortsette å komponere e-posten.
Analyser også leseren din. Hvem er han / hun? Hva er leserens reaksjon sannsynligvis på å lese posten din. Ramm inn e-posten din basert på denne analysen.
-
Bestemme emnelinjen
La oss si at du sender en jobbsøknad.
“Jobbåpning” eller “Markedsføringstrainee” i emnelinjen er for vag når du sender en e-postapplikasjon. Du må spesifisere stillingen du søker på, sammen med avdelingen eller avdelingen eller utsendelsesstedet, hvis disse er spesifisert i rekrutteringsannonsen, i emnelinjen.
Tenk på det som en ensidig synopsis av e-posten din. Emnet forteller mottakeren hva målet ditt med å sende e-posten er. Den ber også om spesifikke tiltak, som:
“ Deltakelse i seminar på ___________ (emne) på _________________ (spillested) på __________ (dato og tid) ”
Eller
“ Reparasjoner og vedlikehold av stasjonære datamaskiner - forespørsel om bud ”
Slike overskrifter i emnelinjen informerer mottakeren om de nødvendige detaljene, og følger reglene for klarhet og konsisthet som ble diskutert tidligere.
-
Hilsen og hilsen
Husker du leksjonene i høflighet og høflighet som vi har lært på ungdomsskolen? Ja, disse er relevante selv nå. En profesjonell e-postadresse bør alltid begynne med en hilsen.
" Kjære herr eller fru (alt etter hva som er tilfellet) " eller " Hallo fru selger (hvis du tilfeldigvis vet navnet på mottakeren), "
Når vi skriver en e-post (uformell post), kommer vi direkte til poenget, og dispenserer fra behovet for å bruke Ps og Qs med venner. Men profesjonelle e-postmeldinger er ikke fullstendige uten skikkelig hilsen etterfulgt av en hilsen eller en høflig åpning, for eksempel:
“ Takk for invitasjonen ”
Eller
“ Varme hilsener ”
Eller
" Vi erkjenner klagen din og beklager dypt inntrufne dine "
Foruten å bryte isen, for å si det, erkjenner en slik åpning også leseren av posten som en viktig person.
-
Å komponere posten
Dette er teknisk sett den tøffeste delen av jobben, da dette er hjertet i saken. E-postadressen din skal følge grammatikkreglene og ha en åpning, et organ og en avslutningsdel. Åpningsseksjonen viser til tidligere korrespondanse eller handlinger, hvis noen. Den angir også formålet med å skrive posten.
Husk at ledere mottar post med lastebilen i disse dager, og det er umulig å lese gjennom alle disse. De fleste fagpersoner skanner gjennom emnet og åpningsdelen av postene, og fortjener en nærmere titt bare hvis de synes det er informativt og relevant.
Så ikke vent til siste ledd for å oppgi formålet ditt. Sjansen er stor for at leseren vil gi seg før de når den delen. Dette er også nettopp grunnen til at korthet og konsisthet er så viktig. Bakgrunnsinformasjon er viktig, men vær snill og vær kort. Kom til poenget så snart du kan.
Bruk kulepunkter hvis e-posten din har mye faktainformasjon eller informasjon. Disse er lettere å gjennomgå.
Uthev de aktuelle områdene . Les gjennom disse seksjonene må fortelle leseren hva du vil.
Ikke vær vag. Oppgi tydelig hva som må gjøres. Selv om det ikke er strengt mulig å uttale vilkår i jobbsøknader, eller forespørsler om tilskudd, må du huske leseren hva du skriver for.
E-postadressen din må være kort og fullstendig samtidig. Virker som en høy ordre? Ikke i det hele tatt.
- Bare lag en liste over punktene som skal inkluderes i posten.
- Se listen for å sjekke at du inkluderer alle punktene.
- Sjekk for ordlighet. Slett overflødig informasjon.
- Forsikre deg om at e-postadressen ikke kommer til sider. Gi om nødvendig støtteinformasjon i vedlegg (mer om det senere i dette innlegget)
- Forsikre deg om at e-posten din ikke trenger å bli fulgt opp med biter og informasjon i senere post. Forsøk å gjøre posten til en komplett korrespondanse i seg selv.
Sørg alltid for å åpne og lukke posten høflig. Etter avslutningen, lukk e-posten med " varme hilsener ", eller " takk og hilsener ", eller den konvensjonelle " hilsen trofast ", etterfulgt av navnet ditt. Hvis mulig, legg til signaturen din før navnet ditt.
Når komponeringsdelen er over, gi deg en klapp på baksiden! J
Du er over med den tøffe delen. Det som gjenstår nå, er å revidere og redigere, og gi støtteinformasjon.
-
Bruk høflig språk og vær til poenget
Husker du "Cs" for konsisthet og høflighet? Formell kommunikasjon må være høflig og upersonlig.
" Vi vil informere deg om at den siste datoen for innsendingene er 20. oktober 2015. Send inn oppføringene innen den datoen. ”Høres det ikke høflig og tydelig ut? Den spesifiserer også handlingen som må utføres innen den angitte tiden.
Lag et grovt utkast til e-posten din og les den og plasser deg i posisjonen til mottakeren. Høres du høflig og høflig ut? Gir du alle nødvendige detaljer? Er meldingen din til poenget? Høres du alvor ut? (Rød varsling! Uformelen er i orden med venner, ikke i det profesjonelle scenariet, spesielt når du e-post skriver til noen du ikke kjenner som person). Så bedre ta noen tips om e-postskriving før du setter i gang med å skrive noen e-post.
Les og revider e-posten din for mulige grammatiske og stavefeil og bortfaller i informasjon. Hvis det er mulig, få en tredje person til å lese og gi tilbakemelding. Et objektivt øye kan ofte peke på hva du som en involvert part ikke kunne se.
-
Leverer kopier
I tilfelle e-posten din krever koordinering med eller godkjenning fra andre avdelinger eller tjenestemenn, må du huske å merke en kopi (cc) til dem. Send deg også en tom kopi (bcc) for fremtidig referanse.
Vær imidlertid forsiktig, ikke skyv av kopier til ubeslektede personer. Dette vil sannsynligvis skje når vi svarer på gruppepost; vi trykker ofte på “svar alle” -knappen i stedet for å svare bare avsenderen.
I denne tidsalderen med overbelastning av informasjon, er det siste en profesjonell ønsker å ha en overfylt innboks med mange ubeslektede postkopier merket til ham / henne. J
-
Legge til vedlegg
Hvis du sender en jobbsøknad eller en informasjonsmail, må du legge ved relevant dokument (er) med posten. En e-post uten riktig vedlegg er som en konvolutt uten brev!
Mye tid blir bortkastet når post kommer uten vedlegg. Enten blir mottakeren satt av ved forfalle, eller må skrive tilbake for å be om nødvendig informasjon. Deretter sender avsenderen en annen e-post med den samme.
Så nå er dere alle utstyrt og setter dere ned for å skrive. La oss revidere formatet for din klare referanse :
- Til: Mottakers post-id
- Fra: Avsenderens post-id
- Kopi: (kopier til)
- Emne for posten
- hilsen
- Notatets kropp
- Lukking
- Avsenders signatur og / eller navn
Dette er et grovt format; du kan improvisere når du blir kjent med prosessen.
Før jeg avvikler, la meg ta deg gjennom spesifikasjonene en gang til:
- Bruk en kort, beskrivende emnelinje
- Hilsen mottakeren med "Kjære herr …" eller "Hei, …"
- Vær presis og til poenget
- Ikke bruk tilfeldig språk, vær formell
- Lukk ordentlig med initialene / navnet / signaturen din
- Kopi til berørte personer
- Støtte med nødvendige vedlegg
Så nå som du har fått tilstrekkelige innspill, skriv (eller rettere sagt), gutter! ?
Ønsker deg lykke til!
Relaterte kurerer: -
E-postmarkedsføringstrening
Bygg en kraftig målrettet e-postdatabase