Styring av prosjektinteressenter -
En del av å definere oss som sosiale dyr kommer fra det faktum at fremdriften for vår sivilisasjon og samfunnet avhenger av vår interaksjon med hverandre. Vi kommuniserer med hverandre gjennom et språklig medium som heter språk og dette danner broen mellom å forstå og svare på forskjellige situasjoner og scenarier.
Selv når det gjelder arbeidsplassen vår, forventes det at vi og arbeidsetikken dikterer at vi forblir i et hjertelig og positivt forhold til menneskene vi samhandler med for å få et forsprang på å oppnå selskapets felles mål og mål.
I prosjektledelsens verden er det en prosjektleder som er den eneste personen som håndterer og administrerer et prosjekt og menneskene som er involvert i dette prosjektet. Så det blir en essensiell faktor for denne personen å kunne bygge opp et sterkt bånd med hver enkelt interessent gjennom kommunikasjon. Denne artikkelen vil ta opp dette spørsmålet som nettopp dukket opp i hodet ditt, hvordan du nøyaktig kan bygge et positivt forhold til alle viktige interessenter i prosjektet.
Hva er prosjektstyringsledelse?
Interessenter er de personene som er involvert i prosjektet og som direkte eller indirekte er involvert i prosessen med prosjektet. Disse prosjektinteressentene kan deles inn i to hovedkategorier:
- Styring av eksterne interessenter : Disse eksterne interessentene kan påvirke eller bli påvirket av hvordan prosjektet går, men de er ikke direkte involvert i virksomheten i organisasjonen. Disse inkluderer samfunn, media, allmennheten, andre offentlige grupper og mer.
- Intern prosjektstyring : Disse interessentene er direkte involvert i transaksjonene som foretas av virksomheten og er på et eller annet tidspunkt i besittelse av eller tilknyttet produktet eller tjenesten (eller deler av produktet eller tjenesten) levert av organisasjonen. Disse prosjektinteressentene inkluderer ansatte, kunder, leverandører, leverandører, aksjeeiere og mer.
Prosjektets interessentledelse som du er omringet av kan beskrives som to grupper: en som er direkte involvert i prosjektet og er til stede i prosjektstyringsgruppen og den andre som ikke er sentrale beslutningstakere, men må varsles om fremdriften til prosjektet og hvordan det går frem i henhold til den opprinnelige forretningsplanplanen som er lagt ut. La oss se nærmere på disse prosjektinteressentene og hvordan deres involvering former flyten i prosjektet.
For å ha en jevn funksjon av prosjektet har det i årenes løp blitt essensielt at en dedikert kommunikasjonslinje etableres av prosjektlederen med både interne så vel som eksterne interessenter. Denne kommunikasjonslinjen har ført til mange suksesser, og det å unnlate å kommunisere til disse nøkkelinteressentene på en riktig og presis måte har ført til at selve prosjektet mislyktes.
Alle interessenter er sentrale aktører i dette spillet og bør prioriteres like høyt.
Typer prosjektstyring
Siden vi nå har kategorisert ledelse av prosjektinteressenter i interne og eksterne interessenter i organisasjonen, kan vi videre se nærmere på hvilke typer prosjektinteressentledelse som finnes der basert på deres engasjementnivå direkte eller indirekte i prosjektet.
- Mennesker som påvirker hele prosjektet positivt, men som ikke er direkte involvert i arbeidet med prosjektet og prosjektplanen. Disse typene ledelse av prosjektinteressenter inkluderer ledere og toppledere, leverandører og finansavdelingen i organisasjonen
- Mennesker som er berørt av noen av handlingene som er tatt innenfor forutsetningen for en organisasjon. De er direkte berørt og er også medvirkende til å gjennomføre endringene som blir tatt opp. De inkluderer ansatte og kunder.
- Mennesker som er interessert i suksessen til organisasjonen, spesielt med tanke på avkastning og inntekter opptjent på grunn av fortjeneste. Disse prosjektnøkkelinteressentene påvirker disse endringsprogrammene og organisasjonens produkt og tjenester til en viss grad av å kjenne til fordelene aktivitetene gir. Disse prosjektnøkkelinteressentene inkluderer personer som eier aksjer i virksomheten.
Som prosjektleder vil ditt ansvar være å koble prikkene og kommunisere med alle disse typer prosjektnøkkelinteressenter på en effektiv måte for å få til sammenheng i prosjektet og ha et vellykket løp med det. Denne effektive kommunikasjonen vil sikre at prosjektet ditt kjører på riktig vei gjennom hele livssyklusen, og at alle på prosjektet kontinuerlig blir oppdatert om fremdriften.
Hva ønsker disse prosjektinteressentene å vite?
Dette er ett spørsmål som alle prosjektledere bør stille seg selv og finne tilfredsstillende svar på det. Det er viktig å vite hva disse prosjektinteressentene til enhver tid trenger å vite. Enten de jobber direkte med projektoren bare vil vite prosjektets status og fremdrift, som en god prosjektleder, er det viktig at du riktig forstår hva de vil vite og i samsvar med å utarbeide kommunikasjonsplanen din for å matche prosjektnøkkelens interessenters behov.
- Interessenter i prosjektnøkkelen vil vite hva som er det for dem - Folk gleder seg alltid til å holde seg motivert når de vet hva det er for dem. Når fordelene ved deres engasjement og prosjektet i det store og hele er kjent for dem, er det som et ekstra løft for dem å få en større følelse av ansvar overfor prosjektet og bidra tilsvarende.
- Interessenter av prosjektnøkkel ønsker å vite hva det er i organisasjonen - Folk vil gjerne vite mer om det store bildet og ser frem til hvilke fordeler organisasjonen vil få. Tross alt, hvis selskapet går fremover, så blåser mulighetene deres i større eierandel.
- Interessenter av prosjektnøkkel ønsker å stole på deg - En konstant kommunikasjonslinje mellom deg og prosjektinteressentledelsen kan være en stor faktor for å gi tillit til forholdet. Interessenter må vite at de kan stole på deg for arbeidet de har betrodd deg. Komfort er veldig viktig.
- Interessenter av prosjektnøkkelen vil vite at du er forpliktet - Kommunikasjon er et flott medium for å vise ditt engasjement og engasjement overfor prosjektet du leder. Når ledelsen av prosjektinteresserte vet at du er engasjert, vil de kunne se prosjektet som en stor suksess allerede og være trygg på at de våkne øynene dine vil lede og konsekvent gå videre med prosjektets livssyklus.
- Interessenter av prosjektnøkkel ønsker å se at du er kapabel - Når du effektivt kommuniserer fremdriften til prosjektet eller en oppgave som skal fullføres; det viser mye av din evne og kaliber for prosjektnøkkelens interessenter og teammedlemmer. At du er i stand til å styre prosjektet, kan ha en stor og dyptgripende effekt på hvordan disse prosjektinteressentene selv bidrar til prosjektet og gir sitt engasjement.
Definere et positivt forhold
Hvis vi skal opprettholde et positivt forhold til disse viktige interessentene i prosjektet som er en veldig viktig og fremtredende del av prosjektene våre, er det bedre for oss å forstå og tydelig definere hva et positivt forhold betyr. Og nei, det å holde seg positiv er ikke en del av listen over ledelse av prosjektinteresserte. Så la oss dykke først og begynne å definere hva et positivt forhold betyr for oss. Følgende egenskaper beskriver og definerer perfekt et positivt forhold som trengs mens du jobber med prosjektet ditt, perfekt:
- Tillit - Enten det er ditt personlige forhold eller det profesjonelle, tillit er en nøkkelfaktor som kan være vendepunktet for deg å ha et vellykket og verdsatt forhold til interessentene dine. Tillit kan være et kraftig bånd, og samle prosjektgruppen og prosjektnøkkelinteressenter for mer effektive og effektive arbeids- og kommunikasjonsmiljøer. Med tillit kommer det faktum at du kan ta ideene dine til bordet uten å bli plaget av noe.
- Åpen og effektiv kommunikasjon - I et kontorscenario er du kontinuerlig i kommunikasjonsmodus, enten via e-post eller chat eller en enkel ansikt til ansikt-samtale. Mer kommunikasjon vil du skaffe deg mer relasjoner, men bedre og mer effektiv kommunikasjonen, desto mer positivt vil forholdet være.
- Tillatelse for mangfold - Positivitet i forhold kan føre til at folk omfavner variasjonen og mangfoldet som andre mennesker fører til. De kan komme med forskjellige meninger, tanker og ideer. Med deres varierte perspektiver kan prosjektet ditt ha stor nytte av, og du vil utnytte et positivt forhold.
- Gjensidig bekymring og respekt - Det kan være veldig vanskelig å jobbe som et team og en gruppe. Du kan komme over enkeltpersoner som det er vanskelig å være sammen med, men som har organisasjonens større bilde i tankene og basert på det som skaper en gjensidig bekymring og respekt for hverandre og i et prosjekt, kan interessenter muliggjøre innovasjon og smidig funksjon av prosjektet i laget.
- Mindfulness - Å være oppmerksom på handlingene og ordene dine kan sette deg på tvers av prosjektnøkkelinteressentene dine som et ansvarlig og ansvarlig individ som kan blandes med. Dette kan øke din stilling som prosjektleder og kan hjelpe deg med å få ting gjort. Selvbevissthet kan spare deg for problemer med negative vibber rundt deg på arbeidsplassen din.
Tips for å engasjere prosjektledelsen din på en positiv måte
- Se på ikke bare å bygge et positivt forhold til prosjektledelse, men se også frem til et sterkt forhold som vil vare gjennom viktige beslutningspunkter. Gjør en innsats for å kontinuerlig involvere dem i strategien og tilnærmingen som tas.
- Del visjonen din, og du tar på deg prosjektet og målet det har til hensikt å oppnå.
- Ta konstant råd og hjelp fra folk som allerede er på den lysere siden av ting når det kommer til prosjektet og alle dets oppgaver.
- Fastsette en vanlig møteplan for å møte direkte med de forskjellige typene dine prosjektinteresseledelse og invester tid på å konsultere og sette poenget ditt mot resistente prosjektnøkkelinteressenter, med sikte på å få dem til å se ut for det store bildet og forstå alt det som prosjekt står for.
- Utarbeide en kommunikasjonsplan og få en avtale med alle viktige interessenter i prosjektet om den.
- Kommunikasjon skal være enkel, men effektiv.
- For å bygge opp deres tillit til deg, vis dem den strukturerte tilnærmingen mot prosjektplanen helt fra starten av prosjektet.
- Kommuniser risikoer og problemer, og ikke skaper en overraskelse eller anspent situasjon plutselig. Dette vil true deres eierandel i prosjektet og vil hemme deg fra å ta ledelsen med tillit.
Bruke en kommunikasjonsplan
Du har nå hørt om kommunikasjonsplanen et par ganger i denne artikkelen. Mens noen kanskje vet alt om det, og noen kanskje har hørt det for aller første gang. Ved å gi fordelen til unge og spirende prosjektledere der ute, vil du nå få en kort leksjon om hva en kommunikasjonsplan er, og hvordan skal du gå fram med den.
Hva er en kommunikasjonsplan?
En kommunikasjonsplan, enkelt sagt, letter effektiv og effektiv kommunikasjon mellom deg, som prosjektleder, og de forskjellige interessentene du vil ha å gjøre med mens du er i prosjektet. Denne planen vil være en komplett guide som leder deg gjennom all kommunikasjonen som skal finne sted og på hvilken frekvens.
Når du etablerer kommunikasjonsplanen, må du ta innkjøpet fra:
- Prosjektsponsor
- Prosjekt Stakeholders Management
Elementer av en kommunikasjonsplan
For at en god og vellykket kommunikasjonsplan skal slå rot, må du ta følgende 4 elementer i planen:
- Kommunikasjonsmål
- Metode og frekvens for kommunikasjon
- Type interessenter (målgruppe)
- Sentrale elementer brukt i kommunikasjon
Utvikle en kommunikasjonsplan
Denne oppgaven kan enkelt utføres forutsatt at du har all kommunikasjonsstrategien oppe og klar i tankene. Når du vet og innser hva som må gjøres, sies og iverksettes, kan du være sikker på å utvikle en kommunikasjonsplan som ikke vil mislykkes. I tabellen nedenfor er ideelle og anbefalte strategier som må tas for å snekre og forme en god kommunikasjonsplan for å skape et positivt forhold til prosjektledelsen.
| Fokuspunkter | spørsmål |
| Kommunikasjonsmål | Hva vil du oppnå med kommunikasjonsplanen din for prosjektet ditt?
Er disse målene i samsvar med målene for prosjektet ditt? |
| Målgrupper | Hvem trenger denne typen kommunikasjon?
Hva er det for dem? |
| Metode for kommunikasjon | Hva er målgruppen din komfortabel med som kommunikasjonsmåte? |
| En kommunikasjonsfrekvens | Hvor ofte vil du at interessentene dine skal oppdateres? |
| Formål med kommunikasjon med forskjellige typer interessenter | Hvorfor vil du formidle denne informasjonen til denne typen interessenter? |
| Sentrale elementer i kommunikasjonen | Hva trenger du nettopp dem å vite?
Hva ønsker du som prosjektleder å formidle til dem? |
| Kommunikasjonsmester | Hvem skal levere kommunikasjonen som du har planlagt?
Hvilket teammedlem er ansvarlig nok til å gi en slik kommunikasjon? Trenger forskjellige interessenter forskjellige kommunikatører? |
| Informasjonskilder | Hva er din informasjonskilde for å kunne kommunisere?
Hvilke data og informasjon vil du bruke? Hva er behovet for denne informasjonen for denne interessenten? |
| Suksessberegninger | Hvordan vet jeg at kommunikasjonsplanen min fungerer?
Hva anser det som en vellykket kommunikasjonsplan? Må jeg ha et evalueringsmøte for kommunikasjonsplan? |
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til en konstant kommunikasjonslinje mellom deg og prosjektinteressenters ledelse kan være en stor faktor for å innpode tillit til forholdet. Dette er følgende eksterne kobling relatert til prosjektinteressenter.
- Fantastisk guide om teknikk for prosjektledelse
- Effektiv rapportering av prosjektledelse
- Topp 7 viktige open source prosjektstyringsverktøy