Introduksjon til En-mot-en-møter med ansatte

En-mot-en-møter med ansatte kan virkelig være et viktig tidspunkt for deg å bli kjent med teammedlemmene dine og forstå deres arbeidsstiler så vel som hvordan de takler deres daglige arbeidsproblemer. Som prosjektledere streber vi alltid å holde effektive disse en-til-en-møtene med ansatte og få dem til å gi de resultatene vi ser for oss for våre teammedlemmer og for våre team, for eksempel karriereutvikling og handlingsplaner for utviklingsområder. Men et sted nede på linjen vi alltid lander enten mangler på disse møtene eller enda verre, oppfører vi dem ikke på den måten som de er ment å bli gjennomført.

Enten du er en erfaren prosjektleder eller en nyopprykket prosjektleder, disse en-til-en-møtene med ansatte gjør for øyeblikket ikke noe godt for deg, og du føler at de bare er bortkastet tid for deg og teammedlemmene dine. Du tror at timen kan brukes på en bedre måte enn å bruke den på å lytte til eller gi råd til teammedlemmene dine.

For å tømme luften rundt dette effektive verktøyet, som er en-til-en-møter med ansatte, har jeg kommet med denne artikkelen som vil forklare deg viktigheten som disse en-til-en-møtene har med seg og hvordan du kan gjøre dem effektive for å gi fordeler i overflod.

Betydningen av en-til-en-møter med ansatte

I løpet av min periode som prosjektleder har jeg kommet over mange kolleger med sterke forskjeller i deres meninger om viktigheten og anvendeligheten av en-til-en-møter. Noen var bare ikke inne på hele konseptet med å jevnlig møte teammedlemmene sine for å diskutere ytelse og problemstillinger om noen. De mente at disse møtene på jobb var helt ubrukelige og ekstremt tidkrevende. Mens de andre alltid ønsket å lære mer om omfanget av en-til-en-møter og var overbevist om at de trengte å vite hvordan de skulle få effektiviteten til denne typen møteoppgaver, da det hjalp dem å takle teammedlemmene og kjenne til deres prestasjoner regelmessig.

Etter min mening ser jeg på en-til-en-møter som en plattform for en flott utveksling av informasjon og innovative ideer. Det er den slags møter som hjelper to distinkte individer til å forstå og lære mer om hverandre, hva de oppfatter organisasjonen å være, og hvordan de vil se på alvorlige problemer eller noen ganger deres egne frustrasjoner på arbeidsplassen deres. Jeg ville ikke stille mandat til en-bare for å oppnå resultater for teammedlemmer, men også for å vokse og lære mer om virksomheten, teammedlemmene og hvordan de to kan samle seg til et stort bidrag.

En-mot-en-møter er utelukkende for at teammedlemmene kan uttale seg og hjerte, og det er en fin mulighet for prosjektledere å slå en god samtale for å hjelpe utvikle teammedlemmene til å bli stigende stjerner i prosjektene de gjennomfører.

Anbefalte kurs

  • Program om funksjonspunktanalyse
  • Online kurs for reduksjon av avfall
  • Online sertifiseringstrening i prosjektplanstyring

Fordelene med en-til-en-møter med ansatte

I denne delen skal jeg liste over fordelene som jeg personlig ser når de kommer fra en-til-en-møter med ansatte. Det kan være mange flere fordeler og kontrasterende bivirkninger ved disse møtene. Disse bivirkningene skyldes stort sett ikke på måten møtene er designet på, men avhenger heller av din måte å gjennomføre dem på. Før vi lærer om disse 10 fantastiske måtene å gjennomføre en-til-en-møter, skal vi se på listen over fordelene jeg har satt sammen for deg.

  • Prestasjonssjekk - Dette vil være et flott tidspunkt for deg å evaluere og spør teammedlemmene hva de synes om deres egen ytelse og hvor går det herfra.
  • Ansattes egenvurdering - Når samtalene øker, vil du kunne hjelpe dem med å innspille seg i deres egne arbeidsstiler og hjelpe dem med å administrere sitt daglige arbeid etter deres bekvemmelighet.
  • Overflate av problemer og problemer - Du vil kunne gi dem en mulighet i rammen av et møterom til å snakke om problemer og problemer de står overfor og de som teamet står overfor. Vær en fortrolig for dem.
  • Overvåkning av motivasjonsnivå - Med det momentumet pågår, vil teammedlemmet sikkert tømme ut sine følelser om denne jobbrollen for deg. Du kan deretter sjekke motivasjonsnivåene deres når de snakker med deg om arbeidet de gjør.
  • Engasjement for arbeidsovervåking - Disse møtene med ansatte er en stor sjanse til å be om deres fremtidige ambisjoner, enten det er for å holde seg og vokse i organisasjonen eller flytte ut i den neste jobben de finner. Med dette kan du måle deres forpliktelsesnivå og få prognoser for antall ansatte ut fra dette.
  • Plattform for takknemlighet - Hvis de har gjort noe verdt å nevne den siste uken, eller siden du sist møtte dem på et en-til-en-møte, må du sørge for å gratulere dem og oppmuntre dem til å fortsette å heve baren høyere.
  • Planlegging av utviklingsområdene deres - Alle av oss har utviklingsområder som må jobbes med for å komme nærmere optimal arbeidskvalitet. Kartlegge SMART-planer med teammedlemmet ditt, og bli enige om dette.
  • Handlingsplan - På bakgrunn av utviklingsplanene dine, må du forsikre deg om at du ber dem notere referatet fra møtet, alt sammen med handlingspunkter som skal sjekkes og evalueres i neste møte.
  • Nye ideer og innovasjoner - Disse møtene med de ansatte kan være det beste stedet å samle nye ideer og innovative tanker som går gjennom hodet til teammedlemmene dine. Det meste av tiden er det gjennom disse gruppemedlemmene at vi får overveldende og kreative løsninger på våre ultimate problemer og problemer.
  • Forbindelse med dem - Denne ene timen kan være det beste tidspunktet for deg å binde deg personlig sammen med teammedlemmene dine. Du kan til og med sette av tid til å snakke om tilfeldige likes og mislike for å bygge rapport og finne en forbindelse når det gjelder å samarbeide.
  • Tilbakemelding om ledelsen din - Disse møtene med ansatte er gode muligheter til å be teammedlemmene dine om å gi deg tilbakemelding. Alle trenger å forbedre mange aspekter av arbeidet sitt, og det kan være en stor ting å bli kjent med dem fra rapportene dine. Be dem om å være så åpne og transparente som de ønsker at du skal være sammen med dem.

Tips til et flott en-til-en-møte

Nå siden vi har innkapslet de mange fordelene som følger av å gjennomføre en-til-en-møter med ansatte, er vårt neste trinn å forstå hvordan vi effektivt kan gjennomføre ett og deretter to og deretter mange flere. Nedenfor vises 10 fantastiske tips for å gjennomføre et flott en-til-en-møte med teammedlemmene dine.

  1. Rute! Rute!

Den vanligste feilen som ledere gjør er å opprettholde en timeplan med teammedlemmene sine og ikke overholde den. Planlegging er virkelig et veldig viktig aspekt i verden av en-til-en-møter med ansatte. Begge lederne og teammedlemmene deres skal samarbeide og gjøre møtet vellykket ved å være i tide og følge disse timeplanene.

En-til-en-møter på jobben kan planlegges på en rekke forskjellige frekvenser: ukentlig, månedlig eller kvartalsvis. Selv om kvartalsvis er det minst foretrukne og kan sammenfalle med organisasjonens utforming av kvartalsvise gjennomgangsmøter på jobb for kommunikasjon, er ukentlige stander den mest lovende og mest foretrukne tiden for disse en-til-en-møtene på jobben.

  1. Tydelig og presis agenda

Det er viktig å kartlegge en agenda for det en-til-en-møtet i de første minuttene av møtet. Det er viktig at agendaen er klar, presis og helst den som er opprettet av den ansatte selv. Dette vil gjøre dem i stand til å ha kontroll over hva de har å si, og dermed føre til en god samtale og riktig bruk av tiden. Når agendaen er utarbeidet av den ansatte, må du ta en gang og begge sider må være enige om den før du fortsetter. Dette gjør at du kan lede møtet enda mer effektivt.

Ofte lager ledere faste maler som teammedlemmene deres skal følge mens de får ut en agenda. Denne malen vil inneholde bred kategorisering av tid, og hver seksjon kan ha teammedlemmets tanker og ideer.

  1. Velg en nøytral innstilling

For det meste har organisasjoner i dag en veldig åpen sitteordning, der de unngår avlukker og hytter blant de ansatte for å fremme verdiene om åpenhet og åpenhet. Dette gir mulighet for mye utveksling av informasjon mellom gruppemedlemmene. Bruk denne åpenheten og åpenheten selv når du arbeider med en-til-en-møter på jobben, og velg enten ansattes kontor for møtet eller et felles konferanse / møterom for diskusjonen.

Unngå å møte på hytta, hvis du ikke har det åpne systemet på kontoret, mens du fremdeles opprettholder hierarki og dekor i organisasjonen.

  1. Bruk 60-40 regelen

I følge meg har jeg kalt denne regelen som 60-40-regelen for å indikere hvem som får snakke hvor mye når møtet pågår. Her, som veiledende, bør 60 prosent av den gitte tiden brukes av teammedlemmet i et en-til-en-møte. Dette vil gi dem nok kontroll over hva de har å si, og de kan gjøre det fritt uten hastverk som finner sted utenfor møterommet.

Du kan gi dem råd i løpet av de resterende 40 prosent tidene og kan hjelpe deg med å veilede dem når de øser ut problemene de står overfor eller har anbefalinger til ideene de deler. Med en slik balanse som foregår på en-til-en-møter på jobben, kan det muliggjøre ansattes myndiggjøring i teamet ditt, og du vil helt sikkert bli hyllet som en god leder.

  1. Hold figurene klare

Resultatark og ukentlige eller månedlige tall bør holdes klare og bør studeres grundig før du tar en strek til en-til-en-møte med teammedlemmet ditt. På denne måten vil du ha et solid utgangspunkt for hva du har å snakke om og hva teammedlemmet ditt kan svare på. Ikke kompliser ting med grafer eller diagrammer, men tillat deg grunnleggende tall på de forskjellige faktorene som teammedlemmenes ytelse er basert på.

Forsikre deg om at du enten har en mal, eller at du deler rapporten med teammedlemmene dine før deres en-til-en-møter på jobb og ber dem om å gå gjennom dem også. Forsikre deg om at de forstår sine egne prestasjonsnumre, og la dem spørre deg om noe er uklart eller feil.

  1. Del og styr

Del møtet i seksjoner og hold tid for hver av disse seksjonene. Forsikre deg om at du forteller teammedlemmene til disse seksjonene og ber dem holde seg til timeplanene sine innenfor en-til-en-møteramme. Ideelle en-til-en-møter har følgende seksjoner:

  • 15 minutter - kritt deg ut og bli enige om en agenda
  • 15 minutter - La teammedlemmet ditt snakke om prestasjonene, problemene og bekymringene og tingene som gjelder deres umiddelbare arbeid
  • 15 minutter - Tillat deg selv å gi råd og utdype resultatene og problemene som dreier seg om teammedlemmet og hjelpe dem med veiledning og støtte ved bruk av SMART utviklingsplaner og handlingsplaner
  • 10 minutter - La teammedlemmet ditt snakke om ideer og innovasjoner og alle tilbakemeldinger de vil ha for deg

  1. Møte mal

Hold en fast møtemal og la et rom inne i den for ad hoc spørsmål og svar eller bekymringer bortsett fra de vanlige oppgavene som teammedlemmet utfører. La din en-mot-en-møtemalen være fleksibel nok til å imøtekomme behovene til de mange teammedlemmene dine. De er alle forskjellige individer og bør ikke være begrenset med en stiv mal.

  1. Trykk ned Ansvar

På slutten av en-til-en-møte er det avgjørende at du legger ansvarsforhold på bordet sammen med utviklingsplanen. Med ansvar, må du gi ut noe handlingsbart fra møtet. I henhold til tilbakemeldinger og suksessstigen som ble diskutert eller ideene og innovasjonene som ble beltet ut, sørg for at teammedlemmene dine handler på dem og gjør disse samtalene og ideene til fordelaktige handlinger.

Gjør denne delen av referatet fra møtet, og la teammedlemmet sende ut en offisiell e-post med referat fra møtet sammen med de avtalte forpliktelsene.

  1. Hva som skjer i møterommet, blir i møterommet

Forsikre deg om at du ikke offentliggjør diskusjonene som finner sted mellom deg og teammedlemmet ditt. Hvis det er handlingsrike punkter og ideer, kan du la teammedlemmet gi tilstrekkelig tiltak på dem og ikke stole på å spre ordet selv, med mindre det er relevant og nødvendig.

Alle personlige diskusjoner og mål og utviklingsområder skal være strengt mellom deg og ditt teammedlem og skal bare brukes slik det anses som passende av deg. Unngå å bruke informasjonen du mottar under en-til-en-møtene på jobb på et offentlig forum og til din egen fordel. Ditt teammedlem har betrodd deg; respekterer det.

  1. Handlingsplan for deg selv

Det er ikke bare nødvendig at teammedlemmet legger ut en handlingsplan, men siden du er leder mellom de to, er det noen få trinn som du til og med må ta videre for å sikre at utviklingen råder i teamet ditt.

Skriv ned en handlingsplan som du vil utføre til fordel for teammedlemmet og virksomheten, som vil komme tilbake som en fordel for deg. Hold fokus på å hjelpe teammedlemmene dine til å oppnå suksess. Dette blir din suksess også.

Anbefalte artikler

Dette har vært en guide til En-mot-en-møter med ansatte kan virkelig være en viktig tid for deg å bli kjent med teammedlemmene dine og forstå deres arbeidsstil. Dette er følgende eksterne kobling knyttet til møter med ansatte.

  1. 12 kroppsspråktips for forretningsmøter
  2. 3 enestående tips! Hvordan ha effektive møter?
  3. 6 intranettfunksjoner for vellykket medarbeiderkommunikasjon

Kategori:

Entreprenørskaputvikling