ERP (Enterprise Resource Planning) - En stor eller liten organisasjon er delt inn i flere avdelinger basert på funksjoner. Administrasjon, finans, markedsføring, salg, kundeservice, PR, lager, logistikk, produksjon, HR, eksport er noen av avdelingene. I den konvensjonelle forretningsprosessen fungerte hver avdeling som vanntette rom med lite samspill mellom dem på sanntidsbasis. Hver informasjon eller data må hentes fra den aktuelle avdelingen enten via telefon, e-post eller meldinger. Bortsett fra å være tidkrevende og tungvint, vil det også føre til duplisering av data.
Med innføringen av Enterprise Resource Planning (ERP) ble forretningsprosesser enklere og muliggjorde integrering av forskjellige funksjoner i organisasjonen og tilgjengeligheten av data på sanntidsbasis, og hjelper til raskt å ta beslutninger.
Enterprise Resource Planning er ikke en enkel programvare, men en massiv programvarearkitektur som integrerer alle avdelingene i organisasjonen og hjelper dem med å kommunisere med hverandre.
Hvordan vil det hjelpe virksomheten din ERP (Enterprise Resource Planning)
Her er funksjonene i ERP som hjelper bedrifter med å forbedre produktiviteten:
-
De er sentraliserte, ikke desentraliserte systemer
I myndighetsadministrasjon og planlegging kan desentralisering være bra i visse situasjoner der det bør være intelligens om behovene og kravene på det lokale panchayat-nivå. I virksomheten, hvis informasjonsflyten er desentralisert, vil beslutningstakerne ikke ha noen anelse om hele bildet på noe tidspunkt. Det vil være et tidsforsinkelse - å hente informasjon via e-post, brev eller telefon. I en konkurransedyktig næring kan det påvirke selskapenes vekstutsikter siden de ikke kan svare raskt på endrede markedsforhold og forbrukernes etterspørsel.
La oss se hva som skjer i et desentralisert system: Når salgsavdelingen får en stor kundeordre, sjekker den med lageravdelingen for tilgjengeligheten av produktet. Hvis det ikke er tilgjengelig, må de henvende seg til produksjonsavdelingen for å produsere mer. Produksjonsteamet må komme i kontakt med varelager for å kjenne lageret av halvfabrikata og lagre for råvarer. De må kanskje bestille ferske råvarer. Og hvis de ikke har konsultert finansavdelingen før bestillingen, kan betalingene til leverandørene bli forsinket. På dette tidspunktet kan forbrukeren ha forlatt og gått til konkurrenten. Dette fører til enormt tap av virksomhet, markedsandel og merkeverdi.
-
De deler en sentral database
I en organisasjon er det flere typer data, forbrukerdata, medarbeiderdata, produksjonsdata, lagerdata, økonomiske data. Alle selskaper bruker databaser for å lage, lagre og administrere data. Avanserte ERP-systemer som SAP kan fungere hvilken som helst database, hvilken som helst plattform og med ethvert operativsystem. Noen databaser er innbyrdes relatert til f.eks. ansattes data deles av HR, økonomi og administrasjon, men i ERP-systemer opprettholder hver divisjon ikke en liste over ansatte, men henter den fra HR-avdelingen. Derfor unngås duplisering av data. På samme måte deles forbrukerdatabasen av økonomi, salg og distribusjon, markedsføring og PR. Men det er ingen duplikater av data da alle avdelinger henter dataene fra den sentrale serveren eller databasen. Sentral database gjør det mulig å spare på vedlikeholdskostnader for database.
Anbefalte kurs
- Profesjonelt PMP-kurs
- Online sertifiseringskurs i programvareprosjektledelse
- Sertifiseringstrening i smidig prosjektledelse
-
Det er brukervennlig og involverer hele interessentene
Enterprise Resource Planning er ikke et sofistikert system som bare er for programmerere, ledere, beslutningstakere eller teknikere i en organisasjon. Systemet anerkjenner viktigheten av den mest junioransatte og de har en rolle som sluttbrukere. De er menneskene som legger inn data - for f.eks. i salgsavdelingen legger selger inn kundedata som navn, e-post-id, alder, adresse, mobilnummer og kjøpsdetaljer for å opprette salgsordre og deretter fakturaen. Selskapet trenger også hjelp fra funksjonelle konsulenter som forstår de forskjellige forretningsprosessene med en organisasjon - som Finans, HR, Regnskap, Inventory… ..og hjelp til utvikling av moduler. De definerer krav, parametere og hva alle typer data, type tillatelser som kreves. Kodingen og backend-konfigurasjonen utføres av tekniske konsulenter som er eksperter på BASIS, ABAP og HANA.
-
Enterprise Resource Planning er tilpassbar og tilpasningsdyktig
ERP-systemet er ikke en programvareløsning som gjør at organisasjonen tilpasser sine forretningsprosesser for å bekrefte til systemet sitt, men ERP-systemet kan tilpasses selskapets krav uavhengig av operativsystemer, databasesystemer som brukes. ERP-løsninger er ikke for store organisasjoner alene. Det er nå tilgjengelig for små og mellomstore bedrifter. Dessuten kan ERP-systemer implementeres på en modulær måte, noe som betyr at store organisasjonskostnader ikke behøver å påløpe av en organisasjon hvis den har økonomiske begrensninger.
Implementering er kjernen i ERP-løsninger, og suksessen ligger i forståelsen av forretningsprosessene som vanligvis gjøres av funksjonelle konsulenter, enten tilgjengelige internt eller outsourcet. Når kravene til firmaet, programvare, serverintegrasjon ikke stemmer overens, sies det at det er hull i implementeringen som blir adressert av tekniske konsulenter som er spesialiserte innen BASIS eller ABAP.
-
ERP utnytter skyen og mobiliteten
Mange selskaper synes implementering av ERP på stedet er dyr, tar mer plass og integrering med i organisasjonen. Heldigvis er det skytjenesteleverandører som gjør det mulig å lagre data, programvare og plattformen helt eller delvis til å kjøre den. Dette gjør det mulig for selskaper som har kritiske data som må være sikre, å bli holdt på sine egne servere, mens de får mer generisk arbeid utført i skyplattformen. ERP-systemer er også distribuerbare på mobilen, slik at selgere, markedsførere kan oppdatere informasjon i sanntid, noe som muliggjør raskere svar fra beslutningstakerne i selskapets hovedkvarter.
Med sky har dukket opp Software-as-a –Service (SaaS), Platform-as –a - service (PaaS) og flere betal-per-bruk-pakker som drastisk har redusert implementeringstiden som kreves i de tradisjonelle modellene på stedet og drastisk kuttet kostnader ved ERP-implementering.
-
Alle interessenter føler forskjellen med ERP
Bruken av ERP-systemer kommer ikke bare de ansatte og organisasjonen til gode, men også forbrukerne. I disse dager verdsetter organisasjoner kundelojalitet og ofte trenger de bare å fortelle mobilnummeret sitt for å få lojalitetsbonus, bli fakturert raskere i butikken og holde seg orientert om rabatter og tilbud fra selskapet.
Det er en vinn-vinn-situasjon for både kunden og selskapet. De som ikke krever trykt regning, leveres en e-regning i sanntid takket være ERP-systemer. En bankkunde får penger når som helst på døgnet eller kan sette inn penger på kontante innskuddsmaskiner (CDMer) 24/7 takket være ERP. På et ERP-ledet sykehus trenger du ikke ha med deg dine tidligere poster hver gang de alle er lagret i pasientdatabasen.
Når de drar på oppfølgingsbesøk, er alt som kreves ID-kortet eller sykehusnummeret. Saksarket åpnes i legeterminalen like før du kommer inn på konsulasjonsrommet og påfølgende røntgenbilder eller blodrapporter blir også snart oppdatert i pasientdatabasen. Når diagnosen er over, trenger pasienten bare å flytte til apotek og fortelle sykehusnummeret igjen for å få forskrevet medisinene.
-
Integrering med kundeforhold
Den distinkte organisatoriske fordelen med ERP ligger i full forståelse av kunden helt fra det tidspunktet han / hun er en kunde for kunden, etter salg, tilbakemelding, kjøpsvaner, gjentatte kjøp. Hvis CRM og ERP er integrert, vil en kunde som ringer kundesenteret for å spore en ordre, få ønsket informasjon til hånden. De vil ha tilgang til varelageret, leveringsdetaljer og sannsynlig leveringsdato.
Merk: Bli en ekspert CRM-konsulentlære mer om hvordan folk handler og oppfører seg. Vet hvordan du kan imøtekomme kundens behov. Tjen mellom $ 30.000 og $ 80.000.
-
ERP Forbedrer effektiviteten på tvers av avdelinger
Når ERP integrerer hver avdeling i en sentral database, forbedres økonomi, markedsføring, produksjon og lagerkontroll. Data kommer fra salg, økonomi og forskjellige forretningsenheter med forskjellige sett med antall. ERP integrerer dem og gir et øyeblikksbilde for administrerende direktør å vurdere. Rapporteringsformater og prosedyrer kan tilpasses for hver organisasjon som muliggjør samarbeid og diskusjon mellom avdelinger. Produksjonsprosesser kan strømlinjeformes ved å bruke automatiseringsfunksjonene til ERP, lagerkontrollen er bedre gjennom det sentraliserte systemet og kunden blir ivaretatt i hele livssyklusen til produktet - enten det er fem år eller syv år.
-
Det kommer både nystartede selskaper og tradisjonelle virksomheter til gode
Mange store selskaper som kjørte gamle systemer og databaser som ikke kunne kommunisere med hverandre, begynte sakte å flytte til ERP-plattformen på 1990- og 2000-tallet, fortsetter prosessen. Siden de avanserte ERP-systemene alle er plattform, kan operativsystem og database nøytral til og med databasen over gamle systemer integreres i ERP.
For oppstart har de fordelen av å starte med mindre ERP-implementeringer som kan skaleres opp etter hvert som organisasjonen vokser.
-
ERP er kjent for å gi positiv avkastning på et år
Implementeringen av ERP kan ta ett til tre år i et konvensjonelt scenario, men med skybasert databehandling er tidsrammen kommet ned. I følge undersøkelser kunne selskaper som hadde fokus på avkastning på investeringer (ROI) i begynnelsen av ERP-implementeringen, se betydelige resultater etter et år. Det kan være i form av kostnadsreduksjoner, kvalitetsforbedringer, kundetilfredshet, redusert antall ansatte, omdisponering og forbedret markedsandel.
Bortsett fra proprietære ERP-systemer som SAP, Oracle og Microsoft, har noen få open source-plattformer dukket opp, noe som gjør det billigere og enklere for løsningsleverandører å jobbe videre. Odoo, ERP Next, Dolibarr og Opentaps er de populære open source-pacakkene. Dette er webapplikasjoner som kan lastes ned, installeres og brukes av selskaper. De gjør de fleste aktivitetene til en konvensjonell ERP, inkludert fakturering, lager, regnskap, produksjon, kjøp og prosjektstyringsfunksjoner.
Konklusjon
Noen selskaper som Nestle hadde en dårlig erfaring med implementering av SAP ERP-programvare, men det reduserer ikke verdien av ERP i industrien, ifølge analytikere. Problemet med Nestle-implementering sentrerte seg rundt en overgang fra et sterkt desentralisert system til en sentralisert ERP, med interessentene som ikke ble orientert og involvert i prosedyrene.
Dessuten var det hastverk med å fullføre prosessen før Y2K-fristen, og dette forårsaket problemer med integrering av moduler. Akkurat som det er fordeler ved implementering av ERP, kan et mangelfullt ERP-system føre til senkede kostnader, forstyrrelse av eksisterende forretningsfunksjoner og tap av tilliten til ansatte.
ERP-systemer er imidlertid sikre som sikrer konfidensialitet av data, forhindrer uautorisert bruk eller deling av data i selskapet og utenfor. Den er i stand til å bli integrert med e-handelsdivisjonen i selskapet. Selv pure play e-handelsbedrifter trenger å ha robuste ERP-systemer i bakenden for å tilby god kundeservice og optimalisere produksjon, markedsføring og levering av varer.
Med mindre ansatte er ordentlig orientert og opplært i å jobbe med ERP-systemer, kan det hende at implementeringsprosessene ikke er jevn.
Mange ERP-implementerte selskaper leter etter personer som er dyktige i ERP-programvare på selve inngangsnivået, men ikke mange av dem er tilgjengelige. Kunnskapskløften blir overbygget med introduksjonen av e-læringsprogrammer fra selskaper som SAP som hjelper både studenter og bransjefolk til å lære og tilegne seg ERP-ferdigheter.
Driftskostnader kan bli redusert med høye startkostnader kan være en demper i implementering av ERP, ifølge analytikere. Systemet er robust for å møte interne trusler, men de fleste systemer er sårbare for ytre angrep som går ut over kundenes data.
Likevel oppveier fordeler ulempene, spesielt i en konkurransedyktig flerstedsoperasjon de fleste selskaper er i. Det er også egnet til å ta vare på skatter og rapportere etterlevelse av forskjellige regulatorer. Den kan håndtere flere valutaer, symboler og offline online betalingssystemer.
Det globale ERP-programvaremarkedet forventes å vokse med en sammensatt årlig vekstrate på 7, 2% fra 2014-2020, med markedsstørrelse til å utvide til 41, 69 milliarder dollar. ERP har gått inn i nesten alle bransjer vertikalt med mer aktivitet som skjer innen romfart og forsvar. I lokalene vil ERP-implementeringer fortsette å ha mer markedsandel sammenlignet med skybaserte applikasjoner. Bransjen har blitt fleksibel med leverandører som leverer SaaS og lokale implementeringer i henhold til krav fra industrien eller kravene. Videre tilpasser ERP-leverandører seg etterspørselen etter større integrasjon med sosiale medieplattformer og gjør passende endringer i grensesnittene.
Anbefalte artikler
Her er noen artikler som vil hjelpe deg med å få mer detaljert informasjon om ERP, så bare gå gjennom lenken.
- 15 Vanligste oppstart av feil du bør unngå
- 12 kroppsspråktips for forretningsmøter
- Topp 7 beste tidssporing-apper for å øke produktiviteten
- Forbedre produktiviteten på arbeidsplassen på 10 beste måter