Introduksjon til prosjektdokumentasjonsplan

Prosjektdokumentasjonsplan er en av de viktigste tingene man bør ha før man hopper videre til noen prosjekter. Det er en av de viktigste tekniske aspektene ved et prosjekt.

Hvis du jobber som frilanser eller for et stort firma, bør du alltid starte et prosjekt med en dokumentasjonsplan fordi det vil unngå unødvendige komplikasjoner som du kommer til å møte på veien. Prosjektdokumentasjonsplan gir deg ikke bare et arbeidskart over prosjektet, det gir deg også et forsprang på hva slags vanskeligheter du kommer til å møte på den veien. Med en post-facto detalj om hva som vil skje hvis du ikke er i stand til å fullføre prosessen i tide, vil det bare lette arbeidstakernes arbeid.

Og bare for å inkludere det faktum at det skal være dynamisk i den forstand at det skal være fleksibelt for å imøtekomme så mange endringer som tiden antyder.

Hvis du ikke er opptatt av en god dokumentasjonsplan, kan det føre til en kostbar forsinkelse i prosjektet eller dokumentasjon av dårlig kvalitet som bare vil øke arbeidsmengden og prosjektestimatet i alle aspekter.

For eksempel - når du kjøper et produkt fra markedet får du en produktmanual, og ved hjelp av denne håndboken bruker du produktet deretter, så det gir deg en grov idé om oppsett, installasjon, bruk av det produktet og hva som vil skje hvis du ikke brukte det som det står i manualen.

Komponenter til en ideell dokumentasjonsplan-

Når vi nå har en klar idé om at dokumentasjonsplanen er veldig nødvendig for å etablere klar planlegging av ens prosjekt, trenger man å lage en god prosjektplan. Og for å lage et, er det noen punkter som må huskes. Vi vil diskutere dem i disse seksjonene. Vi kan i utgangspunktet dele komponenter i to deler:

Første dokumentasjonsoversikt
(vi bør vite hvordan vi lager en dokumentar om dokumentet) -

  • Forside-

Forsiden er en oppsummering av hele prosjektet ethvert prosjekt skal inneholde en opphavsrettserklæring, navnet på innehaverne og en oppsummering av viktig figur (kan eller ikke er nødvendig).

  • Historie-

En prosjektdokumentasjonsplan må inneholde historikk som den har passert som oppdateringsdatoer, tittel og navn på personen som gjorde oppdateringen på det prosjektet. I utgangspunktet gjøres dette slik at du kan holde oversikt over oppdateringer som skjer på slutten eller hvis noen annen ansatt underholder det.

  • Kontaktinformasjon-

Kontaktinformasjonsfanen skal ha kontaktlisten for hele den ansvarlige personen som er relatert til det prosjektet (spesifikk person fra ledernivå, eller seniormyndigheter eller som noen gang har ordentlig mening i prosjektet).

  • Innhold -

Det skal alltid være en skikkelig innholdsforening av en dokumentasjonsplan, fordi den bare vil hjelpe deg å navigere gjennom planen

Andre innholdsorientering
(vi bør vite hvordan vi setter veldig viktig og hvor)

  • Sammendrag-

Det er hjertet og sjelen til en dokumentasjonsplan sammendraget er initiativtaker til prosjektdokumentasjonsplanen. Det bør hovedsakelig fokusere på rampelyset til prosjektet som de viktigste oppdateringene om de viktigste aspektene. Ved å gå gjennom sammendraget skal man få ideen om at det vil være tidsrammer eller tidsfrister for deres respektive miniprosjekter. Et sammendrag bør deles inn i et annet miniprosjekt, da det alltid vil være et miniprosjekt i et stort.

  • Publikum-

Det viktigste aspektet av enhver dokumentasjonsplan er publikum du lager den. Så sørg for at du inkluderer riktig aspekt av prosjektet som per respektive publikum. (head's up- Vær veldig forsiktig når du bruker tekniske termer som publikum kanskje ikke er med på for tekniske termer).

  • Dokumentasjonsspesifikasjon-

Man bør alltid ta noen spesiell vurdering når det gjelder skrifter, logo, fargeorientering, bilder, medieinnhold, etc. Enten det er et online dokument eller et trykt dokument eller begge deler, vil det være enkelt hentet eller hva sidedimensjonen er.

  • Tidsplan-

Det er nødvendig å ha en tidsplan om det er det virkelige livet med prosjektplanlegging fordi rutine alltid vil holde oss på tå. I forbindelse med prosjektplanlegging og dokumentasjon er det veldig nødvendig å ha en tidsplan slik at vi alltid kan sjekke de respektive spørsmålene.

Det viktige landemerket som må holdes i sjakk er-
Hva er milepælene i utviklingen av prosjektet?
Hvilket kapittel må fullføres når?
Hva er perioden for gjennomgangssyklus?
Hva er KPI vi bør holde i sjakk regelmessig?
Hvor mange typer og gjennomgangsrunder bør tillates?
Hva er kalenderen er fristen for prosjektet?

  • Risikofaktor-

alle har hørt utsagnet “større risiko større belønning”. Så for hvert eneste arbeid er det alltid en eller annen risikofaktor knyttet til seg. Som-

Hva er flaskehalsene i dette prosjektet?
Hvilke faktorer vil forstyrre stabiliteten i prosjektet (eller få det til å stoppe)?
Er det en backup-plan for slik eventualitet, eller hva er sammenkoblingstiltakene?
Hva er de korrigerende tiltakene du bør ta for å få det til å fungere?

Konklusjon

Som du ser at uten dokumentasjonsplan kan man ikke projisere en oppriktig projeksjon av prosjektet sitt.

Så vi kan si at en dokumentasjonsplan er en blåkopi av hele prosjektene med hele ifs 'og buts' inkludert. Det er ryggraden i hele systemet. Selv om vi ikke kan si hvor mye man skal vise avhengighet av det fordi noen ganger sanntidsmessig dom er langt bedre enn skriftlige regler, men for lekfolk å begynne å jobbe med et prosjekt, kan retningslinjen starteren som er nødvendig, gis ved først å sette i gang dokumentasjonsplan. Og det er også veldig viktig å analysere alt arbeidet vårt, samle så mange ideer og inspirasjon du kan før prosjektet går i gulvet fordi mer svetter vi på feltet mindre vi blør på bakken.

Anbefalte artikler

Dette har vært en guide til prosjektdokumentasjonsplan. Her har vi diskutert komponentene i en ideell dokumentasjonsplan. Du kan også se på følgende artikkel for å lære mer -

  1. Prosjektledelsesmetodikk
  2. Prosjektleder rolle
  3. Faser av prosjektledelse
  4. 6 trinn for å utvikle en prosjektstyringsplan

Kategori:

Entreprenørskaputvikling