Lag effektive Gantt-diagram for et prosjekt -
Prosjektledelse er en komplisert prosess og innebærer ofte å sjonglere flere oppgaver samtidig. Dette gjelder alle slags prosjekter - det være seg å administrere et hjem, eller et spesielt vanskelig programvareutviklingsprosjekt, eller en sivil entreprenør.
Når det er en eller to oppgaver, er det enkelt for en prosjektleder å huske hva som skal gjøres når, og hvordan. Men hva hvis det er flere aktiviteter, noen sammenkoblet? Hvordan holder man oversikt over alle oppgaver for å sikre at prosjektet er gjennomført, gjennomført godt og gjennomført i god tid?
Her er hvor Gantt-diagram kommer inn i bildet. De er en visuell representasjon av oppgavene i et prosjekt. Gantt-kartet har sin opprinnelse i 1896, da en polsk ingeniør, Karol Adamiecki, brukte et lignende diagram for å skildre produksjonsplaner. Han kalte det harmonogrammet, og siden det ble utgitt på polsk og russisk, forble det stort sett ukjent. Samtidig tegnet en amerikaner som heter Henry Gantt et lignende kart, og det er navnet hans som kartet nå har.
Diagrammet ble mye brukt i produksjonsteknikk. Snart, med bruk av datamaskiner, ble det en vanlig og praktisk prosjektplanleggingsmetode. Med nettbaserte applikasjoner fikk Gantt-diagrammet popularitet og er nå en vanlig funksjon i de fleste prosjekter. Nå, imidlertid, med Agile-metodologier, er Gantt-kartets popularitet lav. Den har imidlertid forsøkt å utvikle seg med tidene.
Hva er et Gantt-diagram i prosjektledelse?
Første ting først: Hva er et Gantt-diagram i prosjektledelse? Enkelt sagt er et Gantt-diagram en visuell stolpediagrammet som representerer prosjektets plan.
Typisk omfatter radene forskjellige oppgaver i et prosjekt, ofte nedboring til individuelle oppgaver, med tidslinjen som danner kolonnene i diagrammet.
Med programmer som lager et Gantt-diagram for et prosjekt, kan du se hvor prosjektet står på en gitt dag. Gantt-diagram for et prosjekt viser hvem som er ansvarlig for hver oppgave, samt eventuelle avhengigheter mellom oppgavene.
Her er et typisk Gantt-diagram for et prosjekt:
Diagrammet viser tydelig, på en lettforståelig måte, hvor prosjektet står i dag. Diagrammet er ekstremt nyttig i presentasjoner for ledelsen, så vel som for klienter, som kan ønske en rask vurdering av oppgavene som pågår.
Avhengigheter i Gantt-diagram for et prosjekt
En av de viktigste årsakene til at prosjektplanene går galt, er feil gjenkjennelse av avhengigheter. La oss si at du har et prosjekt som krever tre forskjellige arbeidsveier. Alle disse trenger å konvergere for at prosjektet skal komme videre. Selv om en av arbeidsstiene er forsinket, kollapser hele prosjektplanen. Med et Gantt-diagram blir denne avhengigheten identifisert rett i planleggingsstadiet, visuelt, slik at eventuelle etterslep blir flagget umiddelbart, for å indikere mulige forsinkelser. Som prosjektleder kan du øyeblikkelig distribuere ressurser for å sikre at forsinkelsen forårsaker minimal skade.
Det er flere typer avhengigheter i et prosjekt. Alle disse kan betegnes på et Gantt-diagram.
- Fullfør for å starte (FS): I denne typen avhengighet må oppgave A fullføres før oppgave B kan begynne. Et eksempel: La oss si at du jobber med et nettdesignprosjekt. Først etter at klientene godkjenner bildene som skal brukes på nettstedet, kan noe Photoshop-arbeid på bildene forekomme.
- Start to Start (SS): I denne typen avhengighet må oppgave A startes for at oppgave B skal begynne. Et enkelt eksempel ville være innen skriving. En forfatter må ha begynt å skrive en roman før han begynte å redigere deler av den.
- Finish to Finish (FF): I denne typen avhengighet må oppgave A fullføres før oppgave B kan fullføres. La oss si at du jobber med en brosjyre. Oppgaven "lage tekst" må fullføres før "designe brosjyre" oppgaven er ferdig. Imidlertid kan designen starte før teksten er fullført, som det ofte gjøres, ved bruk av dummy-tekst. \
- Start to Finish (SF): I denne sjeldne avhengigheten må oppgave A starte før oppgave B kan fullføre. Dette kan brukes på en ny stilling som blir fylt. Det kan være viktig at den avtroppende ansatte trener den nye ansatte, slik at den ansatte forlater organisasjonen kan gjøre det bare etter at den nye tiltrer plikten. Det må bemerkes at dette strengt tatt ikke er en profesjonell tilnærming.
I programvareutvikling anbefaler Microsoft at Finish Start-skjemaet brukes ofte. Det fraråder også bruken av Start to Finish-algoritmen, da det kan bety uendelig forsinkelse og mulige sirkulære referanser i en arbeidsflyt. For akkurat-i-tid-distribusjoner kan imidlertid Start to Finish-avhengigheten brukes.
Trinn for å lage et effektivt Gantt-diagram for et prosjekt:
Prosessen med å lage et Gantt-diagram for et prosjekt er ganske intuitiv. For best bruk må du imidlertid planlegge for diagrammet også.
Mens du kan klargjøre diagrammet på papir, eller på en datamaskin, vil det gjøre oppgaven enklere hvis du har en Gantt-diagrammal som du kan plugge inn informasjon i. De fleste nettbaserte samarbeidsverktøy inkluderer Gantt-diagrammaler. Det er også mange maler tilgjengelig for det samme for Microsoft Excel.
-
Lag en omfattende oppgaveliste
Dette trinnet innebærer å dele opp prosjektet i Gantt-kartkomponenter. Hvis man kan dele den ned i en hierarkisk struktur med oppgavegrupper, under hvilke oppgavene er lagt ut mer detaljert, vil det fungere best.
La oss for eksempel vurdere oppgaven med å lage et nytt nettsted
Noen av de overordnede stadiene er:
- Anmeldelse
- omfang
- Design
- Innhold
- Coding
- testing
- Implementering og vedlikehold
Under hvert av disse trinnene vil det være flere oppgaver. Det er best å bore dypt så mye som mulig, slik at oppgavene blir tydelig definert.
Under hensyntagen til innholdsfasen kan for eksempel underoppgavene være:
- Innsamling og gjennomgang av en tekst
- Samling og gjennomgang av grafiske elementer
- Oppretting / omskriving av tekst
- Lage grafiske elementer (kan inkludere en fotoseanse osv.)
- Bildebehandling
- Tekstredigering
- Avslutning av innhold
Eller andre trinn som kan være relevante for prosjektet ditt.
Tilsvarende må alle oppgaver, uansett tilsynelatende trivielle, listes ut.
-
Liste over avhengighetene til oppgavene
Oppgaveavhengigheter må listes ut. Et enkelt Excel-ark, eller til og med en Word-tabell, vil være nok.
Hva er trinnene som er avhengig av andre?
I vårt eksempel kan innholdsredigeringen først begynne etter at det eksisterende innholdet er evaluert og nytt innhold opprettet om nødvendig. Fotoshopping kan bare gjøres etter at bilder er tatt.
Det er viktig å notere avhengigheter slik at planlegging av Gantt-diagrammer blir enklere og strammere.
Dette avhenger også av organisasjonen din. Hvis team er mindre og ressursene er knappe, kan det være fornuftig å først plotte ressursene dine og deretter tidslinjen. Hvis ditt er et stort selskap med et bredt ressurspool, kan det være fornuftig å først lage tidslinjen.
-
Lag tidslinjen for prosjektet
For ledere som liker å bli skitten og skitten tidligere, er dette den kjøttigste delen av Gantt-diagrammet.
Når oppgavene er klare, opprettes tidslinjen. Faktor i helger og helligdager.
På programvare som SmartDraw opprettes Gantt-diagrammet for et prosjekt rett etter at du har lagt inn data på en brukervennlig skjerm. Men med annen programvare eller Excel-maler, kan det hende du må skrive inn verdier på selve regnearket for Gantt-diagrammer.
Siden Gantt-diagrammet er et verktøy for å visualisere planen, bør tilgjengeligheten av spesialisert programvare ikke spille så mye.
Tidslinjer er avhengige av klienten, og hvis klienten har bestemte tidsbegrensninger, må du forsikre deg om at du deler tiden mellom oppgavene smart.
Denne tidslinjen er bundet til å endre seg og er sannsynligvis ikke endelig, men prøv å gjøre den så nær den endelige som mulig.
-
Tildel hver oppgave til en gruppe eller person
Som prosjektleder må du finne ut av den beste måten å få dette til å fungere. Evaluer teamet ditt. Finn ut hvem som vil fungere best for hvilken oppgave. Å legge ut prosjektet på en grov tidslinje i en notisbok eller en programvare vil også hjelpe deg med å sikre at ressursene ikke blir dobbelt dyppet - kreves to steder samtidig.
Dette kan ta litt tid, men det er en viktig del som må fikses.
Noen av spørsmålene som kan hjelpe deg med å knytte de aktuelle menneskene er:
- Vil denne ressursen være god i en klientvendt rolle?
- Vil denne ressursen være i stand til å koordinere og samarbeide med andre?
- Vil denne ressursen raskt kunne snu ting?
- Er denne ressursen bedre til å multitaske, eller til å gjøre en oppgave i dybden?
- Fra når er denne ressursen tilgjengelig? Avhengig av om prosjektet ditt er ressurskritisk eller tidskritisk, blir oppgavene tildelt.
På dette tidspunktet må det også være klarhet rundt flere ting, i organisasjonen din:
- Hvem melder seg av design? På tekst? På budsjetter?
- Det er viktig å sikre at den som har ansvaret for å melde seg ut av ting får passende spillerom. Hvis innholdsdirektøren, som har ansvaret for alt innhold, legger ut på en planlagt utenlandsreise, må du forsikre deg om at den er lagt inn på tidslinjen.
Dette vil kreve litt koordinering med HR og andre prosjektledere, og omfavne det.
Nå kan du fordele individuelle ressurser eller grupper til oppgaver, som allerede er tidsplanlagt og kartlagt for avhengigheter.
Så dette burde være det, ikke sant? Et enda siste og avgjørende trinn gjenstår.
-
Del og finpuss
Etter at alt ser ut til å være låst på plass, kan du dele diagrammet med viktige interessenter. Det er en god praksis å dele diagrammet med hele teamet ditt for å sikre at du ikke har gått glipp av noe viktig.
Den er klar til å deles med klienten, og etter godkjenning er Gantt-diagrammet for et prosjekt klart til bruk!
Begrensninger i Gantt-diagrammet for et prosjekt
Buzzword i programvareprosjektledelse er Agile. Agile metodologier er overalt, og adopsjonen deres øker med dagen.
Et tradisjonelt Gantt-diagram for et prosjekt er svært begrenset i omfang for moderne programvareprosjekter, ettersom fokuset er på tilpasningsevne. Gantt-diagrammet planlegger hele forhåndsdelen, og hvis (snarere når) planene endres, blir de veldig vanskelige å håndtere. Og bedre brukt tid brukes til å oppdatere Gantt-diagrammet.
Agile prosjekter kan bruke korte sprints (i tilfelle av Scrum) eller jobbe med den mest presserende jobben først (som i Kanban), det er ganske enkelt ikke mulig å utarbeide et Gantt-diagram i flere uker. I andre responsive prosjektmetodologier som Ekstrem programmering vil det ganske enkelt være bortkastet tid, siden de planlagte delene av diagrammet er veldig korte.
Programvareledere har rapportert om noen suksess med å bruke et Gantt-diagram for et prosjekt for å holde oversikt over individuelle spurter. Andre pooh-pooh ideen, og sier at et Gantt-diagram for et prosjekt basert på modellen for Waterfall-prosjektledelse.
Gantt-diagrammer har også rykte på seg for å prøve å vise for mye informasjon. Søylene, med varierte farger for å indikere forskjellige ressurser og avhengigheter, kan være veldig forvirrende for komplekse prosjekter.
Imidlertid er Gantt-diagrammet fremdeles et populært planleggingsverktøy i flere bransjer. Faktisk spiller de en enorm rolle i mer prosessdrevne prosjekter som utvikling av nettsteder.
Alternativer til Gantt-diagram for et prosjekt
Gantt-diagrammet er i hovedsak et søylediagram over oppgaveskjemaer. Ethvert papir, inkludert en detaljert oppgaveliste, kan oppnå samme formål.
Noen alternativer til Gantt-diagram for et prosjekt inkluderer:
- En detaljert oppgaveliste over ansvarlige personer
- En tavle som sporer fremdriften for hver historie / sprint, for Agile-prosjekter
- Et Kanban-brett: et enkelt brett med tre kolonner - å gjøre, gjøre og gjøre, i sin enkleste form
- Andre verktøy laget spesielt for Agile prosjekter, for eksempel Sandglaz
Gantt-diagrammer har kommet langt, etter å ha tjent produksjons- og servicenæringen. De har gjort prosesser så mye mer transparente, og har tilpasset seg så godt de kunne for den mer krevende programvareindustrien.
Mens populariteten deres utvilsomt har avtatt kraftig, er de fremdeles den første oppgaven for prosjektledere over hele verden ved starten av et prosjekt.
Anbefalt artikkel
Dette har vært en guide til hvordan du oppretter et Gantt-diagram for et prosjekt. Her har vi diskutert trinn for å lage et Gantt-diagram for et prosjekt på en effektiv måte. Du kan også se på følgende artikler for å lære mer -
- Waterfall Project Management
- Kanban: Nyttig trinn?
- Topp 5 typer rapporteringsverktøy for prosjektledelse
- 20 Spennende spørsmål om prosjektledelse
- Viktig av Visual Basic - Kart med dynamisk inngang