Microsoft Word-funksjoner - Hvis du migrerer til Microsoft Word for tekstbehandlingsbehov, er du inne for en hyggelig overraskelse. Mer om du har brukt Microsofts egne mer rudimentære verktøy som Notisblokk eller Word-pad. Word-applikasjonen leveres med flere brukervennlige funksjoner som gjør arbeid med tekst i ms word (tilsynelatende kjedelig) tekst til en morsom, kreativ oppgave!
I dette innlegget dekker vi alle triksene du trenger mens du jobber med ren tekst. Du kan formatere dem, omforme dem til fancy WordArt, bruke iøynefallende “effekter” som skygger og glød og “style” dem konsekvent slik at Word-dokumentet ditt ser profesjonelt ut, alt mens du har tilgang til grunnleggende tekstredigeringsfunksjoner som kopi, lim inn, finn, erstatt osv. rett ved fingertuppene.
Vi foreslår at du bruker denne guiden som et rammeverk for praktisk trening. Dette betyr at selv når du leser på de fantastiske Word-funksjonene, bør du også åpne et Word-dokument på datamaskinen eller den bærbare datamaskinen og prøve det hele. Dette vil hjelpe deg å forstå de finere nyansene av Words rike tekstredigeringsfunksjoner.
Vi vedder på at du er ivrig etter å komme i gang, så uten videre begynner vi vårt spennende forsøk med Microsoft Word.
Nedenfor er de 4 beste og nyttige funksjonene i Microsoft Word.
-
Det grunnleggende i ord
I Microsoft Word kalles hver tekstfil et " dokument " og har utvidelsen ".docx". Tidligere versjoner (2003 og tidligere) hadde .doc-utvidelsen, men med begrensede tekstredigeringsfunksjoner. (Så hvis du jobber med tekst i ms word, et eldre versjonsdokument, er det første du må gjøre å lagre det i det nye .docx-formatet.)
Du bør også utforske " Lagre som " -funksjonen fra Fil-menyen, da dette utsetter deg for det store utvalget av filformater Tekst i Microsoft Word støtter. Viktige formater inkluderer PDF-, HTML- og XML-formater for å gjøre Word-dokumentet kompatibelt med andre programvare.
Når du har lagret dokumentet ditt, er det grunnleggende tekstredigeringsfunksjonene neste ting du vil utforske. Disse kan omfatte:
- Velg tekst for videre redigering:
Bare merk teksten med musen for å "velge den". Alternativt kan du plassere markøren i begynnelsen av teksten og bruke (Skift + pil høyre) for å velge tekst. Bruk av (Skift + Høyre pil + Kontroll) -tastene vil velge ett ord om gangen, mens du bruker (Skift + Ned-pil + Kontroll) -tastene vil velge tekst ett avsnitt av gangen.
- Grunnleggende redigeringsfunksjoner:
Disse inkluderer standardfunksjonene Cut (Control + X), Copy (Control + C) og Lim inn (Control + V) som er vanlige på tvers av tekstbehandlingsverktøy. Microsoft Word lar deg også kopiere utseendet og følelsen - AKA "formatet" av tekst på tvers av dokumentet.
Fascinert?
Slik gjør du det.
- Kopier den valgte teksten ved hjelp av standardkopieringskommandoen (Control + C). Dette kopierer i tillegg formateringsalternativene til den valgte teksten. La oss i vårt tilfelle anta at den kopierte teksten ser slik ut: Originaltekst
- Lim inn teksten ved hjelp av tastatursnarveien (Kontroll + V). Alternativt kan du bruke Lim inn-knappen i øverste venstre hjørne av Hjem-fanen.
- Dette vil få frem en smart-kode, der du spør hvilket lim du vil velge.
- Den første penselen med pensel-logo (som også er standardalternativet) beholder kildeformatering, slik at den klistrede teksten ser slik ut: Originaltekst
- Den andre pil-logo-knappen slår sammen kildeformatet med destinasjonsformatet, og ser slik ut: Originaltekst
- Den tredje “A” -logoknappen kopierer bare ren tekst og ser slik ut: Originaltekst
Du kan også den spesielle kopi-kommandoen (Control + Shift + C) for bare å kopiere tekstformatet, og deretter bruke Format-Painter-verktøyet (tilgjengelig øverst til venstre i kategorien Hjem) for å lime inn formatet i forskjellige blokker av tekst. For å gjøre dette, klikker du på Format-maler- knappen og drar musen over teksten du vil redigere.
Før redigering:
- Dette er kildetekst . (Kopiert med Control + Shift + C)
- Dette er destinasjonstekst.
Etter redigering med Format Painter-verktøyet:
- Dette er destinasjonstekst .
Microsoft Word kommer også med andre standardredigeringsfunksjoner som Finn- kommandoen (Control + F) og Find-Replace- kommandoen (Control + H). Denne flerdimensjonale kommandoen kommer med flere alternativer som kombineres for raskt å gi deg resultatene andre tekstredigeringsverktøy gir. For eksempel kan du finne eller erstatte tekst basert på et små og små bokstaver, inkludere jokertegn, suffikser og prefikser og ignorere tegnsetting og mellomrom i søk osv. Det er ganske håndfull!
Som med de fleste Microsoft Word-funksjoner, har denne kommandoen også spesielle formateringsbehov, og den kan brukes til å erstatte en tekst med dens format på tvers av et dokument. For eksempel kan du bruke denne funksjonen til å erstatte ordet "fet" med " fet " gjennom hele dokumentet.
-
Formaterer krigere
Hvis du ikke har gjettet allerede, er det mest kjente aspektet av Word det store utvalget av formateringsfunksjoner det gir. Vi har utforsket bare noen få. Men for å avdekke alle tilgjengelige perler, må du bli godt kjent med Home Tab View.
Kategorien Hjem inneholder 5 kommandogrupper for bedre formatering: utklippstavle, skrift, avsnitt, stiler og redigering.
- Utklippstavle : Dette inneholder kommandoene for utklipp-lim inn som forklart ovenfor.
- Paragraf: Dette inneholder kommandoer for å kontrollere justeringen og avstanden mellom linjene i et avsnitt. Spesielle kommandoer inkluderer skygge- kommandoen (Alt + H) og kantlinjekommandoen (Alt + B) som lar deg farge tekstceller og grense dem (som om de var i en tabell), henholdsvis
- Stiler: Dette blir forklart i detalj nedenfor.
- Redigering: Denne gruppen fanger opp standardfinneutskiftningsfunksjonene forklart ovenfor.
Og dette bringer oss til Words mest populære kommandogruppe: Font!
- Font: Dette er gruppen du vil bruke mest til å formatere teksten.
Fontmenyen er et stopppunkt for å utforske alle tilgjengelige fontredigeringsfunksjoner i Microsoft Word. Du kan påberope det ved å høyreklikke og velge alternativet "Font …", eller bruke snarveien (Control + D). Og det ser slik ut:
Denne menyen lar deg endre skrifttype, størrelse, farge og stil på en gang. Vær også oppmerksom på de avanserte alternativene, da de kontrollerer de finere aspektene av teksten din. Det er to fasetter her:
-
Karakteravstand
Dette lar deg kontrollere standardstørrelsen på teksttegnene og avstanden mellom dem. Et tips her er å slå på "Kerning for fonts" slik at teksten blir jevnere fordelt (mellom tegn).
-
Funksjoner i åpen type
Bruk dette til å redigere ligaturen på skriften din. (Dette bestemmer hvordan tegn ser ut når de kombineres sammen.) For eksempel er det her som skjer med de numeriske tegnene med Georgia-skriften, når du setter funksjonen “tallformer” til “foring”: de blir pent justert.
En annen funksjon du kan spille med er de stilistiske settene, som avgjør hvordan karakterene reagerer på hverandre. Her er et eksempel på hva som skjer når du bruker et stilistisk sett med 5 på Gabriola-skriften.
Som du ser, endres utseendet på teksten når du skriver! Morsomt he?
Vanlige brukte snarveier inkluderer.
| # | Tastatursnarvei | Trekk |
| 1 | Kontroll + B | Fet tekst |
| 2 | Kontroll + I | Kursiver tekst |
| 3 | Kontroll + U | Understrek tekst |
| 4 | Kontroll + (likhetstegn) | Abonnementstekst |
| 5 | Kontroll + Skift + (plussskilt) | Superscript tekst |
| 6 | Kontroll + Skift +> | Øk tekststørrelsen |
| 7 | Kontroll + Skift + < | Reduser tekststørrelse |
| 8 | Kontroll + D | Viser fontmenyen, slik at du kan endre alle alternativene samtidig |
Words tekstformateringsfunksjoner slutter ikke der. En kreativ redaktør kan også leke med WordArt- kommandoen, tilgjengelig via Hjem-fanen.
Denne bruker en blanding av 4 teksteffekter: omriss, skygge, refleksjon og glød for å dekorere teksten din med et enkelt museklikk. Du kan bruke denne funksjonen til å fremheve tekst på en annen måte i dokumentet. For eksempel kan du bruke en disposisjon for overskrifter, eller en spesiell WordArt for tittelen på dokumentet, etc.
Den endelige kommandoen vi vil utforske i skriftgruppen er kommandoen “Endre sak”. Igjen, dette er tilgjengelig via Hjem-fanen og lar deg endre saken om tekstblokker med et enkelt museklikk.
Ofte brukte snarveier i denne gruppen inkluderer:
| # | Tastatursnarvei | Trekk |
| 1 | Kontroll + Skift + A | Stor bokstav |
| 2 | Kontroll + K | små hovedsteder |
| 3 | Skift + F3 | Veksle mellom de forskjellige sakalternativene |
Puh!
Som du helt sikkert har forstått det, er det MYE tekstformatering i ms-ordfunksjoner som er tilgjengelige for bruk. Og hvis det er en ting designere konsekvent synes er utfordrende, er det å opprettholde konsistens i format på tvers av et helt dokument.
- Hvordan passer du på å bruke samme format for alle større overskrifter?
- Eller sørge for at alle sitater gjelder i kursiv?
- Eller at undertitler er på linje midt på siden?
- Eller….
Dette fører deg til neste Word-funksjon: Stiler .
-
Styles
Jeg vedder på at ordet har fått deg nysgjerrig, "stil". Hva betyr det for tekstredigeringsprogramvare?
Word bruker Styles for å lage en forhåndsdefinert “måte” å (konsekvent) formatere font og avsnitt på, over et enkelt Word-dokument. Ta deg tid til å se på kommandogruppen Styles på Hjem-fanen. Det ser litt slik ut:
Merk: Ikke gå glipp av den bittesmå pilen (markert med rødt på bildet over), dette kan vise stilene i en enkelt kolonne for enklere visning.
Du kan tenke på hver stil som er oppført her som en "mal", og fange viktig informasjon om fontegenskaper, justeringspreferanser og mye mer. Disse preferansene er sammenlagt i en vanlig stil. Så hver gang du vil bruke favorittinnstillingene dine på en tekstskive, trenger du ikke manuelt gå gjennom drillen; du bruker en stil for å fange innstillingene og bruke den enkelt på tvers av dokumentet.
Et par nøkkelnotater her:
- Microsoft Word kommer lastet med noen "standard" -stiler, som Normal, Overskrift, vekt osv. Hver er en samling av forskjellige preferanser (kalt Stilegenskaper), slik at du kan velge den stilen som passer dine behov best.
- Du kan lage din egen stil i Microsoft Word, men denne forblir lokal for dokumentet som er i bruk.
Den første stilen du vil se, er den "Normale" stilen. Dette fanger inn brødteksten som går gjennom dokumentet ditt, og er derfor den mest brukte stilen. Faktisk må vi nevne at alle andre stiler er bygget oppå denne stilen. (For eksempel, hvis Normal-stilen fanger opp skriften som "Calibri" med størrelse 12, vil overskriftsstilen fange samme skrifttype med større størrelse).
La oss ta et skritt tilbake hit og få deg til å se på en faktisk stil. Bla musen til normal stilboks i Hjem-fanen, høyreklikk på den og klikk "Endre …" Du bør få frem et skjermbilde som ser slik ut:
Hver stil har et unikt navn og fanger et sett med vanlige tekstformateringsfunksjoner. Forhåndsvisningsskjermen er spesielt nyttig, så du får en titt før du OK stemmer. Videre er stilen oppsummert (i Word lingo) rett under forhåndsvisningsskjermen, slik at du kan bla gjennom den for konsistens. Med dette vinduet kan du raskt redigere innstillingene for grunnleggende font, avsnitt og justering.
For å endre de finere detaljene, må du utforske kommandoen “ Format ” (uthevet i rødt i forrige bilde). Denne formatknappen er omtrent som det du får når du høyreklikker på tekst og velger alternativet "Format …". Men her er en forhåndsvisning av tingene du kan formatere med en stil:
Ja, du kan fange vanlige preferanser på tvers av font, avsnitt, faner, kant, språk, ramme, nummerering, snarveistaster og teksteffekt microsoft ordfunksjoner i en kraftfullt stil. Wow!
La oss spille med dette akkurat nå, så du kan bruke det i dokumentet.
- Endre navnet på stilen til “MyStyle” og velg avmerkingen “Legg til i Quick Style List” under forhåndsvisningsskjermen. Dette vil skape en ny stil lokalt tilgjengelig i dokumentet.
- Klikk på Format-knappen og få opp innstillingene for Font. Du er kjent med denne skjermen. Endre dette til din favoritt font og størrelse. Gjør den fet og endre skriftfargen.
- Klikk OK for å bruke stilen.
Det nye navnet skal vises i stilvinduet. Hver gang du markerer tekst og klikker på den nye stilen, blir favorittinnstillingene dine brukt, pronto! Og hvis du på et tidspunkt vil komme tilbake til normal stil, kan du bruke tastatursnarveien (Control + Shift + N) for å gjøre dette. Hyggelig! J
Den siste Microsoft Word-funksjonen vi vil utforske i dette innlegget, vil gi deg noe ekstra for de gangene du vil at teksten skal "pop": Teksteffekter!
Anbefalte kurs
- Nettbasert opplæring på Mac Excel 2011
- Online-kurs på Outlook 2010
- Mac Outlook 2011-program
-
Teksteffekter
Før 2010-versjonen hadde Word begrensende designfunksjoner. Det var her programvaren manglet da fagfolk søkte fancy designprogramvare for å legge zing til sine sider. Men med introduksjonen av Teksteffekter i 2010, har du de flotteste tekstdesignfunksjonene der i Word. Du bør prøve dette nå for å vite mer.
Velg litt tekst i dokumentet (ikke mer enn 3-5 ord, slik at du registrerer forskjellen), og få opp formatmenyen (Kontroll + D). Klikk på Teksteffekter-knappen nederst i vinduet. Og voila, slipp kreative (tekst) design! J Ikke la deg lure av det enkle vinduet som dukker opp.
Her er en sniktopp…
Vi foreslår at du tar deg tid til å utforske teksteffekter i detalj. Du bør utforske:
- Hva en enkel disposisjon kan gjøre for teksten din.
- Slik legger du til en skygge til teksten.
- Skap en surrealistisk følelse ved å legge til en refleksjon til teksten din.
- Gjør teksten din glød (og ikke bare i mørket)!
Gjennom det vil du oppdage noen av Words mer fancy "tekstredigering" -funksjoner!
Logger av…
Som dette innlegget illustrerer, er Microsoft Word mye mer enn et tekstredigeringsverktøy. Det er mye vekt på formatering, og åpner deg for en verden av desktop-publiseringsalternativer som er kompatible med Word-filer.
For eksempel kan du bruke Microsoft Word til å utarbeide en hel bok, inkludert et godt strukturert design av siden. Du kan også bruke det til å lage et online magasin eller en blogg. Produsentene erkjenner riktig at det er mye mer du kan gjøre når du gir rikformateringsfunksjoner til tekstredigeringsprogramvaren. Og vi tror at Word gir denne rettigheten!
Vil du være proff når du bruker Microsoft Office Word?
Anbefalte artikler: -
Her er noen artikler som hjelper deg å få mer detaljert informasjon om Microsoft Word-funksjoner du enkelt arbeider, så bare gå gjennom lenken.
- Hvordan forbedre Microsoft Excel-ferdighetene dine?
- 9 fantastiske trinn for hvordan du bruker Microsoft Excel-ferdigheter
- Topp 25 nyttige avanserte Excel-formler og funksjoner
- Topp 20 Microsoft Excel-snarveier (Advance)