Stavekontroll i Excel (Innholdsfortegnelse)

  • Stavekontroll i Excel
  • Bruk av stavekontroll i Excel?
  • Eksempler på stavekontroll i Excel
  • Funksjoner ved stavekontroll i Excel Dialogue Box

Stavekontroll i Excel

Stavekontroll er en av de viktige sjekkene som bør gjøres i Excel. Imidlertid blir det ofte ignorert ettersom de fleste av Excel-brukerne handler mer i antall sammenlignet med tekster. Men det er et viktig verktøy mens vi lager et datasett som har tekstverdier lagret i celler i en arbeidsbok. Se for deg at du har datasettet, du må sende til kunden / klienten din, og de merker et stort antall skrivefeil i det, alt ditt harde arbeid vil forgjeves. Uansett hvor mye du har jobbet med dataanalysen deres og kastet bort hele uken på den. Så, ikke se bort fra det bare sånn. Jeg skal forklare alle funksjonene ved Stavekontroll, og det er alle funksjoner med et lite eksempel.

Bruk av stavekontroll i Excel

Stavekontroll brukes til å identifisere stavefeil, skrivefeil eller noen form for dupliserte ord (jeg vil forklare det med et eksempel) i Excel. Det kan være et nyttig verktøy når du bruker noen tekster repeterende i Excel. Selv om mange av oss leker med tall i stavekontrollen i Excel, spiller en avgjørende rolle når vi lager noen rapporter og datasett som kan ha tekster. Så ingen vil ønske å se noen form for feil i det, eller du vil ikke gjøre lederne / sjefene dine urolige av slike feil

Eksempler på stavekontroll i Excel

  • I skjermbildet nedenfor har jeg samtalen mellom to karer lagret i Excel. Ikke gå med innholdet, det er rent for å få deg til å forstå bedre.

Skjermbilde 1

  • I skjermbilde 1 kan du se at det er mange skrivefeil og stavefeil.

  • For å kjøre stavekontroll i denne arbeidsboken, må du aktivere cellene der du vil sjekke stave- eller skrivefeil og gå til "REVIEW" -fanen i Excel-båndet, og der finner du stavekontrollalternativ.

  • Snarvei for å kjøre stavekontroll er ganske enkelt å trykke “F7” -knappen fra tastaturet etter å ha aktivert cellene / arbeidsarket.

Skjermbilde 2

  • I skjermbilde 2 over kan du legge merke til at jeg har valgt A1-cellen og stavekontrollalternativet i vurderingsfanen.

  • Nøkkelpunkt: Hvis du velger celle A1, vil den gå gjennom alle cellene horisontalt, dvs. alle kolonnene i den første raden, deretter flytte til den andre raden og sjekke alle kolonnecellene i den andre raden (fra venstre til høyre) og deretter flytte til tredje rad og så videre.
  • Etter å ha gått videre til den siste cellen der en hvilken som helst verdi er lagret og den identifiserer eventuell stavefeil, vises en stave-dialogboks.
  • Hvis du vil starte stavekontroll fra et annet sted, la oss ta et eksempel, celle D5, den vil ganske enkelt gå gjennom alle cellene i rad 5 og deretter rader under den, og når du er ferdig vil alle rader etter D5, spørre deg, "hvis vil du fortsette å sjekke i begynnelsen av arket? ”. Noen dialogbokser som nedenfor Skjermbilde vises. Hvis du velger ja, vil den sjekke gjenværende celler (A1 til D5 i vårt tilfelle) og viser forslag. For å få deg til å forstå bedre, har jeg valgt D5-celle og trykket på F7 nå vil den sjekke alle cellene etter den, og gi forslag til stavekorreksjon, og etter at den vil be om å sjekke gjenværende celler eller ikke og fungere deretter. For bedre forståelse, vennligst gå gjennom skjermbilder.

Skjermbilde 3

  • Trykket på F7 etter aktivering av B13-celle, nå vises dialogboksen for stavekontroll med korreksjonsforslag.

Skjermbilde 4

  • Resultater av celle B13-korreksjon gjennom stavekontroll er nevnt i skjermdumpen

Skjermbilde 5

  • Etter å ha blitt gjort med den siste cellen med korreksjon (C13), har den bedt om å sjekke fra begynnelsen av arket. Som diskutert over.

Funksjoner ved Stavekontroll i Excel Dialog Box

  • Du har kanskje lagt merke til i skjermdumpene over at det er mange alternativer tilgjengelig i stavekontroll. La oss diskutere dem en etter en.
    1. Ignorer en gang: Hvis det er en feil i henhold til Excel, men du bare vil beholde den teksten, må du klikke på denne og Excel vil ignorere denne feilen for en gangs skyld.
    2. Ignorer alle: Hvis du vil ignorere alle forekomster av det bestemte ordet i den gitte arbeidsboken, kan du klikke på dette alternativet.
    3. Legg til i ordbok: Hvis det er en feil i en tekst, men det er ordet som også skal brukes ofte i fremtiden (kanskje hvilket som helst navn eller forkortelse osv.), Kan du legge det til i ordboken. Ethvert ord lagt til i Excel's Dictionary vil ikke bli oppdaget som en feil i fremtiden i noen arbeidsbok. Det vil bli en del av ordboken og en liste over akseptable ord.
    4. Endring: du kan bruke det når du vil endre et ord i henhold til forslag, og det vil endre det i henhold til det valgte foreslåtte ordet. (Du kan se i skjermbilde 3, ord som er foreslått for tekst i celle C5.)
    5. Endre alt: Det erstatter alle forekomster av det ordet i et regneark i henhold til valgt forslag.
    6. Autokorrektur: Hvis du går med dette alternativet, vil det automatisk korrigere ordet med valgt forslag, og det vil bli lagt til i autokorrekturliste, hver gang du har skrevet det ordet, vil det automatisk bli korrigert i henhold til valgt forslag.
    7. Ordboksspråk: Vi kan endre ordboken som brukes i Excel.
    8. Alternativer: Brukes til å endre standardinnstillingene for Excel (omtalt senere i denne guiden), og det vil åpne en alternativboks der du kan gjøre endringer tilsvarende.
  • Nå valgte jeg å fortsette stavekontroll fra begynnelsen av arket. Og valgte alternativer deretter. Alle stavekontroller er utført.

Skjermbilde 6

  • I skjermbilde 6 over har du kanskje lagt merke til at det fremdeles er noen stavefeil i regnearket, men fremdeles oppdager ikke Excel feilene. Har du lagt merke til? Hvis ja, utmerket !! Det har fått oss til å merke standardinnstillingene for stavekontrollen, og de er:
    1. Den ignorerer alle feil i store bokstaver. For f.eks. Ord "AAM" og "FIINE" i henholdsvis cellene C4 og D4 er ikke merket som en feil.
    2. Alle ord med tall i den blir også ignorert. (celle B12 “newww123”)
    3. Den ignorerer også alle internettadresser og filadresser. (D7 & B12)
  • Hvis du ønsker å endre standardinnstillinger i dialogboksen Stavekontroll, må du gå til filen, så klikker du på alternativet for å få frem excel-alternativmenyen som vist nedenfor

Ved å klikke på alternativet får du Excel-alternativet Meny som dette som vist nedenfor

Så må du klikke på korrektur for å endre standardinnstillinger i dialogboksen Stavekontroll.

Skjermbilde 7

  • En annen viktig funksjon å merke seg her er Stavekontroll, ignorerer ikke gjentatte ord. Du kan identifisere det ved å sammenligne Skjermbilde 1 og Skjermbilde 6 nøye.

Cell F4 har “hvordan har du det?” Og stavekontroll har oppdaget det. Jeg har slettet det med delete-alternativ det som bare vises når vi har noen form for repetisjoner i Excel.

Ting å huske

  • Stavekontroll brukes til å identifisere stavefeil i Excel.
  • Du kan ignorere, endre, autokorrigere eller legge til i ordboken alle oppdagede feil i henhold til kravet ditt.
  • Den oppdager ikke feil i ord skrevet med store bokstaver eller har tall i den.
  • Den ignorerer alle fil- og internettadresser.
  • Den oppdager gjentagelse av ord.

Du kan laste ned stavekontroll Excel-malen her -

Anbefalte artikler

Dette er en guide til Stavekontroll i Excel. Her diskuterer vi Stavekontroll i Excel og Hvordan bruke Stavekontroll i Excel sammen med praktiske eksempler og nedlastbar Excel-mal. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler -

  1. Excel T. Test-funksjon
  2. RANK-funksjon i MS Excel
  3. Excel PERCENTILE-funksjon
  4. Bruker av Excel ROUNDUP-funksjon

Kategori:

Tips for Excel