Introduksjon til prosjektplanlegging
Prosjektplanleggingsstyring, ofte brukt i prosjektstyring, er definert som planlegging av et helt prosjekt, inkludert minuttkomponenter, fra startdato til sluttdato. Denne metodikken inneholder planlegging av listen over prosjektets aktiviteter, milepæler og leveranser. Det er en systematisk projeksjon av tidslinjen sammensatt fra den dagen prosjektet er konseptualisert til den dagen prosjektet er fullført, og alt derimellom.
En prosjektplan kan bare opprettes hvis det er en klar visjon for prosjektet. En plan kan skrives når et prosjekt kan integreres i en komplisert funksjonell struktur for de forskjellige små leveransene.
Hva er målet med en prosjektplan?
Målet med en hvilken som helst prosjektplan er å veilede de ansatte i å fullføre prosjektet på en systematisk og organisert måte gjennom effektiv planlegging som optimaliserer den tilgjengelige tiden. Planen sikrer at de ansatte følger en foreslått tidslinje, og minimerer forsinkelser.
Å planlegge prosjektet er en del av all prosjektplanlegging. En eksplisitt prosjektplan hjelper med å lede de ansatte gjennom prosjektets livssyklus, og på den måten sikre at de ansatte ikke blir avviket eller forhastet.
En kort beskrivelse av prosjektplanlegging
Et prosjekt inneholder fem hovedkomponenter, der prosjektplanen er en viktig del av den andre komponenten.
- Ideen: Denne første komponenten konseptualiserer prosjektet og skiller hvor glatt det kan fullføres med de gitte ressursene.
- Innramming av planen for prosjektet: Denne komponenten definerer og planlegger hele prosjektet på riktig måte. Prosjektplanlegging inkluderer liste og beregning av budsjett, utvikling av tidsplaner og liste over ressursene som kreves.
- Lanseringen av prosjektet: Prosjektet utføres på dette trinnet, det vil si at de ansatte begynner å jobbe med de tildelte oppgavene.
- Prosjektets ytelse: Dette er fasen der prosjektets progresjon sammenlignes med forventningene som ble lagt ut.
- Lukkingen: Denne enkle komponenten forsegler leveransen av prosjektet, post som mange organisasjoner har en tendens til å evaluere prosjektets suksesser og mangler å forbedre på kommende prosjekter.
Hva er trinnene som er involvert i utviklingen av prosjektplanen?
1. Forstå og utarbeide Outlook for prosjektet
Som nevnt tidligere, må prosjektet ha et omfang for å lage en prosjektplan. Dette involverer prosjektets forventninger, foreslåtte resultater og kravene som kreves for å fullføre prosjektet. Omfanget skisserer også de nødvendige ressursene, så vel som kostnads- og tidsbegrensningene. Dette trinnet blir derfor utført med interessentene. Samtidig er det viktig å utarbeide prosjektet til en funksjonell struktur som fremhever alle viktige oppgaver og leveranser. (Merk: Oppdelingsstrukturen viser oppgavene, unntatt datoene).
2. Prosjektet er organisert
Når utsiktene og arbeidsstrukturen, med de integrerte komponentene, er skissert, er det mulig å verve alle oppgavene til prosjektet. Etter å ha stavet ut hver oppgave, er det viktig å organisere dem på et prioritert grunnlag, sammen med den estimerte tiden det tar å utføre hver oppgave. Det er like iboende å kartlegge de nødvendige ressursene.
3. Kartavhengigheter
Dette går hånd i hånd med å organisere prosjektets aktiviteter. Dette trinnet gir klarhet i forholdet mellom hver aktivitet. Dermed er det enkelt å identifisere aktiviteten som går foran en aktivitet og aktiviteten som erstatter en aktivitet. Avhengigheten kan klassifiseres som:
- Fullfør-til-start: der det er viktig å fullføre den ene oppgaven før du går videre til den neste
- Start-til-start: der det er viktig å starte en oppgave før du begynner på en annen
- Finish to finish: der det er viktig å fullføre en oppgave før du fullfører en annen
- Start-to-finish: hvor det er viktig å starte en oppgave før du avslutter en annen
4. Blueprint of the Central Path
Å fullføre en oppgave i tide blir avgjørende når tidsintervallet mellom forfallsdato og den påfølgende aktivitetens startdato er null. Kort fortalt vil en forsinkelse av aktiviteten forsinke hele prosjektet. Dermed kartlegges en serie viktige oppgaver for å unngå en generell forsinkelse. Denne oversikten kan definere tidsperioden for prosjektgjennomføring.
5. Merk prosjektets viktige milepæler
Milepæler hjelper til med å spore prosjektet med faste intervaller. Dette hjelper de ansatte til å forholde seg til prosjektets gang. Fra en ørnes perspektiv viser det om prosjektet er godt innenfor den definerte tiden.
Disse sjekkpunktene er av to typer - eksterne og interne. De eksterne milepælene er ment for sponsorer, interessenter, klienter osv .; den avslører hvor prosjektet har nådd. De interne milepælene er satt for de ansatte som direkte jobber med prosjektet; det guider de ansatte i å spore prosjektets progresjon.
6. Utpeke menneskelige ressurser
Prosjektplanen forblir ufullstendig uten tildeling av oppgaver til ansatte. Tommelfingerregelen er å fordele 3/4 av tiden til den primære oppgaven og det resterende kvartalet til eventuelle sekundære oppgaver som assistanse eller administrative oppgaver.
7. Tildel en stipulert startdato og sluttdato
Når du har forstått varigheten som kreves for hver oppgave, angir milepælene og estimert den totale tiden som kreves for å fullføre prosjektet, kan start- og sluttdatoer angis. Den forventede startdatoen settes ut fra de dyktige menneskelige ressursene. Den anslåtte sluttdatoen kan endre seg på grunn av ansattes permisjoner, helligdager og andre uventede faktorer.
Hva er de vanlige teknikkene for å planlegge et prosjekt?
Det er få populære metoder som de fleste PMO-er velger å utvikle en prosjektplan, nemlig Oppgaveliste, Gantt-diagram, kalendere, integrerte tidsplaner, etc. De fleste nettsteder tilbyr gratis online programvare som "2-plan" som har en interaktiv Gantt Kart som hjelper deg med å administrere forskjellige planleggingskomponenter som tilgjengelighet av ansatte, timelister eller oppgavefordelinger.
Her er en kort ide om:
Oppgaveliste
Denne metoden dokumenterer en liste over oppgaver for hver ansatt i prosjektet, enten i en tekstbehandler eller et regneark. Denne enkle metoden er ideell for ethvert lite prosjekt. Noen få, som Zoho, kan samarbeides med nettsteder, som Google+, for å hjelpe de ansatte i å oppdatere prosjektstatus direkte i dokumentet. Ulempen er imidlertid at det stadig kreves en manuell oppdatering for å spore fremdriften i prosjektet.
Gantt-diagram
Gantt Chart er et søylediagram over aktivitetssekvensen mot tid. Hver stolpe angir en oppgave med start- og sluttdato, og representerer dermed varigheten som er tatt for fullføring. Det indikerer også en overlapping av aktiviteter, avhengigheter mellom oppgavene og starten samt forfallsdato for hele prosjektet. Dette verktøyet er høyt foretrukket av de fleste PMO-er på grunn av visualiseringen som hjelper deg med å spore prosjektet bedre. Gantt Chart er et effektivt verktøy for å rapportere statusoppdateringer og estimere tiden som kreves for å fullføre prosjektet.
kalendere
Kalendere kan dupliseres til mange filer med et unikt navn for hver. Dermed muliggjør muligheten til å lage en kalender for hvert prosjekt som registrerer hver oppgave. På denne måten er en tidslinje for hele prosjektet tilgjengelig. Kalendere kan deles innen ansatte. Ulempene med kalendere er manglende evne til å tildele en oppgave til hver enkelt ansatt og mangelen på representasjon av oppgaveavhengigheter.
Hvordan vurderes et prosjektplan?
En prosjektplan er av absolutt kvalitet hvis -
- Den oppdateres hver dag eller ukentlig
- Estimeringsverdien ved fullføring samsvarer med grunnverdien
- Hvis arbeidet fordeles jevnt mellom ansatte, sikrer en jevn gjennomføring
En prosjektplan er ekstremt nyttig for et programvareselskap, byggefirma, event management organisasjon, skolearrangementer, etc. De fleste har tatt i bruk denne teknikken i hverdagen. Dette er en organisasjonsmetode utviklet for å gjøre livet praktisk, fordi det sikrer hvor effektivt tiden blir brukt. Kort sagt, det er å gjøre mest med det lille i hånden.
Anbefalte artikler
Dette er en guide til prosjektplanlegging. Her diskuterer vi trinnene og vanlige teknikker for å planlegge et prosjekt. Du kan også se på følgende artikler for å lære mer -
- Prosjektplanleggingsteknikker
- Eksempel på prosjektplanlegging
- Prosjektlederansvar
- Primavera prosjektledelse