Intern kommunikasjon

Intern kommunikasjonssjef fokuserer nå på “kundebehandling.” Senest begynte de å gi den samme oppmerksomheten til sine ansatte, da de forsto at den ytterste forretningsuksessen er veldig avhengig av riktig ansattes bevissthet. Towers Watson, konsulentfirma for menneskerettigheter, forsket på at et høyt ansatt engasjert selskap presterer bedre enn organisasjonen med lavt engasjement. Også AON Hewitt finner i en studie et høyt ansattes engasjement i selskaper som utkonkurrerte med 65 prosent i 2010, noe som ga 22 prosent aksjonærer i retur enn gjennomsnittet. I tilfelle av lite engasjement, reduserte det samme tallet under 45 prosent og la aksjonæravkastningen med under 28 prosent.

Derfor er det klart at den interne kommunikasjonen i det tjueførste århundre er større enn selskapets notat, forskjellige markedsføringsmateriell, e-post og lignende andre holdninger til selskapets markedsføring; det handler om å skape en aura der folk vil ha en sjanse til fritt å delta i forskjellige beslutninger og samtaler på arbeidsplassen sin, og dette vil ha en tendens til å til slutt endre selskapskulturen. Å tillate denne deltakelsen er viktig for å sette de ansatte engasjert på forskjellige nivåer i organisasjonen, uavhengig av jobb eller nøkkelansvarlige områder som fremmer en ekte fellesskapsfølelse i selskaper av alle størrelser.

Med tanke på dette bør kommunikasjonen være en toveis handling. Ansatte forventer at deres uttalelse må høres av toppledelsen. I så mange organisasjoner involverer ikke toppledelsen ansatte på lavere eller mellomnivå i beslutningsprosessen, og noen ganger er det ikke mulig av noen firmaprotokoller og akutte årsaker; I slike tilfeller må systemet være klart for å underbygge at alle ansatte er like og viktige og ansvarlige for den samlede suksessen, og de skal ikke føle seg forvirrede eller ikke verdsatt. Til enhver endringsledelse må de støtte beslutningen fra toppledelsen.

Siden dagens ansatt er forskjellig, så lenge verdiene, oppdraget og behovene angår, fra sine kolleger i tidligere tider. Og arbeidsplassen er heller ikke lik - den har blitt veldig mangfoldig med tanke på bemanningsegenskaper, lange timer, mer ytelsesdrevet og enorm arbeidsmengde. Rick Hodson, ekspert på medarbeiderkommunikasjon, sa:

Derfor er verdifulle eiendeler ikke produktene, systemene, tjenestene eller teknisk kunnskap, men de ansatte. De ansatte når de er engasjert rot-til-rot i organisasjonen, kan føre til den store endringen i konkurransefortrinn.

Det er visse måter å implementere intern kommunikasjon i virksomheten din. Først må de interne kommunikasjonsmålene settes og beslutninger tas for hvem de skal rapportere. For mennesker i mindre organisasjoner er intern kommunikasjon alles daglige jobb, men for store selskaper skal noen flere områder utforskes, for eksempel å forstå de ansatte, lage en overbevisende intern kommunikasjonsstrategi, styrke de ledende lederne til å kontrollere de ansatte atferd og holdninger, fikse kanaler og meldinger, og til slutt vurdere kommunikasjonseffektiviteten i forhold til avkastning, trygt investeringsalternativ og godt forberedt planlegging. Følgende er måtene å etablere riktig intern og organisatorisk kommunikasjon.

Måter å intern kommunikasjon på

1. Kommuniser opp og over alt

De ansatte må kommunisere og være interaktive mot enhver form for kommunikasjon som er fløyet fra toppledelsen av hensyn til "effektivt engasjert" og "godt utførende selskap." I de fleste organisasjoner finner vi en top-down kommunikasjonsstruktur, som psykologisk og bryter fysisk synkroniseringen av ansattes forhold til ledelsen fordi seniorsjefen for intern kommunikasjon jobber i ethvert engasjement med de ansatte på undernivå og formidler informasjon gjennom e-post og lignende andre interne kommunikasjonsverktøy. Dette skaper faktisk ansiktsløsheten til brettene. Når de ansatte har en sjanse til å snakke med ledelsen angående ethvert viktig tema som er relatert til virksomhetsmålet, føler de seg motiverte og mette med den sanne oppfatningen av at ledelsen er avhengig av dem og anser seg selv som katalysatorer for enhver beslutning om endringsledelse i selskapet.

De bør engasjere de enkelte veiledere mens de kunngjør viktig informasjon. Ansattes engasjement forbedres med omtrent 44 prosent når de involverer individuelle veiledere. Den interne kommunikasjonen ville på sin side gi all relevant nyhet, verktøy og annen kommunikasjonsstøtte til disse veiledere som spredte nyhetene blant sine respektive underordnede. De ansatte må også ha en sjanse til å dele sin ærlige mening uten frykt for represalier fra toppledelsen. Da er bare det endelige målet for nyhetene fullført. Og dette kalles bottom-up intern kommunikasjonsstrategi, som resulterer i toveiskommunikasjon.

Gjennom en bottom-up intern kommunikasjonsstrategi kan ansatte enkelt dele sine tilbakemeldinger og ideer. De kan diskutere ærlig med ledelsen. Ledelsen kan høste fordelene av en effektiv intern kommunikasjonsstrategi:

  • Gi nytt liv i kommunikasjonsstrukturen ved å synkronisere den med skyen
  • Sett alle i sløyfen om enhver nyere utvikling og nyhetsopplag
  • Oppretthold sikkerhet mens du arbeider med firmadokumenter
  • Sett opp samarbeid ved å opprette forskjellige grupper
  • Sett opp en plattform hvor ansatte mellom og mellom institutter kan samarbeide om et spesifikt prosjekt
  • Oppfordre ansatte til å blande seg med andre gjennom internt sosialt nettverk

Greg Tepas, administrerende direktør, Emkay, ledende Feet Leasing Company, har med rette sagt,

2. Lag et sosialt intranett for intern kommunikasjon

Vi vet alle at intranett, som utarbeidet i 1980, er like nye effektive kanaler for å kontakte ansatte raskt og bredt med betydelige nyheter og kunngjøringer.

Bedriftens intranett bygger tillit blant ansatte og anses som den kraftigste plattformen hvor ansatte kan samles med hensyn til interessant og relevant informasjon om gjensidige interesser. Sosialt intranett har en tendens til å utvikle de ansattes teamarbeid, engasjement og adgang til informasjon og deretter øke produktiviteten og intern kommunikasjonen. Men fremst er det å sette opp selskapsmål som fortsetter å endre seg i forskjellige selskaper. Nedenfor er noen generaliserte mål som en organisasjon må ha utviklet:

  • Detaljene må ikke være sammensatte, og systemene skal være transparente og tydelige.
  • Ansattes engasjement sammen med det individuelle eierskapet bør økes. Dette vil ha gode konsekvenser i forhold til (a) bedre eierskap til prosjektene og oppgavene, (b) klare mål og forventninger, og (c) ansattes handlinger for å representere selskapets image i hva de enn gjør.
  • Tilstedeværelsen av flerveis kommunikasjon skal gjøre det mulig for ansatte å snakke fritt og anbefale til enhver intern beslutning.
  • Enkle systemer vil øke produktiviteten til den ansatte, og dette kan være mulig når hele systemet er automatisert. Den interne kommunikasjonsstrategien er veldig tilfeldig for suksessen med en kortfattet og rask kommunikasjon uten mangler
    imellom.
  • Et godt designet intranett vil alltid spare mye tid for toppledelsen til å kunngjøre eventuelle nyheter. Dette kan direkte eller indirekte fremskynde annet arbeid.

Etter å ha bedømt kommunikasjonsmålene nøye, må du passe på faktorene som påvirker distribusjonen av nyheter sterkt, eller mye presist for å si justering av nyheter i intranettet og riktige distribusjonskanaler. Noen områder må se nærmere på som sådan:

  • Nyhetsegenskaper: Et nyhetsverdig intranett vipper alltid gulvet. Det kan være flere typer nyheter, for eksempel administrerende direktør og ledelsesmeldinger, selskapets rundskriv om forskjellige retningslinjer, kommende arrangementer, årlige prisutdelinger, personspesifikke nyheter, for eksempel suksesshistorier, nye avtaler, medarbeiderblogger, fellesskap og grupper, land og kontosentriske nyheter, ukentlige søkelys, koblinger til nyhetsbrev, firmaskrivere, intern klassifisert seksjon, firmadashboards, beste praksis for firmaer, etc. Alle disse forskjellige nyhetene må være plassert under forskjellige kategorier slik at de ansatte lett kan finne dem. Nyhetsartiklene har kommentarfeltet der de ansatte fritt vil fylle tilbakemeldingene sine.
  • Intranettdesign: Et intranett kan være klønete eller rent avhengig av hvordan disse er justert. For en startpakke vil et skinkefistet design alltid være vanskelig å forstå. Nettpundits anbefaler at et intranett skal være elegant, rent, enkelt og enkelt å navigere.
  • Tid: Nyhetene må vises først av alt i henhold til de karakteristiske trekkene, og deretter bare settes under forskjellige relevante kategorier. Nyhetsfeeds, når de er for uryddige, pålegger visse problemer for navigering og dreper så mye tid. Sjansen er stor for at målgruppen vil hoppe over. Så det endelige formålet ville ikke bli tjent.
  • Tilpasset innhold: Et høykvalitets og personlig tilpasset innhold med konsise detaljer vil alltid prestere bedre enn resten. Dårlig innhold unngås alltid av de ansatte.
  • Pålitelighet: Nyhetene må være pålitelige og konsistente når det gjelder rekkevidde og funksjonalitet. På en konstant flyt, når nyhetene spres, vil de ansatte lett forholde seg til hva som skal leveres neste gang. Inkonsekvent tilnærming mislykkes alltid i å generere enhver ansattes brummer.
  • Oppdatert informasjon: intranettet må oppdateres regelmessig. Det skal ikke være noen form for skrivefeil eller grammatiske feil.
  • Blogg: En ansattblogg er en ypperlig idé om mange områder; toppledelse og andre jevnaldrende ville oftere samhandle med denne bloggen.

Du må tenke på forskjellige intranettpersonligheter. Følgende er noen utpekte typer brukere:

  1. Energisk nettverksmann: Disse menneskene er ganske populære på grunn av deres hyppige besøk og kjente innlegg til forskjellige nyheter og kunngjøringer. På grunn av sin aktive status, deler de interessante fakta og relevant informasjon over intranettene med andre. De gir svar på andres spørsmål og hjelper til med å spre alle viktige nyheter til andre ansatte.
  2. Sovende spesialist: Disse menneskene til tross for at de har høy kunnskap, klemmer ikke intranettet for å spre informasjonen. De velger tydeligvis andre plattformer for dette og elsker å jobbe i en silo. Likevel, når de kommer og gir tilbakemeldinger, anses det å være svært effektiv.
  3. Entusiastisk deling: Disse menneskene leser ikke innholdet og deler med alle sans noen relevans av meldingen. De fleste av tiden liker de hvert eneste stykke informasjon bare for å tjene eksponering. Deres innlegg har ingen relevans for hovedartikkelen og er unødvendig lang. De fortynner intranettet og blir ignorert.
  4. Ivrig lytter: Disse menneskene, selv om de ser ut til å være en inaktiv spesialist, holder dem alltid undercover. De er synlige sjeldent, men veldig tilkoblet, og legger sjelden inn kommentarer. De avlytter tungt.
  5. Usett Ingrid: Disse menneskene lytter overhodet ikke eller deler åpenlyst noe innlegg på intranettet. De er rett og slett ikke synlige. De leser, legger ikke ut eller liker noe på intranettet. De er på en måte uvitende om noen hendelser i intranettet. De er fremdeles gode ansatte. Bare de har ingen eksponering. Den interne kommunikasjonssjefen må tenke på noen insentiver for å gjøre dem til i det minste ivrige lyttere eller lurer.

For å takle alle disse personlighetene, må den interne kommunikasjonssjefen implementere visse teknikker:

  • Intern kommunikasjonsundersøkelse for å vurdere dagens situasjon og tenke på måter å finne det som vil fungere bra
  • Forbedre design og brukervennlighet
  • Oversett den uviktige nyheten og gjør intranettet veldig konsist
  • Be om tilbakemeldinger fra brukeren og svar på tilbakemeldingene
  • Nyheten må være veldig engasjerende og informativ
  • Nyheten skal være viktig og til poenget
  • Velg samfunnsledere og individuelle veiledere
  • Informer ansatte om en ekstern hendelse

3. Interne Wikier eller sosiale nettverk

Kjent som et raffinert verktøy for innlevering av personlig informasjon og informasjon relatert til prosjekter, er den interne wiki- eller nettverks- eller samarbeidsforfatteren en effektiv plattform for å spre nyheter og informasjon, skape kunnskap og svare på spørsmål. Basert på ekstrem kreativitet, brukes wikiene til dyden av delt eierskap. Disse sokkelene er verdige informasjonsportaler der flerveis kommunikasjon finner sted; toppledelsen søker også etter nyttig innhold lagt ut av underordnede, og bryter dermed barrierer og tradisjonelle siloer. De ansatte kan fritt koble seg til toppledelsen ganske ofte. Bedriftene foretrekker internt sosialt nettverk for å danne team, kunnskapsrepertoar og initiativer blant de ansatte.

Fordeler med intern kommunikasjon er sammenfattet nedenfor

  • Den største forståelsen av de ansattes krav
  • Raske løsninger på eventuelle tilbakevendende problemer
  • Bredere anerkjennelse av markedsførte produkter
  • Oppnå selskapets fleksibilitet
    • Lag selvdannende team
    • Innberegne ansattes eierforhold til tiltak
    • Kompensasjon til teammedlemmer på grunnlag av aktiv deltakelse
    • Ansattes anerkjennelse for suksessen til prosjekter

4. Intern kommunikasjonsstrategi

I likhet med toveiskommunikasjon er den interne kommunikasjonsstrategien veldig viktig. Det er viktig å bygge ansattes moral og engasjere dem i arbeidet sitt. Intern kommunikasjonssjef informerer ansatte om all ny annonsering som kommer til å bli målrettet utenfor, men de ber sjelden om sine åpenlyse meninger; sjansen er stor for at de kan gi noen berikede tilbakemeldinger der annonsekvaliteten kan forbedres. Kommunikatorene må først selge kampanjene sine internt for å vurdere hvordan dette kunne lykkes utenfor. I tider med fusjon eller oppkjøp eller lederskifte er den interne kommunikasjonsstrategien veldig påkrevd. Når ansattes moral er lav, eller når de ikke er i tråd med selskapets oppdrag, er den interne strategien av største betydning.

Jeff Kinder, administrerende direktør, Pfizer, sendte et notat til alle de ansatte med navnet 'Our path forward: The Next Step' for å sikre at alle er forlovet og ombord når Pfizer kjøpte Wyeth. Som ekstern merkevarebygging danner fornuftige bånd mellom kundene til selskapet, har intern kommunikasjonsstrategi som mål å gjøre en lignende ting med
de ansatte.

5. Møter ansikt til ansikt

Ansikt til ansikt-møter med toppledelsen er veldig viktige for å sette opp en perfekt toveiskommunikasjon. Administrerende direktør og andre seniorledere samles med en stor gruppe ansatte, kjent som rådhus. Dette møtet holdes hvert kvartal eller månedlig om en rekke emner, for eksempel bedriftens resultater, eventuelle problemer i markedet, budsjett og fremdrift på forskjellige områder knyttet til arbeidet. De ansatte er velkomne til å dele sine synspunkter på disse temaene med topplederne. Dette er et åpent forum. I tilfeller hvor ansatte globalt er involvert, må video- eller telefonkonferanser brukes til å hjelpe dette. intern kommunikasjonssjef informerer sine underordnede om møtemaene på forhånd slik at alle er fokuserte og holder seg på samme side. I tillegg må intern kommunikasjonssjef ha møter ansikt til ansikt med teammedlemmene i den lille gruppen om en måned eller hver fjortende dag.

6. Selskapsnyhetsbrev eller internt husjournal

Et bedriftsnyhetsbrev gir en sjanse til å øke bevisstheten om organisasjonen, leveransene, de siste nyhetene, fremdriften på produkt- og servicesiden og spørsmål som selskapet står overfor. Innholdet skal ikke være partisk og ment for alt uavhengig av tekniske forhold.

Mens husjournal er en annen plattform der innhold med gode og relevante bilder spiller rundt for å øke nytteverdien av å spre meldingene fra toppledelsen. I denne sikkerhet kan månedens stjerner også ha en dedikert seksjon med det relevante bidraget skrevet som små uklarheter, og dermed øke engasjementet for de ansatte og deres produktivitet. Husjournal kan være i en tabloid eller magasinform og utgis hver måned eller annenhver måned eller hvert kvartal.

Temaer omfatter bedriftens prestasjoner, dyktighet og forretningsdrift, fusjoner av nye selskaper, fremtidige behov, forutsatte mål, sosiale begivenheter, suksesshistorier og ansattes bidrag. Disse tidsskriftene kan komme til ansatte, leverandører, distributører, agenter, opinionsledere og noen eksterne interessenter. Hovedmålet med disse tidsskriftene er å forbedre lesertallet, så innholdet, utseendet og følelsen, papirkvaliteten, kreativiteten og layoutene må være oppdatert for å fortryllle målleserne. Dessuten må planlegging, organisering, publisering og distribusjon være godt kritt på forhånd.

Innholdet kan også hentes fra de ansatte, avhengig av deres kompetanse. Det er alltid en fin følelse å finne navnet ditt på alle spørsmål. Slik vil ansattes engasjementidee bli hoppet opp i stor grad.

7. Idébokser

Folk har en mengde ideer som kan brukes til å forbedre kvaliteten på arbeidet effektivt. I forskjellige områder kan idéboksene settes for å samle noen gode ideer fra de ansatte. Disse ideene vil bli regnet som beste praksis etterpå. Ansatte kan droppe ideene sine, noe som skal være unikt. Hver måned blir disse ideene samlet og siktet for å finne noen få gode fremgangsmåter som de innoverer i løpet av arbeidsrutinene sine. Senere blir myke kopiene lagt i portalen for andre å gjenskape i sine arbeidsfelt. Vinnerne vil få et bestemt sitasjonsbeløp og et sertifikat fra toppledelsen. Dette ville være en ren form for å sette ansatte involvert i arbeidsplassen og selskapet deres.

8. Diskusjoner om butikkgulvet

Intern kommunikasjonssjef med vertskapets diskusjon med de ansatte om arbeidet, målene og problemstillingen de måtte møte hver dag. Denne formen for møter er avgjørende for å øke ansattes moral. De ansatte motiveres mye av dette. Den interne kommunikasjonssjefen kan få en ide om ansattes kompetanse.

9. Ledelsesbesøk

To hovedårsaker er det for bedriftsbesøk - (a) ansatte føler seg inspirert til å finne sin administrerende direktør eller administrerende direktør ansikt til ansikt og (b) Noen mediegevinster kan også tilskrives dette. I slike besøk kan det avholdes en interaktiv økt for at de ansatte kan delta fritt og presentere sine synspunkter på verten av fagene knyttet til produksjon til markedsføring.

10. Lukket krets eller TV

TV-er i hjemmet er utmerket medium for å koble til ansatte som er spredt av geografi. Dette er en sikker suksess med å knytte seg sammen med de ansatte i krisesituasjoner eller i tilfeller der en fremragende bidrag fra en ansatt finner sted. Dette er en ny form for videomagasiner. Så mange store og mellomstore bedrifter, for eksempel Satyam, ITC, NTPC, SAIL, etc., bruker denne formen for kommunikasjon med de ansatte.

11. Audiovisuell kommunikasjon

I disse dager formidler selskaper stort sett audiovisuelt. Som vi alle vet, "Seeing is Believe!" Nesten 93 prosent av kommunikasjonsfagfolk mener videokommunikasjon er den mest effektive formen for kommunikasjon, avslørt av en studie av Melcrum. Resten 7 prosent av organisasjonene er imidlertid fortsatt ikke avhengige av supermakten til dette mediet. De fortsetter fortsatt med sine lange e-postmeldinger og lignende andre verktøy for å nå de ansatte. Dette er den mest engasjerende måten å involvere de ansatte ettersom kraften ligger i og utenfor selskapet. For alle slags store utviklingstrekk og endringer i organisasjonen din, er videokommunikasjon den mest pålitelige måten å få kontakt med de ansatte.

Følgende innhold kan enkelt utvikles på en video-måte:

  • Bedriftens nyhetsbrev
  • Konsernsjefpresentasjoner
  • Inspirerende ansattes bidrag
  • Møter som dekker hele selskapet
  • Avgjørende oppdateringer om selskapets prosedyrer
  • Nylige bedriftsnyheter

Gjør alltid videoene korte og enkle. Bruk fokuserte slaglinjer og enkle animasjoner for å gjøre det mer underholdende.

12. Dag eller arrangement av åpent hus

Dette kan være den årlige dagen for enhver sosial begivenhet. Regionmessig kan selskapet ha denne sosiale begivenheten der alle de ansatte med sine nærmeste familiemedlemmer er invitert, det skal arrangeres en funksjon, de inviterer noen kjendiser og sangere fra filmindustrien, det arrangeres mange deilige måltider, forskjellige aktiviteter er organisert, blir det også arrangert et arbeidsplassbesøk, og alle vil ha gøy med moro. Familiene på en dag ville ha en sjanse til å se arbeidsplassen, og de ville føle seg stolte av ektefellene deres som jobber i disse organisasjonene. Så dette er en fin måte å involvere alle der personer på eldre nivå vil samhandle med juniorene.

Konklusjon

Alle de ansatte er murstein og bein i organisasjonen. Så deres tro og tro er de viktigste eiendelene til et selskap. Intern kommunikasjon, ved passende bruk av effektive kommunikasjonsverktøy, kan lett vinne de ansattes hjerter. Det eneste målet er å bryte de konvensjonelle barrierer mellom toppledelse og junior- og mellomnivåmedlemmer og t. Seniorene skal ikke føle seg vanskelige i nærvær av sine ansatte, mens de ansatte ikke må føle seg redde og utelatt. Bedriften må tjene 'kjærlighet og respekt' fra de ansatte. For dette fungerer intern kommunikasjon på en fornuftig måte for å bygge bro over gapet (hvis noen) og få dem til å tro uten deres ærlige bidrag at selskapet ville forsvinne, og gjennom dem vil bare selskapet nå noen milepæl.

Anbefalte artikler

Dette har vært en grunnleggende guide for implementering av intern kommunikasjon i virksomheten din. Her har vi listet opp 12 måter som kan bidra til å forbedre det samme. Du kan også se på følgende artikler for å lære mer

  1. 6 intranettfunksjoner for vellykket medarbeiderkommunikasjon
  2. Kommunikasjonstyper du må Excel på
  3. 10 effektive måter å styrke ansattes kommunikasjonsevner

Kategori:

Entreprenørskaputvikling