Definisjon til prosjektomfangshåndtering
Project Scope Management (PSM) er avgjørende for å definere suksess eller fiasko for et prosjekt, for å levere produkter / tjenester av høy kvalitet. PSM kan defineres som "En metodikk, som inkluderer listen over detaljerte arbeider / oppgaver som skal utføres, for å oppnå prosjektmål". PSM er et sett med tildelte funksjonaliteter, som lar oss definere og overvåke omfanget av et prosjekt, nøyaktig og effektivt. PSM gjør det mulig for prosjektlederne å administrere tid og ressurser tilstrekkelig, ved å fordele riktig antall oppgaver som kreves for å drive et prosjekt. Ettersom PSM identifiserer og evaluerer oppgaver, inkluderende og eksklusivt for prosjektomfanget, hjelper det å unngå irrelevante oppgaver ved å spare tid for å oppnå maksimal avkastning.
Stadier av prosjektomfangshåndtering
Uavhengig av metodene som er valgt, må prosjektadministratoren definere prosjektomfanget og evaluere det samme. PSM består av følgende trinn:
1. Skissere prosjektkravene
Det innledende stadiet er å identifisere prosjektmålene, for å bestemme prosjektplanen og tilordne ressursene. Bare når disse faktorene er identifisert, kan oppgavene som skal gjøres for å fullføre prosjektet verve. Dermed er 'prosjektomfanget' skissert, basert på hvilket prosjektgruppen blir tildelt oppgaveroller begrenset til et bestemt budsjett og tid.
2. Identifisere prosjektmål
Neste trinn krever å bestemme prosjektmål, som er kjernen i et prosjekt. Det kan være mer enn ett mål for et prosjekt, og prosjektadministratoren sammen med teamet er pålagt å møte disse, for å levere produkter / tjenester av overlegen kvalitet.
3. Bestemme prosjektomfanget
Project Scope består av ressurser og oppgaver som er tildelt for å levere et bestemt produkt eller tjeneste. Dermed er prosjektomfanget en refleksjon av prosjektmålene, som har som mål å levere avanserte resultater.
Six Practices of Project Scope Management (PSM)
De seks praksisene til PSM er:
I henhold til 'GPMBK (Guide to the Project Management Body of Knowledge)' handler PSM fundamentalt om å bestemme og overvåke oppgaver, som skal inkluderes eller ekskluderes fra et prosjekt.
GPMBK lister opp 6 fremgangsmåter for PSM som skal implementeres for å administrere og overvåke et prosjekt:
1. Planlegging og utforming av PSM
Den første praksisen med PSM innebærer planlegging og utvikling av Scope Management Plan (SMP). SMP er forberedt på samråd med prosjektinteressentene og henter informasjon fra prosjektplanen og charteret. SMP gjør det mulig å bestemme, administrere, overvåke og evaluere omfanget av et prosjekt.
2. Akkumulere krav
Den andre praksisen er å bestemme kravene til prosjektinteressentene og dokumentere det samme. Denne prosessen bruker forskjellige verktøy og metoder (for eksempel intervjuer, spørreundersøkelser, fokusgruppediskusjoner, observasjonsmetoder) for å hente ut informasjon om interessentens krav og forventninger fra et prosjekt. Dette gjør det mulig for prosjektadministratorene å forhindre sjansene for mulige feil eller hindringer i løpet av et prosjekt.
3. Beskriv prosjektomfanget
I denne metoden bestemmes prosjektomfanget for å forklare resultatene, et prosjekt vil oppnå og hva det ikke kan levere eller er utenfor omfanget. Omfanget som genereres, skisserer interessentens forventninger fra et prosjekt, som formidles til prosjektgruppen. De dokumenterte postene blir evaluert for å sikre at prosjektleveransene er synkronisert med prosjektmålene.
4. Utvikle en oppgavefordelingsstruktur (TBS)
En av de viktige praksisene til PSM gjør det mulig for prosjektlederne og teamet å dele opp omfattende omfangserklæring i mindre og gjennomførbare arbeidsenheter. Disse brøkdelene av arbeidene betegnes som 'arbeidspakker'. Dermed er TBS en samling av disse arbeidsenhetene som kreves for å fullføre hele prosjektet. Det gjør prosjektgruppen i stand til å jobbe effektivt og med tempo.
5. Autentiser prosjektomfanget
På dette stadiet blir prosjektleveransene gjennomgått av interne og eksterne interessenter for godkjenning. I utgangspunktet er det et stadium som først og fremst fokuserer på aksept av interessenter om prosjektleveranser. Prosjektinteressentene gir tilbakemelding og godkjenner godkjenning for det samme hvis sluttresultatene oppfyller forventede standarder og krav.
6. Overvåke prosjektomfanget
Det har blitt sagt med rette at det, i stedet for et veldefinert prosjektomfang, bør overvåkes godt. Dette stadiet sammenligner prosjektrekvisisjonene mot resultatgjennomgangsrapportene for å identifisere hullene eller lakkene i et prosjekt, noe som kan kreve at SMP endres. Derfor er det helt avgjørende å holde oversikt over fremdriften i prosjektet, for å være trygg på utførelsen i henhold til SMP. Ettersom SMP kan kreve endringer eller endringer hvis interessentene kommer med nye krav.
Konklusjon
For å konkludere, kan det ikke benektes at en godt strukturert PSM er avgjørende for prosjektets suksess. Det er verdt en investering, til tross for tiden og innsatsen som er lagt ned i implementeringen av dens praksis. Da det gjør det mulig å gi maksimal avkastning over minimumsoverskridelser. PSM-opplæring er definitivt fordelaktig, ettersom den gir kunnskap og kompetanse om omfangshåndtering, som er en av kjernefunksjonalitetene i styring av prosjekter. PSM-trening er et godt karrieremulighet for potensielle elever som ønsker å etablere sin nisje innen prosjektledelse.
Opplæringsløpet vil også være en ekstra fordel for prosjektlederne / lederne som møter utfordringer med å fullføre prosjektene, enten til tiden eller i det tildelte budsjettet. Etter endt kurs er dører åpne for flere karrieremuligheter innen prosjektledelse på tvers av offentlige og private organisasjoner.
Ser du etter en erfaren karriere innen prosjektledelse? Meld deg på et PSM-kurs!
Anbefalte artikler
Dette er en guide til Project Scope Management. Her diskuterer vi stadier av prosjektomfangshåndtering som inkluderer å skissere prosjektkravene, identifisere prosjektmålene og bestemme prosjektomfanget sammen med Six Practices of Project Scope Management (PSM). Du kan også gå gjennom de andre foreslåtte artiklene våre for å lære mer–
- Project Scheduling Management
- Eksempel på omfangsstyringsplan
- Prosjektplanleggingsteknikker
- Eksempel på prosjektplanlegging