Vi introduserte DMAIC-modell - Six Sigma har hatt en berg-og-dal-bane tur med popularitet, men det er ikke å benekte at det har hjulpet organisasjoner med å effektivisere prosessene sine.
Vi har diskutert om dmaisk modell i Six Sigma og 20 ting en Green Belt burde vite.
I et nøtteskall er Six Sigma en kultur eller filosofi for kvalitetskontroll som gjennomsyrer hele organisasjonen. Det er en datadrevet tilnærming som tar sikte på å redusere og kontrollere feil; resulterer i forbedret prosess eller produkteffektivitet. Six Sigma er nivået der det er mindre enn 3, 4 feil per million muligheter / transaksjoner.
Det viktigste spørsmålet er: Hvordan skal vi implementere Six Sigma?
For å implementere filosofien om dmaisk modell six sigma, trenger vi et rammeverk / veikart som vil hjelpe oss til å virkelig sette ideene våre i arbeid. Dette veikartet kalles DMAIC (Define, measure, Analyze, Improve, Control) metodikk. Denne rammen konverterer problemet til noe håndgripelig som kan måles, slik at en løsning kan nås. Denne metoden kan brukes mest effektivt når en prosess eller produkt ikke oppfyller kundens forventninger.
La oss ta et enkelt eksempel for å diskutere hvordan DMAIC kan brukes til å implementere Six Sigma, og forklare hvert trinn i detalj.
Problemet med den lave skolebussen:
Her er et problem som ABC Public School står overfor. Det er mye forvirring på skolen. Klasselærerne har planlagt et møte med transportavdelingen for å diskutere et presserende problem.
Lærere : “Hallo, transportavdeling! I omtrent 6 måneder nå har vi lagt merke til at barna som reiser med skolebuss som faller under rute 22 kommer sent til klassen om morgenen, etter at skoleklokka ringer. Mange barn savner en del av den første perioden. ”
Avdelingsleder for transport : "Vi vil se nærmere på saken og komme tilbake med en løsning."
Rute 22 er en viktig rute som dekkes av denne skolebussen.
Lærere : “Bra. La oss informere skolens rektor også. Vi kan be henne om løsningen. ”
Etter å ha hørt på dette problemet, bestemmer rektor å implementere Six Sigma-metodikk i den nåværende transportprosessen. Det er utnevnt et Six Sigma Green Belt for å takle dette problemet.
Den ivrige Green Belt har bestemt seg for å ta i bruk DMAIC-metodikken. Hun har et team med Champions som hjelper henne i oppgaven.
Definere fasen:
Define-fasen er den første fasen av DMAIC-veikartet. Det er basen som DMAIC hviler på. Først må målet identifiseres. Deretter trenger Six Sigma Green Belt å bestemme interessentene for prosessen.
Det er mange Six Sigma-verktøy som kan brukes til å hjelpe i denne fasen. De mest populære er:
- Prosjekt charter
- Prosessflytskjema
- SIPOC-diagram (leverandører, innganger, prosess, utganger og kunder)
Vi har brukt SIPOC-diagrammet i eksempelet vårt. La oss se på bussproblemet vårt igjen.
Teammedlemmene er identifisert: tre skoleansatte som tidligere trente som Six Sigma Champions. Kundene er blitt identifisert: klasselærerne, barna og foreldrene. Hele den nåværende prosessen med "henting av skolebuss" er kartlagt. Det starter fra føreren kommer til bussdepotet og slutter med at barna kommer inn i klasserommet.
De viktige elementene i denne prosessen er kjent som CTQs eller Critical to Quality-elementer. Hva er elementene som gjør for en busstur av høy kvalitet?
Etter en betydelig grad av brainstorming med kundene, har seks sigma-teamet identifisert følgende faktorer:
- Barna må være trygge.
- Bussen skal nå i tide.
- Det skal ikke være mobbing på bussen.
- Turen skal være jevn.
- Det skal ikke være for mye fart.
Blant de ovennevnte kvalitetsfaktorene har teamet nullet inn på den andre, det vil si at bussen skal nå i tide, fordi de andre faktorene ikke utgjør noen problemer for øyeblikket.
Denne prosessen er nå CTQ (Critical to Quality) -elementet.
Et SIPOC-diagram som viser leverandører, innganger, prosess, utganger og kunder vil gjøre prosessen veldig tydelig.
| leverandører | innganger | Prosess | utganger | kunder |
| Skole | Buss | Sjåfør kommer til bussdepot | Barn når skolen | barn |
| Bussleverandører | Sjåfør | Tar ansvaret for tildelt buss | Driver og monitor går hjem | Foreldre |
| Bussmonitor | Henter monitor fra skolen | lærere | ||
| barn | Henter barna fra forskjellige holdeplasser. | |||
| Slipper dem på skolen | ||||
| Barn går til klassen fra avgangspunkt |
Nå er tidsanalysen gjort. Tilfeldige prøver blir tatt på 10 dager i løpet av måneden, og forsinkelsene blir registrert.
Gjennomsnittlig forsinkelse = 60 minutter
Standardavvik = 35 minutter
Tiltaksfasen:
I denne fasen prøver vi å svare på disse spørsmålene: Nå som jeg vet hva problemet er, hvordan måler jeg det egentlig? Er dagens system tilstrekkelig for å måle problemet?
Så la oss kvantifisere problemet, bestemme metoden for datainnsamling og måle dagens ytelse. Mange dmaiske modellverktøy kan brukes i denne fasen; de vanlige er:
- Prosessflytskjema
- Plan for datainnsamling
Nøkkelordene som skal defineres for øyeblikket er Defect, Opportunity, and Unit. Metrics må nås.
I vår studie gjelder følgende definisjoner:
Mangel : Enhver bussstudent som er forsinket med å nå klassen.
Mulighet : Hver busstur til skolen.
Enhet: Bussstudentenes ankomsttider
Gjennom hele prosessen kan det være mange punkter for datainnsamling. Det nåværende systemet tillater datainnsamling som følger:
Sjåføren registrerer sin ankomst for å ta ansvar for sin tildelte buss fra bussholdeplassen ved å skanne kortet sitt. Klokka er spilt inn på dette stadiet. Det er ingen datainnsamling før det siste trinnet. I det siste trinnet skanner barna skolekortet sitt for å komme inn på skolen.
Denne metoden er ganske utilstrekkelig da Six Sigma-teamet ikke er i stand til å samle inn data på hvert punkt i prosessen. Derfor er målingen ikke fullført. De har bedt skolemyndighetene om å revidere datainnsamlingspunktene ved å be om noen få endringer i systemet.
Når endringene er implementert, kan teamet bestemme tidspunktet for når sjåføren tar ansvar for bussen. Deretter noterer sjåføren tiden monitoren blir hentet. Etter det noterer foreldrene tidspunktet for buss ankomst og avgang fra busstoppet. Til slutt stanser barna inngangskortene sine.
Så nå blir dataene samlet på hvert trinn. Datainnsamlingsplanen er også validert av noen få tilfeldige prøver.
Analysefasen:
Analysefasen består av statistisk måling av de innsamlede dataene. Korrelasjonen mellom variablene og defekten er etablert og de viktige bidragsyterne (også kjent som KPIV-er som er viktige prosessinngangsvariabler) blir isolert. På slutten av scenen konstateres funksjonen Y = f (x) -forholdet.
Det er forskjellige dmaiske modellverktøy som kan brukes som Pareto-diagrammet og regresjonsanalyse. I vårt tilfelle har Six Sigma-teamet bestemt seg for å bruke verktøyet Root Cause Analysis.
Dataene blir analysert for å identifisere årsaken til forsinkelsen. Hver minuttprosess registreres i detalj. Aktivitetene uten verdiøkning elimineres. En detaljert studie av prosessflyten ville bringe disse aktivitetene fram.
Årsaksanalyse:
| Prosess | Person involvert | Tid (minutter) |
| 1 | Driveren slår kortet sitt | Sjåfør | 5 |
| 2 | Veileder tildeler buss | Supervisor | 5 |
| 3 | Sikkerhet får nøkkelen | Sikkerhet | 5 |
| 4 | Sjåfør kjører bussen til skolen | Sjåfør | 10 |
| 5 | Henter skjermen | Observere | 5 |
| 6 | Kjør for å stoppe A | Sjåfør | 20 |
| 7 | Vent på barn og hent dem | barn | 10 |
| 8 | Kjør til stopp B | Sjåfør | 15 |
| 9 | Vent på barn og hent dem | barn | 10 |
| 10 | Nå skolen | Sjåfør | 20 |
| 11 | Barn stanser kort og går inn på skolen | barn | 5 |
Så den totale tiden det tar å nå skolen er 110 minutter. De fremhevede delene er aktiviteter som ikke er verdiskapende. Disse aktivitetene må elimineres eller strømlinjeformes for å redusere den totale reisetiden.
Noen av de mulige prosessforbedringene er:
- Nøklene til bussen kan være lett tilgjengelige med veilederen i stedet for at sikkerhetsvakten kaster bort tid på å få den.
- Monitoren kan ankomme direkte til bussdepotet i stedet for å vente på skolen. Det sparer 10 minutter.
- I trinn nummer 9 venter sjåføren i 15 minutter i stedet for 5 minutter på holdeplassen. De kan ta sikte på å redusere den tiden med 10 minutter.
- En annen potensiell forbedring kan være i trinn 8 (reise fra stopp A til B) og trinn 10 (reise fra stopp B til skolen). En analyse av årsakene til forsinkelser mellom disse stoppene avslører forbedringsområder som kan arbeides med.
- Trinn 8: Kjør mellom Stopp A og Stopp B: Det er 10 minutters trafikkork i 80% av tilfellene.
- Trinn 10: Kjør mellom Stopp B og skole. Et trafikklys forsinker kjøreturen med 5 minutter i 75% av tilfellene.
Forbedringsfasen:
I forbedringsfasen identifiseres de faktiske KPIV-ene og forholdet til manglene. Forbedringsideene blir ferdigstilt og faktisk implementert. På dette stadiet bør interessentene være villige til å sette i verk den nye planen.
Skolebussprosjektet vårt har kommet inn i et kritisk stadium nå. Etter en idédugnad ble det bestemt at følgende trinn kan tas for å forbedre prosessen.
- Veilederen har også fått tak i nøklene. Dette sparer effektivt 5 minutter av sjåførens tid på å ta betalt for bussen sin.
- Bussmonitoren har blitt instruert om å gå ombord på bussen i selve depotet. Dette sparer 10 minutter av sjåførens tid på å kjøre mellom bussdepot og skolen.
- Kjøreturen fra Stopp A til Stopp B er forsinket på grunn av trafikkork på hovedveien. Dette skjer i 80% av tiden. Sjåføren ble instruert om å finne en løsning, og han har funnet en alternativ byfelt for å unngå trafikkork. Dette sparer ytterligere 10 minutter på reisen.
- Når du reiser fra Stopp B til skolen, er det et signal som vanligvis forsinker bussen med en ytterligere tid på 5 minutter. Overraskende trengte ingen tiltak. Dette fordi sjåføren oppdaget at den ekstra tiden han fikk ved å bruke de ovennevnte tiltakene gjorde at trafikksignalet ikke lenger plaget ham. Det var grønt hele veien! Dette var en bonusfordel ved å bruke tiltakene ovenfor.
- Det ble funnet at det var en forsinkelse på 5 minutter nesten hver dag i Stopp B på grunn av at et bestemt barn kom sent. Læreren sendte en melding til barnets foreldre. Sjåføren ble også bedt om å vente på begge holdeplasser bare et par minutter og forlate deretter.
Skoleledelsen har godkjent implementeringen av disse ideene med øyeblikkelig virkning.
Kontrollfasen:
Når ideene er implementert, er de innebygd i systemet som et krav. Dette innebærer å sette et system på plass for å sikre at ytelsen blir kontrollert så vel som målt. Standarder og avvik er definert og målt som en del av en vanlig prosess.
Six Sigma-metodikken er nå blitt en del av selskapets filosofi.
Jobben til Six Sigma Green Belt er nesten fullført da hun overleverer prosjektet til den nye prosessseieren (i vårt tilfelle transportavdelingen). Disse kan dokumenteres som en del av god styringsskikk.
Busstransportsystemet fungerer veldig effektivt nå. Ytelsen overvåkes fra tid til annen ved hjelp av Six Sigma.
Det er nok et møte på skolen etter at den nye prosessen er etablert.
Lærere: ”Vi er veldig glade for å kunne rapportere at barna nå kommer til klassen i tide. Jeg er i stand til å konsentrere meg om undervisningen min, og barna er glade. ”
Transportavdeling : "Vi er veldig takknemlige for dmaic-modellen i Six Sigma-teamet for å gjøre avdelingen vår veldig effektiv."
Det er på tide å belønne alle som er involvert i prosjektet med en fest og en bonus! Det var nok en Six Sigma-historie med en lykkelig slutt.