Ikke-teknisk klient: Jeg har lest prosjektdokumentasjonen, men jeg fikk ikke de forskjellige aspektene ved spesifikasjonene til programvaren som skal brukes. Jeg ønsker en nærmere forklaring på dem.
Prosjektleder: Visst. Vi kan diskutere disse punktene, og så kan vi komme videre.
Ikke-teknisk klient: Her nevnes det, i en av artiklene jeg gikk på Internett, at programvareverktøyet vil kunne ta belastningen for 10 prosjektmedlemmer, men du har tildelt bare 5 og hvis vi hadde hatt 10 ombord, vil arbeidet bli gjort raskere tror jeg.
Prosjektleder: Ja, det stemmer. De 10 GB kan støtte 10 prosjektmedlemmer, men vi har investert 5 GB lagringsplass for 5 brukere og reduserer den eksakte kostnaden. vi mangler ikke på noe tidspunkt. Vi vil kreve at prosjektet skal holde på for den tidslinjen, slik at vi kan rutere i et komplett tilbakemeldingssystem på 360 grader i backend for at bedriften skal holde sin egen. I tillegg jobber vi opp søke- og kampfunksjonaliteten som uansett vil holde på prosjektet i lang tid. Vi vil doble investeringen i så fall og fremdeles skynde prosjektet. Ingen kvalitet.
Ikke-teknisk klient: Jeg forsto ikke helt den siste biten, og det er ingen omtale av det i dokumentasjonen du sendte meg. Kan du avklare?
prosjektleder: Sir, det er sikkert nevnt tydelig i tillegg som ble videreført sammen med planen til deg. Klarte du å gjennomgå det?
Ikke-teknisk klient: Oh! Nei, jeg har ikke gått gjennom det. Selve den første siden fikk meg til å tenke på språket som gresk. Det har for mange begreper jeg ikke kan forstå. Kan vi planlegge et møte for å gå gjennom hele dokumentasjonen?
Prosjektleder: Sure ting! Gi meg beskjed når du kan gjøre det til vår side.
Den manglende broen mellom tekniske prosjektledere og ikke-tekniske kunder
Som det tydelig fremgår av samtalen mellom en ikke-teknisk klient og en prosjektleder, vil det alltid være en stor andel av koblingen mellom teknisk gode prosjektledere, som rullerer i teknisk dialekt hele dagen, og deres ikke-tekniske klienter, som trenger tjenestene sine, men ikke er like godt kjent med hele ordningen for teknologiverdenen.
Når klienter deltar aktivt i prosjektene de er interessenter i, kan det bli litt mer utmattende for en prosjektleder å opprettholde broen mellom et folk som vet mye om arbeidet som blir utført for å lette behovene til person som vet lite om bakgrunnsarbeidet.
Prosjektledere og tekniske eksperter er vanligvis mennesker som vil ha detaljer om produktet og prosessen i en lingo som kanskje ikke er forståelig for en person som ikke har smakt på dette feltet. Som prosjektledere har ansvaret for å opprettholde en effektiv kommunikasjonsforbindelse mellom oss og ikke-tekniske kunder en veldig viktig holdning i den store tingenes ordning. Vi vil kreve kundenes innspill helt frem til prosjektets avslutning.
Men vi kan ikke holde alt foran dem og be dem om å dechiffrere de tekniske begrepene som er nevnt i prosjektdokumentasjonen og prosjektretningslinjene eller til og med presentasjonene vi presenterer. Vi må vri og snu og bringe dem et verdensbilde av produktet eller tjenesten vi lager eller forbedrer gjennom prosjektet. Å bygge bro mellom dette tekniske og ikke-tekniske gapet er ekstremt viktig, og vi vil se på 8 forskjellige måter du kan presentere arbeidet ditt for at de skal kunne lage et mentalt bilde av produktet.
8 måter å kommunisere effektivt med ikke-tekniske kunder
Nedenfor er sikre måter å komme seg gjennom den kommunikasjonslinjen med dine ikke-tekniske kunder. Disse tipsene og triksene vil gi deg stor frihet til å oppnå det du synes er det vanskeligste å gjøre. Reis deg opp og snakket med dine ikke-tekniske kunder og gjør en forskjell for hvordan de ser på prosjektet og hvordan de bidrar til det.
-
Lær om kundens verden og legg føttene i skoene
Utforsk bakgrunnen din for ikke-tekniske kunder og bransjen de kommer fra. Forsikre deg om at du vet nok om deres profesjonelle arbeidsstatus for å forstå kommunikasjonsnivået du kan gi dem. Forstå også teknisk nivå de er klar over og trår på de samme linjene når du kommuniserer med dem.
Disse personene vil ikke alltid gå helt tapt når de er en del av prosjektet, men som spydspissen for prosjektet er det ditt ansvar å huske på alle komfortnivåene til alle interessenter og teammedlemmer når de styrer og jobber med prosjektet. .
Tenk fra deres perspektiv og gå en kilometer i skoene sine, så vil du forstå hvordan de ser tekniske termer, og du kan deretter endre presentasjonsnivåene og teknologilingoen din basert på denne studien og forskningen. Vie deg selv til å gjøre et godt arbeid utført av å kommunisere med disse personene. Og et viktig aspekt - vær ydmyk.
-
Husk at det handler om mennesker og deres handlinger, ikke om koder og teknologi
Hvis du er en teknisk kunnskapsrik person, betyr det ikke at alle får deg til å blinde når du flagrer den tekniske lingen du har med deg. Når du snakker med en ikke-teknisk klient, som prosjektleder, må du forsikre deg om at du konsentrerer deg om menneskene (teamet ditt og kundene) og oppgavene de utfører for prosjektet. Informer kundene dine om deres fremgang og hvordan de har bidratt til å oppnå den milepælen i prosjektet.
Å snakke om kodelinjer og kodeløyseproblemer som har oppstått, vil ikke virkelig komme deg til gode, og vil sende ikke-tekniske klienter til en vanvidd stemning.
Forsøk å bruke termer de kan forholde seg til, for eksempel "brukeren må deretter trykke på denne knappen for å komme til disse sidene for å fullføre transaksjonen …" i stedet for "systemet vil sette i gang innsendingshandlingen og vil vise den fullførte transaksjonsvarslingen mens handlingen blir fullført … ”På denne måten kan du slå rett i hjertet av hva de vil oppnå med dette prosjektet og gjøre dem i stand til å forstå at du og teamet ditt har det riktig.
-
Keep It Simple, Silly
KISS og fortell, sier de. Som prosjektleder som arbeider med eksterne, ikke-tekniske klienter, må du sørge for at kommunikasjonen til kundene dine er fullstendig, kortfattet og mer enn noen gang enkel. Bruk vanlig engelsk for å få meldingen din til dem. Du har studert bakgrunnen deres, og du vet hva de inderlig reagerer på. Så, ditt neste trinn er å holde all kommunikasjon med dem så enkel som den kan være, og utjevne den bare på grunnlag av hva du skaffet deg gjennom den profesjonelle bakgrunnssjekken.
Ikke overvelde dem med sjargongen du kan bruke sammen med dine teammedlemmer eller interne interessenter, og vær ærlig med dem om enhver gang som skjer.
Effektiv kommunikasjon er veien å gå. Se for deg en situasjon hvor du besøker en lege, og han forklarer din sykdom for deg på en måte som lar deg forvirret og malplassert. Hjelpeløsheten du føler er nøyaktig hva klienten din går gjennom. Så, tommelfingerregel, KISS (hold det enkelt, dumt).
-
Diskuter resultatene de vil oppnå
Når du kommuniserer med dine ikke-tekniske kunder, må du forsikre deg om at "hvorfor" og "hva" gjør du aspekter av prosjektet i stedet for "hvordan" du gjør akkurat det. Når ikke-tekniske kunder ser på fordelene og funksjonaliteten de kommer til å høste av prosjektet, svarer de bedre enn når du forklarer de intrikate detaljene om hvordan teamet ditt sammenstiller det hele.
Vis dem fordelene som resultatene vil oppnå for dem. Vis dem at med hver eneste milepæl oppnådd av prosjektet og prosjektgruppen, vil de komme nærmere det målet de satte seg for å oppnå. Forsikre deg om at de innser at disse oppgavene vil resultere i målsettingen, og at disse oppgavene når de er fullført i effektivitet vil vise seg å gi flere fordeler enn antatt.
Med dette i bakhodet er jeg sikker på at selv du som prosjektleder vil se opp for ekstra fordeler som kan gis fra dette enkeltprosjektet.
-
Bruk eksempler
Analogi og bruk av eksempler kan være dine beste venner til slike tider. Disse øvelsene vil til og med hjelpe deg med å ta med deg den kreative siden til jobb. Vri deg og vend deg inn i å bruke eksempler fra dagliglivet for å gjøre et poeng. På denne måten vil du kunne relatere informasjonen bedre til deres kompetanse. Med mer relatabilitet og en bevisst innsats fra din side, vil du kunne vinne dem med kameratskapet ditt også. Med relatabilitet kommer pålitelighet og med det kommer tillit til arbeidet du gjør og kommunikasjonen du gir til dine ikke-tekniske kunder.
Bruk av eksempler kan til og med hjelpe deg med å forenkle prosjektet for deg selv og dine teammedlemmer og vil gjøre det mulig for deg å se på prosjektet fra en lekmanns perspektiv. Dette vil øke sjansene dine for et hel avrundet prosjekt som virkelig henvender seg til kundene og allmennheten.
-
Ikke undervurder eller overvurder kompetansenivået deres når det gjelder prosjekter
Selv om disse ikke-tekniske klientene ofte ikke er godt kjent med fagets tekniske egenskaper, spesielt under opprettelsen av programvareverktøy og applikasjoner, har de stort sett et godt og avrundet kunnskapsgrunnlag når det gjelder prosjekter og prosesser. De forstår prosessene og hvordan disse prosessene til slutt kan gjøre det mulig å programvareutviklingsprosessen gjennomføres.
Du kan sikkert ha dem om bord for å aktivt hjelpe teamet når det gjelder å drive prosjektet. Det er mange forskjellige typer klienter som vi, prosjektledere, må forholde oss til. Ikke tenk dem alle som en, men forstå heller hver klient grundig, deres styrker og svakhet og hvordan du kan benytte deg av styrkene og minimere svakhetene. Analyser alle disse, og gjør aldri feilen ved å undervurdere eller overvurdere disse individene.
-
Gi dem en 101-klasse
Legg merke til alle vilkårene du vil bruke i presentasjonene og dialogene dine med de ikke-tekniske klientene. Lag listen til et definisjonsforum og noter definisjonene på vanlig engelsk, slik at du kan overlate dem til dine ikke-tekniske kunder, og de kan forstå hva du mener når du bruker dem. Du kan unngå de blanke uttrykkene de vil ha på ansiktet når du belter ut disse vilkårene i møtene dine, og vil også unngå tap av tid på grunn av forklaringer på disse spesielle begrepene.
Med denne øvelsen er jeg sikker på at dine ikke-tekniske kunder også vil ha en mulighet til å lære noe nytt og vil gjøre dem i stand til å være entusiastiske over møtet og presentasjonene. Denne aktiviteten kan forberede dem på mange flere møter og diskusjoner som du planlegger å organisere og vil tillate dem også å bidra fruktbart. Er det ikke det du ønsker?
-
Spør dem alltid om de tar tak i det du gir deg
Stopp presentasjonen din en stund, og still de ikke-tekniske klientene noen spørsmål:
- Er du med meg?
- Er noe uklart for deg?
- Trenger du at jeg skal gjenta noe?
- Har du noen bekymringer eller tvil i tankene dine knyttet til dette konseptet?
- Trenger du hjelp med noe?
- Er du komfortabel med hastigheten på presentasjonen?
Slike spørsmål kan være betryggende, og det kan vise dem at du trenger deres tilstedeværelse og aktive deltakelse, og du trenger at de forstår alt som foregår. Det gir dem også en sjanse til å stille trivielle spørsmål, som når de besvares kan utgjøre en forskjell for deres forståelse.
Dette vil også antyde at du er glad for å svare på omtrent alle spørsmål de kaster deg, og dette vil hjelpe dem å bygge opp selvtilliten til å akseptere at de ikke har forstått et bestemt begrep eller konsept. Med dette løftet vil de stille opp for å avklare tvilen. Prosjektet ditt fordeler da de da kan tenke på det fra sitt perspektiv og tilby deg et helt nytt perspektiv å tenke på.
Anbefalt artikkel
- Gjeld og egenkapital
- Veiledning til prosjektlederansvar