Intranettfunksjoner for medarbeiderkommunikasjon

Bedriftens intranett skal bygges av sterke interne kommunikasjonsprogrammer. Oppnåelsen av et intranett er omtrent 60 prosent kommunikasjon, 40 prosent teknologi. ”Bob Cohen,

Et intranett er akkurat som en paraply der man kan få all nødvendig informasjon relatert til selskapet og det daglige arbeidet. Det er kjent som kommunikasjonsplattformen hvor vi vil få dashbordet som viser 360 graders utsikt rundt selskapets aktivitet. Nettopp det er et privat, trygt online nettverk der ansatte kan generere innhold, involvere seg i visse kommunikasjonsprosesser, fungere som et team, utføre oppgaver og hendelser og bygge opp organisasjonskulturen.

Det er kjent som selskapets hjemmeplattform, der team samles, bygger et essensielt repertoar, multi-effektiv kommunikasjonsenhet og mer. Som et internt kommunikasjonsnettverk er et intranett mer enn mengden av delene.

Intranettet er en one-stop-shop for alt. Intranettutformingen skal stå i samsvar med ansattes behov og deltakelse. Det er en vanlig plattform som hjelper til med kommunikasjon (toveis), teamarbeid, kunnskapsstyring, innholdsutvikling og deling, sosiale nettverk, medarbeiderinvolvering og planlegging.

Hvert utviklende selskap kan dra nytte av intranettet. De ti spørsmålene nedenfor vil faktisk fungere som sjekklistepunkter som korrigerer ethvert spørsmål og hjelper til med riktig implementering av intranettet.

Fig 1: Sjekkliste-poeng for intranettdesign

Vi må grave deg dypt inne i forskjellige funksjoner på et intranett.

  1. Intranett sitter i kjernen i kommunikasjon

Tre måter det hjelper en organisasjon -

  1. Topp-down kommunikasjon som ikke er annet enn ledelse-til-ansatte kommunikasjon
  2. Tilbakemelding fra de ansatte eller medarbeiderlederskommunikasjonen
  3. Teamdiskusjon i form av kommunikasjon mellom ansatte og ansatte

Nå, et kort høydepunkt på dette vil tydeliggjøre hele saken.

  • Intranett avslutter grunnleggende e-postproblemer

Alle slags e-postproblemer kan enkelt håndteres av et godt designet intranett når du glemmer å holde noen i loopen til en viktig e-post eller når du oversett en viktig oppdatering da e-posten gikk tapt i en serie med e-poster, eller når du sitter fast i et svar-alle lister. Intranett har kontakt med mennesker på forskjellige måter og effektiviserer både øyeblikkelig kommunikasjon. I samme sokkel kan man enkelt gjøre mange ting: chatte med kollegene, bygge opp lokalsamfunn om forskjellige emner, kunngjøre kunngjøringer om forskjellige selskapsrelaterte saker, skrive blogger, laste opp artikler og bygge opp kunnskapsdashbord om virksomhetsforhandlinger.

Noen interne kommunikasjonsstatistikker er gitt nedenfor:

  1. Bare 48% av e-postene i forbindelse med den interne sendte kommunikasjonen blir åpnet
  2. Og omtrent bare 23% av disse kommunikasjonene er faktisk åpnet

Så det er klart at en stor del av selskapets kommunikasjon faktisk ikke åpnes. For alle målrettede mottakere å åpne kommunikasjonen, er det åpenbart ikke en god idé å sende e-post.

  • Intranett hjelper til med å samle de ansatte tilbakemeldinger

Ansattes engasjement blir evaluert av riktig tilbakemelding fra de ansatte. Du kan enkelt kvantifisere ansattes tilfredshet, følge med på forbedring av ansattes forbedringer og noen problemer som vil ha direkte innvirkning på ansattes omsetning.

Tilbakemeldingsundersøkelser om ansattes engasjement er gode å gjennomføre hvis disse ikke blir tapt i forskjellige avdelinger; i de fleste tilfeller blir undersøkelsene utført av tredjepartsverktøyet. Tvert imot, hvis disse undersøkelsene gjøres gjennom et innebygd verktøy som er vert på intranettet, kan man enkelt hente riktig data som er plassert i bedriftsserveren og dele mellom forskjellige avdelinger og team for å forbedre produktiviteten. Ansatte overalt vil også være klar over dette verktøyet når de samhandler med det på en daglig basis. Dette vil til slutt øke kommunikasjonen på arbeidsplassen, og dermed også de ansattes tilfredshet.

Fig: 2. Ansattprosent som aksepterer kommunikasjonsprosessen

Pessimismen på arbeidsplassen skyldes under tre kommunikasjonssentriske årsaker:

  1. Ledelsen leder ikke de ansatte mot et felles formål på riktig måte med 38%
  2. Generelt dårlig kommunikasjon med 14%
  3. Regelmessige endringer som ikke er godt informert med 12%

  1. Intranett samarbeider

Av hensyn til ordentlig ansattes kommunikasjon og output kreves det veldig å ha en felles plattform der alle de ansatte kan samles til en felles sak. Oftere enn ikke vil den samme meldingen bli annerledes når alle ikke er synkronisert ordentlig. Dette vil være usikkert at det må være et sentralisert sted der folk skal samle innhold og få kontakt med den andre.

  • Intranett skaper en plattform der alle kan kommunisere sammen og få ting gjort

I de fleste tilfeller kan du finne at et intranett er utstyrt for å la deg få kontakt med kollegaene gjennom en teamteam eller prosjektside. Ansatte kan samarbeide og dele innhold av gjensidig interesse. Du kan opprette sider for en rekke emner:

  • prosjekter
  • lag
  • Eksterne portaler på kunder
  • Kunnskapsbanker
  • For induksjon av ansatte
  • Kampanjer markedsføring
  • Tjeneste eller produkt introduksjon

Så vil intranettet ditt faktisk forme kommunikasjonen, jobbene og innholdet ditt på noen måte som det du ønsker å gjøre selskapets kommunikasjon bedre.

  • Prosjektledelse og oppgaveledelse forenkles av intranett

Et intranett hjelper deg med å sette og styre prosjekter og oppgaver i samme sokkel. Det er plattformen å ivareta lignende annen forretningsvirksomhet. Intranettet hjelper prosjektgruppen til å fullføre prosjektet. I sanntid kan man enkelt sjekke fremdriften, fikse ethvert problem uten at e-postene flommer og følge koblede diskusjoner for å få dypere forståelse for møter og rekvisita.

Og oppgaveledelse holder øye med din egen arbeidsutvikling, hjelper deg med å tildele oppgaver til andre og sikrer perfekt fullføring av de prosjektrelaterte oppgavene. Man kan raskt dele filer og data i ett rom uten engang å legge dem i Dropbox eller i andre delte reserver.

  • Intranett betjener interne interessenter

Gjennom et intranett kan man kombinere en normal prosess og koble løsninger mellom forskjellige avdelinger, inkludert HR, markedsføring, IT, etc. Chat, fora, åpne diskusjonsspor og isolerte meldinger er noen måter pionerene hjelper andre til å løse ethvert problem. Nedenfor er noen tjenester du kan starte:

  • Send inn forskjellige policy-dokumenter fra organisasjonene
  • Bygg en kunnskapsbank eller intern wiki
  • Annonser ulike bedriftsentriske eller avdelingsvise kommunikasjoner
  • Gi en mulighet til en øyeblikkelig prat for raskt å løse problemene
  • Send en trinnvis video

  1. Intranett fungerer som kunnskapshåndteringsverktøyet

Bare tenk på en situasjon når du søker i en viktig fil flere steder som du tror du har oppbevart: Dropbox, Google Drive, One Drive, Company Website eller din interne server. Og ved å søke på forskjellige steder får du bare hodet til å snurre, og du har ikke funnet filen til slutt. Så i en slik situasjon kan intranett hjelpe deg med å lagre viktige dokumenter på en ryddig måte.

  • Intranett gir alltid mulighet til å integrere dokumentene dine

Filhåndtering som en del av kunnskapshåndteringstjenestene er en måte å laste opp filen på intranettet til din beste fordel. I begge tilfeller når vi direkte laster opp en fil eller legger en lenke som fører det faktiske dokumentet som er lastet opp i et trygt sted, hjelper vi oss selv og andre med å finne filen i fremtiden uten å kaste bort tid på dette. Du kan konsolidere dokumentene slik du vil. Når du i tilfeller er usikker på hvor du har lagret dokumentene, er det bare å gjøre et livlig søk for å få ønsket fil. Mange dokumenter lagres på intranettet:

  1. Man kan bygge opp et kunnskapslager hvor man kan legge forskjellige dokumenter, for eksempel HR-ombordstigningsdokumenter, prosjektrelaterte filer, etc.
  2. Du kan enkelt sende filer via intranett og via chat; også, samtalen som chatter, blir automatisk arkivert for å hjelpe oss med å få en datomessig historie
  • Intranett øker produktiviteten

Suksessen og fiaskoen til ethvert prosjekt avhenger mer av riktig lagring av dataene og filene. Det sparer ikke bare tid, og dermed vil ha direkte innvirkning på avkastningen, men det reduserer også spenningene og frustrasjonene. Når du for eksempel gir et siste preg på en prosjektgjennomføring, er du trygg på å velge riktig dokument for din klient. Hvis du gir filer om bord til de nye deltakerne, kan du enkelt sende HR-sidelinken som inneholder de aktuelle dokumentene som er ment for dem. I følge en studie fra McKinsey Global Institute kan du faktisk redusere tiden som brukes til å søke i et hvilket som helst dokument med omtrent 35%, og dermed avlaste 6% av tiden som skal brukes til andre viktige oppgaver.

  • Intranett skaper alltid et sanntids kunnskapsgrunnlag

En riktig intranettdesign er med på å skape en kunnskapsbase for å dokumentere tilbakevendende posisjonerte filer og dokumenter, for eksempel:

  1. Retningslinjer og praksis
  2. Verdimaterialer
  3. Nyheter og suksesshistorier
  4. Viktige vanlige spørsmål
  5. Ansattealbum
  6. Treningsmateriale
  7. HR-håndbok
  8. nyhetsbrev
  9. Viktige lenker som inneholder nyttige verktøy og filer

Og dette er ikke alle. Det er noen flere elementer som lastes opp i systemene - spørsmål stilt i fora, teamdiskusjoner og billetter reist i helpdesk. Alle disse kan lastes opp på intranettet og legges til i kunnskapsbasen at du kan bruke gang på gang til forskjellige behov. Det kan også være en fane med navnet på ideer som inviterer til offentlige ideer. Dette verktøyet ville faktisk drive forestillinger på forskjellige nivåer.

  1. Intranett gir mulighet for sosiale nettverk

Et intranett gir alltid en sjanse til praktisk talt å knytte kontakt med jevnaldrende fra forskjellige avdelinger og dermed redusere barrierer og siloer; de ansatte kan enkelt koble seg til hverandre og dele tilbakemeldinger om temaene om gjensidige interesser, og lære. Og dette forbedrer kommunikasjonen og kunnskapsdelingen på bedriftsnivåer, forskjellige team og avdelinger. De ansatte skal bli kjent med mennesker i og utenfor teamene sine. Lederne kan bli kjent med underordnede, og dette vil til slutt bryte konvensjonene og sammen kan de vokse, og derved ha en indirekte innvirkning på produktiviteten.

  • Intranett bygger interne kommunikasjonskanaler

Uten å forlate skrivebordet, ringe eller sende e-post, kan de ansatte koble seg til hverandre i form av å gi tilbakemelding i diskusjonssporene om et bestemt tema. Dermed ville forbindelse med geografisk spredte team tilfeldigvis inspirere til teamarbeid.

  • Intranett hjelper deg med å finne og kjenne dine ansatte

Bare fordi teamet er geografisk spredt eller noen jobber hjemmefra, er det umulig å finne og kjenne dine ansatte hele tiden selv i tilfeller vi jobber med dem fysisk eller praktisk talt. I slike tilfeller hjelper ansattkatalogen på intranettet oss faktisk med å komme i kontakt med våre tiltenkte kolleger og samfunnet kan bygges. Vi kan bli kjent med våre teammedlemmer, arbeidshistorikk og suksesser. Derfor kan vi ta deres hjelp med å løse ethvert problem eller råde andre til å følge dem på slike spesifikke behov. Du kan motivere kollegene dine ved å sende gratulasjonsmerke til enhver prosjektsuksess eller sende takkemerk for alle godt utførte jobber.

  • Gjennom intranett kan du opprette, dele og publisere alt godt innhold på tvers av grenser og avdelinger

Gjennom intranett lager folk innhold, deler i de offentlige innleggene som andre forbruker og kommenterer. Brukerne bruker forskjellige mellomrom der noe nytt innhold lastes opp, en automatisk oppdatering vil gå til alle i de spesifikke innleggene. De begynner deretter å bruke innholdet. Dermed gir intranett sjansene for brukere å generere innhold som kan brukes av andre. Følgende innhold lastes vanligvis opp på et intranett:

  1. Blogger og nye trender om bransjen
  2. Nye ferdigheter som andre kan følge
  3. Storlag seier
  4. Ny lansering
  5. Ny strategi eller prosess
  6. Kule bilder og videoer

  1. Ansattes medvirkning og vekstsenter: avskaffe ansattes skuffelse

Ved hvert organisatorisk trekk blir ansattes engasjement sett på bunnlinjen. Gjennom ansattes engasjement forbedres produktiviteten og de ansatte blir motiverte. Dette påvirker til slutt positiv kundetilfredshet og ansattes moral.

Statistikk over ansattes engasjement

  • Del Carnegie Training-studien viser at nesten 71% ansatte fra store selskaper ikke er engasjert
  • I en annen studie av Gallup Research er ansattes fratredelse omtrent 18%, og dermed hemmer den samlede produktiviteten

Engasjerte ansatte går lojal inn for selskapene de jobber for. De nevner stolt firmaproduktet eller tjenesten til kundene. De skaper i fellesskap kunnskap til fordel for andre og hjelper andre å nå sine mål. Mens de frigjorte ansatte er byrden. De skader selskapets omdømme og bygger opp misnøye blant andre og påvirker produktiviteten viralt. På dette tidspunktet vil intranettet faktisk hjelpe til med å utvikle planer for å engasjere ansatte ved å la dem bruke ressurser og verktøy og trene dem i de ønsket felt for å bygge opp karrieren. De vil ha mer makt til å bestemme karrieren.

  • Intranett binder ansatte med bedriftens oppdrag, visjon og verdier

Vi tenker ofte hvis hver ansatt er i tråd med bedriftens oppdrag, visjon og verdi! Og er de riktig justert og følelsesmessig koblet til det? En studie gjort av 40000 ansatte av TINYpulse-undersøkelsen viser at bare 40% er klar over det. Ansattes engasjementsprosess gir tilgang til alle de ansatte for å få seg følelsesmessig knyttet til bedriftens oppdrag, visjon og verdier. Intranett gir alle disse tilgangene på et sentralt sted. I forskjellige formater og segmenter kan du nå dine ansatte og forsterke dem på mangefasetterte måter: gjennom blogger, diskusjon, artikler, videoer og personlig side for å markedsføre merkevaren.

  • Intranett skaper utviklingsmuligheter for ansatte

Ansatte ville være mer fornøyde hvis de har stort rom for å utvikle seg selv. Et selskap kan lage forskjellige karrierevekstplaner for ansatte, og dermed redusere utmattingen. Og bare ved å redusere gapene mellom ressursene de trenger for vekst og leveranser, kan et selskap effektivisere misforhold. Intranett her gjør denne perfekte jobben med å støtte og spore de ansattes vekstprogrammer på følgende måte:

  1. Konsolidering av treningsmateriell og beste praksis
  2. Innsamling av tilbakemeldinger fra ansatte for forbedring av programmene
  3. Videresende selskapskulturen til alle
  4. Spore fremgangen til alle ansatte
  5. Å gi en av dem en sjanse til å overvåke utviklingen
  • Intranett sjanser en viral forbindelse med alle på utviklingsplaner og unike ideer

Når det gjelder kommunikasjon som blir dolet ut til ansatte via e-post, er det sannsynlig at e-postmeldingene kan gå tapt i innboksene, eller at folk ikke tar initiativ til å åpne disse postene. Det er veldig vanlig overalt. En ansatt kan savne den viktige kommunikasjonen som blir sendt til ham om hans personlige utvikling. Og noen ganger kan dette ha en tendens til å få dem til å føle seg utelatt eller ubetydelige.

Et intranett gir alltid de ansatte tilgang til å nå det de trenger mest - viktige oppdateringer, hvert eneste prospekt og enhver planendring. Informasjonen kan være offentlig eller spesielt skreddersydd til de rette menneskene; som en del av dobbel kommunikasjon, kan en e-post sendes til dem. Samtidig kan de dele sine unike ideer i det virale rommet, og andre i dette rommet kan få tilgang til denne informasjonen og legge inn kommentarer. Derfor utvikles en god kommunikasjonstråd som fører til vellykket utvikling for alle. Menneskene som kanskje ikke deltar i den offentlige diskusjonen, kan også engasjere seg i slike nettbaserte diskusjoner.

Intranett gir også ansatte mulighet til å utnytte sine roller og karrierer:

  1. Egne prosjekter og lignende viktige oppgaver
  2. Del kreative ideer
  3. Benytt muligheter
  4. Overvåke deres målutvikling
  5. Gi råd om prosessen fortsetter
  6. Se opp for ytterligere øvelse og utdanning
  7. Følg med på hva andre i og utenfor teamene gjør

Steve Roesler, bemerket kommunikasjonsstrateg, kritiserte ut ti viktige spørsmål som ville hjelpe med å engasjere ansatte på arbeidsplassen. Disse sjekklistene er effektive i å formulere de enkle løsningene på intranettproblemer:

  1. Intranett fungerer som et planleggingsverktøy

Intranett gjør det enkelt for alle å planlegge og overvåke møter, arrangementer og avtaler. Alle de ansatte ville få fordel av dette ekstraordinære anlegget.

  • Enkel planlegging for å møte inspirerende ansattes medvirkning

Folk kan ha mer enn ett verktøy for å planlegge engasjementene sine, men de er ineffektive, da det ville være tidkrevende prosess. Denne muligheten sikrer god ansattes medvirkning. Du kan sende e-post til ansatte angående møter eller arrangementer, men denne prosessen er tungvint. E-postene kan gå tapt i innboksen, eller viktige personer kan bli hoppet over. Den enkleste og smarte måten er å planlegge en delt kalender på bedriftens intranett og få et raskt blikk på alles bekvemmelighet. Dermed kan man planlegge et tidspunkt for møtet.

  • Lage attraktive hendelser

Bortsett fra å angi tid og kalendere, er det noe mer informasjon knyttet til hendelsene som gjør hendelsene interessante og populære.

  1. Komplett informasjon om arrangementet
  2. Bilder og videoer relatert til arrangementet for å gjøre det mer lokkende. Rett etter at arrangementet er over, kan det komme en jevn oppdatering sammen med bilder og videoer
  3. Detaljert veikart til hendelsene
  4. Informasjon om spisesteder, butikker og andre bemerkelsesverdige steder å slippe til

Konklusjon

En riktig intranettdesign er alltid et springbrett for en effektiv intern kommunikasjon. Det gir alltid en fordel for folk å samarbeide med kollegene om et hvilket som helst delt emne og gir uendelige verktøy. Vi har sett folk som har tilgang til riktig bruk av intranett for å øke masseffektiviteten til plattformen. Det er plattformen der de kilder og søker etter hva som helst, skaper, deler, lærer og motiverer andre som igjen øker effektiviteten til arbeidet, noe som påvirker avkastningen direkte. Dette er ikke riktig, for å si noe negativt, men det kan alltid sies at en riktig intranettdesign alltid er halvparten av arbeidet helt siden riktige toveis kommunikasjonskanaler er opptatt.

Kategori:

Entreprenørskaputvikling