Prosjektdokumentasjon

Prosjektdokumentasjon er ikke bare en enkel oppgave, men den kan tenkes å være en viktig ferdighet satt i dagens tidsalder. Helt fra college til yrkesaktive, som jobber med prosjekter i en essensiell del av ens daglige arbeidsrutine, og det blir dermed av avgjørende betydning at man forstår hvordan man skal dokumentere, ivareta og bevare sitt prosjekt for bekreftelsesbevis og fremtidig referanse. Helt fra skolens nivå, hvis enkeltpersoner er antatt som denne enkle, men effektive ferdigheten til prosjektdokumentasjon og styring, kan det tilføre mye effektivitet og produktivitet i sitt profesjonelle arbeid.

Med et makroperspektiv er prosjektdokumentasjon en integrert del av prosjektledelse. Det kan være forskjellige typer prosjekter i forskjellige strømmer som enkeltpersoner jobber med, dokumentasjon kan være til stor fordel og verdi for prosjektlederen fordi:

  1. Han kan se om alle prosjektkrav er oppfylt, hvis ikke, så hva som må gjøres.
  2. I tilfeller av problemer, kan han spore det til kilden til problemet og jobbe med å tilby spesifikke løsninger.
  3. Det kan holde en person ansvarlig for arbeidet han har utført, prosjektlederen kan spore det til analytikeren som har arbeidet med prosjektet når det gjelder arbeidet som analytikeren har gjort og når det ble gjort.
  4. Det gir og fungerer som bevis på at nevnte prosjekt faktisk er blitt opparbeidet.
  5. I tilfelle konflikter og tvister, kan dokumenter som er knyttet til et prosjekt bli slått opp igjen og kan også brukes til å tildele eierskap til prosjektet til den rettmessige eieren.
  6. Ved å bare gå gjennom dokumentlederen kan du vite status for prosjektet, og det er estimert tid til fullføring.
  7. Og til slutt er det viktig at prosjektet er ordnet ordentlig, lettlest og tilstrekkelig.

Ideelt sett følger prosjektledere standardiserte maler som har blitt brukt tidligere for dokumentasjon; disse malene er av vellykkede prosjekter utført av firmaet i det siste. Prosjektplaner, forretningssaker, prosjektstatus og krav blir ofte gjenbrukt av tidligere prosjekter som var en suksess, da det hjelper prosjektlederen å fokusere på deres kompetanse, effektivitet og produktivitet og kutte ned overflødig papirarbeid som blir vanskelig å spore og administrere .

Nedenfor er et øyeblikksbilde av viktige stadier i livssyklusen til et prosjekt, og hvordan hvert trinn genererer viktige prosjektdokumenter som kan brukes til verifisering, fremtidige referanser og bekreftelse.

  1. Mulighetsrapport - Før prosjektet gjennomføres gjennomgår det mange tester med tanke på det er mulig å utføre dette prosjektet og ta det til implementeringsstadiet. Det gjennomføres en studie av gjeldende markedstrender og kultur sammen med kostnadsfordeler knyttet til prosjektet.
  2. Project Charter - Den legger en oversikt over prosjektet, nevner sentrale komponenter og mål for prosjektet og fungerer som et mål. Det hjelper lederen å følge viktige mål gang på gang.
  3. Kravspesifikasjon - Den nevner alle kravene som er nødvendige for å utføre prosjektet, arbeidskraft, økonomiske ressurser, teknologiressurser, råvarer, spesifikke ferdighetssett, tillatelser, regler og forskrifter, godkjenninger i forskjellige stadier av prosjektet.
  4. Designdokument - Det fastsetter designstrukturen til prosjektet, det er laget på en slik måte at det er lett å forstå av en utenforstående når han ser på prosjektet. Den legger ut arkitekturen til prosjektet.
  5. Arbeidsplan / estimering - Det legger ut tidsrammen for ulike komponenter i prosjektet, nevnte komponenter må være ferdige innen angitte tidslinjer. Faktisk fremgang sammenlignes alltid med disse tidslinjene.
  6. Sporbarhetsmatrise - Det hjelper å spore ansvarlighet til en analytiker som arbeider med spesifikke komponenter i prosjektet og hvem de skal kontakte i tilfelle et problem.
  7. Issue tracker - Den opprettholder en liste over alle problemene, den lagrer også utgaver og deres løsninger som skjedde tidligere, slik at i tilfelle problemet kommer igjen, er løsningen lett tilgjengelig
  8. Endre styringsdokument - Det fanger faktisk fremgang og alle endringer som er gjort i prosjektet
  9. Testdokument - det lagrer alle tester som blir utført og svarene deres.
  10. Teknisk dokument - Det inneholder alle tekniske krav når det gjelder teknologi, design og spesifikasjoner.
  11. Funksjonelt dokument - Det fokuserer på hvordan du utfører forskjellige funksjoner og retningslinjer som skal følges mens du utfører dem.
  12. Brukerhåndbok - Oversikt over alle prosesser, regler og forskrifter. Som en standard driftsprosedyre.
  13. Overgangs- / utrullingsplan - Den omtaler hvordan prosjektet vil bli tatt fra tegnebrett til utførelse. Den dekker alle trinnene for hvordan implementering av prosjektet.
  14. Overlevering / prosjektavslutning - Prosjektet er fullført og dokumenter lagres for fremtidig referanse.

Over nevnte punkter var sentrale områder og kilder til prosjektdokumentasjon på forskjellige livssyklusstadier av et prosjekt. Bortsett fra listen ovenfor, er det noen vanlige prosjektdokumenter som oppstår i daglige prosjekter utført på individ eller på virksomhetsnivå.

  1. Prosjektplan - Nevn tidsramme, ressurser og prosjektkostnader.
  2. Risikostyring - Den nevner alle risikoer som kan oppstå i prosjektet, du kan rangere dem og fordele ressurser deretter.
  3. Utgiftslogger - Nevner alle driftsproblemer som oppstår og løsningene.
  4. Prosjektbudsjett - Det viktigste dokumentet nevner de totale kostnadene og avkastningen som forventes fra budsjettet.
  5. Statusrapport - Den nevner fullføringsstatus og milepæler og neste milepæler.
  6. QA-rapporter - Kvalitetssikringsrapporter er viktige fordi du går over alle grunnleggende kriterier før implementering.

Dermed er det klart at prosjektdokumenter er av enorm betydning for vellykket gjennomføring av et prosjekt. Prosjektdokumenter skal være tydelige, enkle, relevante og opp til merket. Hvert prosjekt er forskjellen når det gjelder størrelse, omfang, leveranser og livssyklus. Dette prosjektdokumentene skal være passende for det aktuelle prosjektet.

Prosjektdokumenter skal gjøre livet enklere for prosjektlederen og alle involverte. Det skal tydelig fremgå alle krav, risiko, ressurser, slik at alle interessenter er på samme side.

Anbefalte artikler

Dette har vært en guide til prosjektdokumentasjon. Her har vi diskutert Documents of Project som oppstår i daglige prosjekter. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -

  1. Googles prosjektstyringsverktøy
  2. Hva er smidig prosjektledelse?
  3. Jira prosjektledelsesverktøy
  4. Spørsmål om prosjektledelsesintervju
  5. Casestudie i prosjektledelse

Kategori:

Entreprenørskaputvikling