Opprett database ved hjelp av Microsoft Access - Microsoft Access er en fin programvare som følger med Microsoft Office Professional Suite. Med dette enkle databaseverktøyet kan vi sikkert lære å organisere arbeidet vårt og livet vårt bedre!

Hvorfor bruke Microsoft Access?

De fleste spør oss: "Hvorfor trenger jeg litt fancy databaseprogramvare? Excel fungerer pent nok for mine varierte behov. ”

Her kan vi fortelle deg at Access ikke er noen "fancy" database. Det er enkelt, mektig effektivt og kan spare deg for mye tid og repeterende krefter, selv når du får det beste ut av dataene dine. Faktisk vil du oppdage at du kan få ut mye mer av dataene dine når du kombinerer Excel-ark med en godt organisert Access-database.

Microsoft Access

  • Er et relasjonsdatabaseverktøy . Dette betyr at alle dataene er organisert i (relaterte) tabeller. Du kan bruke verktøyet til å budsjettere månedlige utgifter, organisere bibliotekskatalogen eller opprettholde en omfattende adressebok; nøkkelen ligger i å strukturere dataene dine i enkle, ikke-overflødige tabeller som kan kobles sammen.
  • "Husker" dataene dine. I motsetning til Excel fungerer den også som en sømløs minnebank som lagrer og husker dataene dine, slik at du enkelt kan hente dem for fremtidig bruk. For eksempel kan det hende du har lagret flere Excel-ark for månedlige utgifter. Men hvis du nå vil kombinere disse arkene og studere dem sammen, må du bruke spesielle (og noen ganger tungvint) Excel-funksjoner som diagrammer, dashboards, etc. I Access er dette sømløst.
  • Gjør komplekse dataoperasjoner uanstrengt. Access tilbyr alle de grunnleggende operasjonene som Excel gjør, for eksempel sortering, beregninger, filtre, etc. I tillegg lar den deg også bli med eller ekskludere data fra tabeller (som å bli med i Excel-ark) basert på spesielle kriterier. Og den gode nyheten er at alt dette er uanstrengt i Access!

I denne artikkelen guider vi deg til å bygge din første arbeidsdatabase med 6 enkle trinn.

  1. Organiser dataene dine i strukturerte tabeller.

Hvis du har tenkt å bruke Access-databasen, er sjansen stor for at du allerede har en god ide om tabellstrukturene du vil lage. Tenk på dette som et viktig forberedende trinn, da det er strukturen i tabellene dine som bestemmer suksessen til Access-applikasjonen.

Noen spørsmål som vil hjelpe deg å få dette riktig inkluderer:

  • Hva slags data har du? Forretningsregister, personlige filer, data som støtter ditt kulturelle samfunn? Ideelt sett vil hver type inneholde sin egen database.
  • Hva er vanlig blant dataene du har? Kan du gruppere dem i separate tabeller basert på denne vanlige faktoren? F.eks: inntekt, utgifter, adresseliste, etc.
  • Hva er unikt på hvert bord? Hva kan du bruke for å identifisere en rad med data fra hver tabell? F.eks: Navn, ID osv. Dette vil være den primære nøkkelen og kan være en eller flere kolonner . (Ikke bekymre deg hvis du ikke finner noe unikt, da Access automatisk kan generere en primærnøkkel.)
  • Hva er koblingslinkene på tvers av tabeller? Dette er potensielle utenlandske nøkler (du vil lære mer om dette nedenfor).

Vi foreslår at du har et grovt utkast til bordstrukturen din på papir. Ikke bekymre deg for perfeksjon; tabellene dine vil utvikle seg når du jobber med Access og får mestring over det. Når du er klar, start Microsoft Access, velg File -> New -> "Blank database" og klikk på "Create" -tasten for å starte din første Microsoft Access-database!

Tips: Velg et passende navn som gjenspeiler typen database. Dette høres bedre ut enn å bare kalle det, "Min første database"!

  1. Lag tabellene

Når du har startet og opprettet din første database, åpner Access opp "Tabellverktøy" -visningen for å lage tabeller, for Access handler egentlig om tabeller!

Her vil vi lage en enkel budsjettapplikasjon med 3 tabeller: Vanlige utgifter, månedlige inntekter og månedlige utgifter. Kolonnene uthevet i blått er unike og kan derfor brukes som den primære nøkkelen. (Vær oppmerksom på at der mer enn en kolonne er uthevet i blått, er kombinasjonen sammen unik.)

Hvis du vil legge til tabellen Regulære utgifter, bruker du høyre fane.

  • Den første kolonnen (ID) blir automatisk generert av Access og fungerer som standard primærnøkkel. (Vi kan endre dette senere.)
  • Klikk på "Klikk for å legge til" for å angi neste kolonnenavn. Du vil få et (rullegardin) valg for kolonnetype. Velg Tekst, og skriv inn "Utgiftsnavn".
  • Igjen Klikk for å legge til neste kolonne, velg Tekst og skriv inn “Type”.
  • Igjen Klikk for å legge til neste kolonne, velg Antall og skriv inn “Beløp”.
  • Til slutt lagrer du den nyopprettede tabellen (ved å bruke kontrolltast + “S” -tastene). Skriv "Vanlige utgifter" når du blir bedt om å få et navn.

Og der, nyopprettet, er ditt aller første Microsoft Access-bord. Hurra!

Fra Opprett-fanen bruker du Opprett -> Tabell og følg trinnene ovenfor for å opprette tabeller "Månedlig inntekt" og "Månedlige utgifter" på lignende måte.

Anbefalte kurs

  • Profesjonelt VBA makrokurs
  • VBA og makros opplæringskurs
  • Excel 2007 grunnleggende modellering trening

  1. Legg inn data i tabellene

I dette trinnet legger vi inn data manuelt i tabellene manuelt. Men vær oppmerksom på at Access tilbyr flere andre enkle måter å importere data til tabeller (fra et Excel-ark, fra en tekstfil, etc.).

Her må vi nevne at Access vinner over Excel i datavalidering hvis tabellene er riktig utformet. For å forstå relevansen av borddesign, vil vi ganske enkelt legge til data i tabellen “Vanlige utgifter” og utforske utfordringene.

Her er dataene vi har tenkt å legge til i tabellene våre:

Dataarkvisningen brukes best til å legge til / slette / endre tabelldata, og åpnes når du dobbeltklikker på tabellens navn i venstre fane. Du kan også få tilgang til den ved å bruke DESIGN Tab -> View -> Design View. Når du er i denne visningen, velger du tabellen du vil jobbe med (“Vanlige utgifter”) i venstre side-fanen. På høyre side fane

  • Klikk på den andre kolonnen (Utgiftsnavn) og skriv "Lei".
  • Klikk på den tredje kolonnen (Type) og skriv “Fast”.
  • Klikk på den fjerde kolonnen (Beløp) og skriv “2000”.
  • Du har fullført den første raden. Gjenta for resterende rader.
  • Gjenta det samme for tabellen “Inntekter” og “Månedlige utgifter”.

Merket du hvordan Access automatisk sorterer dataene i økende rekkefølge? Hvis du vil endre dette, kan du høyreklikke på feltet Beløp og endre sorteringsrekkefølge.

Som du sikkert har observert, genererer Access automatisk et unikt nummer for den første kolonnen (ID), da dette behandler dette som standard primærnøkkel. Dette er kolonnen som vanligvis brukes til å hente unike rader med data fra tabellen.

Men denne verdien kan være vanskelig for oss å huske, da den ikke har noen relevans for dataene våre . Vi har allerede identifisert våre unike primære nøkler og bør fange opp dette i tabelldesignen. Neste trinn vil vise deg hvordan du utformer bordet på nytt for å ta vare på dette.

  1. (Re) Design tabellene dine

Når du har laget tabellene dine, vedder vi på at du er nysgjerrig på om de viste seg i orden. Det er faktisk viktig å gjøre dette slik at du kan inkludere eventuelle tilleggsregler for datavalidering og nøyaktighet. Du kan bekrefte dette i "Design View".

Det mer fleksible Design View of Access er lett tilgjengelig med DESIGN-fanen -> View -> Design View. (Alternativt kan du klikke på tabellenavnet i venstre fane og velge "Designvisning".)

Hvis du utforsker tabellen “Vanlige utgifter” (skjermbilde over), er du sikker på å få noen uoverensstemmelser. La oss fikse dette slik:

  • Som standard er den automatisk genererte ID-kolonnen satt som primærnøkkel, og derav det lille nøkkelikonet til venstre. Vi endrer dette ved å utheve (enkeltklikk) kolonnen Utgiftsnavn, og velge "Primær" -ikonet på toppfanen. (Du kan også høyreklikke på kolonnenavnet og velge “Primær nøkkel”). Nøkkelikonet endres tilsvarende.
  • Vi trenger ikke lenger ID-kolonnen. Så høyreklikk på den og velg “Delete Rows”. Dette vil automatisk slette denne kolonnen (og alle tidligere innsatte verdier for den) fra denne tabellen.
  • Beløpskolonnen er satt til datatype Number. Endre dette til Valuta.

Nå ser bordet vårt bra ut. Du kan på lignende måte redigere de to andre tabellene i designvisning, for å endre deres primære nøkkel, angi valutadatatype og legge til ytterligere data i alle tabellene slik at vi kan leke med den i påfølgende trinn.

  1. Definer tabellforhold

Hver gang du bare vil "vise" tabelldataene dine, kan databladvisningen brukes. Men vi regner med at du vil se de kombinerte resultatene av alle tabellene dine. Dette kan være tungvint å gjøre i Excel, men er enkelt i Access. Nøkkelen ligger i å definere tabellforhold.

Forhold definerer hvordan tabellene våre er "koblet" til hverandre. Disse tilkoblingslenkene kalles "fremmede nøkler" i databasesjargon.

For å definere tabellforhold i Access, går du til fanen DATABASE TOOLS og klikker på Relationships. Du vil se en dialogboks som viser alle tabeller. Dobbeltklikk på hver tabell til de sees i visningen av bakgrunnsforhold. Hvis en tabell vises mer enn en gang, kan du høyreklikke på den ekstra tabellen og velge "Skjul tabell".

Når alle tre tabeller er synlige, kan du flytte dem rundt på skjermen som du vil.

Men akkurat nå er det ikke noe spesielt med dette synet. Våre tabeller er ganske enkelt listet opp, koblet fra . For å endre dette, klikker du på REGULAR EXPENSES.Expense Name-feltet og drar det mot MÅNEDLIGE EXPENSES.Expense Name-felt. En dialogboks skal åpne som følger:

Det vi gjør her er å opprette en en-til-mange-forbindelse mellom tabellen Utgiftsnavn for vanlige utgifter og tabellen Utgiftsnavn for månedlige utgifter.

Vanlige utgifter. Utgiftsnavn -> Månedlige utgifter. Utgiftsnavn

Primær nøkkel -> Fremmed nøkkel

Én -> Mange

For dette,

  • "Håndheve referansiell integritet" bør sjekkes. Dette vil sikre at alle tilleggsverdier i Månedlig utgift blir sjekket mot verdiene i tabellen Regulære utgifter før tillegg.
  • Fjern merket for fanene til “Cascade Update / Delete Related Fields” . Dette vil kaskade alle oppdateringer / slettinger i den primære nøkkeltabellen (i vårt tilfelle, Vanlige utgifter). Så hvis beløpet blir oppdatert for en bestemt utgift, blir det lagt sammen i alle relaterte tabeller. Likeledes med slett. Vi fjerner bevisst avkrysningen for dette slik at vi kan fange ethvert misforhold på et senere tidspunkt. Til slutt, klikk på Opprett.
  • Opprett på samme måte et forhold mellom månedens månedlige utgifter og månedens månedlige inntekt. Fjern merket for "Håndheve henvisningsintegritet" her.

Forholdssynet skal automatisk gjenspeile dette som følger:

Du har definert ditt første tabellforhold og er klar til å få mer ut av dataene dine!

  1. Forespørsel og vis data fra tabellene dine

Dette er kanskje den mest betydningsfulle og nyttige delen av å bruke Access over Excel. Du forstår, vi har laget tabellene våre med riktig design, lagt til data og definerte forhold. Det neste viktige trinnet er å sette sammen alt dette og se hvordan de kombinerte dataene våre ser ut. Og dette gjøres gjennom et SPØRSMÅL.

Her vil vi lage en enkel spørring for å fange opp eventuelle misforhold i "faste" utgifter.

Du kan opprette en spørring ved å lage fanen CREATE -> Query Wizard, den enkleste måten å lage et grunnleggende spørsmål. Du blir bedt om:

  • Type (Enkel spørringsveiviser).
  • Tabellnavn og felt. Velg utgiftsnavn, type og beløp fra vanlige utgifter og måned og beløp fra månedlige utgifter.
  • Detalj eller sammendrag. Velg detaljert.
  • Skriv inn "Fixed Expense Mismatch Report" når veiviseren ber deg om et navn, og klikk på Fullfør for å generere rapporten.

Den genererte spørringen skal se slik ut (uten de røde høydepunktene):

Men som du kan se, viser denne spørringen alle utgiftsposter, og ikke bare de uoverensstemmede (som fremhevet i rødt). Vi kan fikse dette ved å bruke Query Design (høyreklikk på spørringsnavnet i venstre fane og velg “Design View”).

Vi vil bruke denne visningen til å legge til to kriterier

  1. Under Vanlige utgifter. Type, legg til verdien "Fast" under Kriterier (inkluderer enkle anførselstegn). Dette begrenser dataregistrene som er hentet til å ha type = Fast.
  2. Under et av beløpene, legg til de spesielle kriteriene for å kontrollere om det ikke stemmer overens : "(Vanlige utgifter). Beløp (månedlige utgifter). Beløp" (uten anførselstegn). Skiltet står for “ikke lik”). Dette vil bare plukke opp ikke samstemte poster.

Sammen vil disse kriteriene plukke opp faste samsvar-poster som ikke samsvarer.

Det endelige resultatet skal se slik ut:

Og dette er virkelig det endelige resultatet vi ønsker. Gratulerer!!

Den endelige merknaden

I denne grunnleggende opplæringen har du blitt utsatt for et stort utvalg av Microsoft Access-funksjoner, fra tabeller til forhold til spørsmål. Vi anbefaler at du bygger på tabellene og spørsmålene som er oppført her, og prøver mer komplekse operasjoner.

Forslag til videre praksis inkluderer:

  • Importerer dato i tabeller fra Excel-ark eller komma-separerte tekstfiler (også kalt csv-filer).
  • Legge til valideringskriterier for tabeller ved å bruke designvisningen. Forsøk for eksempel å begrense verdiene til vanlige utgifter. Skriv inn bare "Faste" eller "Variable" -verdier.
  • Lær om "Normaliserte" tabeller og hvordan det påvirker dataene dine. Re-design og opprett eksemplene som deles her som Normaliserte tabeller.
  • Bruk Query Designer fra grunnen av til å lage en sammendragsrapport som inneholder totale inntekter, utgifter og saldo hver måned for året.

Selv om de første prøvene dine med Microsoft Access kan inneholde en bratt læringskurve, kan vi garantere belønningen din innsats vil gi. Microsoft Access er et lett databaseverktøy som lar deg benytte deg av større kraft på dataene dine med minimal innsats. Så holder det gående og lykkelig Access-ing !!

Anbefalt artikkel

Her er noen artikler som vil hjelpe deg med å få mer detaljert informasjon om opprette databasen ved å bruke Microsoft-tilgang, så bare gå gjennom lenken.

  1. 10 Kraftige funksjoner i Microsoft Access
  2. 9 fantastiske trinn for hvordan du bruker Microsoft Excel-ferdigheter
  3. Hvordan forbedre Microsoft Excel-ferdighetene dine?
  4. 10 enkle trinn for å lage et pivottdiagram i Excel 2016
  5. Fantastiske trinn Excel-funksjoner - diagrammer og grafer

Kategori:

Tips for Excel