Effektiv kommunikasjon - Kommunikasjon i IT-prosjekter danner den sentrale broen mellom ideer og implementeringer. Men kommunikasjon kan snart bli til feilkommunikasjon i løpet av sekunder. Effektiv kommunikasjon ser ut til å være timens behov for IT-prosjektleder som heller ønsker å få det til når det kommer til hvordan, når, hvorfor og hvor kommunikasjon. Progresjonen til prosjektet avhenger definitivt av hvordan prosjektkommunikasjonen foregår fordi det bare er gjennom kommunikasjon du kan videresende informasjon fra et punkt til et annet.
Bildekilde: pixabay.com
Mye kan bli fortalt om en IT-prosjektleders evne til å lede, administrere og lykkes med å koordinere hele ruten til prosjektet gjennom kommunikasjonsplanen eller strategien som er utstyrt. Det er denne kommunikasjonen som tydeligvis kan lage eller ødelegge dette prosjektet eller måle effektiviteten i omfanget av virksomheten. For et prosjekt som tar for seg forskjellige individer med ulik bakgrunn, har forskjellige ferdighetssett, jo jevnere en kommunikasjonsplan, jo bedre er det for prosjektet og dets suksess. Tenk på det som et lim eller et lim som holder de forskjellige aspektene av fasene i prosjektet sammen; mer som et fundament enn en kommunikasjonsbarriere.
Kommunikasjon må håndteres på riktig måte for å gi maksimalt potensial for den definerte prosjektplanen. Har du noen gang hørt om forskjellene mellom interessenter som har ført til alvorlige forandringer og oppløsninger av prosjekter? De fleste av disse forekomstene og scenariene oppstår med den viktigste skyldige som miscommunication. Nå er dette noe du ikke vil ha for teamet ditt og prosjektet som prosjektleder.
Med globaliseringen er det prosjekter som utvides utenlands og trenger en robust mekanisme og plan for all deres kommunikasjon, som trenger å være så raskt og kraftig at det ikke er noen mellomrom mellom. Så her er en godbit til alle der ute som ønsker å gjøre et merke og suksess som en effektiv formidler på prosjektledelsesfronten.
Ja, vi trenger effektiv kommunikasjon innen IT-prosjekter!
Det er alltid en oppgave som stopper hele prosessen med prosjektet og trenger at du kommer med tid og rom for å få prosjektet tilbake på sporet. Men hvis ikke dette spesielle scenariet er tenkt på tidligere, eller hvis det er tenkt på, men ikke nevnt for andre interessenter om hvordan de skal takle det, skaper det sikkert en annen uhell.
Tenk på et prosjekt som et hus som bygges ved hjelp av spillekort. Ett feil trekk eller plassering og mursteinene krasjer. Har et solid fundament og det er ikke en bratt bakke fra tilbakeslaget. Og dette grunnlaget er tydeligvis kommunikasjon.
Bildekilde: pixabay.com
Det er gjennom kommunikasjon at planleggingen din er bedre, kravinnsamlingen din er bedre, implementeringen din er bedre, og prosjektet ditt skrider frem.
Kommunikasjon ser ut til å være en av de mest undervurderte faktorene ved prosjektledelse og planlegging, og ofte utelatt til å bli behandlet på siste trinn. Dette hoper opp arbeidet og med en swoosh! det kan gi absolutt ingen resultater ut av hardt arbeid og spenst. Dette er noe jeg har jobbet med, og jeg snakker ut av en personlig opplevelse.
Jeg har innsett viktigheten av effektiv kommunikasjonsferdighetsplan helt fra starten av et prosjekt til det er slutt.
Fordelene med effektiv kommunikasjon
Effektive kommunikasjonsevner kan spare deg og bedriften din tid, penger og innsats som er investert i prosjektet du gjør.
Prosjektledelse trekant
Disse tre aspektene av prosjektledertrekanten er begrensningene som bestemmer suksessen til et prosjekt. Alle disse er viktige og må balanseres riktig. Hver begrensning når skiftet er bundet til å påvirke og påvirke de to andre faktorene.
Bildekilde: pixabay.com
Når omfanget økes, gjør tiden og kostnadene for prosjektet også. Hvis tiden er kort og begrenset, begrenser det prosjektets omfang, men øker kostnadene som blir gitt. Og til slutt, hvis budsjettet er stramt, slapper kostnadene av og omfanget reduseres.
Med disse endringene som kontinuerlig finner sted på alle trinn i prosjektet, kan effektiv kommunikasjon være prikkene som kobles sammen for å gi den ønskede balansen.
Sporing av etapper
Du er den som leder prosjektet fra fronten, men du kan ikke helt få hele bildet av hva som skjer med prosjektet ditt, da beskrivelsene som er nevnt i problemsporingssystemet ganske enkelt er misvisende og ikke klart for deg å ta beslutninger. Høres kjent ut?
Her kommer effektiv virksomhetskommunikasjon for å redde dagen og hjelper deg å følge med på hva som må gjøres.
Din e-post skal antagelig gratulere teamet for at du har oppnådd en viktig milepæl, men det høres ut som e-posten din ikke er viktig med emnelinjen som vises i alles innboks. Du har ingen steder å gå, men henvende deg til effektiv kommunikasjon.
Modi for å lette effektiv kommunikasjon
- E-post
- Verktøy og systemer
- møter
Denne listen er ikke forseggjort, men disse danner kjernen i effektive kommunikasjonstips - enkelhet.
E-post - Dette er et primært middel for intern så vel som ekstern kommunikasjon. Helt siden begynnelsen av Internett har e-postmeldinger kontinuerlig utvidet og utviklet seg til å forbli tro mot den effektive kommunikasjonsbiten for enhver transaksjon.
Bildekilde: pixabay.com
Men med all pomp og parade er mange fremdeles ikke klar over hvordan den grunnleggende bruken av e-post kan resultere i fremgangen til IT-prosjektene dine. Emnelinjen er det første punktet som skal diskuteres; mens du arbeider med et IT-prosjekt, må faglinjen være:
- Konsis og tydelig
- Kort
- Kunne videresende formålet med posten
- Kunne identifisere prosjektet
Emnelinjen er som tekstfrasen din og kan avgjøre om teamet ditt kommer til å redde de minuttene med å lese innholdet i posten eller ikke.
Neste i rekken er mottakerne. Feltet Til, Kopi, Bcc skal ha ID-er som tilhører de rette personene, og bør ikke gå til en adresseliste hvis det ikke gjelder alle på listen.
Bildekilde: pixabay.com
Til slutt, sørg for at du får alt på mail: transaksjoner og møtediskusjoner og referater. Det må være offisiell og postform som den offisielle formen for kommunikasjon.
Verktøy og systemer - Vi brukte dem til moderne prosjektoppgaver sporing, påminnelser, samarbeid, deling og alle forskjellige former for kommunikasjon. Forretningsapplikasjoner i dag har fått mye fart, og integreringen av dem med e-postklienter har gjort ting enklere for alle prosjektledere og prosjektmedlemmer. Men som prosjektledere er det nødvendig at du bruker disse apparatene med effektive kommunikasjonsverktøy, slik at du kan manøvrere deg gjennom prosjektet ditt mer effektivt.
Prosjektledere som arbeider med IT-prosjekter drukner i at spørsmål blir fanget upraktisk, noe som fører til forsinket eller ingen formidling av forventninger i det hele tatt. Selv om du har e-postmeldingene dine godt i stand til å holde deg oppdatert eller hjelpe deg med å spore den pågående aktiviteten til prosjektet ditt, i tilfeller av større prosjekter, virker det bare ikke mulig. På slike tider er det viktig for en prosjektleder å investere i bedre prosjektstyringsverktøy som kobler sammen og gir en kobling mellom de forskjellige eksterne og interne interessenter som er involvert i prosjektet ditt.
Bildekilde: pixabay.com
Når du bruker slike systemer, må du huske på følgende aspekter:
- Tittel - Forsikre deg om at tittelen har alt. Tittelen skal være så beskrivende som mulig for alle innenfor prosjektgrensene.
- Kategori - Merk og oppgi kategorier til oppgavene dine som må utføres. Angi prioriteringer og kommuniser hvilke oppgaver som må sees nærmere på enn de andre.
- Problemer - Forsikre deg om at du sporer dem effektivt, slik at prosjektet ikke blokkerer neste oppgave på linje, og sørg for at du kommuniserer nok gjennom systemet til at en bestemt oppgave blir blokkert for å vike for en annen mer presserende oppgave.
- Beskrivelse - Vær så beskrivende som mulig i beskrivelseskategorien. Bruk lenker og bilder og diagrammer for å formidle en ide eller melding raskt.
- Kommentarer - Sørg for at du kommenterer alle utviklingen slik at alle i den kategorien er klar over dem. Kommentarene skal til og med detaljere muntlig kommunikasjon eller telefonsamtale på "som vi diskuterte …" -måten.
Møter - Disse intellektuelle samlingene for å "diskutere" og "ordne opp" problemer har noe dårlig smak, da det ville innebære lange timer med møterom og, hva noen fullstendig frykter, ingen resultater på slutten av det hele. Slike møter blir møtt og har vært utbredt på grunn av det faktum at effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen ikke ble gitt.
Ta for eksempel statusoppdateringsmøter. Disse møtene har en mengde mennesker som diskuterer og deler litt av sine fullførte og påvente oppgaver, for tur, mens resten normalt bare venter på sin tur eller kjeder seg helt. Dette vil bety at folk faktisk kaster bort mye av tiden sin på unødvendig møte og ikke utnytter tiden som er gitt dem fullstendig, noe som resulterer i tap av ressurser.
For å motvirke dette har prosjektledelsesguruer utviklet et sett med forskjellige møter, som på en måte bringes i verk det samme formålet med et møte, mens de ikke fører til noe bortkastet (tid, penger eller krefter). La oss ta en titt på disse:
SCRUM - I Agile-rammeverket blir prosjekter delt opp i deler og hver del får en sprint å utføre, som normalt er av en ukes eller to varighet. I løpet av denne tiden er det ikke effektivt nok å sitte i et langt møte for å få oppdateringer. Derfor SCRUM, et 10-minutters stand-up-møte som finner sted med ScrumMaster som leder hvert teammedlem for å utdype:
- Hvilke oppgaver ble fullført i går?
- Hva er planlagt i dag?
- Problemer oppstått
Bildekilde: pixabay.com
ScrumMaster ville deretter kommunisere til prosjektlederen de samlede oppdateringene og statusen til prosjektet. Dette er en effektiv og mager tilnærming til alle prosessene som benyttes.
En-mot-en møtes - Denne formen for møte vil bruke tiden til teamlederen, men vil være effektiv likevel. En-til-en er effektive av følgende grunner:
- Regelmessig planlagt til et fast tidspunkt
- Standard 30-min varighet
- 10 minutter for dem å informere deg om hvordan de tar fremdriften til prosjektet
- 10 minutter for oppdateringene dine om dem og deres arbeid
- 10 minutter for en utviklingsplan og ting som skal diskuteres i neste møte
Bildekilde: pixabay.com
- Fokuser på teammedlems arbeid og ytelse
- Bli kvitt atferdsmiss
- Regelmessig oppfølging av utviklingsplaner
- Gjennomført privat
Kommunikasjon 101
Her er noen punkter for å huske hva vi har formidlet:
- Hold kommunikasjonen kort og kortfattet som i IT-prosjekter vi håndterer enkeltpersoner som er involvert i kreativt arbeid som trenger mye tid. For eksempel koding og design.
- Tydelighet i formål og faglinjer er nødvendig.
- Hvert minutt er viktig, og tiden må utnyttes effektivt.
- KISS - Keep It Simple, Silly.
- Hold deg til et vanlig ordforråd og unngå bruk av lange og kjedelige ord.
- Behold det hele på e-post. Muntlige eller diskuterte emner.
- Bruk av diagrammer og bilder utgjør som gode visuelle formidlere.
- Organiser presise møter. Har en fast agenda og referater fra møtet må sendes etter møtene.
- Bruk tavlen til å notere kunngjøringer og oppgaver, da e-post kan gå upåaktet hen.
- Involver bare mennesker som er nødvendige i postene og møtene dine. Du vil ikke ønske å kaste bort andres tid.
- Les varslene eller postene som kommer til deg for å forstå dem.
- Bruk prosjektledelsessystemer som er team-sentriske og fremmer samarbeid.
- Hold kontroll over prosjektet ditt og sørg for at du vet alt som skjer.
- Avgjørelser skal formidles tydelig og med riktig og nøyaktig data.
- Lytt til teammedlemmene dine.
Spre ordet
Kommunikasjon er det sentrale elementet som må ligge til grunn for hele prosjektets livssyklus. Med hver endring som skjer, kan en fast og grundig kommunikasjonsplan i starten av prosjektet hjelpe IT-ledere med å få frem det beste i teammedlemmene, overvinne mangler og avfall og komme sømløst frem til slutten.
Teammedlemmene dine trenger å vite at du bruker så mye tid og krefter på å sørge for at koordineringen er strålende og at de aldri kan gå tapt i et hav av ord. Prosjektledere, ta denne utfordringen som en mulighet, og du vil se hvordan bare det å fikse kommunikasjonen kan utgjøre en enorm forskjell for prosjektet og dets prosedyre.
Liker det? Hater det? La oss få vite hva du lærte gjennom dette blogginnlegget, og hva du har i tankene som vi så ut til å ha gått glipp av. Spre læringen!
Anbefalte artikler
Prosjektplan eller prosjektstyringsplan