Project Proposal vs Project Charter - I denne artikkelen håper jeg å innlemme dokumentasjonsrammen for et prosjekt og hvor viktig det er å vite forskjellen mellom de mange dokumentene som flyter inn og ut av prosjektet, blant teammedlemmene eller interessentene.

Som tittelen sier, har denne artikkelen sikte på å fjerne mørket vekk fra enkeltdokumenter, et prosjekt charter og et prosjektforslag. Selv om de er svært like, har disse to viktige dokumentene veldig forskjellige posisjoner i et prosjekt, og saksbehandlingen og deres formål er også forskjellige.

La oss våge oss inn i en fantastisk prosjektledelse og lage systematiske prosedyrer for å sikre en jevn funksjon for å oppnå bedriftens prosjektmål og -mål.

Prosjektforslag vs Project Charter Infographics

Dokumenter for prosjekter

Et veldokumentert prosjekt er et prosjekt som systematisk er blitt drevet og styrt i den retningen det skulle være på vei, med tanke på å oppnå selskapets mål og mål.

Hvis det er dokumenter, som er spesialdesignet for prosjektet, blir det veldig enkelt for toppledelsen å manøvrere seg gjennom prosjektet og sjekke og sammenligne saksgangen nøyaktig.

For denne oppgaveledelsen og til og med å holde orden på prosjektet, når dokumentet har blitt implementert, kommer dokumentene til nytte for å kunne gjøre dem om til retningslinjer eller casestudier. Det er egentlig 9 viktige dokumenter som må brukes i et prosjekt. De er som følger:

  1. Prosjektforslaget - Avspark av prosjektet er prosjektforslaget, som er omfattende og overbevisende, detaljene i dette dokumentet rettferdiggjør investeringen som er nødvendig for å komme videre med prosjektet.
  2. Project Charter - Dette er mandatet som gjør ideen om til reelt arbeid av prosjektlederen.
  3. Project Management Plan - Dette dekker alle nødvendige detaljer om hele prosjektet, noe som gjør det lettere for prosjektlederen å se gjennom stadiene og planene.
  4. Handlingslogg - Dette er som en oppgaveliste for alle teammedlemmene for de forskjellige oppgavene deres på bestemte dager.
  5. Risikoregister - I likhet med handlingsloggen er dette en teller for risiko, som verifiserer alle risikoene som prosjektet er utsatt for.
  6. Statusrapporter - Dette er en samling rapporter som forteller deg nøyaktig hvor prosjektet befinner seg i øyeblikket, og hvor mye mer av det som er igjen for å oppnå prosjektmålet.
  7. Budsjett - Et talldokument som inneholder alle kontoer for det planlagte budsjettet for prosjektet. På den økonomiske siden, inneholder dette dokumentet alle viktige tall.
  8. The Lessons Learned Review - Erfaringer i løpet av prosjektet kan verves her, slik at disse leksjonene kan implementeres i ytterligere stadier av prosjektet eller andre prosjekter i organisasjonen.

Formål med dokumentet for prosjekter

Vi hater alltid å dokumentere alt vi gjør fordi det bare er så mye tekst som skal skrives og dekkes og leses. Dette gjør det tungvint for oss å påta oss og styre prosjekter som kommer vår vei.

Med så mye tekst og analyse, diagrammer og grafer som gjør rundene, løste vedlikehold av dokumenter det problemet og er like enkelt for prosjektledere å opprettholde sporingsevnen til prosjektet.

Erfarne prosjektledere sørger for at prosjektene deres har standardmaler som holdes på plass for lagring av dokumenter. Vellykkede prosjektmaler kan gjenbrukes noen ganger på prosjekt-til-prosjekt-basis.

Med maler kan ledere veldig konsentrere seg om sitt kjerneansvar for å styre hele prosjektet i stedet for å hengi seg til tunge papirer og dataakkumulering og segregering.

I hvert av de følgende trinnene kan du finne dokumentasjon som en sentral del av et prosjekt som går hånd i hånd med kommunikasjonselementet til et prosjekt:

  1. Initiering - mulighetsrapport, prosjektforslag, prosjekt charter
  2. Planlegging - kravspesifikasjon, prosjekteringsdokument, prosjektstyringsplan
  3. Utførelse - handlingslogg, problemlogg, statusrapporter
  4. Kontroll - testdokument, endringsledelse
  5. Lukking - teknisk dokument, funksjonsdokument, gjennomgått leksjon, overleveringsdokument

Med alt det grunnleggende klart og formålet med dokumentasjon foran deg, kan du nå komme inn på detaljene som forteller oss hva et prosjektcharter og et prosjektforslag er, og hva som skiller dem ut.

Hva er et prosjekt charter?

Et prosjekt charter, kjent som et prosjektdefinisjonsdokument eller en referanse for autoritetsdokument, er en uttalelse som tydelig angir omfang, mål, mål og teamene som er involvert i prosjektet.

Mens et prosjekt charter skisserer prosjektmålene, har følgende hovedfunksjoner:

  • En foreløpig avgrensning av roller og ansvar som hver enkelt spiller under prosessen med et prosjekt
  • Identifisering av primære interessenter eller prosjekteiere og prosjekt sponsorer
  • Oversikt over hvilke plikter og roller som prosjektleder påtar seg

Et prosjekt charter er mest av tiden et kort dokument som brukes til å henvise til pliktene som må markeres for forskjellige roller innen prosjektets rike. De er utdrag av detaljerte dokumenter, for eksempel prosjektforslaget. Det anses behørig som en standard beste praksis for industrien.

Bortsett fra avgrensning av rollene og ansvarene til et enkelt prosjekt, er et prosjekt charter et referansedokument for følgende formål:

  • Formål eller årsaker for å gjennomføre prosjektet
  • Problemet hadde som mål å bli løst
  • Mål som prosjektet har som mål å oppnå
  • Begrensninger i prosjektet
  • Måter og virkemidler for å oppnå løsningen
  • Identitetene til teamet og prosjektinteressenter
  • Elementer som er omfattet og utenfor omfanget
  • Risikoestimering på prosjektet
  • Fordeler som prosjektet vil gi
  • Oversikt over høyt budsjett

Disse formålene er detaljerte komponenter i prosjekt charteret og kan ha alle eller få av disse elementene. Prosjekt charteret forblir som hoved- og fokusdokument gjennom hele livssyklusen til prosjektet og investerer et visst nivå av gearing og kraft til prosjektlederen, som er eieren av dette dokumentet.

Et prosjekt charter endres sjelden og må gjennomgås med jevne mellomrom av prosjektlederen for å følge med på om målet blir fulgt og om det er noe avvik fra planen.

Prosjektledelsen er utarbeidet etter at prosjektforslaget er godkjent og rett før prosjektomfanget er definert. Det følger den naturlige rekkefølgen av godkjenninger og hierarki for budsjettgodkjenninger.

Et effektivt prosjekt charter er en som passer til en side i størrelse A3, for gjennomførbarhet og enkel forståelse og sporbarhet. Andre prosjektchartere kan også utarbeides på tekstbehandlingsdokumenter.

Så hvis du trenger å vite hvordan prosjektet vil se ut fra et høyt nivå eller fra flyfotoet, kan du se på et prosjekt charter.

Hva er et prosjektforslag?

Et teknisk forslag eller prosjektforslag er et veldig overbevisende dokument som tar sikte på å overbevise en gruppe interessenter, toppledere og investorer om sannsynligheten for at prosjektet løser problemet gitt.

Dette er et enkelt, men detaljert dokument som har følgende mål:

  • Identifiserer arbeidet som må utføres
  • Forklarer årsaken til prosjektet og hva det tar sikte på å løse
  • Overbeviser og overtaler leserne om at teamet er oppe og klart for prosjekt og er i stand til å føre det til en vellykket gjennomføring
  • Forklarer styringsplanen og hvor sofistikert den er
  • Forsikrer panelet om tilgjengeligheten av ressurser som er brukt for å fullføre prosjektet innen det gitte budsjettet og den tildelte tiden

Tips nr. 1 : For å gjøre alle disse og kunne sette synspunktet foran panelet, er det nødvendig å sikre at forslaget scorer 10 på 10 med hensyn til utseendet.

Fagpersoner i panelet må trekkes inn i å tro behovet for prosjektet og trenger en god nok grunn til å banke pengene sine på det. En profesjonell tone må til enhver tid opprettholdes, og dokumentet må være lett tilgjengelig.

Tips nr. 2 : Bortsett fra utseendet, er det nest viktigste elementet i et prosjektforslag ideen. Et sterkt forslag er detaljert systematisk og har en klar handlingsplan som prosjektet vil føre tilsyn med.

Jo mer teknisk forsvarlig forslaget ditt er, jo bedre er det for organisasjonen. Sikkerhetskopiering av data og innhold med fakta og tall kan bidra til å løfte forslaget ditt.

Prosjektet må tilpasses målene som er satt av organisasjonen for å fullstendig tilfredsstille behovene. Det kan være helt meningsløst å løse en problemløs måte å gå utenfra i retning av selskapet.

Hva trenger du å ta med i et prosjektforslag

I motsetning til prosjekt charteret, som er et utdrag av hovedsakelig prosjektforslaget eller arbeidserklæringen, er et prosjektforslag et svært detaljert dokument, som etterlater ordbruken. Formatet består normalt av en layout og typografi, som innebærer.

Oppsettet fra ett perspektiv må omfatte bruk av grafiske illustrasjoner. Dette kan være ett av følgende elementer:

  • grafer
  • diagrammer
  • fotografier
  • Tegninger
  • diagrammer

Disse illustrasjonene er faktisk fakta og figurer satt sammen på en mye mer sammensatt og lettfattelig måte. Beskrivelse av hver illustrasjon skal være underliggende og skal fange opp de viktige nyansene som grafikken viser. Dette vil gjøre det lettere å lese og bør oppmuntre panelet til å tro at prosjektet tross alt er veldig gjennomtenkt.

Bruk av tabeller kan også øke lesbarheten og klarheten i teksten og peke leseren mot å ta en informert og tydelig beslutning, raskt.

Typografien vil omfatte ordnede overskrifter og bør opprettholde en god flyt til innholdet. Feillagt innhold vil ikke tjene prosjektets formål og kan føre til at prosjektforslaget blir avvist eller gjort om.

Forskjellen mellom et prosjekt charter og prosjektforslag (300)

Når prosjektforslaget er sanksjonert og godkjent, sies prosjektet å være et offisielt forsøk og kan igangsettes umiddelbart, eller som foreskrevet i forslaget. Dette er når prosjektlederen er ansatt og prosjektledelsen blir utarbeidet.

Tabellen nedenfor viser rollene til prosjekt charteret mot rollen som et prosjektforslag. Merk at denne listen ikke er uttømmende og kan ha mange flere egenskaper vervet fra forklaringene ovenfor:

Poeng å huske

  • Dokumentasjon er et sentralt aspekt ved ethvert prosjekt, enten det er teknisk eller i en hvilken som helst annen bransje, og må følges for administrasjons- og prosjektstatus.
  • Hver fase eller trinn i prosjektet har minst ett stykke dokumentasjon som blir utført.
  • Effektive og erfarne ledere holder maler med seg for å brukes i forskjellige prosjekter. Malene fra et vellykket prosjekt kan brukes i et nåværende prosjekt for å øke effektiviteten og tilliten som pålegges i prosesser.
  • Det er faktisk 9 viktige prosjektdokumenter som må være en del av et prosjekt for at det skal fungere og spores.
  • Verbosity bør være begrenset i prosjektdokumenter, da de bør brukes i retning og for det meste for å oppdatere eller registrere hendelser og utganger.
  • Prosjektledelsen og prosjektforslaget er særegne dokumenter som brukes i en prosjektlivssyklus og må være en del av et prosjekt. De kommer inn under hoveddokumentkategorien.
  • Et prosjekt charter kan ikke sanksjoneres før godkjenningen kommer gjennom for prosjektforslaget.
  • Budsjettering bør være en del av begge dokumentene, da det er den viktigste drivkraften for virksomhetens idé mot prosjektet.

Håper du nå er i gang med kunnskapen din om dokumenter og spesielt med bruken av et prosjekt charter og prosjektforslag. Fortsett å se ut gjennom denne plassen for mer småting om prosjektledelse og produktivitet.

Anbefalte artikler

  1. Lær spennende Excel-funksjoner - diagrammer og grafer
  2. Spørsmål om prosjektledelsesintervju
  3. Prosjektledelse teknikker

Kategori:

Entreprenørskaputvikling