Agile Project Management for Dummies - Å komme til kjernen i Project Management, som andre fag, er ikke en med snarveier. Hvis du trenger informasjon, må du få det riktig fra starten, fra bunnen av! Når det grunnleggende er polert og tonet, kan du gå ned bakgaten til smidig prosjektstyringsglans og snu bordene i organisasjonen. Så her er brikken din med en fantastisk start.
Velkommen til Agile Project Management for Dummies !
Hva betyr et prosjekt?
Anser det som et selskap som er unikt for en gitt krav om oppfyllelse. Dette foretaket har for det meste mer enn én interrelaterte aktiviteter som utgjør seg som oppgaver, og disse oppgavene må oppfylles i en fastsatt tidsramme og på et forventet kvalitetsnivå. Og viktigst av alt, disse oppgavene skal hjelpe prosjektlederen mot sitt endelige mål. Med en planlagt start og slutt igangsettes prosjekter og de går gjennom interessenter som styrer virksomheten til dens visjon og oppdrag.
Hva betyr smidig prosjektledelse?
Implementering av metoder og teknikker for planlegging, organisering og planlegging av dyktige ressurser, dedikert til et prosjekt, vil bli betegnet som prosjektledelse. Prosessen følger en systematisk sammenbrudd og oppfølging av oppgaver som utgjør trinnene for å oppnå prosjektmålet.
Agile prosjektledelse har gjennom tidene fått et godt, solid momentum, og resultater er blitt sett på alle virksomhetsområder. Dette får vår tillit til en idiotsikker metodikk brukt for å lykkes med en forretningsstrategi.
Verdien av smidig prosjektledelse
Agile prosjektledelse retter seg mot formål, mennesker og prosess. Verdistilsetning igangsettes i alle ledd i livssyklusen til et prosjekt. Disse faktorene får prosjektet til det endelige målet og viser riktig strategiene som er iverksatt.
Hensikten med hele prosjektet er samlingspunktet innen prosjektledelse. Alle interessenter og ressurser konvergerer mot dette formålet, og smidig prosjektledelse gir organisasjonen den forsikringen om at det vil være i henhold til kravene og behovene til virksomheten.
Menneskene som er involvert i prosjektet, gir ferdigheter og kompetanse til prosjektet og bringer det til fullførelse. Det hjelper interessenter eller teammedlemmer til å innse sitt ansvar og ansvar overfor forventede leveranser.
Prosessen fulgte binder prosjektet sammen for å bringe det til forventede leveringsdatoer og tidslinjer, samtidig som budsjettet for de enkelte oppgavene opprettholdes.
5 faser av prosjektledelse
Det er 5 allment anerkjente prosjektledelsesprosessgrupper eller -faser som utgjør hele arbeidsflyten som er involvert. Disse trinnene er vidt gjeldende for alle prosjekter, operasjoner og fagprogrammer. Disse er:
- Starte
- Planlegger
- Utfører
- Overvåking og kontroll
- Lukking
La oss se på hver av disse fasene på et øyeblikk og ta turen til et vellykket prosjekt i organisasjonen din:
-
Starte
En prosjektinitiering kommer av at noe må endres, eller at en ny inkludering må gjøres, eller at et problem må løses. Dette er presserende situasjoner som trenger et prosjekt som skal initialiseres for å overvinne eller fremkalle et bestemt problem eller endring.
Mens noen selskaper insisterer på en angitt kriterieliste for et prosjekt som skal betegnes og igangsettes som et "prosjekt", mens andre ser på endringer innen avdelingen, på tvers av avdelinger og over hele organisasjonen som prosjekter. Disse kommer ofte som en fin linje mellom konseptene prosjektledelse og endringsledelse.
Prosjekter kan hovedsakelig initieres av toppledelsen, men gjøres bare med tanke på arbeidsstyrken. Når man tar hensyn til arbeidsstyrkenes og ledernes synspunkter, er det et viktig plott for prosjektstart. Prosjektstart kommer fra å tegne eller utarbeide et prosjektforslag som trenger sanksjon fra toppteamet, som bevilger de nødvendige ressursene og budsjettet for prosjektet.
-
Planlegger
Prosjektplanlegging er kjernen i ethvert prosjekt som har blitt gjennomført gjennom tidene innen prosjektledelse. Å gjennomføre noe nytt eller endre allerede eksisterende prosesser eller arbeidsflyter kan føre med seg et helt nytt sett med risikoer og problemer. Disse problemene eller risikoene kan unngås eller dempes gjennom nøye utnyttelse av den andre fasen av prosjektledelsen.
I dette stadiet bestemmer omfanget av prosjektet mengden av planlegging som kreves for det, og intensiteten av prosjektet kan bestemme hvor langt prosjektplanleggingen vil gå. Planlegging innebærer å se gjennom hvert aspekt av prosjektet i henhold til målet satt i løpet av prosjektets igangsettingsfase. Når kravene og behovet er bestemt, kan prosjektplanleggingen lett planlegges og sorteres for bedre forståelse av hvilket stikksag som passer der.
Når gåten er fullført, kan du få hele bildet av hvor prosessen er og hvor den er ment å være på slutten av prosjektet. På denne måten kan du fylle ut hullene på en trinnvis måte, noe som får prosjektet til å bli fullført.
Hver prosjektoppgave vil ha en eier, en tidslinje, tildelte ressurser og en fullføringsdato. Disse oppgavene kan videre deles inn i deloppgaver, og hver av disse vil bidra til prosjektmålet.
I planleggingsfasen kan følgende aktiviteter gjennomføres:
- Definisjon og planlegging av omfang
- Oppgavedefinisjon og planlegging
- Oppgavesekvensering
- Oppgavens tidslinje
- Prosjektets tidslinje
- Ressursfordeling
- budsjettering
- Prosjektplan
- Kvalitetsplan
- Kommunikasjonsplan
- Personalanskaffelse
For å toppe alle disse kommer risikostyring som en viktig driver i planleggingsfasen. Risiko må redegjøres for og må integreres i alle planer som pågår. Risiko vil bety mer kostnader som prosjektene ikke trenger på noe trinn i prosjektets livssyklus. Risikostyring vil innebære identifisering og kvantifisering av risikoer for hvert trinn og hver oppgave eller deloppgave som er utført.
-
Utfører
Denne fasen dikterer planen og setter den i verk for å oppnå prosjektmålet og målet. Her er prosjektmedlemmene ansatt for å få oppgavene, aktivitetene og stadiene fullført.
Tiltakene blir utført i henhold til planen og eventuelle formidable risikoer blir behandlet i henhold til risikoreduserende plan som ble igangsatt i planleggingsfasen. Ukjente og uforutsette risikoer blir behandlet på ad hoc-basis og prioritert slik at arbeidet ikke stoppes. Kjerneoppgaver utføres for designen og følgende ting må tas vare på:
- Kvalitetssikring
- Minimum avvik fra den opprinnelige planen
- Øyne festet på objektiv
- Tilkobling av tidslinjer
- Kontinuerlig oppfølging
- Ytelsesmåling
- Regelmessige fremdriftskontroller
- Risikostyring
- Problemløsning
- Teamutvikling
- Kommunikasjonsplan
-
Overvåking og kontroll
Dette stadiet er en essensiell fase som sikrer og måler suksessen til prosjektet til alle tiltenkte tidsrammer. Det kontrollerer for prosjektets levetid og gjøres normalt gjennom en kontrollmekanisme som er på plass etter implementerings- eller utførelsesfasen.
Resultatrapportering og endringsledelse kommer på spill på dette stadiet, og prosjektets kontrollmekanismer kontrollerer de forventede resultatene fra hver oppgave og aktivitet og sammenligner dem med det faktiske. På denne måten kan avvik beregnes og nødvendige handlinger kan implementeres i et forsøk på å dempe ytterligere nivåer av variasjon fra den tiltenkte handlingsplanen.
Det eneste formålet med dette stadiet er å avgjøre om prosjektet er i rute eller ikke. Å få prosjektet tilbake på sporet kan vise frem ferdighetene til en prosjektleder og kan sette deres arbeidslinje på spissen. Det er i avvikstider ferdighetene som ikke bare er prosjektlederen, men også ledere som kommer til syne og brukes til å løse problemer og problemer.
Følgende aspekter må overvåkes og kontrolleres nøye:
- Kvalitet
- Koste
- omfang
- Tidslinjer
- Fare
- Risiko svar
-
Lukking
Hensikten med denne fasen er å generere og samle alle data og informasjon knyttet til prosjektet og formidle dem. Denne nedleggelsen innebærer trinn som rapportering av suksessmålinger og grafen for hvordan prosjektet har gått. Det innebærer alle skader og forbedringer, alle ressursene som brukes og kostnadsbæringen.
På dette stadiet blir det opprinnelige prosjektforslaget og kontrakten gjennomgått for å sjekke om alle leveransene er blitt sitert og overlevert som prosjektutgangen. Finalisering og løsning av fremragende avvik videreføres på dette stadiet.
Prosjektlivssyklus
Alle fasene sammen utgjør prosjektets livssyklus, og denne livssyklusen er i hovedsak begynnelsen og slutten av prosjektet. Tilnærmingene etterfulgt av prosjektets livssyklus er vanligvis enten fossen eller de smidige modellene. Det er andre forskjellige tilnærminger å velge mellom, avhengig av bedriftens krav og gjennomførbarhet.
-
Fossemodell
Fossemodellen presenterer et forbløffende scenario der utgangen fra et trinn i fasene er inngangen til neste fase. Denne tilnærmingen følger en bestemt sekvens til oppgavene og aktivitetene som er utført, og den har sine fordeler og ulemper.
-
Smidig modell
Den smidige modellen derimot kan være iterativ og fungerer i blokker og biter. Disse fasene kan omgjøres og gjentas før de går videre til neste trinn, dersom det skulle være behov og krav fra prosjektets forhandling. Det dreier seg om begrepet modellering og dokumentasjoner for utviklingen av prosjektet og dets gjennomføring. Her er god praksis dokumentert for bruk.
10 Kunnskapsområder for prosjektledelse
De fem fasene støttes igjen av de 10 kunnskapsområdene som utgjør prosessene som er typiske for hvert prosjekt som er gjennomført. Disse utgjør de integrerte delene i å få til samhørighet i prosjektene som er utført i organisasjonen, alt sentrert om forretningsstrategi og mål. De er som følger:
- Prosjektkommunikasjonsledelse
- Prosjektkostnadsstyring
- Prosjekt Human Resource Management
- Prosjektintegrasjonsstyring
- Prosjektinnkjøpsledelse
- Prosjektkvalitetsstyring
- Prosjekt Risikostyring
- Prosjekt Omfang Ledelse
- Prosjekt Stakeholder Management
- Prosjekt Time Management
Alle disse danner sammen viktige komponenter når det gjelder å håndtere prosjektene dine som prosjektledere, men forklaringen på disse er avanserte og vil ikke bli diskutert i denne artikkelen.
Team & kommunikasjon
Hvert prosjekt krever at et team skal fungere og gå mot prosjektmålene. Et team vil vanligvis bestå av:
- Prosjektleder - Dette medlemet administrerer hele teamets funksjon og leder det mot prosjektmålet.
- Prosjektleder - Dette medlemmet støtter arbeidet som blir utført av prosjektlederen og er nestkommanderende. Vanligvis henvender seg til de tekniske aspektene ved prosjektet og gir kompetanse. En prosjektlederrolle er normalt nødvendig for store prosjekter.
- Prosjekt sponsor - Dette medlemmet gir autoritative signaturer og legaliserer utgiftene til prosjektet. De er veldig interessert i resultatet av prosjektet og trenger at det skal være i henhold til visjonen og målet. De ser på det fra et perspektiv på hvordan det bidrar til selskapets mål.
- Medlemmer av prosjektgruppen - Disse medlemmene er viktige ressurser for å få drivstoff til prosjektet og få ting til å fungere.
Mens du har mange underteams og subtasks innen store oppgaver, er limet som binder alle disse faktorene og dyktige hender sammen kommunikasjon. Uten kommunikasjon er det vanskelig å manøvrere seg rundt og holde prosjektet integrert. Med oppdateringer som skjer hver eneste dag, er det viktig å få kunnskap om alle hendelsene i prosjektet til alle interessenter og støtteapparater.
Samarbeid er nøkkelordet for at dette prosjektet skal være det det er tenkt å være. Når informasjon til enhver tid videresendes til riktig personell, spiller bruk av effektive og effektive verktøy og systemer en viktig rolle. Noen av de beste prosjektstyringsverktøyene og systemene som teamet ditt kan bruke, er som følger:
- asana
- Podio
- Strømme
- KANBAN verktøy
- Basecamp
- Zoho-prosjekter
- Trello
Prosjektledelse trekant
En av nøkkelfaktorene innen prosjektledelse er denne prosjektledertrekanten, eller til og med referert til som “trippelbegrensninger”. Brukt som en standard referansemodell for alle prosjektledere, betegnes den som følger:
Prosjektledertrekanten danner grunnlaget for prosjektledelse og hvordan prosjekter blir behandlet og strategisert. Trekanten består av:
- omfang
- Koste
- Tid
Med sikte på kvaliteten på prosjektet, påvirker hver faktor den andre og kan bestemme hvordan du går videre med prosjektet.
Hvis omfanget økes, vil det øke kostnadene som påløper og tiden det tar å fullføre. Hvis budsjettet er stramt, slapper kostnadene av mens omfanget ikke kan økes. Og hvis tiden er knapp, er omfanget begrenset og kostnadene blåses opp.
Dette er alle tingene du trenger å vite for å komme i gang. Så hva tenker du på denne artikkelen? Skriv dem ned i kommentarfeltet nedenfor, og la oss dele noen flere ideer og læring om dette emnet.