Hva er din definisjon av et vellykket prosjekt?

Medlemmer av prosjektgruppen - Mange ser bare på planleggings- og definisjonsstadiene som grunnen til suksess for et prosjekt. Men den underliggende faktoren blant alle disse stadiene er teamet som jobber med prosjektet. Dette settet av mennesker det vi vet som prosjektmedlemmer, danner et prosjektgruppe. Det er samarbeidet mellom prosjektgruppens medlemmer, og utfører sine varierte funksjoner som gjør dem til et vellykket prosjektgruppe, og dermed bidrar til suksessen til prosjektet.

Selv om det er teamet som hjelper i planleggings- og definisjonsstadiene, er det også teamet som tar det gjennom gjennomføring, vedlikehold og implementering. I denne artikkelen skal vi se på å gi deg en komplett guide til rollene og ansvarene til hvert teammedlem som bidrar til et prosjekt, på best mulig måte.

Prosjekt Team Definisjon

Et prosjektteam kan defineres som en samling av mange roller knyttet til et prosjekt. Disse mange rollene som følger med for et bestemt prosjekt, gir deres klare og uforfalskede kompetanse til de forskjellige aspektene og stadiene i prosjektets livssyklus. Basert på prosjekttype, skala og omfang blir de forskjellige rollene innpasset og planlagt for og antall individer eller prosjektgruppemedlemmer blir valgt, ansatt for jobben.

Medlemmer av prosjektgrupper kan deles ikke bare basert på funksjonalitet og kompetanseområde (logiske grupper kalt undergrupper), men også om de er planlagte eller ikke-planlagte teammedlemmer.

Planlagt prosjektteammedlemIkke-planlagt prosjektmedlem
Også kjent som leveranseteam, er planlagte prosjektgruppemedlemmer de personene du ønsker å spore antall timer som er lagt ned, den økonomiske effekten de får til og bruken av dem som ressurs.Ikke-planlagte prosjektgruppemedlemmer, også kjent som det utvidede teamet, kan beskrives som de individer som tiden ikke spesifikt blir sporet mens de er på et prosjekt og er en del av prosjektgruppemedlemmerbrigaden.

Prosjektteammedlemmer Roller

Vi skal se på 6 forskjellige roller i prosjektgruppen som eksisterer i prosjektledelsens verden. Disse prosjektgruppens medlemsroller bidrar effektivt til alle de forskjellige stadiene i prosjektet.

Et prosjekt kan ikke gå videre mot å nå sine mål, med mindre de viktigste teammedlemmene er ombord klare til å effektivt jobbe fra sin side for å gjøre en suksesshistorie ut av prosjektet. Her gir du større klarhet i de varierte rollene i prosjektgruppen og deres plikter.

Prosjektleder

Dette er den viktigste og viktigste rollen i et prosjekt. En prosjektleder er initiativtaker til prosjekter og er ansvarlig for et prosjekt helt fra dets igangsetting til det er fullført. Dette er i utgangspunktet den primære rollen i et prosjekt. En prosjektleder er ansvarlig for å holde prosjektet innenfor grensene for:

  • Kvalitet
  • omfang
  • Tidslinjer
  • Budsjett

Prosjektgruppens medlemmer rapporterer til prosjektlederen om alle prosessene i prosjektet i henhold til prosjektplanen. Prosjektlederens oppgaver inkluderer følgende:

  • Utvikle en prosjektplan
  • Effektiv kommunikasjon med prosjektinteressentene og medlemmene
  • Planlegging og styring av ulike leveranser og oppgaver som skal utføres i et prosjekt
  • Rekruttere prosjektmedarbeidere
  • Gi prosjektledelse ledelse
  • Bestemme prosjektledelsesmetoden som skal gjennomføres
  • Gi tidslinjer og tidsplaner som skal følges
  • Tilordne oppgaver og ansvar til andre prosjektgruppemedlemmer
  • Gi en rapporterings- og kommunikasjonsplan

Prosjektleder

Normalt kan dette begrepet byttes ut med prosjektlederen, men i noen organisasjoner med store prosjektforetak er jobben delt for å ha en prosjektleder og en prosjektleder. Dette prosjektledelsen rapporterer normalt til prosjektlederen som ikke bare er dedikert til ett enkelt prosjekt i avdelingen, men til flere prosjekter. Prosjektledere for alle disse prosjektene rapporterer om sine funn og fremdrift til prosjektlederen og jobber i nære kvartaler med prosjektlederen for å oppfylle avdelingens mål mot den overordnede forretningsstrategien.

En prosjektleder utfører det samme settet med funksjoner som beskrevet med prosjektlederen, men merk deg at dette stemmer for noen få organisasjoner og er nevnt i artikkelen, slik at når du kommer over en slik situasjon, ikke vil du bli forvirret.

Prosjektsponsor

Driveren for prosjektet, en prosjektsponsor er hovedsakelig et medlem fra topplederteamet som tror og investerer i prosjektet slik prosjektlederen ser for seg. Prosjektsponsoren må oppdateres med jevne mellomrom om fremdriften i prosjektet og hvordan det når målet som det ble satt opp. Et prosjekt sponsoroppgaver inkluderer følgende:

  • Ta viktige forretningsavgjørelser når det gjelder planlegging på høyt nivå
  • Godkjenninger og avregninger for prosjektbudsjett
  • Kommunikasjon av prosjektmål og fremdrift på bedriftsnivå
  • Å gi klarsignaler når det gjelder ressursinnhenting og vedlikeholdsoppgaver

Prosjektteammedlem eller prosjektleder

Medlemmer av prosjektgruppen inkluderer fagpersoner og fageksperter som aktivt deltar og jobber på de forskjellige stadiene i et prosjekt. Disse prosjektgruppemedlemmene kommer med forskjellige ferdighetssett og er alle ansatt, enten på deltid eller heltid basert på prosjektkrav og behov. Deres plikter inkluderer følgende:

  • Tilby teknisk kompetanse
  • Fullføre individuelle eller gruppeoppgaver og mål
  • Bidra til prosjektmålene på alle måter som mulig
  • Arbeide med interessenter og kunder / brukere for å etablere et nøyaktig prosjektarbeid og oppfylle forretningsmessige mål
  • Dokumentere prosessene

Utøvende sponsor

Dette medlemmet fra toppledelsen eller styret er selve beslutningstakeren for prosjektene. Denne personen er ansvarlig for spissen for de forskjellige prosjektene som blir gjennomført og administrert i organisasjonen i mange avdelinger. Det er godkjenningene fra den utøvende sponsoren som anses som den endelige godkjenningen, og mange prosjekt sponsorer vil rapportere til den utøvende sponsoren. Deres plikter inkluderer:

  • Ansvarlighet for prosjektene
  • Kontrollerer og gir godkjenning for endringer i prosjektomfanget
  • Gi godkjenninger for forskjellige midler som kreves for å drivstoffprosjekter
  • Sjekk for prosjektleveranser og milepælsresultater

Forretningsanalytiker

En forretningsanalytiker er en arbeidsrolle som er på et konstant utkikk etter måter og virkemidler for å definere forretningsbehov og foreslå løsninger på disse behovene på en måte som kan forbedre resultatene til organisasjonen. Når det slippes inn i et prosjekt, foreslås en forretningsanalytiker å gjøre alt for å hjelpe prosjektlederen med å få løsninger på problemene virksomheten står overfor og hjelpe til med å tilføre verdi til prosjektleveransene som prosjektlederen har scoped ut. Deres plikter inkluderer følgende:

  • Bistå prosjektlederen i å definere og omfatte prosjektet
  • Innsamling av nødvendige data og informasjon for å definere prosjektkravene
  • Dokumentere de forskjellige virksomhetens krav og behov
  • Kontroller for verdistrømmen i prosjektleveransene
  • Simulering av løsninger for å verifisere målene

Opprette lagroller

Basert på prosjektkrav og behov, er det mulig for deg å opprette et team som er ekstremt unikt og ikke samsvarer med et annet team. Mens et prosjektteam bestående av prosjektgruppemedlemmer bare kan ha en prosjektleder, prosjekt sponsor og utøvende sponsor, er det ganske mulig at du pusler og sjonglerer resten av teamet ditt; alt dette avhengig av prosjektets art og hva du har tenkt å oppnå.

I denne tiden og dagen, der virksomheter er på full gass for å oppnå maksimal suksess på grunnlag av overskudd og økt produktivitet, er det en stor sjanse for at de leter etter ROI når det gjelder teammedlemmer også. Bedrifter er stadig på utkikk etter å få de beste tankene i markedet som kan utgjøre en forskjell for virksomheten deres ved å bidra til de forskjellige prosjektene og endre programmene som er igangsatt.

Rekrutterere og prosjektledere er i et hastverk med å velge og velge de beste lederne og lederne der ute som kan bidra til å gjøre denne forskjellen. Så la oss se hvordan vi gjør akkurat det.

Hvordan velge prosjektmedlemmer

Vi skal se på syv effektive trinn for å velge riktig sett med prosjektgruppemedlemmer for prosjektet ditt, som har makten til å lage eller ødelegge prosjektet ditt. Riktig kompetansesett og et perfekt ferdighetssett, prosjektledere, la oss gå videre for å finne ut mer.

  1. Prosjektanalyse

Det er viktig at du bruker tid og krefter på å fullstendig forstå og analysere hva prosjektet handler om og hvilke trinn, oppgaver og aktiviteter som må behandles for at du skal kunne styre det til vellykket gjennomføring. Bryt ned alle disse trinnene i individuelle oppgaver og oppgaver til deloppgaver; På denne måten kan du enkelt oppdage ressursene du trenger for å fullføre hendelsen, så vel som varigheten basert på den angitte produktiviteten.

  1. Prosjektkrav

Se etter eventuelle krav som ledelsen legger ned, for eksempel tidsbegrensninger, budsjettbegrensninger eller ressursbegrensninger, slik at du kan planlegge rekrutteringen og medlemmene av prosjektgruppen deretter.

  1. Møte med HR

Det er et viktig skritt at du møter og forklarer problemene og problemene dine for HR-lederen. På denne måten vil du bli hjulpet til med å finne ut de mest passende prosjektgruppemedlemmene for prosjektet og vil få en god ide om det er behov for å rekruttere prosjektgruppemedlemmer utenfor selskapet. Hvis det er tilfelle, må du forberede en rekrutteringskjøring for prosjektet i samordning med HR. Dette vil bli lagt til og vurdert i prosjektbudsjettet ditt (som underlagt vurdering av prosjektsponsor og utøvende sponsor).

  1. Møte med andre ledere

Sammen med HR er det en god praksis at du også møter de interne ansattes direkte rapporteringsledere for å få et sunt syn på ledere, personell du ønsker å ansette for prosjektet ditt. Du kan be dem om å gi rangeringer for deres kompetanse, tekniske ferdigheter og teamarbeid, slik at du får hjelp til å ta den beste beslutningen.

  1. Begrens det

Når du har møtt og diskutert, er det på tide at du lager en potensiell liste over kandidatene du finner som passer for rollene. Blant disse personene er prosjektmedlemmer som vil hjelpe deg og arbeide for en vellykket gjennomføring av prosjektplanen i løpet av en nær fremtid. Kategoriser dem under ferdighetene de besitter, slik at det vil være lettere for deg å notere rollene deres lenger.

  1. Velg og velg

Det neste trinnet ditt er å evaluere listen din og slå streik i kandidatene under hver kategori for å komme til antallet du mener er perfekt for prosjektet. Disse kandidatene bør ha den rette blandingen av ferdigheter og personlige atferdsegenskaper for å bli medvirkende prosjektmedlemmer.

Hvis det er en liten tvil i tankene dine om noen av de ansatte på listen, kan du gå videre og ta en personlig en-til-en eller intervjue med dem for å måle tankesett og ferdigheter, og dermed hjelpe deg med å ta en beslutning.

  1. Analyser valget ditt

På dette stadiet har du allerede et prosjektgruppe på plass, men alt som gjenstår å gjøre er å gjennomføre en analyse i siste øyeblikk for å måle om teamet faktisk har balansen som trengs for å fullføre dette prosjektet som forutsatt. Du må også gjøre en gang for å sjekke om det er en potensiell personlighetskonflikt mellom prosjektgruppemedlemmene for å unngå kranglete situasjoner og kreative blokkeringer under gjennomføringen av prosjektplanen.

Konklusjon

Det er veldig viktig at du har et fullstendig forbedret og dedikert prosjektlederteam og prosjektgruppe for å kunne gjennomføre prosjektene du påtar deg. Teamet består av varierte forskjellige individer som SAMLER og får ting til å skje. Uten nøkkelkvaliteten i teamarbeid, virker det å være meningsløst å være en del av et prosjektgruppe. Disse personene bringer noe unikt på bordet og skyter alltid opp for å få ting til å skje.

I en verden der virksomhet betyr virksomhet, er organisasjoner i en kontinuerlig innsats for å utgjøre et drømmeteam som skal oppfylle prosjektmålene og målene og føre til økning i produktivitet, ytelse og avkastning for organisasjonen. Medlemmer av prosjektgruppen er de drivkreftene som må motta komplimenter for å få dette til. En stor gratulasjon til deg hvis du er blant dem!

Kategori: