Prosjektledelse har fengslet våre profesjonelle liv på en slik måte at det nå er blitt en norm i hver enkelt virksomhet og kontor / organisasjon. Denne fasen med å systematisk gjennomføre arbeidet ditt og organisere biter og deler av et prosjekt for å oppnå et felles bedriftsmål eller mål var det som styrte vellykkede prosjekter og innovative, moderne teknologiske endringer og endringsstyringssystemer. Med prosjektledelsesteknikker utviklet prosjektledelsesmetoder, og disse tilnærmingene fortsatte å utvikle seg og vokse til de stadig skiftende aspektene ved globale virksomheter.
Etter hvert som industrialiseringen vokste eksponentielt, kom det et skille i måten vi så på prosjektledelsesmetoder og hvordan det ville påvirke virksomheten. Arbeidet som trengs for å bli raskere og bedre og mer nøyaktig enn noen gang. Det var det som kom til oss som den nye siden av prosjektledelse. De eldre tilnærmingene, eller flere gamle systemer, ble kalt tradisjonell prosjektledelse, og den nye, levende og mer intuitive tilnærmingen ble kjent under navnet Dynamic Project Management.
I denne artikkelen skal vi se på hvordan vi kan differensiere disse to faser av prosjektledelse, og hvordan vi kan hjelpe deg med å bestemme hvilke av disse tilnærmingene som er nødvendig av virksomheten din for å fungere som en velsmurt maskin. Vi vil pit tradisjonell prosjektledelse kontra dynamisk prosjektstyring på grunnlag av 6 individuelle poeng, og vi får se hvordan de klarer seg på disse vilkårene.
Tradisjonell prosjektledelse
Når vi snakker om tradisjonell ledelse, ser vi på en veldig begrenset og stiv form for en prosjektledelsesmetode. Denne tilnærmingen var starten på prosjektledelse på planeten og antok at omfanget og målene for prosjektet forble konstant gjennom hele prosjektets livssyklus. Initieringen og planleggingen ble deretter designet i henhold til denne tankeprosessen. Det ble gjort tildelinger og produktet ble sett for seg i et todimensjonalt oppsett uten noen variasjon eller til og med muligheten for en variant som ble vurdert.
Med absolutt ingen margin igjen for å imøtekomme varians og endringer i prosjektplaner og tidsplaner, var suksessmarginene dystre og ikke veldig oppmuntrende. Tradisjonell prosjektledelse ville identifisere tidslinjer og ressurser med den antagelse at ingenting vil endres i løpet av prosjektet og planen vil bli fulgt til enhver tid. Prosjektets livssyklus så slik ut:
- Prosjektstart
- Prosjektplanlegging
- Prosjektgjennomføring
- Prosjektovervåking og kontroll
- Avslutning av prosjektet
Prosjektets livssyklus ville bli fulgt i en sekvensiell rekkefølge, og det ene trinnet vil følge det andre, det vil si at bare når prosjektplanleggingen er fullført, vil hele prosjektovergangen til prosjektgjennomføring.
-
Endringer i plan
Som nevnt ovenfor, har tradisjonell prosjektledelse et veldig stivt syn på hele prosjektledelsesområdet vi skaper for å utføre en endring eller bevegelse mot et satt mål. Med antakelsen om at alt vil forbli akkurat som det er, er det ingen fleksibilitet i planen som blir utarbeidet etter at prosjektet er igangsatt.
Med mindre rom for endringer, til og med en liten endring som prosjektet står overfor i utførelsesfasen eller i planprosjekteringsfasen selv, vil det være nødvendig at prosjektlederen omarbeider hele planen fra bunnen av med tanke på endringen som har skjedd.
Som vi nå vet at i arbeidet med et prosjekt er det en mulighet for mange endringer. Omformering og ny utforming av hele planen ville ikke kunne skaleres og vil koste organisasjonen tid, ressurs, inflasjon av budsjettet og innsats.
-
Roller og ansvar
I tradisjonell prosjektledelse ser vi på en sentral figur som tar seg av hele prosjektets funksjon. Denne personen er prosjektleder (PM). Statsministeren ser gjennom alle stadier som prosjektet går gjennom og er ansvarlig for at det fungerer jevnt.
Med dynamikken som tilbys av prosjektet, faller også ansvaret for å oppdatere planen i hendene på statsministeren, og dermed overbelaste et enkelt individ med oppgaven å styre og skyve prosjektet på sporet. Dette kan være en ganske oppgave å administrere.
-
Produktivitet og ytelse
Det er mye fokus på overholdelse av tidsplaner og tidslinjer, da det nå gir en hard straff for statsministeren hvis det til og med er en liten endring i prosjektplanen. Denne ensidige kjærligheten til prosjektplaner forstyrrer arbeidsflyten til prosjektet, og arbeidet henger uansett tilbake.
Med tanke på det faktiske arbeidet som foregår, har det også vært mange tilfeller der kvalitet ble kompromittert med sikte på å være i tide. Det var alltid et hush-push når det kommer til tidslinjer og ikke et øyeblikk å puste og tenke på arbeidets prosjektmedlemmer gjør.
-
Risikostyring
Selv om hovedtyngden av konsentrasjonen av teamet og prosjektlederen er på tidslinjer, med utilstrekkelig oppmerksomhet mot risikostyring og forventning om risiko, vil teamet reagere på risiko snarere enn å svare på dem.
Når det er en reaksjon på risikoer som skjer, vet du at du overhode ikke tar hensyn til risiko, fordi du antar at endring ikke ville finne sted, og prosjektet vil flyte i henhold til tidslinjer. Men når brannslukking finner sted under prosjektet, blir du tvunget til å gå utenfor banen, og deretter skjer syklusen for omarbeidelse av planen igjen.
-
Arbeidsprioritering
Arbeidsprioritering kan bli en alvorlig hit under prosjektforhandlingene, og med rammen av tradisjonell prosjektledelse, der myndigheten er sentralisert, er det en mulighet for at teammedlemmene ikke er klar over riktig prioritering av arbeidet. Dette kan føre til at de jobber med gale ting til feil tid.
Prosjektlederen er normalt for forfiltrert av planene og endringene som skjer at teamet blir stående uten et prioriteringsorgan for å hjelpe dem med å utføre arbeid etter behov.
-
Tidslinjer
Med svake tidslinjer var tradisjonell prosjektledelse i sin mest sårbare ende, og det er nå vi vet hvorfor dette rudimentære oppsettet av prosesser bare var en forgjenger for den dynamiske formen for prosjektledelse.
Det er mye ekstern innflytelse på tidslinjene og fristene når det gjelder tradisjonell prosjektledelse. Med kunder og kunder som dikterer tidsfrister, er det ingen praktisk gjennomgang for estimering av arbeid og tid som trengs for dette arbeidet.
Dynamisk prosjektledelse
I sterk kontrast til tradisjonell prosjektledelse, adresserer miljøet skapt av dynamisk prosjektledelse alle bekymringene det tidligere miljøet reiser. Den dynamiske naturen til prosjekter håndteres perfekt av denne typen prosjektledelse, fordi den gir et fleksibelt rammeverk som omfatter de stadig skiftende sesongene for prosjektplanene og målene. Tilnærmingen som brukes her, i et dynamisk prosjektstyringsmiljø, er den å dele prosjektet inn i selv bærekraftige enheter som ikke har mange avhengige faktorer knyttet til det.
Tatt i betraktning et programvareutviklingsprosjekt, har du varierte krav som er ekstremt ustabile og kan bli gjenstand for store eller mindre endringer med hvert skritt. Stort sett er disse planene basert på en hypotese som muligens ikke samsvarer med de faktiske hendelsene i prosjektet. Det er veldig upraktisk å følge den tradisjonelle prosjektledelsesmetoden i slike scenarier, og derfor kom prosjektledelseeksperter med behovet for en ny og fleksibel tilnærming.
Dynamisk prosjektledelse eller Agile prosjektledelse var tilfeldigvis bare tilnærmingen som trengs for å bryte jinx i mislykkede prosjekter, som ble forårsaket på grunn av stivheten i den tradisjonelle prosjektledelsesmetoden. Dynamisk prosjektledelse var svært iterativ for en prosjektledertilnærming, trinnvis. Med alle gode ting er det aspekter ved prosjektet som må nøye undersøkes for å få ballen til å rulle. De er:
- Verdien som prosjektet gir, skal være tydelig
- Det bør være aktiv deltakelse fra kundene for å sjekke prosessen med prosjektet
- Visuell og grafisk dokumentasjon bør tillates og oppmuntres
- Teamsamarbeid skal være den autoritative figuren i prosjektgjennomføringen
Utviklingssyklusene er byggesteiner som gir mulighet for kontinuerlig evaluering av prosjektet og rammene gjør det mulig å ta kontinuerlig tilbakemelding og forbedring på stedet. Med kontinuerlig forbedring som ryggraden, er dynamisk prosjektstyring helt sikkert veien å gå foran. Planlegging blir mer smidig og foregår med mye hensyn og forventning om bord.
-
Endringer i plan
Med de nyeste teknologiene som overtar den dynamiske prosjektledelsesmetoden, er PMs avhengige av prosjektstyringsprogramvareverktøy for å hjelpe dem med de forskjellige endringene i planene og de forskjellige introduksjonene i prosjektdesign og utførelsesfaser. Disse verktøyene samsvarer med den dynamiske prosjektledelsesmetoden på en måte for å presse en liten mengde stress på PM når det kommer til endringer i planen.
Disse verktøyene gjør det mulig for PMs å automatisk innlemme endringer i planen, da det allerede er de forskjellige situasjonene som er vurdert og beredskapsplaner avtalt for eventuelle endringer som måtte komme. Verktøyet tar øyeblikkelig endringen og omformer planen på en måte for ikke å forskyve hele planen, men imøtekomme den anomali som har rammet.
-
Roller og ansvar
Med automatisk innkvartering av endringer i prosjektplanen, trenger ikke teammedlemmene stole på en eneste sentralisert myndighet for å få ordre og arbeid for dagen. Teammedlemmene kan selv hjelpe til med planlegging og prioritering av dagen når arbeidet flyter.
Dynamisk prosjektledelse ville bare være mulig hvis hendene som bidro til prosjektet er ekstremt dyktige og kan fungere strålende i et team. Team samarbeid er ekstremt viktig i et dynamisk prosjektstyringsrom og det danner en nøkkelkomponent som driver dette dynamiske rammeverket til høyere muligheter for suksess.
-
Produktivitet og ytelse
Planen og tidslinjene for planen blir nå automatisk håndtert av prosjektstyringsverktøyet og trenger ikke å ha dedikerte øyne som følger dem. Med det kan teamet og statsministeren utelukkende konsentrere seg om arbeidet som skal fullføres og iterasjonene som skal ivaretas. Mer tid gir mer kreativitet og innovasjon og hjelper teammedlemmene til alltid å tenke ut av boksen for eventuelle hinder som blir funnet underveis.
-
Risikostyring
I motsetning til tradisjonell prosjektledelse, der det var mer en reaksjon på risikoen du opplever, ser du i dynamisk prosjektledelse på måter å svare på risikoen som har kommet deg. I prosjektplanleggingsfasen gjennomføres risikostyring og risikoer forventes og forutses. Med denne prognosen utført ble det også utpekt handlingsplaner for hver risiko, som var forventet. Disse handlingsplanene er integrert i prosjektplanen, og hvis det skulle oppstå risiko, vil en proaktiv metode allerede gå som implementert.
Hvis risikoen avverges, kan prosjektet og dets teammedlemmer bruke resten av tiden som en mulighet til å trekke prosjektplanen fremover.
-
Arbeidsprioritering
Her vet alle på prosjektgruppen hva som må gjøres, og prioriteringene er allerede sortert. Med åpenhet i systemet og klarhet i prioriteringsprosessen, tar dynamisk prosjektledelse seg av endringer i planer eller oppgaveprioritet. Disse gjenspeiles umiddelbart i prosjektplanene.
-
Tidslinjer
Med pålitelig planlegging og en fleksibel tilnærming, er ikke tidslinjen og prosjektets sluttdato eller milepæl datoer satt i stein i starten av prosjektet, men er heller i utvikling etter hvert som prosjektet utvikler seg med tiden. Hvis dynamisk prosjektstyring utføres effektivt, er det en stor sjanse for suksess og besparelser når det gjelder budsjett, tid og krefter.
Dette vil innebære at tidsplanene med en utviklende plan alltid vil være nøyaktige og sluttdatoen for prosjektet ditt vil være basert på faktiske snarere enn prognoser som ble gjort tidlig i tid.
Konklusjon
Den tradisjonelle prosjektledelsen var selve starten på prosjektledelse, og bidraget til hvordan vi administrerer prosjekter i dag, vil alltid bli applaudert. Ikke at denne artikkelen gjør tradisjonell prosjektledelse til en foreldet tilnærming til prosjektledelsen, men heller bare den tradisjonelle med den nye tids dynamikken. Tradisjonell prosjektledelse brukes fortsatt i noen bransjer som har faste tidsrammer for alt og for lineær prosessering av arbeid.
Sammenligningen setter sikkert og tydeligvis dynamisk prosjektstyring i spissen i dette løpet, og med tider som endres og reformeres kontinuerlig i industrisektoren, vil vi helt sikkert bli bedre på det vi gjør og gå videre for menneskeheten.
Anbefalte artikler
- Prosjektledelsesteknikker - 20 nyttige
- 7 beste nyttige trinn for å velge det rette settet av prosjektgruppemedlemmer
- CRM vs PM-programvare
- Prosjektledelsesintervju