Oversikt over kommunikasjonsstyringsplan
Kommunikasjonsstyringsplanen er en integrert del av prosjektstyringsplan der prosessen med å samle inn, generere, registrere og sirkulere informasjonen som interessentene krever, planlegges og kommuniseres på en strukturert måte.
Flertallet av problemene / begrensningene som oppstår og ikke løses i et prosjekt, skyldes kommunikasjonsgap. Det er behov for en strukturert måte eller en kommunikasjonsmetode for prosjektlederen. Kommunikasjonsstyringsplanen er det sentrale aspektet når du utarbeider en prosjektledelsesplan / prosjekt charter.
Under oppstart av prosjektet, bør metoden for kommunikasjon eller kommunikasjonsstyringsplan defineres tydelig for å unngå noen form for hindringer. Kommunikasjonsstyringsplan hjelper med å etablere flyt av informasjon i et prosjekt. Ulike interessenter er til stede i prosjektet. Ledelse, prosjektleder, tverrfunksjonelle teammedlemmer, leverandører, eksterne byråer, etc.
For å gjøre et prosjekt vellykket, er effektiv kommunikasjon veldig viktig og derav behovet for en kommunikasjonsstyringsplan. I tilfelle av et boligprosjekt, kan en prosjektleder generere kommunikasjonsplan for interessenter for å informere forskjellige interessenter om prosjektet og adressere dem der deres inngrep er nødvendig.
Liste over kommunikasjonsstyringsplan
Noen kommunikasjonsadministrasjonsplaner med deres forskjellige typer er gitt nedenfor.
1) Prosjektmøter -
Det er forskjellige typer kommunikasjonsstyringsplan for ulike interessenter i prosjektet, for eksempel:
- Prosjektgjennomføringsmøte (for toppledelse)
- Prosjektkoordinasjonsmøte (For tverrfunksjonelle team)
- Møte for leverandørgjennomgang (for leverandører)
- Prosjektgjennomføringsmøte:
For å kommunisere og gi informasjon til ledelsen, kan "prosjektgjennomføringsmøter" fungere som en kommunikasjonsplan for å informere dem om ulike aspekter ved prosjekter som fremdriften i prosjektet, prosjekteringens fase, utnevnelse av entreprenører, tilknytningsproblemer, lokale problemer, eventuelle eksterne faktorer, etc. Dette vil tjene som et informasjonssystem som vil holde dem oppmerksom på prosjektet og gjøre dem i stand til å gripe inn hvis det er nødvendig.
- Prosjektkoordinasjonsmøte:
For å kommunisere og gi informasjon til det tverrfunksjonelle teamet, kan det holdes "prosjektkoordineringsmøter" og prosjektproblemer / begrensninger kan presenteres for teammedlemmer basert på deres funksjonelle kompetanse. For for eksempel å oppnå et mål satt av ledelsen og basert på nettstedets forhold, er det behov for en designendring, da kan disse møtene fungere som en plattform for å kommunisere informasjon til dem, og samtidig kan en løsning få dem. På slutten av slike møter skal referat utarbeides og bør sendes slik at alle interessenter blir informert om endringen.
- Leverandøranmeldelsesmøte:
For å kommunisere og gi informasjon til leverandører, skal "leverandøranmeldelsesmøter" gjennomføres ukentlig eller hver uke, avhengig av prosjektkrav. I dette møtet kan leverandøren tilby fremdriftsdiagrammer, trendanalyse, prognoser / prognoser for balanseaktiviteter for å kommunisere prosjektlederen om deres omfang av arbeid.
For å unngå oppstyr og sikre riktig kommunikasjon, skal alle møtene som nevnt over ha en veldefinert agenda. Frekvensen bør også forhåndsbestemmes. Antall deltakere skal være presist og ha de rette medlemmene. Agendaene bør flytes i god tid, slik at deltakerne er forberedt på møtet. Eventuelle avvik fra dagsordenspunkter skal ikke underholdes. Prosjektleder som skal være driver for møtet for å unngå avvik.
I tillegg til de ovennevnte formelle metodene, hjelper noen ganger uformelle metoder for ansikt til ansikt kommunikasjon eller telefonisk kommunikasjon også til å løse problemer med et prosjekt.
Bortsett fra ovenfor, bør kommunikasjonsstyringsplanen oppdateres etter behov avhengig av prosjektkrav.
2) Resultatrapporter -
Det er resultatrapporter for hvert prosjekt der informasjonen / dataene skal registreres for kommunikasjon med interessenter.
Ulike typer resultatrapporter er som følger:
- Statusrapport
- Fremdriftsrapport
- Trendrapport
- Prognoser (eller) projeksjonsrapport
- Variansrapport
- Opptjent verdi rapport
- Prosjekt læringsdokument
a) Statusrapport:
- Disse rapportene presenterer den nåværende ytelsen til prosjektet mot den tidligere baseline.
- Tidslinjer for utbredelse av disse rapportene skal være daglig / ukentlig.
b) Fremdriftsrapport:
- Denne rapporten beskriver det totale utførte arbeidet i en bestemt tidsramme.
- Det er forskjellige typer rapporter i denne kategorien basert på sirkulasjonsintervallet.
| S.No. | Fremdriftsrapporttype | Beskrivelse | Tidslinjer for sirkulasjon | Presentert til |
| 1 | DPR | Daglig fremdriftsrapport | Daglig | Klient og internt team |
| 2 | WPR | Ukens fremdriftsrapport | Ukentlig | Klient, mellomledelse |
| 3 | MPR | Månedlig fremdriftsrapport | Månedlig | Klient, toppledelse |
c) Trendrapport:
- Trendrapporten skal indikere prosjektets oppadgående eller nedadgående trend basert på fremdriften
- Det er en typisk toppledelsesrapport som sirkuleres / diskuteres på månedlig basis.
d) Prognosering (eller) projeksjonsrapport:
- En prognose eller fremtidig forventet fremgang / ytelse av prosjektet rapporteres basert på prosjektets nåværende scenario.
- En foreløpig prognose blir revidert i henhold til krav og skal sendes inn / sendes når det kreves av klient / ledelse.
e) Variansrapport:
- Denne rapporten sammenligner den faktiske fremgangen til grunnlinjen og påløpte avvik i kostnader og tid er representert.
- Denne rapporten sendes vanligvis sammen med Trend-rapporten, det vil si på månedlig basis.
f) Opptjent verdi rapport:
- Denne rapporten består av omfang, kostnader og planlegge tiltak for å vurdere prosjektets ytelse. Som skal sirkuleres på månedlig basis.
g) Prosjektlæringsdokument:
- Med referanse til alle resultatrapporter blir det utarbeidet et overordnet prosjektlæringsdokument som skal være nyttig for å få tilgang til prosjektet og som også hjelper til med å utarbeide forslagene til fremtidige prosjekter.
3) Opptrapping -
Hver gang det er problemer eller komplikasjoner oppstår i prosjektkommunikasjon, blir det nødvendig å eskalere problemet til ledelsen, hvis en løsning ikke kan oppnås / gjøres i det interne prosjektgruppen.
Med hensyn til alvorlighetsgraden av saken skal beslutningsmyndigheten og tidsrammen endres som følger:
| Prioritet | alvorlighetsgrad | Avgjørelsesmyndighet | Tidsramme for løsning (virkedager) |
| 1 | Stor innvirkning på prosjektet, dvs. som kan ha betydelig innvirkning på tid og kostnader. | Toppledernivå | I løpet av en halv dag |
| 2 | Middels påvirkning som kan påvirke enten kostnader eller plan | Toppledelse og mellomledernivå | Innen 1 dag |
| 3 | Den mindre innvirkningen som kan forsinke tidslinjene | Mellomledernivå | I løpet av 2 dager |
| 4 | Ingen innvirkning på prosjektet, men det er et bedre alternativ | Mellomledelse og prosjektledernivå | Arbeidet skal pågå, alternative løsninger skal utarbeides og sendes for godkjenning fra endringsledelsen. |
Anbefalte artikler
Dette har vært en guide til kommunikasjonsstyringsplanen. Her diskuterer vi listen over kommunikasjonsstyringsplan med deres forskjellige typer. Du kan også gå gjennom andre foreslåtte artikler for å lære mer -
- Microsoft prosjektplan
- Konsepter for total kvalitetsstyring
- Soft Skills prosjektleder
- Prosjektinteressenter
- Casestudie i prosjektledelse